Quyết định Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THANH HOÁ
SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: / SGTVT-VP
Thanh Hoá, ngày tháng 12 năm 2011
QUYẾT ĐỊNH
V/v Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học, phần mềm quản lý
văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa
GIÁM ĐỐC SỞ GTVT THANH HÓA
Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Thủ tướng Chính
phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số: 685/QĐ-UBND ngày 02/3/2007 của UBND tỉnh
Thanh Hóa về việc ban hành quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ
máy và cán bộ công chức;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Sở,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý, sử dụng mạng
tin học nội bộ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn
phòng Sở GTVT Thanh Hóa”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2012.
Điều 3. Các ông Chánh Văn phòng Sở, trưởng các phòng thuộc Sở, các
Ông/Bà có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận : GIÁM ĐỐC
- Lãnh đạo Sở;
- Các phòng thuốc Sở;
- Lưu: VP.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG MẠNG TIN HỌC NỘI BỘ, PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG SỞ GTVT THANH HÓA
(Kèm theo Quyết định số: /SGTVT-VP ngày tháng 11 năm 2011)
I - QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Đối tượng áp dụng
Áp dụng đối với các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức đang làm
việc tại cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Mạng tin học nội bộ (LAN) gồm: hệ thống các máy chủ, máy trạm, máy
in các thiết bị mạng và đường truyền.
Tài nguyên mạng: bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung và các
thiết bị mạng.
Các thiết bị mạng bao gồm: thiết bị kết nối (HUB, SWICH, MODEM...)
và đường truyền.
Tài khoản: gồm tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm
quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TDOffice).
Hồ sơ công việc: là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm
chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.
Văn bản đến: là tất cả các văn bản, giấy tờ, bản điện tử gửi đến cơ quan
(Văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến; Văn bản nhận được từ con đường bưu điện,
mạng Internet; Văn bản, giấy tờ do cá nhân mang về từ hội nghị).
Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để
thực hiện quản lý, điều hành các công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng liên quan.
Điều 3. Mục đích của Quy chế
Quy chế về quản lý, sử dụng mạng tin học nội bộ, phần mềm quản lý văn
bản và hồ sơ công việc nhằm điều chỉnh các đối tượng sử dụng mạng tin học nội
bộ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đúng mục đích và hiệu quả.

Tạo điều kiện để cán bộ, công chức khai thác thông tin phục vụ công tác
chuyên môn và nâng cao trình độ.
* Việc quản lý, sử dụng mạng tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ
công việc bao gồm các nội dung:
a- Bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt trong ngày làm việc.
b- Quản lý sử dụng máy chủ, máy trạm, máy in, thiết bị mạng và đường
truyền.
2
c- Xác định quyền truy cập khai thác tài nguyên mạng cho cán bộ, công
chức.
d- Bảo mật thông tin nội bộ.
e- Quy định nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công
chức, viên chức trong quá trình khai thác, sử dụng tài nguyên mạng tin học.
II- CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ
Điều 4. Quy tắc hoạt động của mạng tin học nội bộ
a- Máy chủ phục vụ việc truy cập thông tin của các máy trạm liên tục
trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở.
b- Các máy trạm có trách nhiệm chia sẻ tài nguyên và được truy cập khai
thác tài nguyên mạng.
Mỗi tài khoản hàng ngày phải đăng nhập ít nhất 02 lần/ ngày, vào đầu giờ
buổi sáng và cuối giờ buổi chiều để nhận chỉ thị của Lãnh đạo Sở phân công giải
quyết công việc. Riêng tài khoản của Văn thư phải mở liên tục trong giờ hành
chính.
c- Thường xuyên chạy chương trình diệt virut cho máy vi tính, mọi đĩa
mềm, đĩa CD, các dữ liệu từ cổng USB khi đưa vào máy, hoặc ghi các file dữ
liệu từ các trang website, email phải thực hiện quy trình quét, diệt virut. Đặc biệt
không nháy kép để chạy trực tiếp từ thiết bị USB, các đường link được gửi mà
chưa biết rõ ràng nơi gửi.
d- Việc khai thác tài nguyên mạng theo nguyên tắc, người phụ trách lĩnh
vực nào, được khai thác thông tin về lĩnh vực đó.

Điều 5. Trách nhiệm của Lãnh đạo Sở
a- Quán triệt và chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai thực hiện tới tất cả
cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan về việc sử dụng các chức năng của
phần mền quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong tác nghiệp để hỗ trợ công
tác điều hành, quản lý, trao đổi thông tin và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các
loại văn bản, giấy tờ hành chính.
* Đối với Lãnh đạo được phân xử lý văn bản đến: Thường xuyên đăng
nhập vào phần mềm TDOffice để nhận và phân phối văn bản cho các phòng.
Đặc biệt Phân định rõ phòng xử lý chính và các phòng phối hợp xử lý.
b- Quyết định mức độ phổ biến các loại văn bản đến và văn bản đi: loại
không phổ biến (Mật), loại phổ biến rộng rãi.
c- Xử lý các trường hợp vi phạm Quy định.
Điều 6. Quản trị viên mạng tin học (gọi tắt là quản trị mạng) có nhiệm
vụ:
3
a- Bảo đảm hoạt động thông suốt cho hệ thống mạng trong giờ hành
chính; lập sổ theo dõi và định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng máy chủ, máy trạm, các
thiết bị mạng, đề nghị sửa chữa, bổ sung kịp thời cho hệ thống mạng.
b- Bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin mạng.
c- Cập nhật các phiên bản mới nhất về các chương trình diệt virut.
c- Hướng dẫn, theo dõi, quản lý sử dụng tài nguyên trên mạng (máy in, cơ
sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng...)
d- Định kỳ thực hiện sao lưu dữ liệu, tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy
ra.
Điều 7. Trách nhiệm của Văn thư
a- Quản lý việc khai thác, sử dụng đối với văn bản đi và văn bản đến.
b- Cập nhật đầy đủ các văn bản đến và văn bản phát hành, lưu trữ theo
chương trình ứng dụng phần mền quản lý văn bản và hồ sơ công việc
(TDOffice) phục vụ công tác khai thác sau này.
Điều 8. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

a- Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm tự bảo quản, sử dụng đúng mục
đích và hiệu quả máy vi tính do cơ quan trang bị. Không được tự ý cài đặt hoặc
gỡ bỏ các phần mềm trên máy vi tính.
Khi máy vi tính có sự cố phải báo về Văn phòng biết để có biện pháp
khắc phục, không tự động đưa người ngoài cơ quan vào sử dụng, sửa máy hoặc
đưa máy ra khỏi cơ quan để sửa chữa.
Trong quá trình sử dụng, vì lý do chủ quan gây hư hỏng máy vi tính và
thiết bị kèm theo người sử dụng phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Sở.
b- Hàng ngày cán bộ, công chức phải mở máy vi tính (đăng nhập vào
phần mềm TDOffice) để xử lý công việc theo đúng quy trình và đúng chức năng
nhiệm vụ được giao. Hết giờ làm việc phải tắt máy và tắt các thiết bị kèm theo.
c- Cán bộ, công chức được truy cập, in sao các dữ liệu và sử dụng các tài
nguyên mạng liên quan đến công việc của cá nhân và phòng chuyên môn.
Đối với mạng Internet, cán bộ, công chức không được truy cập vào các
trang website có nội dung không lành mạnh các trang game online gây ảnh
hưởng đến an toàn hệ thống mạng trong cơ quan.
d- Định kỳ cập nhật và chạy chương trình diệt virut cho máy vi tính, phối
hợp với Quản trị mạng diệt những virut mà chương trình bình thường không diệt
được.
e- Định kỳ sao lưu dữ liệu của cá nhân đề phòng mất dữ liệu khi có sự cố
xảy ra đối với hệ thống mạng.
4
f- Không ngừng học hỏi nâng cao hiểu biết về máy vi tính, sử dụng thành
thạo máy vi tính, tin học văn phòng và các ứng dụng trên máy, mạng internet …,
chủ động xử lý các lỗi nhỏ trong quá trình sử dụng máy vi tính.
Điều 9. Chế độ bảo mật
Thực hiện nghiêm ngặt chế độ bảo mật trong hoạt động hàng ngày như
sau:
a- Không để người ngoài cơ quan sử dụng máy vi tính của cơ quan.
b- Đặt mật khẩu cá nhân và thay đổi mật khẩu thường xuyên để quyền truy

cập được an toàn. Đặt chế độ nghỉ màn hình khi không làm việc.
c- Cán bộ, công chức không được tự ý gửi tài liệu của cơ quan qua web
mail, qua mạng Internet, không được tiết lộ các thông tin bí mật của cơ quan.
Điều 10. Chế độ thông tin báo cáo
Hàng tháng, Quản trị mạng giúp Văn phòng tổng hợp tình hình hoạt động
của mạng tin học, tình hình sử dụng các tài nguyên mạng, tình hình truy cập
thông tin qua Internet, qua mạng diện rộng của UBND tỉnh, báo cáo, đề xuất giải
pháp quản lý có hiệu quả mạng tin học với Lãnh đạo Sở.
III- QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Điều 11. Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư tiếp nhận văn bản đến vào sổ đến và chuyển Lãnh đạo phân xử
lý.
- Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm QLVB&HSCV, Văn thư
vào mục văn bản đến điện tử để kiểm tra văn bản do các cơ quan, đơn vị gửi đến
và vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản.
- Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc qua hệ
thống thư điện tử của tỉnh tại , văn thư vào mục văn
bản đến để cập nhật đầy đủ những thông tin của văn bản đến và đính kèm file
(File văn bản được quét bằng mày quét thành văn bản điện tử dưới dạng tập
tin .dọc,.pdf...), trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng lớn
tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,...), Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ
chuyển trực tiếp cho các đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.
5