Sử dụng các phím tắt trong Word và Excel

Sử dụng các phím tắt trong Word và Excel
Hỏi: Tôi là một nhân viên văn phòng nên rất hay sử dụng phần mềm Word và Excel. Để cải thiện tốc độ giải quyết công việc tôi
muốn sử dụng các phím tắt cho các ứng dụng văn phòng này nhưng tôi không biết tìm thông tin đó ở đâu, tôi đã vào phần Help
của các ứng dụng này để tìm nhưng không thấy. Xin được sự giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Đáp:
Phần nặng nhất trong một bộ phần mềm văn phòng bao giờ cũng là trình xử lý văn bản. Mặc dù mỗi phiên bản mới ra đời, nhà
phát triển lại thêm vào những tính năng mới với lời quảng cáo là để tăng thêm sức mạnh cho sản phẩm. Nhưng chúng ta, những
người sử dụng máy tính, vẫn cứ đánh giá cao những gì cơ bản nhất của một ứng dụng xử lý văn bản, đó là định dạng văn bản,
tùy biến các trình đơn, thanh công cụ, và macro. Vì vậy, bài báo sẽ giới thiệu những thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
với Word 6.0 trở lên và cho cả phần mềm xử lý văn bản ít phổ biến ở Việt Nam là WordPerfect 6 trở lên. Những tính năng hữu
ích sẽ được đặc biệt nhấn mạnh; ngoài ra, còn có một số công cụ mạnh chưa được đề cập tới trong các tài liệu.
Công cụ giúp tiết kiệm thời gian
Chúng ta ai cũng thích khám phá những phím tắt mới, đó có thể là cách trở về văn bản gốc nhanh hơn hay rút ngắn thời gian
nhập và hiệu chỉnh một đoạn văn bản. Và đây được gọi là những thủ thuật tiết kiệm thời gian.

Phím tắt tự tạo
Bạn có thường phải nhập cùng một mẫu chữ ký, địa chỉ, hay đối tượng nào đó vào các văn bản soạn thảo không? Word cho
phép bạn lưu những thông số được sử dụng thường xuyên (theo định dạng) và chèn vào vị trí thích hợp thông qua một vài thao
tác nhấn phím đơn giản.
Chọn đối tượng, đoạn văn bản hay hình ảnh mà bạn muốn sử dụng thường xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect (Word 97 và 2000)
hoặc Tools.AutoCorrect Options (Word 2002). Trong hộp
hội thoại xuất hiện, chọn nhãn AutoCorrect, lúc này bạn sẽ nhìn thấy đối tượng bạn chọn nằm trong khung “With”. Hãy gõ một
từ viết tắt, ngắn gọn trong khung “Replace”, chọn tùy chọn Formatted Text, và nhấn OK. Để chèn đối tượng vào văn bản soạn
thảo, bạn chỉ việc gõ lại từ viết tắt đã chọn trong khung “Replace” và nhấn phím <Space>. Nếu khi thoát ra, Word có yêu cầu
lưu những thay đổi này thì chọn Yes.

Di chuyển bằng thanh cuộn
Để di chuyển một cách nhanh chóng trong nhiều trang tài liệu, bạn có thể dùng thanh cuộn dọc hoặc ngang nằm ở bên phải
hoặc phía dưới màn hình. Nhưng tất cả không chỉ có vậy.
Tính năng AutoCorrect của Word
cho phép bạn gán một đoạn

văieät nam bản hoặc hình đồ họa
bất kỳ cho một phím tắt tự chọn
Bằng cách nhấn vào một trong hai nút mũi tên kép (chỉ lên và chỉ xuống) nằm ở dưới
cùng của thanh cuộn bên phải màn hình, bạn có thể di chuyển từ trang nọ sang trang
kia. Nhấn vào nút nằm giữa 2 mũi tên kép này, một bảng các lựa chọn sẽ hiện ra. Di
chuyển chuột trên từng tùy chọn, bạn sẽ thấy xuất hiện lời giải thích cho chức năng của
chúng, chẳng hạn Browse by Graphic, Browse by Section. Sau khi chọn tuỳ chọn mong
muốn, để trở về trạng thái trước hoặc sau đó, bạn nhấn vào các nút mũi tên kép.
WordPerfect 9 và 10 đều có công cụ tương tự như vậy trên thanh cuộn theo chiều dọc. Bạn nhấn vào nút nằm giữa 2 nút mũi
tên kép để luân chuyển giữa các lựa chọn di chuyển nhanh.

In phím tắt bàn phím
Word và WordPerfect đều có rất nhiều phím tắt lợi hại, nhưng bạn phải có một bộ não “bác học” thì mới nhớ hết được.
WordPerfect 10 và tất cả các phiên bản của Word đều cho phép dễ dàng in ra các phím tắt để bạn dán vào đâu đó trên bàn làm
việc.
Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn <Alt>-<F8>. Trong hộp thoại Macros, chọn Word Commands từ danh sách
‘’Macros in’’, sau đó chọn ListCommands từ hộp danh sách ‘’Macro Name’’. Nhấn Run, chọn Current menu and keyboard settings
trong hộp thoại List Commands, nhấn OK. Word sẽ tạo một bảng gồm các lệnh và phím tắt tương ứng của chúng. Bạn chỉ việc in
ra để tham khảo.
Trong WordPerfect 10, chọn Tools.Settings. Nhấn biểu tượng Customize trong hộp thoại Settings và chọn nhãn Keyboards trong
hộp thoại tiếp theo. Tại đây, phím mà bạn đang sử dụng sẽ tự động được chọn. Nhấn Edit và sau đó là Print Report trong hộp
thoại tiếp theo.

Thư mục tài liệu
Theo mặc định, Word lưu tài liệu của bạn trong thư mục My Documents. Nếu muốn thay đổi thư mục mặc định này, chọn
Tools.Options và chọn nhãn File Locations trong hộp thoại Options. Chọn Documents trong danh sách “File Types” rồi nhấn
Modify. Tìm đến và chọn thư mục mà bạn muốn dùng làm mặc định, nhấn OK. Khi thoát ra, nếu Word yêu cầu xác nhận thay đổi
này vào normal.dot, bạn nhấn Yes.
Thay đổi bộ mặt cho trình soạn thảo văn bản
Giao diện mà Word và WordPerfect chào mừng bạn mỗi khi khởi động chương trình là ý tưởng sắp xếp các thanh công cụ, trình

đơn… do người khác áp đặt. Bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế bộ mặt mới cho trình soạn thảo văn bản của mình bằng cách làm
theo những bước hướng dẫn sau.

Trình đơn theo cách riêng
Trình đơn thông minh trong Word 2000 và 2002 chỉ đưa ra những lệnh mà bạn thường dùng nhất. Để xem tất cả các lệnh có
sẵn, bạn phải hoặc là đợi một vài giây, hoặc là nhấn lên nút mũi tên kép ở dòng cuối cùng của trình đơn đó. Sau đây là cách để
bạn tắt tính năng thông minh này đi.
Trong Word 2000, chọn Tools.Customize, chọn nhãn Options trong hộp thoại Customize, bỏ chọn đối với tùy chọn Menus show
recently used commands first, rồi nhấn Close. Đối với Word 2002, các bước thực hiện cũng tương tự như vậy nhưng trong hộp
thoại Customize, bạn chọn Always Show full menus.

Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng
Giao diện mặc định của Word bố trí các điều khiển thật bừa bộn. Các thanh công cụ, biểu tượng, trình đơn, thanh cuộn, thước,
và khung tác vụ (trong Word 2002) lấp kín tới hơn phân nửa màn hình. Để bỏ đi một thanh công cụ trên giao diện của Word,
bao gồm mọi thứ xuất hiện
Chạy ListCommands từ hộp thoại
Macro sẽ tạo danh sách phím tắt
trong Word để bạn in ra sử dụng
Khi bạn chọn một hình đồ họa hoặc bảng, bạn nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong danh sách
thả xuống. Để xóa những thành phần khác, bạn chọn Tools.Options và nhấn vào nhãn View trong hộp
thoại Options. Sau đó đừng chọn các thanh cuộn, thước, thanh trạng thái hay bất cứ thành phần nào
khác mà bạn thấy không cần thiết.

Cố định các bảng tác vụ của Word 2002
Mặc dù khung tác vụ (task pane) của Word 2002 là rất tiện dụng nhưng chúng lại chiếm mất nhiều diện tích màn hình. Để Word
2002 giấu đi khung tác vụ New Document, bạn chọn Tools.Options và bỏ chọn mục Startup Task Pane bên dưới nhãn View. Nhấn
OK để thực thi thay đổi này. Nhấn vào biểu tượng Styles and Formatting trên thanh công cụ Formatting để mở hoặc đóng khung
tác vụ Styles and Formatting. Bạn có thể thường phải ngăn chặn việc khung Styles and Formatting mở ra bằng cách sử dụng các
lệnh trình đơn, thanh công cụ, phím tắt để định dạng lại văn bản soạn thảo.
ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU NHANH HƠN

Tại sao bạn phải cứ phải theo những kỹ thuật định dạng cứng nhắc của Word và WordPerfect. Những cách làm sau đây có thể
giúp bạn làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn.

Chọn văn bản nhanh hơn
Chọn một đoạn văn bản để định dạng là một trong những tác vụ thường gặp nhất khi soạn thảo văn bản. Đa số người dùng đều
thực hiện thao tác này bằng cách nhấn chuột vào đầu đoạn văn bản rồi kéo đến hết đoạn văn bản muốn chọn, cách này mất
thời gian và khó thực hiện chính xác. Sau đây là một số phím tắt giúp bạn làm điều này nhanh hơn và chuẩn xác hơn.
Với mọi phiên bản Word, muốn chọn một từ bạn chỉ việc nhấn đúp vào từ đó. Để chọn một câu, bạn giữ phím <Ctrl> và nhấn
vào vị trí bất kỳ trong câu. Nhấn đúp vào lề trái của một đoạn văn bản (khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên) hoặc nhấn chuột
3 lần liên tiếp, bạn sẽ chọn được toàn bộ đoạn văn bản đó. Bạn có thể chọn lần lượt 1 từ, 1 câu, rồi 1 đoạn văn bản bằng cách
giữ phím chuột sau khi đã đánh dấu được đối tượng đầu rồi kéo chuột đến các từ, câu hay đoạn văn bản kế tiếp hoặc trước đó.
Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn <Shift>-<End>. Nhấn <Ctrl>-<Shift>-<End> để chọn từ
vị trí hiện hành của con trỏ cho tới cuối tài liệu. Còn muốn chọn toàn bộ tài liệu, nhấn <Ctrl>-A hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp
vào lề trái của văn bản. Cách tốt nhất để chọn một đoạn văn bản tương đối dài là nhấn vào đầu đoạn văn bản, giữ phím <Shift>
rồi kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn.
Nhấn phím phải
chuột vào vị trí
bất kỳ trên thanh
công cụ, chọn
hoặc bỏ chọn một
mục để thêm hoặc
xóa bỏ khỏi thanh
công cụ
Word 2002 cho tính năng chọn các
đoạn văn bản không liên tiếp, từ đó
giúp bạn dễ dàng hơn khi làm phần
tóm tắt
Trong WordPerfect 9 và 10, bạn có thể chọn một từ bằng cách nhấn đúp vào từ đó; chọn 1 câu bằng cách nhấn chuột 3 lần liên
tiếp vào vị trí bất kỳ trong câu; chọn 1 đoạn văn bản bằng cách nhấn chuột 4 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ hoặc nhấn đúp vào lề
trái của đoạn văn bản. Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn <Shift>-<End>. Nhấn <Ctrl>-

<Shift>-<End> để chọn từ vị trí hiện hành của con trỏ cho tới cuối tài liệu. Chọn toàn bộ tài liệu, bạn nhấn <Ctrl>-A hoặc nhấn
chuột 3 lần liên tiếp vào lề trái của văn bản; chọn một đoạn văn bản dài, nhấn vào đầu đoạn văn bản, giữ phím <Shift> rồi kéo
chuột đến cuối đoạn muốn chọn.
Thủ thuật dành riêng cho Word 2002: Từ trước tới nay các phần mềm soạn thảo văn bản chưa bao giờ cho phép chọn nhiều đối
tượng không nằm cạnh nhau để bạn thực hiện các thao tác cắt và dán khi cần thiết. Riêng Word 2002 làm được điều này.
Đầu tiên chọn một khối văn bản theo một trong những cách đã trình bày ở trên, sau đó bạn giữ phím <Ctrl> trong khi thực hiện
chọn những đối tượng tiếp theo (cũng bằng những thủ thuật đã nêu nhưng đương nhiên là không được áp dụng cách có sử dụng
đến phím <Ctrl>). Tiếp tục làm như vậy cho đến khi chọn đủ các đối tượng cần thiết. Với khối văn bản đã chọn, bạn có thể sao
chép rồi dán (paste) vào các tài liệu khác.

Định dạng lại những đoạn văn bản xấu xí
Đây là việc bạn gặp hàng ngày. Những đoạn văn bản chép từ trang Web hoặc các chương trình khác khi dán vào tài liệu hay bị
lộn xộn về phông chữ, khoảng cách giữa các dòng… nói chung là rất xấu. Word và WordPerfect đều cho phép bạn chỉnh lại định
dạng những đoạn văn bản này.
Chọn đoạn văn bản muốn định dạng, chọn Edit.Cut hoặc nhấn <Ctrl>-X để cắt và dán vào clipboard. Nếu là Word, trước hết bạn
phải thiết lập để trình đơn Style của thanh công cụ Formatting phải là Normal. Nếu là WordPerfect, chọn <none> từ danh sách
Select Style. Chọn Edit.Paste Special, nhấn vào Unformatted Text trong hộp thoại Paste Special, OK. Bây giờ định dạng xấu xí
trước đây đã hoàn toàn biến mất. Nếu dùng Word 2002, công việc còn dễ dàng hơn nữa: đánh dấu đoạn văn bản, chọn Clear
Formatting trong trình đơn Style.

Hạn chế số trang của tài liệu
Thỉnh thoảng khi soạn thảo văn bản bạn hay gặp tình trạng là có 1-2 dòng bị tràn sang trang thứ 2. Đừng vội tìm cách cắt xén
nội dung để “co” lại cho vừa 1 trang. Word và WordPerfect đều cho phép định dạng lại tài liệu để nó chỉ chiếm số trang như bạn
mong muốn.
Trong Word, chọn File.Print Preview, nhấn vào nút Shrink to Fit trên thanh công cụ, và nhấn <Esc> để trở về màn hình soạn
thảo. Word sẽ co tài liệu của bạn lại bằng cách giảm kích thước phông chữ. Nếu không hài lòng với kết quả đạt được, bạn quay
trở về trạng thái ban đầu bằng cách nhấn Edit.Undo hoặc <Ctrl>-Z. Trong WordPerfect 9 và 10, chọn Format.Make It Fit. Tại hộp
Desired number of pages, bạn chọn số trang mong muốn. Nhấn Make It Fit. Không hài lòng với hình thức mới, cũng chọn
Edit.Undo hoặc <Ctrl>-Z.

Kiểu cách cho người sành điệu
Chọn Unformatted Text trong hộp
thoại Paste để làm mất định dạng
của những đoạn văn bản chép từ
các nguồn bên ngoài
Nút Shrink To Fit giúp bạn khống
chế số trang của tài liệu
Nếu không dùng các kiểu Heading trong Word là bạn đã để lãng phí mất nhiều tính năng hữu ích rồi đó. Sau khi áp dụng các
kiểu Heading cho tiêu đề chính, tiêu đề phụ, bạn có thể xem tổng thể tài liệu của mình bằng cách chọn View.Document Map và
nhấn vào một tiêu đề bất kỳ ở lề trái để đến thẳng đoạn văn bản tương ứng. Các kiểu Heading còn cho phép bạn làm mục lục
với chỉ một vài thao tác: nhấn <Ctrl>-Home để trở về đầu tài liệu, chọn Insert.Reference.Index and Tables (trong Word 2002)
hoặc Insert.Index and Tables (trong tất cả các phiên bản trước), chọn nhãn Table of Contents, nhấn OK.
Bạn cần chuẩn bị gấp một bài “diễn văn”? Nếu dùng Heading của Word thì hầu như bạn chẳng phải làm gì thêm. Chọn File.Send
To.Microsoft Power Point. Word sẽ tự động chuyển Heading 1thành các slice riêng biệt, và các Heading 2, Heading 3 sang dạng
gạch đầu dòng. Chỉ cần tinh chỉnh thêm chút ít là bạn đã có một phần trình bày tạm ổn.
Word còn có một phím tắt bàn phím cho phép bạn dùng 3 kiểu Heading đầu tiên cho đoạn văn bản của mình. Nhấn <Ctrl>-
<Alt>-1, -2, hoặc -3 để chọn kiểu Heading tương ứng cho tài liệu đang soạn thảo. Để áp dụng kiểu Normal của Word, nhấn
<Ctrl>-<Alt>-N.

Tạo bảng nhanh trong trình soạn thảo văn bản
Trong Word, chèn bảng vào một đoạn tài liệu thật đơn giản nhưng việc chọn màu, kẻ bảng một cách thủ công lại hơi mất thời
gian. Word có thể giúp bạn cải thiện tình trạng này.
Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn Table.Table AutoFormat. Trong hộp thoại Table AutoFormat, chọn một mục
từ danh sách Format (Word 97 và 2000) hoặc từ ‘Table style’ (Word 2002). Kết quả sẽ hiển thị trong cửa sổ Preview. Bạn có thể
lần lượt chọn qua những định dạng có sẵn bằng cách hoặc là nhấn lên chúng, hoặc dùng các phím mũi tên lên-xuống. Các lựa
chọn khác mà bạn chọn cũng đều xuất hiện trong cửa sổ Preview. Khi đã hài lòng với một kiểu nào đó thì nhấn OK (Word 97,
2000) hoặc Apply (Word 2002).
Bùi Thu Hiền
PC World Mỹ 02/2002