Thông tin liên lạc thuộc bài giảng Hành vi tổ chức

THÔNG TIN
LIÊN LẠC
PHAÀN BA
CAÁP ÑOÄ NHOÙM
HÀNH VI TỔ CHỨC
HỒ THIỆN THÔNG MINH
10
Chương
2
SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM
RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :
1. Trìng bày quá trình thông tin.
2. Nêu bật thuận lợi và khó khăn giữa thông tin bằng
văn nói và văn viết.
3. So sánh hiệu quả của thông tin theo kiểu mạng dây
chuyền, mạng vòng và mạng đa kênh.
4. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng tin
đồn.
5. Hiểu rõ kỹ thuật hỗ trợ bằng vi tính đang thay đổi
quá trình thông tin trong tổ chức.
CÁC MỤC TIÊU CHÍNH CẦN TÌM HIỂU
3
SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM
RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY :
6. Giải thích tầm quan trọng của việc hoàn thiện các
kênh thông tin để nâng cao hiệu quả chất lượng.
7. Xác định các rào cản chung ảnh hưởng đến hiệu quả
thông tin.
8. Liệt kê các hành vi liên quan đến việc lắng nghe chủ
động có hiệu quả.
9. So sánh ý nghĩa nói giữa đàn ông với đàn bà.

10. Nêu rõ các vấn đề đang tranh cãi trong việc thông tin
giữa các nền văn hóa.
CÁC MỤC TIÊU CHÍNH CẦN TÌM HIỂU
(tt)
4
Chức năng của thông tin
Các chức năng của thông tin :
1. Kiểm soát hành vi thành viên
2. Động viên những việc đã được thực hiện.
3. Thể hiện những biểu hiện cảm xúc.
4. Cung cấp thông tin đang cần để ra quyết định.
Thông tin
Quá trình truyền đạt và hiểu biết các ý nghĩa
5
Mô hình quá trình thông tin
Quá trình thông tin
Quá trình truyền đạt và hiểu
được các ý nghĩa bao gồm các
bước nằm giữa thông điệp dự
định và thông điệp nhận được
6
Hướng đi của thông tin
Upward
Downward
Lateral
7
Thông tin giao tiếp
 Thông tin bằng văn nói

Thuận lợi: Tốc độ và sự phản hồi.


Khó khăn: bóp méo thông điệp.

Thông tin bằng văn viết

Thuận lợi : xác thực và hữu hình.

Khó khăn: tốn nhiều thời gian và thiếu phản hồi.

Thông tin bằng ngôn ngữ không lời

Thuận lợi : hỗ trợ cho các kênh thông tin khác và đưa ra
những biểu hiện cảm xúc và cảm nghĩ có thể quan sát.

Khó khăn: Thiếu sự nhận thức của ngôn ngữ không lời hoặc
điệu bộ có thể ảnh hưởng đến quá trình giài thích tông điệp
của người nhận.
8
Ngữ điệu : hiểu theo cách bạn nói !
9
Ba dạng kênh thông tin của nhóm nhỏ
thông dụng chính thức
10
Các kênh và tiêu chí đo lường hiệu quả
Kênh
Tiêu chí Dây chuyền Bánh xe Đa kênh
Tốc độ Trung bình Nhanh Nhanh
Chính xác Cao Cao Trung bình
Vai trò dẫn dắt Trung bình Cao Không
Thỏa mãn của

thành viên
Trung bình Thấp Cao
11
Tin đồn

Đặc điểm tin đồn
 Nhà quản trị không kiểm soát những thông tin loại này.

Nhân viên khi nhận thức sẽ tin tưởng hơn các kên thông tin khác.

Phần lớn được dùng để phục vụ cho lợi ích bản thân của những
người điều khiển nó.
 Kết quả :

Sự mong đợi về thông tin cho tình hình mang tầm quan trọng
 Điều kiện mô hồ, không rõ ràng

Điều kiện gây nên sự lo lắng
12
Biện pháp làm giảm kết quả bất lợi của
tin đồn
1. Tuyên bố rõ thời gian biểu khi ra quyết định quan trọng
2. Giải thích quyết định và các hành vi có thể có động thái thay đổi
hoặc giấu giếm
3. Truyền đạt xuống, cũng như lên trên của những quyết định hiện
hành và các kế hoạch tương lai
4. Bàn luận mở rộng cho các khả năng tồi tệ nhất – Nó không để
sự lo lắng khiêu khích từ những tưởng tượng không nói ra được
13
Thông tin có sự hỗ trợ của máy tính


E-mail
 Thuận lợi : viết, gửi và lưu trữ nhanh; chi phí giao nhận thấp.

Bất lợi : quá tải thông tin, thiếu nội dung biểu hiện, nhận sự vo
cảm và thiếu giao tiếp trực tiếp.

Mạng nội bộ
 Mạng thông tin phủ rộng khắp trong tổ chức riêng biệt.

Mạng mở rộng

Mạng thông tin nối kết giữa nhân viên với bên cung cấp, khách
hàng và đối tác chiến lược của họ.

Hội nghị ghi hình ảnh

Sự mở rộng của mạng nội bộ và mạng mở rộng cho phép tổ chức
cuộc họp giáp mặt với nahu thông qua việc liên lạc bằng hình ảnh.
14
Biểu hiện : thể hiện cảm xúc trong E-Mail
E-mail không cần thể hiện những cảm xúc mang cá tính. Trong vài năm,
bộ biểu tượng (cảm xúc) được phát triển trong các e-mail muốn thể hiện
cảm xúc. Ví dụ, với việc sử dụng các ký tự chữ (ví dụ : dự án này cần
bạn chú ý ngay lập tức !) là thông điệp bằng e-mail của việc hô hào bạn
chú ý. Dưới đây là 1 số biểu tượng tiêu biểu :
15
Chọn lựa các kênh thông
Đặc điểm của việc tăng cường các kênh
1. Cùng lúc xử lý nhiều tín hiệu.

2. Tạo sự phản hồi ngay lập tức.
3. Mang tính riêng tư của tình huống.
Tăng cường các kênh thông tin
Số lượng thông tin có thể truyền đạt
trong suốt giai đoạn thông tin
16
Tăng cường thông tin của các kênh thông tin
Low channel richness High channel richness
Thường
xuyên
Không
thường xuyên
17
Rào cản đến hiệu quả thông tin
Chọn lọc
Sự khéo léo của người gửi thông
tin để thông tin đó có thể đi đến
người nhận theo mong muốn của
họ.
Sự quá tải thông tin
Khi người nhận được gửi quá
nhiều thông in vượt quá khả năng
kiểm soát của họ cảm thấy quá tải
thông tin
Nhận thức có chọn lựa
Người ta sẽ lựa chọn cách giải
thích những cái họ thấy torng cơ
sở lợi ích, hoàn cảnh, kinh nghiệm
và thái độ.
18

Rào cản đến hiệu quả thông tin (tt)
Ngôn ngữ
Từ gnữ có nhiều ý nghĩa (đen và
bóng) dành cho nhiều người
Cảm xúc
Cách thức người nhận cảm nghĩ tại
thời điểm thông điệp được nhận sẽ
ảnh hưởng việc thông điệp được
giải thích nhu thế nào
Sự lĩnh hội đầy đủ thông tin
Sự căng thẳng và lo lắng thái quá
về thông tin bằng văn nói, văn
viết hoặc cả hai
19
Rào cản thông tin giữa đàn ông và đàn bà
 Đàn ông nói để:

Nhấn mạng địa vị, quyền
lực và sự độc lập.

Phàn nàn đàn bà hay nói
luyên thuyên.

Đề nghị cách giải quyết.

Khoe khoang về công việc
thực hiện của họ.
 Đàn bà nói để:

Thiết lập mối gắn bó thân

mật.

Lên án đàn ông không
biết nghe.

Nói lên các vấn đề để đẩy
mạnh sự liên kết chặt chẽ.

Diễn tả sự an hận và khôi
phục sự cân bằng trong
đàm phán.
20
Thông tin giữa các nền văn hóa
 Rào cản văn hóa

Rào cản gây bởi từ ngữ

Rào cản gây bởi nghĩa bóng

Rào cản gây bởi giọng điệu

Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau
21
Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự
khác nhau trong các nước khác nhau
22
Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự
khác nhau trong các nước khác nhau (tt)
23
Rào cản thông tin và ngữ cảnh

văn hóa
Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao
Văn hóa đặt nặng vấn đề không lời
nói và nhạy cảm đối với các tín hiệu
theo ngữ cảnh trong việc thông tin
Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh thấp
Văn hóa đặt nặng vấn đề từ ngữ để
truyền đạt ý nghĩa trogn việc thông tin
24
Văn hóa
phụ thuộc
ngữ cảnh
cao – thấp
25
Chỉ dẫn mang tính văn hóa
Vai trò thông tin đặt vào ngữ cảnh mang tính văn hóa:
1. Giả định về sự khác nhau cho đến khi sự đồngn hất
được chấp nhận.
2. Nhấn mạng đến việc diễn tả hơn là giải thích hoặc
đáng giá.
3. Thể hiện sự đồng cảm.
4. Xem việc bạn giải thích như là đang giả định.