Các nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm online doc

Các nguyên tắc vàng trong
làm việc nhóm online

Các công ty lớn,
đặc biệt là
những tập đoàn
đa quốc gia,
thường thành
lập những nhóm
làm việc ảo –
những nhóm
bao gồm những
thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào
đó. Theo cách này, họ có thể có được những nhân viên tốt nhất cho
dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động một cách có
hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng.

Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông
tin liên lạc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối
hợp với những người đồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với
nhiều người ở rải rác khắp nơi trên thế giới không còn là một thách thức
nữa.

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của
các nhóm này không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi.
Múi giờ khác nhau khiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần
thiết gặp nhiều khó khăn, và sự khác biệt về văn hóa có thể gây nên
những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm trọng, giữa các thành viên trong
nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các thành viên không gặp
mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác thường thấy
ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với

nhau. Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là
yếu tố quan trọng tạo nên năng suất của nhóm.

Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm
làm việc ảo có quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều
nhóm gặp phải những khó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó,
các công ty ngày càng muốn giảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp,
và nhân viên cũng không muốn di chuyển xa để dự họp thường xuyên vì
như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như cuộc sống cá nhân của họ.
Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho các nhóm làm việc ảo hoạt
động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của các công ty.

Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại
các công ty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather.
Ngoài ra, một nhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng
tiến hành thăm dò hơn 1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15
công ty đa quốc gia ở Mỹ và châu Âu.

Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc
vàng giúp cho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất.

1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm
có thể nhanh chóng tìm hiểu về nhau

Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong
những thách thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ
dàng, cũng như khó biết rõ công việc của từng người trong một dự án.
Những công cụ trực tuyến có thể giúp giải quyết vấn đề này. Những
công cụ này hoạt động giống như các trang web mạng xã hội giúp các
học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác trong cộng đồng của họ.

Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được dùng phổ biến
trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông tin
liên lạc giữa họ với nhau.

David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ
sở ở New York, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong
công ty. Cách nay hơn một thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội
bộ gọi là Truffles, lấy tên một loại nấm đắt tiền. Là người sành ăn,
Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại nấm này, và ông tin rằng mọi
người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực và sự nhiệt tình
giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng.

Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung
và cơ sở dữ liệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng
trăm cộng đồng trong công ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó
họ có thể chia sẻ những ý tưởng, tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng
có một thư mục liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các nhân viên của
công ty. Thư mục này được cập nhật thường xuyên, mỗi nhân viên có
thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ ưa thích.

Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể
nhanh chóng quen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy
& Mather muốn tung ra một chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả
những thị trường của họ trên thế giới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt
đầu làm việc với nhau một cách có hiệu quả chỉ trong vài ngày.

2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhóm

Các nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng
suất hơn nếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối

quan hệ này đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh
chóng những mối liên lạc trong cả nhóm.

Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành viên trong nhóm đều
đã quen biết nhau thì hoạt động của nhóm có thể trở nên tẻ nhạt. Người
ta nhận thấy những hiểu biết sâu sắc của các nhóm đồng sự mới thường
làm này sinh những ý tưởng cách tân.

3. Bảo đảm trong nhóm có tối thiểu 15% là “người bắc cầu”

“Người bắc cầu” (boundary spanner) là những người có mối liên hệ với
nhiều người hữu ích khác ở ngoài nhóm nhờ tính cách, kỹ năng hay quá
trình làm việc của họ. Họ sẽ là những người tạo nên sợi dây liên lạc giữa
các thành viên trong nhóm với những người bên ngoài, giúp mở rộng
biên giới của nhóm.

Song nếu nhóm có quá nhiều “người bắc cầu”, có thể sẽ mất tính đồng
nhất và mục tiêu chung.

4. Phát triển đội ngũ “người bắc cầu” trong các hoạt động của công
ty

Vai trò kết nối của “người bắc cầu” rất quan trọng trong việc lôi kéo
những nhóm làm việc ảo riêng rẽ nhích lại gần nhau. Do vậy, công ty
phải luôn phát triển đội ngũ này.

Ở hãng điện thoại Nokia chẳng hạn, những người mới vào thường được
giới thiệu với ít nhất mười người ở trong và ngoài bộ phận làm việc của
họ. Nokia cũng có mối liên hệ mật thiết với các khoa của hơn 100
trường đại học để cùng tổ chức những cuộc hội nghị khoa học, chia sẻ

sáng kiến nghiên cứu và hỗ trợ công việc của nghiên cứu sinh.

5. Chia công việc của nhóm thành những phần nhỏ để tiến trình
thực hiện của một phần này không bị lệ thuộc quá nhiều vào tiến
trình của một phần khác

Phối hợp công việc của các thành viên ở những múi giờ khác nhau là
một vấn đề nan giải. Nhiều nhóm làm việc mà chúng tôi nghiên cứu đã
vấp phải khá nhiều điều bực mình khi một bộ phận này phải chờ đợi một
bộ phận khác hoàn tất phần việc của họ.

Bất kỳ khi nào có thể được, chúng ta phải phân bổ công việc cho các
thành viên trong nhóm ở những vùng địa lý khác nhau một cách hợp lý
sao cho họ có thể phát triển phần việc của họ và kết nối kết quả với các
phần việc của người khác càng nhanh càng tốt.

6. Tạo một trang web để các thành viên có thể hợp tác, trao đổi ý
tưởng và khích lệ lẫn nhau

Những nhóm làm việc ảo mạnh thường có chung một không gian làm
việc trực tuyến và tất cả các thành viên có thể truy cập bất kỳ lúc nào.
Việc này bảo đảm cho những thành viên đôi lúc phải làm việc tương đối
độc lập vẫn có thể theo sát được tiến trình công việc và hiểu rõ ý tưởng
của các thành viên khác.

Trong hệ thống Truffles của Ogilvy có những khu vực dành riêng cho
từng dự án, trong đó các nhóm có thể chia sẻ kế hoạch của họ, sửa đổi
một phần công việc làm chung, và trao đổi ý tưởng một cách thân mật.
Điều này bảo đảm rằng bất kỳ lúc nào, mọi người đều có thể nhanh
chóng biết được công việc của họ đi đến đâu, và nó phù hợp như thế nào

với công việc của người khác.

7. Khuyến khích việc thông tin liên lạc thường xuyên. Tuy nhiên,
đừng buộc mọi người phải gặp mặt nhau

Thành viên của các nhóm làm việc ảo thành công thường xuyên liên lạc
với nhau. Điều thú vị là phương thức liên lạc lại không được xem là yếu
tố quan trọng. Ví dụ như ở hãng Nokia, công cụ liên lạc được nhiều
người ưa thích là tin nhắn, trong khi ở các công ty khác nhiều người lại
thích dùng thư điện tử hoặc thư thoại hơn. Điều quan trọng là việc liên
lạc phải nhanh và thường xuyên.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các nhóm cũng chọn vài thời điểm
thích hợp để tất cả mọi người gặp gỡ nhau. Chúng tôi khám phá ra rằng
thời điểm tổ chức những sự kiện như thế có thể có nhiều tác động lớn
đến sự thành công của nhóm.

Ví dụ khi một nhóm mới được thành lập, việc tạo một không khí làm
việc hấp dẫn với một mục tiêu rõ ràng thì hữu ích hơn là ra sức tổ chức
một buổi gặp mặt. Nhưng khi nhóm đã phát triển tốt, một cuộc gặp mặt
thân mật có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin
và thiện chí của mỗi thành viên.

8. Chỉ phân bổ những công việc thú vị và có nhiều thử thách

Vì công việc của các nhóm làm việc ảo thường ít bị giám sát nên chúng
phải có nhiều thử thách và lôi cuốn để thu hút sự tập trung của các thành
viên.

Cuộc khảo sát cho thấy một trong những lý do chủ yếu khiến các nhóm

làm việc ảo thất bại là các thành viên không thấy hứng thú trong công
việc. Từ đó, họ ngày càng ít tham gia vào những cuộc hội thoại hay đưa
những ý tưởng lên các diễn đàn. Không phải các thành viên không thích
nhau. Đơn giản chỉ là vì môi trường làm việc tẻ nhạt, thiếu tính năng
động.

9. Bảo đảm nhiệm vụ đặt ra là có ý nghĩa đối với nhóm và công ty

Nhiệm vụ của nhóm phải phù hợp với giá trị của từng thành viên, cả về
cá nhân lẫn về nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời, nó cũng phải có ý
nghĩa đối với công ty.

Chúng tôi nhận thấy rằng các nhóm thực sự hoạt động sôi nổi khi họ bị
kích thích bởi một câu hỏi hay một nhiệm vụ thú vị và hấp dẫn đến nỗi
mọi người trong công ty đều bị lôi cuốn. Ví dụ như, cựu giám đốc điều
hành John Browne của BP cách nay hơn một thập niên đã hỏi mọi người
trong công ty rằng làm thế nào để BP trở thành một công ty luôn có sức
mạnh. Nhiều nhóm đã hăng hái tìm câu trả lời. Một trong số họ đã
nghiên cứu cách sản xuất điện năng từ những nguồn tài nguyên bền
vững như năng lượng mặt trời và sức gió. Chính nghị lực và sự tập trung
cao độ của nhóm này đã khiến BP hướng đến việc nghiên cứu một
nguồn năng lượng bền vững từ rất sớm.

Tầm quan trọng của một công việc có ý nghĩa và có những viễn cảnh thú
vị đã được thể hiện rõ nhất trong hai nhóm làm việc ảo : sự hợp tác tạo
ra bộ từ điển trực tuyến Wikipedia, và những người sáng tạo ra hệ điều
hành mã nguồn mở Linux. Sự thành công của cả hai nhóm này là nhờ
các thành viên – những người đã đóng góp công sức cho dự án – đã
truyền cảm hứng cho nhau tạo nên sự tận tụy cho một dự án đầy ý nghĩa.

10. Khi xây dựng một nhóm làm việc ảo, hãy thu hút càng nhiều
người tình nguyện càng tốt

Khi Wikipedia và Linux xuất hiện, hai nhóm này đã phát triển nhanh khi
nhiều người có những kỹ năng giỏi tình nguyện tham gia.

Hãng Nokia cũng nhận thấy mối liên kết giữa sự thành công với sự mở
rộng cửa đón nhận những người tình nguyện của một nhóm làm việc ảo.
Rất nhiều nhóm của hãng được thành lập từ những người tình nguyện để
giải quyết những thách thức mang tính chiến lược trong tương lai.
Vietnamlearning (st)