Sử dụng các phím tắt trong Word và Excel.

Sử dụng các phím tắt trong Word và Excel
Hỏi: Tôi là một nhân viên văn phòng nên rất hay sử dụng
phần mềm Word và Excel. Để cải thiện tốc độ giải quyết
công việc tôi muốn sử dụng các phím tắt cho các ứng dụng
văn phòng này nhưng tôi không biết tìm thông tin đó ở đâu,
tôi đã vào phần Help của các ứng dụng này để tìm nhưng
không thấy. Xin được sự giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Đáp:
Phần nặng nhất trong một bộ phần mềm văn phòng bao giờ
cũng là trình xử lý văn bản. Mặc dù mỗi phiên bản mới ra
đời, nhà phát triển lại thêm vào những tính năng mới với lời
quảng cáo là để tăng thêm sức mạnh cho sản phẩm. Nhưng
chúng ta, những người sử dụng máy tính, vẫn cứ đánh giá
cao những gì cơ bản nhất của một ứng dụng xử lý văn bản,
đó là định dạng văn bản, tùy biến các trình đơn, thanh công
cụ, và macro. Vì vậy, bài báo sẽ giới thiệu những thủ thuật
giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với Word 6.0 trở lên và cho
cả phần mềm xử lý văn bản ít phổ biến ở Việt Nam là
WordPerfect 6 trở lên. Những tính năng hữu ích sẽ được đặc
biệt nhấn mạnh; ngoài ra, còn có một số công cụ mạnh chưa
được đề cập tới trong các tài liệu.
Công cụ giúp tiết kiệm thời gian
Chúng ta ai cũng thích khám phá những phím tắt mới, đó có
thể là cách trở về văn bản gốc nhanh hơn hay rút ngắn thời
gian nhập và hiệu chỉnh một đoạn văn bản. Và đây được gọi
là những thủ thuật tiết kiệm thời gian.

Phím tắt tự tạo
Bạn có thường phải nhập cùng một mẫu chữ ký, địa chỉ, hay
đối tượng nào đó vào các văn bản soạn thảo không? Word

cho phép bạn lưu những thông số được sử dụng thường
xuyên (theo định dạng) và chèn vào vị trí thích hợp thông
qua một vài thao tác nhấn phím đơn giản.
Chọn đối tượng, đoạn văn bản hay hình ảnh mà bạn muốn
sử dụng thường xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect (Word 97 và
2000) hoặc Tools.AutoCorrect Options (Word 2002). Trong
hộp
hội thoại xuất hiện, chọn nhãn AutoCorrect, lúc này bạn sẽ
nhìn thấy đối tượng bạn chọn nằm trong khung “With”. Hãy
gõ một từ viết tắt, ngắn gọn trong khung “Replace”, chọn
Tính năng
AutoCorrect của
Word cho phép
bạn gán một đoạn
văieät nam bản
hoặc hình đồ họa
bất kỳ cho một
phím tắt tự chọn
tùy chọn Formatted Text, và nhấn OK. Để chèn đối tượng
vào văn bản soạn thảo, bạn chỉ việc gõ lại từ viết tắt đã
chọn trong khung “Replace” và nhấn phím <Space>. Nếu khi
thoát ra, Word có yêu cầu lưu những thay đổi này thì chọn
Yes.

Di chuyển bằng thanh cuộn
Để di chuyển một cách nhanh chóng trong nhiều trang tài
liệu, bạn có thể dùng thanh cuộn dọc hoặc ngang nằm ở bên
phải hoặc phía dưới màn hình. Nhưng tất cả không chỉ có
vậy.
Bằng cách nhấn vào một trong hai nút mũi tên kép (chỉ lên

và chỉ xuống) nằm ở dưới cùng của thanh cuộn bên phải
màn hình, bạn có thể di chuyển từ trang nọ sang trang kia.
Nhấn vào nút nằm giữa 2 mũi tên kép này, một bảng các lựa
chọn sẽ hiện ra. Di chuyển chuột trên từng tùy chọn, bạn sẽ
thấy xuất hiện lời giải thích cho chức năng của chúng, chẳng
hạn Browse by Graphic, Browse by Section. Sau khi chọn tuỳ
chọn mong muốn, để trở về trạng thái trước hoặc sau đó,
bạn nhấn vào các nút mũi tên kép.
WordPerfect 9 và 10 đều có công cụ tương tự như vậy trên
thanh cuộn theo chiều dọc. Bạn nhấn vào nút nằm giữa 2
nút mũi tên kép để luân chuyển giữa các lựa chọn di chuyển
Chạy
ListCommands từ
hộp thoại Macro sẽ
tạo danh sách
phím tắt trong
Word để bạn in ra
sử dụng
nhanh.

In phím tắt bàn phím
Word và WordPerfect đều có rất nhiều phím tắt lợi hại,
nhưng bạn phải có một bộ não “bác học” thì mới nhớ hết
được. WordPerfect 10 và tất cả các phiên bản của Word đều
cho phép dễ dàng in ra các phím tắt để bạn dán vào đâu đó
trên bàn làm việc.
Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn <Alt>-
<F8>. Trong hộp thoại Macros, chọn Word Commands từ
danh sách ‘’Macros in’’, sau đó chọn ListCommands từ hộp
danh sách ‘’Macro Name’’. Nhấn Run, chọn Current menu

and keyboard settings trong hộp thoại List Commands, nhấn
OK. Word sẽ tạo một bảng gồm các lệnh và phím tắt tương
ứng của chúng. Bạn chỉ việc in ra để tham khảo.
Trong WordPerfect 10, chọn Tools.Settings. Nhấn biểu tượng
Customize trong hộp thoại Settings và chọn nhãn Keyboards
trong hộp thoại tiếp theo. Tại đây, phím mà bạn đang sử
dụng sẽ tự động được chọn. Nhấn Edit và sau đó là Print
Report trong hộp thoại tiếp theo.

Thư mục tài liệu
Theo mặc định, Word lưu tài liệu của bạn trong thư mục My
Documents. Nếu muốn thay đổi thư mục mặc định này, chọn
Tools.Options và chọn nhãn File Locations trong hộp thoại
Options. Chọn Documents trong danh sách “File Types” rồi
nhấn Modify. Tìm đến và chọn thư mục mà bạn muốn dùng
làm mặc định, nhấn OK. Khi thoát ra, nếu Word yêu cầu xác
nhận thay đổi này vào normal.dot, bạn nhấn Yes.
Thay đổi bộ mặt cho trình soạn thảo văn bản
Giao diện mà Word và WordPerfect chào mừng bạn mỗi khi
khởi động chương trình là ý tưởng sắp xếp các thanh công
cụ, trình đơn… do người khác áp đặt. Bạn hoàn toàn có thể
tự thiết kế bộ mặt mới cho trình soạn thảo văn bản của mình
bằng cách làm theo những bước hướng dẫn sau.

Trình đơn theo cách riêng
Trình đơn thông minh trong Word 2000 và 2002 chỉ đưa ra
những lệnh mà bạn thường dùng nhất. Để xem tất cả các
lệnh có sẵn, bạn phải hoặc là đợi một vài giây, hoặc là nhấn
lên nút mũi tên kép ở dòng cuối cùng của trình đơn đó. Sau
đây là cách để bạn tắt tính năng thông minh này đi.

Trong Word 2000, chọn Tools.Customize, chọn nhãn Options
trong hộp thoại Customize, bỏ chọn đối với tùy chọn Menus
show recently used commands first, rồi nhấn Close. Đối với
Word 2002, các bước thực hiện cũng tương tự như vậy
nhưng trong hộp thoại Customize, bạn chọn Always Show
full menus.

Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng
Giao diện mặc định của Word bố trí các điều khiển thật bừa
bộn. Các thanh công cụ, biểu tượng, trình đơn, thanh cuộn,
thước, và khung tác vụ (trong Word 2002) lấp kín tới hơn
phân nửa màn hình. Để bỏ đi một thanh công cụ trên giao
diện của Word, bao gồm mọi thứ xuất hiện

Khi bạn chọn một hình đồ họa hoặc bảng, bạn
nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong
danh sách thả xuống. Để xóa những thành
phần khác, bạn chọn Tools.Options và nhấn vào
nhãn View trong hộp thoại Options. Sau đó
đừng chọn các thanh cuộn, thước, thanh trạng
thái hay bất cứ thành phần nào khác mà bạn
thấy không cần thiết.

Cố định các bảng tác vụ của Word 2002
Mặc dù khung tác vụ (task pane) của Word 2002 là rất tiện
dụng nhưng chúng lại chiếm mất nhiều diện tích màn hình.
Để Word 2002 giấu đi khung tác vụ New Document, bạn
chọn Tools.Options và bỏ chọn mục Startup Task Pane bên
Nhấn
phím phải

chuột vào
vị trí bất
kỳ trên
thanh
công cụ,
chọn hoặc
bỏ chọn
một mục
để thêm
hoặc xóa
bỏ khỏi
thanh
công cụ
dưới nhãn View. Nhấn OK để thực thi thay đổi này. Nhấn vào
biểu tượng Styles and Formatting trên thanh công cụ
Formatting để mở hoặc đóng khung tác vụ Styles and
Formatting. Bạn có thể thường phải ngăn chặn việc khung
Styles and Formatting mở ra bằng cách sử dụng các lệnh
trình đơn, thanh công cụ, phím tắt để định dạng lại văn bản
soạn thảo.
ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU NHANH HƠN
Tại sao bạn phải cứ phải theo những kỹ thuật định dạng
cứng nhắc của Word và WordPerfect. Những cách làm sau
đây có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn.

Chọn văn bản nhanh hơn
Chọn một đoạn văn bản để định dạng là một trong những
tác vụ thường gặp nhất khi soạn thảo văn bản. Đa số người
dùng đều thực hiện thao tác này bằng cách nhấn chuột vào
đầu đoạn văn bản rồi kéo đến hết đoạn văn bản muốn chọn,

cách này mất thời gian và khó thực hiện chính xác. Sau đây
là một số phím tắt giúp bạn làm điều này nhanh hơn và
chuẩn xác hơn.
Với mọi phiên bản Word, muốn chọn một từ bạn chỉ việc
nhấn đúp vào từ đó. Để chọn một câu, bạn giữ phím <Ctrl>
và nhấn vào vị trí bất kỳ trong câu. Nhấn đúp vào lề trái của
một đoạn văn bản (khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên)
hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp, bạn sẽ chọn được toàn bộ
đoạn văn bản đó. Bạn có thể chọn lần lượt 1 từ, 1 câu, rồi 1
đoạn văn bản bằng cách giữ phím chuột sau khi đã đánh dấu
được đối tượng đầu rồi kéo chuột đến các từ, câu hay đoạn
văn bản kế tiếp hoặc trước đó.
Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của
con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn
<Shift>-<End>. Nhấn <Ctrl>-
<Shift>-<End> để chọn từ vị trí
hiện hành của con trỏ cho tới cuối
tài liệu. Còn muốn chọn toàn bộ tài
liệu, nhấn <Ctrl>-A hoặc nhấn chuột
3 lần liên tiếp vào lề trái của văn
bản. Cách tốt nhất để chọn một
đoạn văn bản tương đối dài là nhấn
vào đầu đoạn văn bản, giữ phím
<Shift> rồi kéo chuột đến cuối đoạn
muốn chọn.
Trong WordPerfect 9 và 10, bạn có thể chọn một từ bằng
cách nhấn đúp vào từ đó; chọn 1 câu bằng cách nhấn chuột
3 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong câu; chọn 1 đoạn văn
bản bằng cách nhấn chuột 4 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ
hoặc nhấn đúp vào lề trái của đoạn văn bản. Để đánh dấu từ

vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn
<Shift>-<End>. Nhấn <Ctrl>-<Shift>-<End> để chọn từ vị
trí hiện hành của con trỏ cho tới cuối tài liệu. Chọn toàn bộ
tài liệu, bạn nhấn <Ctrl>-A hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp
vào lề trái của văn bản; chọn một đoạn văn bản dài, nhấn
vào đầu đoạn văn bản, giữ phím <Shift> rồi kéo chuột đến
cuối đoạn muốn chọn.
Thủ thuật dành riêng cho Word 2002: Từ trước tới nay các
phần mềm soạn thảo văn bản chưa bao giờ cho phép chọn
nhiều đối tượng không nằm cạnh nhau để bạn thực hiện các
thao tác cắt và dán khi cần thiết. Riêng Word 2002 làm được
điều này.
Đầu tiên chọn một khối văn bản theo một trong những cách
đã trình bày ở trên, sau đó bạn giữ phím <Ctrl> trong khi
thực hiện chọn những đối tượng tiếp theo (cũng bằng những
thủ thuật đã nêu nhưng đương nhiên là không được áp dụng
cách có sử dụng đến phím <Ctrl>). Tiếp tục làm như vậy
cho đến khi chọn đủ các đối tượng cần thiết. Với khối văn
bản đã chọn, bạn có thể sao chép rồi dán (paste) vào các tài
liệu khác.
Word 2002 cho tính
năng chọn các đoạn
văn bản không liên
tiếp, từ đó giúp bạn
dễ dàng hơn khi làm
phần tóm tắt

Định dạng lại những đoạn văn bản xấu xí
Đây là việc bạn gặp hàng ngày. Những đoạn văn bản chép từ
trang Web hoặc các chương trình khác khi dán vào tài liệu

hay bị lộn xộn về phông chữ, khoảng cách giữa các dòng…
nói chung là rất xấu. Word và WordPerfect đều cho phép bạn
chỉnh lại định dạng những đoạn văn bản này.
Chọn đoạn văn bản muốn định dạng, chọn Edit.Cut hoặc
nhấn <Ctrl>-X để cắt và dán vào clipboard. Nếu là Word,
trước hết bạn phải thiết lập để trình đơn Style của thanh
công cụ Formatting phải là Normal. Nếu là WordPerfect, chọn
<none> từ danh sách Select Style. Chọn Edit.Paste Special,
nhấn vào Unformatted Text trong hộp thoại Paste Special,
OK. Bây giờ định dạng xấu xí trước đây đã hoàn toàn biến
mất. Nếu dùng Word 2002, công việc còn dễ dàng hơn nữa:
đánh dấu đoạn văn bản, chọn Clear Formatting trong trình
đơn Style.

Hạn chế số trang của tài liệu
Thỉnh thoảng khi soạn thảo văn bản bạn hay gặp tình trạng
là có 1-2 dòng bị tràn sang trang thứ 2. Đừng vội tìm cách
cắt xén nội dung để “co” lại cho vừa 1 trang. Word và
WordPerfect đều cho phép định dạng lại tài liệu để nó chỉ
chiếm số trang như bạn mong muốn.
Chọn Unformatted
Text trong hộp
thoại Paste để làm
mất định dạng của
những đoạn văn
bản chép từ các
nguồn bên ngoài
Trong Word, chọn File.Print Preview, nhấn vào nút Shrink to
Fit trên thanh công cụ, và nhấn <Esc> để trở về màn hình
soạn thảo. Word sẽ co tài liệu của bạn lại bằng cách giảm

kích thước phông chữ. Nếu không hài lòng với kết quả đạt
được, bạn quay trở về trạng thái ban đầu bằng cách nhấn
Edit.Undo hoặc <Ctrl>-Z. Trong WordPerfect 9 và 10, chọn
Format.Make It Fit. Tại hộp Desired number of pages, bạn
chọn số trang mong muốn. Nhấn Make It Fit. Không hài lòng
với hình thức mới, cũng chọn Edit.Undo hoặc <Ctrl>-Z.

Kiểu cách cho người sành điệu
Nếu không dùng các kiểu Heading trong Word là bạn đã để
lãng phí mất nhiều tính năng hữu ích rồi đó. Sau khi áp dụng
các kiểu Heading cho tiêu đề chính, tiêu đề phụ, bạn có thể
xem tổng thể tài liệu của mình bằng cách chọn
View.Document Map và nhấn vào một tiêu đề bất kỳ ở lề trái
để đến thẳng đoạn văn bản tương ứng. Các kiểu Heading
còn cho phép bạn làm mục lục với chỉ một vài thao tác: nhấn
<Ctrl>-Home để trở về đầu tài liệu, chọn
Insert.Reference.Index and Tables (trong Word 2002) hoặc
Nút Shrink To Fit
giúp bạn khống
chế số trang của
tài liệu
Insert.Index and Tables (trong tất cả các phiên bản trước),
chọn nhãn Table of Contents, nhấn OK.
Bạn cần chuẩn bị gấp một bài “diễn văn”? Nếu dùng Heading
của Word thì hầu như bạn chẳng phải làm gì thêm. Chọn
File.Send To.Microsoft Power Point. Word sẽ tự động chuyển
Heading 1thành các slice riêng biệt, và các Heading 2,
Heading 3 sang dạng gạch đầu dòng. Chỉ cần tinh chỉnh
thêm chút ít là bạn đã có một phần trình bày tạm ổn.
Word còn có một phím tắt bàn phím cho phép bạn dùng 3

kiểu Heading đầu tiên cho đoạn văn bản của mình. Nhấn
<Ctrl>-<Alt>-1, -2, hoặc -3 để chọn kiểu Heading tương
ứng cho tài liệu đang soạn thảo. Để áp dụng kiểu Normal
của Word, nhấn <Ctrl>-<Alt>-N.

Tạo bảng nhanh trong trình soạn thảo văn bản
Trong Word, chèn bảng vào một đoạn tài liệu thật đơn giản
nhưng việc chọn màu, kẻ bảng một cách thủ công lại hơi
mất thời gian. Word có thể giúp bạn cải thiện tình trạng này.
Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn
Table.Table AutoFormat. Trong hộp thoại Table AutoFormat,
chọn một mục từ danh sách Format (Word 97 và 2000) hoặc
từ ‘Table style’ (Word 2002). Kết quả sẽ hiển thị trong cửa
sổ Preview. Bạn có thể lần lượt chọn qua những định dạng
có sẵn bằng cách hoặc là nhấn lên chúng, hoặc dùng các
phím mũi tên lên-xuống. Các lựa chọn khác mà bạn chọn
cũng đều xuất hiện trong cửa sổ Preview. Khi đã hài lòng với
một kiểu nào đó thì nhấn OK (Word 97, 2000) hoặc Apply
(Word 2002).
Bùi Thu Hiền
PC World Mỹ 02/2002