Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp.DOC

Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Lời nói đầu
Trong điều kiện hiện nay, để đa nớc ta đi lên nền kinh tế thị trờng theo định
hớng xã hội chủ nghĩa thì nền kinh tế nhà nớc đóng một vai trò rất quan trọng.
Để thực hiện đợc vai trò chủ đạo của mình, kinh tế nhà nớc cần luôn đợc đổi mới,
phát triển và nâng cao hiệu quả.
Để làm đợc điều đó, trớc tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong
nền kinh tế nhà nớc, trong đó phải kể đến các đơn vị hành chính sự nghiệp. Vậy,
đơn vị hành chính sự nghiệp là gì ?Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn
vị quản lý hành chính Nhà nớc, đơn vị sự nghiệp kinh tế, văn hoá, giáo dục, thể
thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kỹ thuật hoạt động bằng nguồn
kinh phí khác nh thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh
doanh, nhận biếu, tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện
nhiệm vụ của Đảng và Nhà nớc giao.Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là kế
toán chấp hành ngân sách của nhà nớc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là
công cụ điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành
chính. Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng
năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu
này. Dựa vào báo dự toán, ngân sách nhà nớc cấp kinh phí cho các đơn vị. Chính
vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng
đối với ngân sách nhà nớc.
Để hoàn thành đợc báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thị
Bích Nga ngời đã trực tiếp hớng dẫn em, các thầy cô trong trờng cùng các cô
chú trong phòng kế toán nói riêng và trong trờng tiểu học Thợng Thanh nói
chung đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn cho em.
Tuy nhiên, do thời gian thực tâp có hạn, cũng nh kiến thức của bản thân còn
hạn chế, do đó bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em
mong nhận đợc sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để bài viết của em đợc
hoàn thiện hơn.
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
1

Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Nội dung báo cáo gồm 3 phần:
Phần I Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp.
Phần II Thực tế công tác tại đơn vị.
Phần III Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán.
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
2
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
ch ơng 1 :
các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp
1, Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp
1.1 Khái niệm :
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán
kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp
hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị
1.2 Nhiệm vụ
- Thu thập , phản ánh , xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc
cấp, đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng
các khoản thu phát sinh tại đơn vị
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nớc, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật
thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nớc
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định . Cung cấp
thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các
định mức chi tiêu . Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí,

vốn quỹ ở đơn vị
1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau
- Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác, toàn diện mọi khoản vốn quỹ,kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
3
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và ph-
ơng pháp tính toán
- Số liệu trong báo các tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có đợc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị
1.4 Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp
- Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán vật t tài sản
- Kế toán thanh toán
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ
- Kế toán các khoản thu ngân sách
- Kế toán các khoản chi ngân sách
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị
2 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân
sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán
đầy đủ do Nhà nớc ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
và nội dung hoạt động kinh tế tài chính nào cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt
động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định ngời
chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng
từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa

học hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp
ứng yêu cầu quản lý của đơn vị . Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do
kế toán trởng đơn vị quy định
Trong quá trình vận dụng các chế độ chứng từ kế toán hành chính sự
nghiệp các đơn vị không đuợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định . Mọi hành vi vi phạm
chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất mức độ vi phạm, đợc xử lý theo đúng quy định
của pháp lệnh kế toán thông kê. Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các
văn bản pháp qui khác của Nhà nớc
2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
4
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Ban hành theo quyết định 999TC/ QĐ / CĐKT ngày 02/ 11/ 1996 và sửa đổi
bổ sung theo thông t số 184/ 1998/ TT- BTC ngày 28/ 12 1998 . Thông t số 185/
1998 TT- BTC ngày 28/ 12 / 1998 . Thông t số109/2001/ TT- BTC ngày 31/ 12 /
2001 và thông t số 121/ 2002/ TT- BTC ngày31/ 12/2002 của Bộ tài chính
Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp hệ thống hoá các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế . Tài khoản kế toán đợc sử dụng
trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên,
liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn
vị hành chính sự nghiệp . Nhà nớc Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài
khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nớc bao gồm
các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài bảng cân đối tài khoản .
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế
toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc loại hình hành chính sự nghiệp và những
tài khoản kế toán dùng riêng cho đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài
khoản cấp II của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị
hành chính sự nghiệp .
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống
nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải căn

cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó,
các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp I, cấp II, cấp III và có thể qui định
thêm một số tài khoản cấp II, cấp III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự
nghiệp của đơn vị mình . Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lợng tài khoản
cấp I, cấp II, cấp III....để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ đúng đắn các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục
vụ công tác quản lý của Nhà nớc và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài
chính trong đơn vị
Theo chế đó kế toán hành chính sự nghiệp các hình thức kế toán áp dụng
cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
1. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
a) Đặc điểm :
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
5
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại
theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết
b) Trình tự và phơng pháp ghi sổ
(1) (3)
(4)
(1)
(5) (1)
(2)
(6)
(7)
(7)
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu

: Ghi cuối tháng
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký sổ cái, bảng tổng
hợp chứng từ gốc và sổ quỹ
(2) Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc ta ghi vào nhật ký sổ cái
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
6
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ quĩ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Nhật ký- sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
(3) Những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi
tiết, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan
(4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số
phát sinh
(5) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa tài khoản tiền mặt trong nhật ký sổ cái với số
liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ
(6) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu ở tài khoản t-
ơng ứng trong nhật ký sổ cái
(7) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết
lập báo cáo tài chính
c) Ưu điểm
- Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản dễ làm, dễ hiểu, dễ đối
chiếu , kiểm tra
d) Nhợc điểm
- Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và
lớn, sử dụng nhiều tài khoản có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu sổ kế

toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận lợi cho việc ghi sổ
e) Điều kiện áp dụng
- Đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp
a) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
a) Đặc điểm
- Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc
phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào
các sổ kế toán tổng hợp liên quan
- Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ
thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ
kế toán riêng biệt
b) Trình tự của hình thức ghi sổ
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
7
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
(1) (1)
(2)
(3) (5)
(4)
(8) (6)
(7)
(9) (9)
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp để tiến hành phân loại tổng hợp
để ghi vào sổ quỹ và sổ hạch toán chi tiết
(2) Từ chứng từ gốc ta lập chứng từ ghi sổ

(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thời
gian
(4) Từ chứng từ ghi sổ ta ghi vào sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh
(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết
(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
8
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
(Bảng tổng hợp CTG
Sổ đăng ký
CTGS
Bảng cân đối tài khoản
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ, thẻ hạch toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
(7) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối tài khoản
(8) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
(9) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số
liệu
c) Ưu điểm
- Mẫu sổ có kết cấu mẫu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm thuận lợi cho
công tác phân công lao động kế toán thuận lợi cho việc sử dụng các phơng tiện kỹ

thuật tính toán hiện đại
d) Nhợc điểm
- Việc ghi chép trùng lặp khối lợng ghi chép nhiều, công việc đối chiếu
kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế
toán
e) Điều kiện áp dụng
- Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác nhau
đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán
b) Hình thức nhật ký chung
a) Đặc điểm
-Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian và trình tự ghi sổ theo hệ
thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ
kế toán riềng biệt : Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi
tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt
b) Trình tự của hình thức nhật ký chung
: Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng
(1)
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
9
Chứng từ gốc
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

(7)
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản kế toán sau đó ghi
vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian, tuỳ theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ kinh
tế phát sinh có thể ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết
(2) Kế toán lấy số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán
liên quan
(3) Cuối tháng khoá sổ các thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào
bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh mở theo từng tài khoản kế toán
(4) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh vào sổ cái của tài
khoản tơng ứng
(5) Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên các sổ cái để lập bảng cân đối tài
khoản
(6) Cuối kỳ từ bảng cân đối tài khoản ghi vào báo cáo tài chính
(7) Kế toán lấy số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính
c) Ưu điểm
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
10
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho
việc phân công lao động kế toán cơ giới hoá công tác kế toán
d) Nhợc điểm
- Việc ghi chép trùng lắp

e) Điều kiện áp dụng
- Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lợng các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều lắm
2.3 Lập và gửi báo cáo tài chính
STT Ký hiệu
biểu
Tên biểu báo cáo Thời hạn lập
báo cáo
Nơi nhận
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài
khoản
Quý , năm

2 B02 H Tổng hợp tình hình
kinh phí và quyết
toán KP
Quý, năm

3 B03 - H Báo cáo tình hình
tăng giảm TSCĐ
Năm

4 B04 H Báo cáo kết quả
hoạt động sự nghiệp
có thu
Năm

5 B05 -H Thuyết minh báo
cáo tài chính
Năm

6 F02- 1H Chi tiết kinh phí
hoạt động đề nghị
quyết toán
Quý, năm

7 F02 2H Chi tiết thực chi dự
án đề nghị quyết
toán
Quý, năm

8 Bảng đối chiếu
HMKP
Quý, năm

9 B/ C tiếp nhận và sử
dụng viện trợ không
hoàn lại
Năm

10 B/ C tình hình cho
vay, thu nợ, thu lãi

Năm

11 B/ C tình hình sd
KP quyết toán năm
trớc chuyến sang
Năm

12 B/C tình hình thực
hiện chỉ tiêu dự toán
Năm

2.4 Tổ chức kiểm tra kế toán
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
11
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc qui định về kế
toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách
quan
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán
của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà đơn vị phải tự tổ chức, kiểm
tra công tác kế toán của mình
- Công việc kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên, liên tục . Đơn
vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện
kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị
- Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,
số kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí,
kiểm tra việc thực hiẹn các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ
tài chính kế toán và thu nộp ngân sách
- Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng hay ngời phụ trách kế toán phải chấp
hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp

đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc thuận lợi
2.5 Tổ chức kiểm kê tài sản
- Kiểm kê tài sản là một phơng pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản,
vật t, tiền quĩ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định
- Cuối niên độ kế toán trớc khi khoá sổ kế toán các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản vật t, hàng hoá, tiền quỹ đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để
đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế . Ngoài ra các đơn vị
cần phải tiến hành kiểm kê bất thờng khi cần thiết ( trong trờng hợp bàn giao, giải
thể đơn vị )
3 Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung,
nửa phân tán ) xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán .
Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho
thu thập thông tin vừa chính xác vừa, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
12
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn
- ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động tổ chức theo ngành
phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành,từng
đơn vị hành chính sự nghiệp đợc chia thành ba cấp : Đơn vị dự toán cấp I, đơn vị
dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III . Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành
chính sự nghiệp là do ngân sách Nhà nớc cấp và đợc phân phối và quyết toán theo
từng ngành . Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị dự toán
cấp dới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành
và phải đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và cơ quan tài chính .
Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính tổ
chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đợc tổ chức theo

ngành học phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể : Đơn vị dự toán cấp I là kế toán
cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp
III
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ
của kế toán cấp I và kế toán cấp III. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức
gồm một phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc,
các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân
viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm
tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung
tâm của đơn vị
- Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này đợc thể hiện qua sơ đồ sau
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
13
Trởng phòng kế toán
Kế
toán
Kế
toán
Kế
toán t/
KT
các K/
KT
NKP
Kt
tổng
Nhân viên kinh tế ở
các bộ phận trực thuộc
Phụ trách kế toán ở

đơn vị cấp dới
Phân
chia
ra
các
phần
hành
kế
toán
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
4, Nội dung phần hành kế toán
4.1 Kế toán vốn bằng tiền
4.1.1 Khái niệm : Vốn bằng tiền ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các
loại : Tiền mặt( kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác), vàng, bạc, kim khí
quí, đá quí các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ở ngân hàng hoặc kho bạc
4.1.2 Nội dung kế toán vốn bằng tiền
- Tiền mặt tại quĩ
- Tiền gửi ngân hàng
- Vàng bạc,kim khí quí, đá quí
- Chứng chỉ có giá
4.1.3 Nguyên tắc
- Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về quản lý, lu thông tiền tệ hiện hành
của Nhà nớc
- Vốn bằng tiền phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ. Vàng, bạc,
kim khí quí, đá quí và ngoại tệ đợc đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán . Về
nguyên tắc vàng, bạc, ngoại tệ, kim khí quí, đá quí hạch toán trên các sổ tài khoản
vốn bằng tiền phải đợc phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp
vụ . Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi kho bạc,
ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ đợc đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán
. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế đợc phản ánh vào tài khoản

413- chênh lệch tỷ giá
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
14
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Đối với vàng, bạc, kim khí quí, đá quí ngoài việc theo dõi về mặt giá trị
còn phải đợc quản lý về mặt số lợng, chất lợng, qui cách theo đơn vị đo lờng thống
nhất của Nhà nớc Việt Nam. Các loại ngoại tệ phải đợc quản lý theo từng nguyên
tệ
4.1.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 111 : Tiền mặt
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ
tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá .Chỉ
phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc , đá
quý, kim khí quí thực tế nhập quĩ
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Các khoản tiền mặt tăng do :
- Nhập quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng
chỉ có gía
- Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ
Bên Có : Các khoản tiền mặt giảm do
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quí, đá quí và các chứng
chỉ có gía
- Thiếu hụt quĩ do kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ
Số d bên Nợ : Các khoản tiền mặt, kim khí quí, đá quí và các chứng chỉ có
gía còn lại cuối kỳ
Tài khoản này có 4 tài khoản cấp II
+ Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1112 : Ngoại tệ

+ Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quí
+ Tài khoản 1114 : Chứng chỉ có giá
* Tài khoản 007 : Ngoại tệ các loại
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
15
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Công dụng : Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo
nguyên tệ của các loại nguyên tệ ở đơn vị
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Số ngoại tệ thu vào
Bên Có : Số ngoại tệ xuất ra
D Nợ : Số ngoại tệ còn lại
* Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản này có 3 tài khoản cấp II
+ Tài khoản 1121 : Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1122 : Ngoại tệ
+ Tài khoản 1123 : Vàng, bạc, đá quí
4.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1. Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quĩ tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 112
2. Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng ghi
Nợ TK 112
Có TK111
3. Khi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK111, 112
Có TK 441, 461, 462
4. Khi thu đợc các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí bằng TM, TGNH
Nợ TK 111, 112
Có TK 511

5. Khi thu đợc các khoản tạm ứng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 111, 112
Có TK 312
6. Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dới hoặc thu hộ cấp dới bằng tiền
mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 111, 112
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
16
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Có TK 342
7. Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê cha xác định đợc nguyên nhân chờ xử
lý
Nợ TK 111,
Có TK 331
8. Khi thu đợc lãi cho vay, lãi trái phiếu .....
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
9. Phát sinh các khoản chênh lệch do đánh giá lại ngoại tệ
Nợ TK 111, 112
Có TK 413
10. Khi chi tiền mua vật liệu , công cụ, hàng hoá
Nợ TK 152 ,155
Có TK 111, 112
11.Khi chi tiền mua tài sản cố định đa ngay vào sử dụng cho hoạt động sự
nghiệp, dự án ......
Nợ TK 211, 213
Có TK 111, 112
Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm tài sản cố định để ghi tăng
nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định
Nợ TK 431, 441, 661, 662

Có TK 466
12. Khi chi các khoản đầu t XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện
dự án đề tài .........
Nợ TK 241, 661, 662 , 631
Có TK 111, 112
13. Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi tra l-
ơng
Nợ TK 331, 334
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
17
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Có TK 111, 112
14. Chi tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi
Nợ TK 312
Có TK 111, 112
15. Cấp kinh phí cho cấp dới
Nợ TK 341
Có TK 111, 112
16. Chi hộ cấp trên hoặc cấp dới bằng tiền
Nợ TK 342
Có TK 111, 112
17. Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí cho Nhà nớc
Nợ TK 333
Có TK 111
18. Nộp BHXH, BHYT bằng tiền mặt hoặc tiền gửi
Nợ TK 333
Có TK 111, 112
19. Khi chi quĩ cơ quan bằng tiền
Nợ TK 431
Có TK 111, 112

20. Số thiếu quĩ phát hiện khi kiểm kê
Nợ TK 311
Có TK 111
21. Phát sinh giảm khi đánh giá lại số d ngoại tệ
Nợ TK 413
Có TK 111, 112
4.1.6 Sổ kế toán
- Sổ chi tiết : + Sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi
+ Sổ theo dõi tiền mặt , TGBK, ngân hàng bằng ngoại tệ
- Sổ tổng hợp : + Nhật ký- sổ cái
+ Nhật ký chung
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
18
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
+ Chứng từ ghi sổ
4.2 Kế toán vật t , TSCĐ
Vật t
4.2.1 Khái niệm : Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tợng lao động
mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị . ở đơn vị hành chính sự
nghiệp VLDC là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động hành
chính sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao
4.2.2 Nội dung
- NVL dùng cho công tác chuyên môn của đơn vị HCSN :
+ Các loại thuốc dùng khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực, in, ấn dùng cho
văn phòng
+ Đối với đơn vị có tiến hành sản xuất :
Nhiên liệu : Than, củi, xăng, dầu
Phụ tùng thay thế
Dụng cụ : ấm, chén, máy tính cá nhân...........
4.2.3 Nguyên tắc

- Phải chấp hành đầy đủ các qui định nhập, xuất kho VLDC
- Chỉ hạch toán vào tài khoản 152 giá trị thực tế của VLDC xuất, nhập
kho
- ở kho : Thủ kho mở sổ kho để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của từng
loại VLDC
- ở phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ chi tiết VLDC để ghi chép cả về
số lợng của từng loại VLDC nhập, xuất, tồn
- Hạch toán VLDC phải ghi theo giá thực tế
` + Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế mua ngoài nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + VAT
Giá thực tế vật liệu tự chế nhập khẩu là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý để bỏ
ra sản xuất VLDC đó
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
19
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Giá thực tế VLDC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác
định trên cơ sở giá trị hiện còn của VLDC đó
+ Giá thực tế xuất kho
Giá thực tế đích danh
Giá thực tế nhập trớc xuất trớc
Giá thực tế nhập sau xuất trớc
Giá thực tế bình quân gia quyền
4.2.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 152 vật liệu ,dụng cụ
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình
biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho
- Trị giá vật liệu , dụng cụ thừa khi kiểm kê
Bên Có : - Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho

- Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê
D Nợ : Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ còn trong đơn vị
- Tài khoản này có hai tài khoản cấp II : 1521- Vật liệu
1526 Dụng cụ
* Tài khoản 005 : Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại dụng cụ
lâu bền đang sử dụng tại đơn vị . Đây là những dụng cụ có giá trị tơng đối lớn có
thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải đợc quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho
đến khi báo hỏng . Dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải đợc kế toán chi tiết cho
từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng nguời chịu trách nhiệm vật chất .
Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo các chỉ tiêu số
lợng, đơn giá và thành tiền
Nội dung và kết cấu
Bên Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra để sử dụng
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
20
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Bên Có : Giá trị dụng cụ lâu bền giảm giá do báo hỏng, mất và các nguyên
nhân khác
D Nợ : Giá trị dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị
4.2.5 Các nghiệp vụ kinh tế
1. Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài :
a, Trờng hợp mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp,dự án
đề tài
Nợ TK 152
Nợ TK 661, 662 ( dùng ngay cho dự án, đề tài )
Có TK 111, 112, 331, 312
b, Trờng hợp mua vật liệu dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Nợ TK 152, 631

Nợ TK 3113
Có TK 111, 112, 331
- Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Nợ TK 152 , 631
Có TK 111, 112, 331
c, Các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu đợc
hạch toán trực tiếp vào đối tợng sử dụng
Nợ TK 661, 662, 631
Có TK 112, 112, 331
2. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do đợc cấp kinh phí hoặc vốn ghi :
Nợ TK 152
Có TK 441, 461, 462, 411
3. Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê, cha xác định rõ nguyên
nhân
Nợ TK 152
Có TK 331
4. Nhập kho các loại vật liệu, dụng cụ vay mợn của các đơn vị khác
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
21
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Nợ TK 152
Nợ TK 661 (Không nhập kho sử dụng ngay
Có TK 331
5. Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp,
sản xuất kinh doanh, dự án
Nợ TK 631, 661, 662
Có TK 152
Đồng thời ghi Nợ TK 005
Khi nhận đợc giấy báo hỏng, mất ghi Có TK 005
6. Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dới bằng vật liệu, dụng cụ

- Đối với đơn vị cấp trên
Nợ TK 341
Có TK 152
- Đối với đơn vị cấp dới khi nhận
Nợ TK 152, 661
Có TK 461
7. Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách hàng
ghi
Nợ TK 312
Có TK 152
8. Xuất kho vật liệu sử dụng cho mục đích XDCB
Nợ TK 241
Có TK 152
Đồng thời ghi Nợ TK 005
Khi nhận giấy báo hỏng mất ghi Có TK 005
9. Xuất kho dụng cụ cho vay cho mợn
Nợ TK 311
Có TK 152
10.Vật liệu dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê cha xác định rõ nguyên
nhân
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
22
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
- Phản ánh giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê
Nợ TK 311
Có TK 152
- Khi có quyết định xử lý
Nợ TK 334, 111
Có TK 311
11.Đối với vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trớc

- Đối với vật t hàng hoá còn sử dụng đợc
+ Trong năm khi xuất vật t, hàng hoá không sử dụng đợc
Nợ TK 337
Có TK 152
+ Cuối năm kế toán tiến hành lập báo cáo phân tích riêng phần vật t hàng
hoá tồn kho năm trớc chuyển sang sử dụng trong năm
- Đối với vật t không sử dụng đợc
+ Khi xuất kho vật t hàng hoá thanh lý nhợng bán
Nợ TK 337
Có TK 152
4.2.6 Sổ kế toán liên quan : Sổ kho
Sổ chi tiếtVLDC
Bảng tổng hợp chi tiết VLDC
Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký sổ cái
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
o Tài sản cố định
4.2.1.1 Khái niệm : Tài sản cố định là những TLLĐ và tài sản khác có giá trị
lớn và thời gian sử dụng lâu dài . Những TLLĐ và tài sản khác đợc xếp là TSCĐ
có đủ tiêu chuẩn
- Có gía trị từ 5.000.000 trở lên
- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
23
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
4.2.1.2 Nội dung
- TSCĐ gồm hai loại : TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
+ TSCĐ hữu hình gồm : Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phơng
tiện vận tải truyền dẫn, phơng tiện quản lý, TSCĐ khác
+ TSCĐ vô hình gồm : Bằng phát minh sáng chế

Bản quyền tác giả
Chi phí phần mềm máy vi tính
4.2.1.3 Nguyên tắc
- TSCĐ hữu hình :
+ Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên tài khoản 211theo nguyên giá kế
toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ
+ Theo dõi chi tiết từng đối tợng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa
điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ
- TSCĐ vô hình
+ Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến TSCĐ vô hình trong
quá trình hình thành, trớc hết tập hợp vào tài khoản 214 . Khi kết thúc quá trình
đầu t phải xác định tổng chi phí thực tế đầu t theo từng đối tợng tập hợp chi phí,
ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình bên Nợ TK 213
+ TSCĐ vô hình đợc theo dõi chi tiết theo từng đối tợng ghi TSCĐ trong
sổ TSCĐ
4.2.1.4 Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có,tình hình
biến động các loại TSCĐHH của đơn vị theo nguyên giá
Nội dung kết cấu
Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐHH tăng do mua sắm, do hoàn thành XDCB
bàn giao đa vào sử dụng, do đợc cấp phát, do đợc biếu tặng,viện trợ
- Điều chỉnh tăng nguyên TSCĐ do xây lắp, trang thiết bị thêm hoặc do
cải tạo, nâng cấp
- Các trờng hợp khác làm tăng nguyên giá TSCĐ
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
24
Chuyên đề thực tập Trần Thanh Thuý K37 A11
Bên Có : - Nguyên giá TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác,
do nhợng bán, thanh lý hoặc do những lý do khác

- Nguyên giá TSCĐHH giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận
- Các trờng hợp khác làm giảm nguyên giá của TSCĐ
D Nợ : Nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị
* Tài khoản 213 Tài sản cố định vô hình
Bên Nợ :- Nguyên giá TSCĐVH tăng
Bên Có :- Nguyên giá TSCĐVH giảm
D Nợ : - Nguyên giá TSCĐVH hiện có
* Tài khoản 001- Tài sản thuê ngoài
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh gía trị của tất cả các loại
tài sản mà đơn vụ đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng . Giá trị tài
sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này lầ giá trị tài sẩn đợc hai bên thống nhất
trong hợp đồng thuê tài sản
Nội dung kết cấu
Bên Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài tăng khi thuê
Bên Có : Giá trị tài sản thuê ngoài giảm khi trả
D Nợ : Giá trị tài sản thuê ngoài hiện có
4.2.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
- Đối với TSCĐ hữu hình
+ Các nghiệp vụ tăng TSCĐHH
1. Trờng hợp tăng do mua sắm
a, Nếu rút HMKP hoạt động mua TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp
Có TK 008
- Nếu không phải qua lắp đặt, chạy thử mua về dùng ngay
Nợ TK 211
` Có TK 461
- Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử
Nợ TK 241
Có TK 431
Trờng Trung học Kinh tế Hà Nội
25