Phân tích thiết kế hệ thống

LỜI NÓI ĐẦU
Phân tích thiết kế hệ thống là một giai đoạn quan trọng để xây dựng thành công một hệ
thống thông tin. Xây dựng một hệ thống thông tin được gọi là thành công nếu hệ thống này
đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức đặt ra, có chu kỳ sống (life cycle) chấp nhận được, và
hơn thế nữa có thể phát triển khi hệ thống yêu cầu. Trong thực tế nhiều hệ thống thông tin chỉ
tồn tại trong một thời gian ngắn và sau đó không còn đáp ứng được nhu cầu của người sử
dụng. Một trong những lý do là không quan tâm đến giai đoạn phân tích và thiết kế, để rồi khi
tổ chức phát triển thì hệ thống không còn khả năng đáp ứng. Một lý do khác không kém phần
quan trọng, là các nhà xây dựng hệ thống thông tin không được trang bị một cách đầy đủ các
kiến thức và phương pháp cơ bản để có thể tiến hành việc xây dựng một hệ thống thông tin.
Nếu phần phân tích thiết kế không hoàn chỉnh và đúng đắn thì sẽ dẫn đến việc cài đặt thất bại.
Môn phân tích thiết kế hệ thống là một môn học chính cho các sinh viên chuyên ngành
công nghệ thông tin trong các trường đại học và cao đẳng. Hiện nay có khá nhiều sách vỡ, tài
liệu mô tả khá đầy đủ về các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin của các chuyên
gia tin học đầu ngành nhưng cũng không ít những tài liệu quá cô đọng hoặc rườm rà khó tiếp
cận được. Trước nhu cầu học tập của đông đảo sinh viên chuyên ngành, với những kinh
nghiệm thực tế và kinh nghiệm qua nhiều năm giảng dạy chúng tôi mạnh dạn viết giáo trình
này. Đây cũng là một tài liệu tham khảo tốt cho những ai quan tâm đến việc phân tích thiết kế
hệ thống thông tin.
Trong giáo trình chúng tôi sử dụng các kiến thức về cơ sở dữ liệu, kiến thức và kỹ
thuật lập trình do đó đòi hỏi người học cần trang bị trước những phần kiến thức liên quan.
Giáo trình gồm 2 phần: phần thứ 1, gồm 5 chương đầu. nói về các phương pháp phân
tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng; phần thứ 2, nói về phương pháp phân
tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng (bằng UML). Trong mỗi chương, mỗi
nội dung chúng tôi có đưa các ví dụ thực tiễn, khuyến cáo cho độc giả những sai lầm có thể
xảy ra trong quá trình phân tích thiết kế để phân tích viên khỏi mắc sai lầm khi làm việc.
Chương đầu tiên giới thiệu tổng quan về hệ thống thông tin. Chương 2, chúng tôi trình bày các
kỹ thuật thu thập và xử lý sơ bộ dữ liệu trong quá trình nghiên cứu hiện trạng một hệ thống
thông tin. Các chương 3 và 4 chúng tôi trình bày khá chi tiết mô hình quan niệm và tổ chức
của hệ thống thông tin. Chương cuối cùng, mức vật lý của hệ thống thông tin, trình bày các
bước quan trọng để người phân tích chuẩn bị công việc mã hóa và cài đặt. Các chương của

giáo trình được trình bày với những ví dụ thực tế để người đọc thấy được bức tranh toàn cục
của hệ thống qua các bước thiết kế.
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trình
khác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế. Tác giả chân thành
mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn.
Huế, Ngày 20 tháng 12 năm 2006
Tác giả
2
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Tổng quan về hệ thống thông tin
1. Đặt vấn đề:

 !"#$%&'(
)%*%&+,$- '."/(01
 2%3'()$4561+ )7)(89:9
;<
"/=>?@A8'$%&'(
%B "
"6+ 9:9C"
"6DE3FGHHI
"JK+,  ?L!+)MN>+,C:O
"
PM%&+9 )(89:9?
@ 'H+ON 9'()$QRS.:O
%& 1TUVWXTUYW"
Phân tích về sai sót:
Z[N  4 \]^
S.=  4 _]^

`17 4 V^
/+ +=a_ 4 _W^
/+ +=:'9)1 4 b^
Phân tích về chi phí
R7> 4 ]\^
cM 4 \d^
Phân tích phân bổ hoạt động
`7'. 4 T]^
c+,  + += 4 ]W^
e 4 b]^
/+O+ +=271+ +=A)7a)
f?N ?g)(89:9"/)89h2
)8L7?%&9i2)+,  "6>1
LAjk9+=)(89:9?=> 
)%B)))(8g:A)>1O"
4
2. Hệ thống - Hệ thống thông tin
l)&)),=N N 12 m1%29
ON 9)l+7' 3N
>M!%&!"E%&FJ 
`+HI"
l)&)j$)O 
)n%O @2:O2 "
II. Các hệ thống thông tin thông dụng
69?L%2(%3%&+,"
1. Hệ xử lý dữ liệu (DPS-Data Processing System)
Chức năng
X o,f p1kDCm"
X J% %&%3'Ol)l"J p:qL j
1L"

',f=8L%3N7f))"
2. Hệ thông tin quản lý (MIS-Management Information System)
N7f%&+,!:9'.
?j$)?r)h"
s84N7f'8)=
5t7fl%<?5t7f8<?"""?N7f%3
1=5t7fl%<?5t7f1<?
5t7f#/e<?"""
Chức năng
X r&D',f p%"
X JmB+a&)r&$D"
X /)N7fH3  "
X /=B9L7lHk)=uN$+,"
/'H'vN7fC=8 !
 +,=?%l>%2
= r& N9p"
3. Hệ hỗ trợ quyết định (DSS- Decision Support System)
S8 @)!9M N9p&)f
l"
Khả năng của hệ:
X /)?+A)'9))%BHOu %3N9p"
X /))(8?LMKLgjp"
X / @))%B%OB+a% "
Đặc trưng của DSS
X r&N9pN> N9p"
5
X 61> D?=:7D)0=)(8"
X 61l&O1 N9p"
4. Hệ chuyên gia (ES-Expert System)
@)N7f7N9$a BJ``"

ON 9-8(1?8=:7Dl)l?l)?
%%3"/w1%B>l):918?u= 
L?p?"""
III. Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý
6HN M >N7f%3=b
)4
X 6)N9p4D N9p"
X 6)4D9)l?',f?$%
"
X 6))4)L771B+a !"
s84N7f'8)=)N9pR 
x?))EL D?))
)('%a?B+a+7'"
/@ =MN  ) N +B
j%2("
6
T P tyz{6P|#
T P 6}#x6Q#
T P 6~/#xQ•c
Thông tin
vào từ môi
trường ngoài
Thông tin ra
từ môi
trường ngoài
Quyết Báo cáo
Thông tin
Điều
Thông tin
Kiểm tra

Nguyên liệu Sản phẩm ra
Hình 1.1: Hệ thống thông tin theo quan điểm hệ hỗ trợ ra quyết định
/@ 9p- =87 4
 !l)&))%B?(?)%B))',
fg)N> N9p@31l"
6=4
Tổ chức4=MBN ?'8)?%3"""
  Phương tiện F)X)$I4 B+almMl)?',f?%?
M7%8??1"""
  Nhân lực4L jl)M?(  l)?',f?$
?"""%3)M>"
Thông tinFI4/%&+,?k%3
LO?k %3LO"6O?:=
9)7=99:€H=%4
"x 4)%B%%?- k?( """
"eM4DL7?( ?>7?"
"tA9)l> "
"s E 1)?%  N9p"
Phương pháp xử lý tin4O)l%>?l
? %3?)$"
6=1?%&k\984?)%B))',f
?%3)%B"
IV. Các tính năng của một hệ thống thông tin
X 63 734%&8Lg:73 k:%&9)
l9:)l%&N9p%B29"
X R7 N9p1= %& :"
X eM+7)u )"
X e%&%&',f"
X P)1) "
X P)1) ',f"

X P)1)$@ "
X Pl "
V. Mục đích, yêu cầu phương pháp phân tích thiết kế HTTT
1. Mục đích
X 666=E3FGHHI
X /=Dr& N9p
X /%B>CK+,  ?L7
X •+,?=8' "
7
2. Yêu cầu
X t M9)l!M4Lg'HL)l??D
),%&)7%&O"J=ML97
$=9)M "
X t M)X‚4N M)(8kO'H%2k9)l
!M9OL"
X #l1%&k%&LL9 2>)
M
X #l1%&)',f "
X Pp %&:9N71%&k 1)M
9r 1"
VI. Xây dựng thành công một hệ thống thông tin
1. Khái niệm về một dự án công nghệ thông tin thành công
69% =OuMM'p%&
%&'H"# 70 1>
%3*:jf2 $N7 ="6OM=Ba
%3 %  +OuNA+ 4S
%&'H=9==))( %&1N7f!
M !?=MMOC4
X cm&)29%&1 !"
X P1%&O9:9$  !"

X /)8l)l%&"
X /=l ?)%&u "
/w1%8+ƒ+43 ?„3 
p?>:9„:9'@O%LM*?+h
O"""
X `7)u=p'4%  @A?:p)3?=f- 9
21DN7f?( %&+7)up
 !?+ +==M)v)"
X JK?K2K+,"
X S$…?%2a?KL7>"
2. Quản lý và phát triển một dự án công nghệ thông tin
SO N7f7L7)M666)
%&+& :%&)121)v)F%
(+?3 ?$: !I"P(:(N  )M
666"t7f+9=:9111=ON 2
 M1O?=MLAM:9@"#=L j\) 4ea1
8
X†l):91X6Xe9@"Sr)  O
+)7%&"
_"T"ea1
P(L%2O N>N7f=+1
MN?)1+)1) "/1=4
X 69l)L 
X 69l)N 2:
X 69l)+BL4L j4'pN)1?l)
p>)
X 69l)N7f4ML77+ ?)7l)
N7f=N7%4L?$?'v? !
?'p31)?k?"""
X 69l)%3N7fl)l:f4#l:f

g1?+:?? ??u+,
:M "
_"_"†l):91
x 1l)'p719
 r1M"#l):91L j4
X c1:91$
X opu
X S7)1?)%B=M:7
X c( =MN7f%&
X cMp>+BL
X op
X †l):91(+L 
X 69l)7
X †l):91B+a
_"b"6
6% :91B+a"# 
L j4
X 6M: :91B+a?% B+a4L j:a
?l)(L!j?p%21O2?H‡>
>7L7%& +7)u1 "
X 6@u9>H:91B+a4:9N7?
$h1?j(+"6%3&)=M)7+, !
:91B+a)m&)"
9
X t7f+ !2:91B+a4 !%&)77
:91B+al:f "
X R!+l:f 47+:K  )7
%&l:f"#=)O2
MNH2 "#=)p+,M)(8? 
N9pl)L"

X 6L$>148MO O 
"sL:p)3K9 OM=%&
ML9 Om2 "P7L7+)&)
=N7"
_"\"e9@
SO  1?L j+ 4
X P=14+1%O
:9p&8?k "/B
%3.==)?  r&N>"
X 6!:9+ 4O'p%&C1?C9k+7)u 
? N>>O=N>N7f?k=@ 
:+ "
X e9@&)j4:f:9L7 f&)j2LOON "
VII. Giới thiệu một vài phương pháp phân tích thiết kế thông dụng
1. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (SADT-`H ˆ ++  JH+
6HNHI
c%B))')kS‰?f%aBL7 =)(.2
B7"`ˆJ6%&'( OVOf+ 4
X `,>
X c(8:M6)X‚"
X Jm>D>N FE%&5>
9:9<M7"
X 6M8* 
X `,LMK%21j1
X c&)1 =
X ŠOj+B9"
Công cụ để phân tích:
X `,+BjDR‹JFR+H++‹J  I%j
jJ‹JFJ  ‹‚J  I"
X S>FJ  SH+I

10
X #=@`†F`H†  HI
X 6kMFJ  J I
X R7(N9pFŒ H[I
X PC79>FcH++`)HG I"
c%B)))(89:9`ˆJ6=%M Of)(8=
@?9:9H)()?L77k+7'$ "#%&
M )%B)):L jL9>)(8=9:
l=M% v>1mC)"
2. Phương pháp phân tích thiết kế Merise
S•ŽQ`•9AkkSHH)Ž ++HLHH+QHv+` +•GGF)%B
))l)&)f%a:AI"c%B)) 3D
 l)OVW"o)k+- =OLa
•"†"†HH1%31ˆ'X•XcHHXc)Oj
3a6(O Lp:‰lF/•6•I?%2+.1 "6 H"6
+)M = 2?S•ŽQ`•E%&mM$
:h+aE$'8)1: "
Ý tưởng cơ bản của phương pháp Merise:
Z%aBL7 )%B)))(89:9SH+H ObCBL7+ 4
Mặt thứ nhất4N (9:q+FGHHI N  14
6 vFxH+ IXt [ZXt7pX/9"/:q+=M:v
kT]9_WD22"
Mặt thứ hai4$l)9:qC% ?E%&:qk
%&"Sr%&7%21>l)L jl)&)+8
'"6H=:+ %2D%a? 7:L9!
=h !:+ > !"Sr>%&7N 
> ONA?Of@))Np"/=NA
)v)Mk>+ >:$C8"
Mặt thứ ba4CON 9:qN9p)7%  :q
+ +7)u"

PC% )%B))SH+H3',fg7L78:
N N>)(8)>MK1L%2l)l"
L j',f%&LMKaL 4
X SN F/H)I4'p) ',f"
X S!F• ‘ I49= N  @"
X S)Fc+I4)%&M9%9"
Công cụ để phân tích:
6OB+aL LL9 ?)%B)))(89:9
SH+H+,>%BOM)(89:9
"
11
MỨC DỮ LIỆU XỬ LÝ
SN  SN $ SN $',f
S! S!$ S!$',f
Slf Slf$ Slf$',f
ŠM )%B)))(89:9S•ŽQ`•=B+a: A"
)%B))%&m$ac)/(’:)7)(8
2"#%&M )%B))j:$"J=?M7N9
0)%B))%3% 9:v3 "
6>?@+…L+)%B))M>LL%2)(
89:9
/=M>L%2)M N >
: L $4$) ?$LL9 
$ 1)(89:9"
Hình 1.2 Các bước phát triển của một hệ thống thông tin
12
Thiết kế
Thực hiện
Lập kế hoạch
Phân tích

Mức quan niệm
Mức tổ chức
Mức vật lý
Thông tin Xử lý con người thiết bị
3. Phương pháp phân tích MCX (Méthode de xavier castellani)
c%B)))(8S/o=jkc)?+% 6
'8)QQ•FQ+QG NH“•H+HI+1"c%B)))(8
S/o OOfC%BL7+ 4
/)v)'(%&>!N8'MLMK
C)( "
/)v))(8?A?N>',f$ "
/)v)%&',f"
S/o=%M8&)2"#%&M%3"
4. Phương pháp phân tích GLACSI (Groupe d’ Animation et de Liaison pour l’ AnalyseHH
H)H`+€H“QG I
c%B))n=jkc)? 3\DTUY_"67 
==+% /c)FQy6I"#BL7 )%B
))>Ll)&)OM9 1BL7
+ ( 9>)(84
X #O
X #O1
X #O:7
X c(8D
X S>
X S>',f
X c(8@
X 6!4alf
X 6!',f4',fH?',fH3 
X S%39)l48?18??)$O


X x %3X
#%&M )%B))% ,$9"ŠM 
)%B))M71"
#)%B)))(89:9.=aOE=)%B)))(8
%2%&F••ˆ4•L”H•HHˆ ++I+…%&L9a%Bm"
VIII. Những sai lầm có thể xẩy ra khi phân tích thiết kế HTTT
#)%B)))(81%227N9L
Ck)j1:9:9N>)(8%+ 4
X 69+9)l!M)M4
X #%3)(8Lp7%a99) %#`J"
X 6l)$m
13
X Jml: 2mN 
X `)9?: j+B
X `L&) %3+,"
X 69u
X #%3)(89uM7?C
"
IX. Các giai đoạn xây dựng một hệ thống thông tin tin học hóa
S)%B)))(89:9)77N  1+ 4
X #OF>;I
X #O:7F(A :7DI
X P$':M:9@2 
X S.= F!l)>I
X 6,: 
t>)M )7LAk>1 
nk+9N7 n+2C  !"
1. Lập kế hoạch (khảo sát hệ thống)
P( 1ON 9)'@ %3)(8%
g'p9%2:=M9O-?L

)l??!=ON 9'("x 1
‡%&f %4'(T2 ()
Tn"S8+0$+ 4
/=9'(2C()666n:;#9=?
X 63 LA?3 :9@
X Š28)8
X #(?l)%B "
X /=8&7a>"
X 6rLOn%&0 l+BL 1"
#==1?:9@  1&)j:8 %3
)(89:9%"
14
2. Phân tích
† 1(:'(T? 1L j
 1:a+  1l):91"c(8L j1+ 4
2. 1 c(814
x 1gM‡>11 n81
 !"/M?=L j4
X 6>M14N Oj+B?M>M
$ !"
X 6>M11 !
X op)  !
X / !O!LO=ON 
X /N  O!
_"_"c(8:7l)j+B4
c(8:7)79ObC4
X c(8:7$:‰l4'H'v:7D:‰l=M$'7))
:‰l)2"
15
  n

   %
9;
o p  
2)7%9
;
  n
>;
6> M O 
 9  O 
+,"
S.= ?M
 ?L7>"
RA
6•/Q•#
c’#6–/ 6Q{6e{
  2
)7>;
Hình 1.2: Sơ đồ xây dựng một hệ thống thông tin tin học hóa
X c(8:7:94'H'v:7D8M7'(
2n%h &8+…H1"
X c(8:714:7Dl$:::!?
$:!N7f)v) !"
` =?%3)(8)7p 7))++?(AM
: k7))"6=1? 1%3)(8)7> một
điểm cân bằng giữa nhu cầu và khả năng"
` :. '7))%3)(8)7lập hồ sơ nhiệm vụ"/
g84
X Pp>D1%&"
X Pp '(N "
X Pp>+B%&  2%3+,%B "†

L7*F))HIM#`J>%&%B "
6=1?l)j+B0 l:8 b)8 4#%3
)(8?/%#%3+,"
_"b"o(>D4
#%3)(8 :9N7)(8M'(>) ?
k=‡>>  "6L1
)(8>( 1N "t>>M'(>
%&9:E)7jk)8 %"
3. Thiết kế
69:9)(8:)7  13 "69:9+…
)%B!M > "#=L j7C
7$>@ "6 19:9%3)(8)7'
p94
X /"
X /NA)+?9)l',f
X /:M: 
X /)%B$%&+,"
6=1?9:9L j+ 4
X 69:94'p%&Fl)MI@%&+,
"
X 69:9D4p ',fMD',f 
"
X 69:9 49= > 9)%3X
X 69:9 
X 69:9)48O:‰l
X J:9(+1p8 "
16
4. Giai on thc hin
6 1'(L j'(GHBL7"s9
%B>D 2%B2:M: .

C "6 1.= 7lOE%&
1.= FI
SN 1+,M
%2*%3+,:lO )M
+ "
5. Chuyn giao h thng
x 1 1mM%3)(8h
ĂÂÊÔƠƯĐăĂâÂêôơ -đƠ ƠƯƠ-Ơ-à ảƠ
)(8)71%3+,1rp8"
6. Bo trỡ
R7>N>+, !?:A)9+= M
8B?lB+,"
6=1?N>'(=M7H+Bj%2(4
Hỡnh 1.3: Quỏ trỡnh xõy dng mt h thng thụng tin


17
Lậ p k ế h o ạ c h
Th ực h iện
Ph ân t íc h
Th iết k ế
Ch uy ển g ia o
Bả o t r ì
X. Cỏc mc bt bin ca mt h thng thụng tin
sp k%&= ')k
)(8"/=L j4
X /=>CC7B7%B- M'p
Or 1)(8"
X /=>CM12%3:O
"

X /=7N : O
N 9:q+ "
/=bk%& 4
1. Mc quan nim
SN +78=
L)7N 28 "/7
)7l)27))C+ "s8?N7f
9L :"
C th, mc quan nim ngi ta cn mụ t:
X /%&%&+,"
X /%&N %&?
2%3LO"
X 6%&"
X ãƯĐáƠạĐôƠằƠăĐẳ ẵĐắÊƯăâÊƯ
X /)7L)7
"
Cú 3 loi quy tc:
Qui tc qun ly áƠĐƠĂ ôặĐĐầ ẩả đÂẫ áấăđâ
)Ck%3I"s84ậSV phi np hc phớ khi vo hcậ?ậdoanh nghip phi
ong thu VATậ"SM'H'vNA=)7NAN7f:9
L0NA>=BLp)è:;
Qui tc t chc:NAON 97)) "
Qui tc k thut:NAON 9O:lM7L7=M
%&"
6=1aN 73(04
X /D >;
X 9>;
X jNAN7f%9;
18
2. Mức tổ chức (logic)

S8 !'p)%B?(?=?!
M)%3+,@31l"61?
73(04ˆ;†a(;†:;
6a!%&7H7))B+aN 
 @"J=?2!E"
.3. Mức vật lý (tác nghiệp)
P(8k%&>=8=M l"61
?73(01%9;
SO lf'p 
%3C=?a(%&72@? )%B
l)"
Hình 1.4: Mô hình không gian phát triển hệ thống
19
TTin XLý Cngười Thbị
MVL
MTC
MQN
MVL
MTC
MQN
MVL
MTC
MQN
MVL
MTC
MQN
Lập kế hoạch
Phân tích
Thiết kế
/=M'HrL%2N>)(89:9M

: b$>…aO"
Mức Dữ liệu Xử lý
Quan niệm
Logic
Vật lý
S>N $
S>!
S>lf
S>N $',f
S>!',f
S>lf',f
H ết chương 1
20
Chương 2
NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG
THÔNG TIN
I. Một số vấn đề chung khi nghiên cứu hệ thống
1. Thực trạng của các hệ thống thông tin đang sử dụng
Trong thực tế gần 75% các hệ thống thông tin lớn và phức tạp đã hoạt động yếu
kém, không đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Những yếu kém này thường rơi vào các vấn
đề cơ bản sau:
1.1. Sai lầm về thiết kế:
Không hiểu biết đầy đủ các yêu cầu thông tin của tổ chức. Nhiều chức năng của tổ
chức không được đáp ứng. Giao diện người-máy nghèo nàn, khó sử dụng. Cấu trúc rối
rắm, phức tạp khó bảo trì và hạn chế công việc phát triển. Chương trình không mềm dẻo.
Nguyên nhân của sai lầm này thực chất là do việc phân tích không đầy đủ về hệ thống.
1.2. Sai lầm về dữ liệu
Dữ liệu trong hệ thống không thống nhất, không đầy đủ hoặc không thích hợp cho
mục đích của hệ thống, đôi khi còn sai lệch vô nghĩa.
1.3. Hoạt động yếu kém

Hệ thống hoạt động không hiệu quả, làm mất nhiều thời gian để bảo trì sửa chữa,
chưa đáp ứng chức năng của một hệ hỗ trợ ra quyết định. Không đạt được yêu cầu các
chuẩn về thông tin, người dùng không muốn sử dụng.
1.4. Không bảo đảm tính năng hoàn vốn đầu tư
Hệ thống hoạt động với chi phí cao, tốn kém nhân lực. Đôi khi không sử dụng hệ
thống còn tốt hơn, nhanh hơn.
Những vấn đề trên đã được nghiên cứu và cải thiện từng bước tương ứng với mỗi
nguyên nhân gây ra chúng. Cách thức giải quyết các vấn đề trên tập trung vào ba mặt:
- Nâng cao kỹ năng của các nhà phát triển hệ thống.
- Không ngừng hoàn thiện và phát triển công nghệ, tăng cường sử dụng các công cụ
tiện ích để tự động hoá ngày càng nhiều các hoạt động phát triển,... làm cho hệ
thống có tính mở (openning) cao.
- Hoàn thiện quá trình quản lý các dự án phát triển phần mềm.
2. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin tin học hóa
Mỗi tập thể hoặc cá nhân tham gia vào việc phát triển hệ thống thường có những
quan điểm khác nhau tuỳ theo vị trí của họ trong hệ thống.
2.1. Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo):
Với tư cách là người đại diện cho quuyền lợi của tổ chức, người lãnh đạo quan niệm
hệ thống theo khía cạnh lợi ích có tính chiến lược. Các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt
ra đối với những người phát triển hệ thống là:
21
- Hệ thống thông tin tin học hoá phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ
chức. Yêu cầu cầu này là hiển nhiên, vì mục đích của việc tin học hoá là làm thế
nào để có những thông tin chính xác và nhanh nhất để phục vụ cho quá trình ra
quyết định phù hợp với hoạt động của tổ chức.
- Hệ thống thông tin tin học hoá phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định và giảm
thời gian ra quyết định. Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng, một công việc
nào đó được thực hiện trên máy tính là một hệ thống thông tin, ví dụ nhập điểm
và in điểm cho sinh viên ở một trường đại học, nhập số KW điện tiêu thụ hàng
của khách hàng để in ra hoá đơn tiền tiền điện,... chỉ là một công đoạn nào đó

trong hệ thống thông tin bởi vì kết quả của công đoạn này không có chức năng hỗ
trợ ra quyết định.
- Hệ thống thông tin tin học hoá phải cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới tốt hơn. Ví
dụ nếu hệ thống thông tin quản lý trong ngân hàng không được tin học hoá thì
việc chuyển khoản, thanh toán không có hiệu quả tức thời, cũng không nãy sinh
ra các dịch vụ tiện lợi khác như rút tiền tự động trên các máy ATM, Credit Card,
mua hàng hoá trừ vào tài khoản,...
- Khả năng hoàn vốn đầu tư: không nên hiểu hoàn vốn là chuyển nhượng hệ thống
thông tin này cho những tổ chức khác để thu lợi nhuận. Một hệ thống thông tin
có khả năng hoàn vốn đầu tư nếu hệ thống đó có thể đem lại cho tổ chức nhiều
dịch vụ, tạo ra ưu thế cạnh tranh, đưa ra thông tin có giá trị giúp cho tổ chức có
những chiến lược đúng đắn.
2.2. Yêu cầu từ phía người sử dụng:
Người sử dụng đầu cuối thường quan niệm hệ thống như là một sự mô phỏng công
việc thường ngày chỉ có khác là có sự tham gia của máy tính. Các yêu cầu mà người sử
dụng thường đặt ra đối với những người phát triển hệ thống là:
- Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng. Nghĩa là hệ thống phải làm được các
công việc của người sử dụng đầu cuối. Ví dụ, trong hệ thống thông tin “Quản lý
nhân sự” có thể in ấn và thống kê theo một hoặc nhiều điều kiện khác nhau của
cán bộ công chức trong cơ quan.
- Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng: hệ
thống phải làm cho người sử dụng thấy được sự nổi trội, hơn hẳn so với khi chưa
sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, người phát triển hệ thống phải làm thế nào để hệ
thống thân thiện và dễ sử dụng nhất.
- Hệ thống phải có độ tin cậy cao
Người kỹ thuật viên quan niệm hệ thống như là sự tổ chức lại các công việc theo mục
đích xử lý thông tin. Các quan niệm này đôi khi mâu thuẩn nhau mà sự thành công của hệ
thống đòi hỏi chúng ta phải dung hoà các quan niệm có thể rất khác nhau.
Quan niệm đúng đắn nhất là hệ thống thông tin đã tồn tại ngay trong hoạt động của
tổ chức, và nó phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức. Như vậy đối với hệ thống

thông tin tin học hoá thì trước hết phải phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức sau
đó mới đến nhu cầu cụ thể của người sử dụng cũng như nhân viên kỹ thuật.
3. Quy mô tin học hóa
22
Quy mô tin học hoá của một tổ chức cho biết trình độ quản lý và mức độ tin học hoá
của tổ chức đó, nó phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Tổ chức có nhu cầu tin học hoá nhiều hay ít.
- Trình độ quản lý của tổ chức cao hay thấp.
- Quy mô hoạt động của tổ chức
Trong thực tế việc tin học hoá một hệ thống thông tin xẩy ra một trong hai dạng: tin
học hoá toàn thể và tin học hoá từng bộ phận.
Việc tin học hoá toàn thể thường đòi hỏi một tập thể người phân tích đồng thời tham
gia và phải có một đầu tư lớn ban đầu, thời gian xây dựng đối với tin học hoá loại này cũng
dài hơn. Một khó khăn đối với tin học hoá toàn bộ là vấn đề tâm lý, bởi vì nó thay đổi hầu
như toàn bộ các hoạt động cơ bản của tổ chức và thói quen của người sử dụng. Nhưng có
một ưu điểm là hệ thống đồng hoạt động đồng bộ, không manh múm, chắp vá.
Việc tin học hoá từng bộ phận thường xẩy ra đối với tổ chức lớn. Phương pháp này
có nhiều ưu điểm: không gây xáo trộn hoạt động của tổ chức, đầu tư dần dần. Tuy nhiên,
phương pháp này có nhược điểm là sự không nhất quán giữa các phân hệ thông tin trong hệ
thống. Điều này thường xẩy ra đối với các hệ thống thông tin mà những người phát triển hệ
thống không cùng trong một tập thể phân tích hoặc hoạt động độc lập lẫn nhau.
4. Vai trò của những người tham gia phát triển hệ thống thông tin
Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một hệ thống thông tin là tập
thể và cá nhân tham gia vào quá trình phát triển hệ thống. Thông thường có sáu đối tượng
tham gia vào công việc này.
4.1. Người quản lý hệ thống thông tin:
Đó là những người được lãnh đạo của tổ chức giao trách nhiệm đưa ra các yêu cầu
chi tiết cho phân tích viên và triển khai tổ chức thực hiện khi hệ thống hoạt động. Đối với
các hệ thống thông tin vừa và nhỏ thì người quản lý hệ thống thông tin thường là các
trưởng phòng ban chức năng có nhiệm vụ cung cấp tình hình, số liệu, phương thức xử lý,

công thức tính toán,... trong hoạt động nội bộ của phòng mình và mối quan hệ thông tin
giữa phòng mình với các bộ phận khác.
4.2. Người phân tích hệ thống
Là người chủ chốt trong quá trình phát triển hệ thống, những người nầy sẽ quyết định
vòng đời của hệ thống. Trong các hệ thống thông tin vừa và nhỏ một phân tích viên có thể
là là người lập trình cho hệ thống. Tuy nhiên đối với các HTTT lớn thì bộ phận phân tích
viên phải là một tập thể, vì như thế mới có đủ khả năng nắm bắt các lĩnh vực và hoạt động
của tổ chức. Một phân tích viên được gọi là có năng lực nếu họ hội đủ các điều kiện sau:
. Có kỹ năng phân tích: có thể hiểu được tổ chức và sự hoạt động của nó. Có thể
xác định được các vấn đề đặt ra và giải quyết chúng. Có khả năng suy nghĩ mang tính
chiến lược và hệ thống.
. Có kỹ năng kỹ thuật: hiểu biết về thiết bị và phần mềm. Biết chọn lựa các giải
pháp phần cứng và mềm cho các ứng dụng đặc biệt nơi cần tin học hoá. Hiểu biết công
việc của người lập trình và người sử dụng đầu cuối.
. Có kỹ năng quản lý: có khả năng quản lý nhóm làm việc, biết được điểm mạnh,
điểm yếu của những người làm việc trong nhóm. Biết lắng nghe, đề xuất và giải quyết vấn
đề. Có khả năng lập kế hoạch, điều phối các nguồn lực.
. Có kỹ năng giao tiếp: phân tích viên phải đóng vai trò chính trong việc liên kết
giữa các đối tượng: chủ đầu tư, người sử dụng, người lập trình và các thành phần khác
23
trong hệ thống. Kỹ năng giao tiếp của phân tích viên thể hiện ở chổ: năng lực diễn đạt và
thuyết phục, khả năng hoà hợp với mọi người trong nhóm làm việc. Có khả năng tổ chức
và điều hành các cuộc họp.
4.3. Người lập trình
Là tập thể hoặc cá nhân có nhiệm vụ mã hoá các đặc tả được thiết kế bởi phân tích
viên thành các cấu trúc mà máy tính có thể hiểu và vận hành được. Người lập trình cũng
phải viết các tài liệu chương trình và các chương trình thử nghiệm hệ thống, chuẩn bị các
số liệu giả để kiểm định độ chính xác của hệ thống.
4.4. Người sử dụng đầu cuối
Trong quá trình phân tích thiết kế phân tích viên phải làm việc với người sử dụng để

biết được chi tiết các thông tin của từng bộ phận, từng mảng công việc trong hệ thống.
Người sử dụng sẽ cho phân tích viên biết ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin
cũ, cho nên những ý kiến của họ có ý nghĩa quan trọng đến việc sử dụng hệ thống một cách
có hiệu quả.
4.5. Kỹ thuật viên
Là bộ phận phụ trách về mảng kỹ thuật của hệ thống như: bảo đảm sự hoạt động của
phần cứng máy tính, đường truyền dữ liệu từ bộ phận này đến bộ phận khác trong hệ thống
và từ hệ thống đến môi trường ngoài.
4.6. Chủ đầu tư
Thường là thành phần quyết định của tổ chức, là người cung cấp cho phân tích viên
những thông tin chung của tổ chức. Hệ thống thông tin tin học hóa bao giờ cũng có chức
năng hỗ trợ ra quyết định, chức năng này giúp cho lãnh đạo của tổ chức những thông tin
cần thiết trong quá trình ra quyết định.
II. Nghiên cứu hiện trạng
1. Mục đích
Trong thực tế một hệ thống thông tin mới được xây dựng là nhằm để thay thế hệ
thống thông tin cũ đã bộc lộ nhiều yếu kém. Vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ
thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Vì rằng hệ thống
này đang tồn tại và đang hoạt động nên chúng ta gọi là hiện trạng. Nghiên cứu hiện trạng
một hệ thống thông tin là nhằm các mục đích sau:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống để kế thừa và các khuyết điểm của hệ thống để
nghiên cứu khắc phục.
Tóm lại, mục đích của việc nghiên cứu hiện trạng là trả lời cho được các câu hỏi sau:
- Hệ thống đang làm gì? Gồm những công việc gì? Đang quản lý cái gì?
- Những công việc trong hệ thống do ai làm? Làm ở đâu? Khi nào làm?
- Mỗi công việc được thực hiện như thế nào? Mỗi công việc liên quan đến dữ liệu
nào?
- Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc?

24
- Đánh giá các công việc hiện tại: tầm quan trọng như thế nào? Các thuận lợi, khó
khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn?
2. Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện trạng
Với mục đích đã nói trên, để nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin, phân tích
viên nên khảo sát các nội dung sau:
Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. Nghiên cứu cơ cấu tổ
chức của cơ quan chủ quản của hệ thống đó.
- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự
phân cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đồ tổ chức).
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu cùng với các phương
thức xử lý các thông tin đó.
- Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các quy tắc, các công
thức tính toán,...
- Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch. Mô tả các luồng thông tin và tài liệu
giao dịch được luân chuyển như thế nào.
- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
- Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống thông tin cũ và những yêu
cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai.
- Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng
Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống thông tin
là giai đoạn nghiên cứu hiện trạng của hệ thống. Điều này đòi hỏi phân tích viên phải làm
việc nghiêm túc và chính xác.
3. Các kỹ thuật thu thập thông tin
3.1. Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong khảo sát hiện trạng
Điểm công tác (nơi làm việc)
Là các điểm, đầu mối phát sinh hoặc thu nhận thông tin. Thông thường thì điểm phát
sinh hoặc thu nhận thông tin cũng là nơi lưu trữ và xử lý nó. Có hai loại điểm công tác:
điểm công tác trong và điểm công tác ngoài. Điểm công tác trong có thể là nơi lưu trữ, xử
lý, thu nhận và phát sinh thông tin. Trong khi đó điểm công tác ngoài chỉ có thể là nơi phát

sinh hoặc thu nhận thông tin. Trong SADT điểm công tác trong và điểm công tác ngoài
còn được gọi là tác nhân trong và tác nhân ngoài. Ví dụ, trong HTTT “Quản lý kho hàng”
thì điểm công tác Kế toán kho là điểm công tác trong, vì đây là nơi lưu trữ, xử lý, phát sinh
và thu nhận thông tin. Trong khi đó điểm công tác Nhà cung cấp phải là điểm công tác
ngoài, vì ở đây không cần thiết phải lưu trữ thông tin của hệ thống mà chỉ là nơi phát sinh
hoặc thu nhận thông tin mà thôi.
Tài liệu
Được dùng với ý nghĩa là mọi giá mang thông tin được sử dụng trong hệ thống. Ví
dụ: tài liệu giấy như hoá đơn, hồ sơ,...; tài liệu số hoá như các file dữ liệu, ảnh số,...
Tài liệu lưu trữ-Kho dữ liệu
Các thông tin được lưu trữ để phục vụ cho các chức năng công việc của hệ thống.
Chức năng-Công việc
25
Một chức năng được hiểu là một hoặc nhiều công việc nhằm thực hiện một nhiệm vụ
ở một phạm vi nào đó có tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin của hệ thống đó.
Những tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin thường được nhắc đến như: cập nhật, lưu
trữ, truyền thông tin, xử lý và biểu diễn thông tin. Kết thúc một chức năng thường cho một
sản phẩm cũng là thông tin và có thể là sản phẩm trung gian hoặc sản phẩm cuối cùng. Ví
dụ, trong HTTT “Quản lý đào tạo” ở một trường đại học, chức năng Xếp loại sinh viên
được thực hiện khi các công việc Nhập điểm thi, Tính điểm trung bình được thực hiện. Kết
thúc của chức năng này là một danh sách (thông tin) sinh viên đã được xếp loại.
Quy tắc nghiệp vụ
Quy tắc nghiệp vụ là những quy định hoặc những hướng dẫn được chấp nhận mà
chúng sẽ chi phối các hoạt động của tổ chức nhằm bảo đảm cho hoạt động của tổ chức đạt
được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể. Các quy tắc nghiệp vụ được chia
làm 3 loại:
- Quy tắc về quản lý: là các quy tắc quy định mục tiêu và ràng buộc của hệ thống.
Các quy tắc này có thể được áp đặt từ bên ngoài hệ thống, cũng có thể là do tổ
chức quy định. Ví dụ, “Sinh viên có có số tiết vắng học lơn hơn 1/3 tổng số tiết của
học phần thì không được dự thi kết thúc học phần” hoặc “Doanh nghiệp phải đóng

thuế VAT là 5% và thuế lợi tức là 35%” là các quy tắc về quản lý được áp đặt từ
bên ngoài hệ thống. Xét quy tắc, “ Sinh viên có thể học lại lần thứ 3 theo phương
pháp tự học.” là quy tắc do hệ thống quy định.
- Quy tắc về tổ chức: là các quy tắc liên quan đến giải pháp hoạt động của hệ thống.
Đây là các quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt được mục tiêu trong điều
kiện của tổ chức. Ví dụ, quy tắc “Chỉ tổ chức thi lần 2 cho sinh viên sau khi đã
hoàn tất việc thi lần 1“ là một quy tắc tổ chức.
- Quy tắc về kỹ thuật: là các quy tắc liên quan đến các yêu cầu kỹ thuật để bảo đảm
sự hoạt động của hệ thống. Ví dụ, quy tắc “máy in không được sử dụng liên tục
quá 1 giờ” là một quy tắc kỹ thuật.
Để xác định hiện trạng của hệ thống thông tin, phân tích viên cần nghiên cứu, tìm
hiểu để nắm được tình trạng hoạt động của HTTT cũ, các công việc, quy tắc hoạt động của
mỗi bộ phận trong tổ chức, trên cơ sở đó để quyết định phải làm gì và làm như thế nào. Có
nhiều phương pháp để nghiên cứu hiện trạng một HTTT như: phương pháp quan sát,
phương pháp điều tra bằng phiếu thăm dò, phương pháp phỏng vấn,...
3.2. Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng
3.2.1. Phương pháp quan sát
Phương pháp này phân tích viên có thể quan sát trực tiềp hoặc gián tiếp (quan sát qua
phương tiện hoặc đọc tài liệu) về hiện trạng hệ thống thông tin. Với phương pháp này phân
tích viên phải ghi chép lại các yêu cầu sau:
- Các bộ phận trong tổ chức
- Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong tổ chức
- Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận
- Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận
- Khối lượng công việc của mỗi bộ phận
- Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi của dự án mà trong giai đoạn
lập kế hoạch trước đây chúng ta chưa lường được hết.
26
Phương pháp này có nhiều khiếm khuyết:
- Mang lại một kết quả có tính chủ quan do sự thiếu hiểu biết của người phân tích.

- Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu vi phân tích viên có phần thụ động trước
các hiện tượng.
- Chỉ có thể nắm bắt được các yếu tố bên ngoài
- Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát
Tuy nhiên, phương pháp này cho một bức tranh khái quát về hệ thống thông tin
tương lai. Chúng ta nên sử dụng phương pháp quan sát kết hợp với các phương pháp khác
thì có hiệu quả hơn.
3.2.2. Phương pháp điều tra bằng phiếu thăm dò
Phương pháp này thường được sử dụng trong xã hội học, những điều tra mang tính
vĩ mô. Đối với việc nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin phương pháp này ít được
sử dụng, nó chỉ thích hợp với mục đích điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi. Thông
thường phương pháp này chỉ lấy những thông tin mang tính định hướng.
3.2.3. Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này thường được sử dụng trong các hệ thống thông tin kinh tế xã hội,
bởi vì nó mang lại những thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình phân tích và thiết kế.
Phân tích viên cần phải phỏng vấn: Ban lãnh đạo và các điểm công tác.
Phỏng vấn lãnh đạo:
Mục đích là nắm các thông tin chung nhất của tổ chức, có thể là cần nắm:
- Nhiệm vụ chung của tổ chức
- Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽ cho danh sách các điểm công tác và vai trò của chúng
trong hệ thống
- Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô của hệ thống
- Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin sắp được xây
dựng
Phỏng vấn các điểm công tác:
Mục đích là thu thập các thông tin chi tiết liên quan đến các hoạt động cụ thể và tất
cả các thông tin liên quan đến hệ thống thông tin. Tại mỗi điểm công tác cần phải mô tả và
liệt kê các quy trình của công việc phải thực hiện. Mỗi qui trình phải nắm cho được:
- Phương thức hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ công.
- Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các quy tắc thực

hiện công việc.
- Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được khởi động.
- Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc: công việc được thực hiện khi nào và
khoảng thời gian bao lâu thi công việc được thực hiện lại.
- Ngoài ra, phân tích viên cũng phải nắm:
- Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác để thiết kế giao diện người-máy giữa
người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai.
- Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm công tác này đến điểm công tác khác
hoặc đến môi trường ngoài của hệ thống.
27