Kinh nghiệm “quản lý” thời gian docx

Kinh nghiệm “quản
lý” thời gian
Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam
kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử
dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của
mình:
Duy trì danh sách công việc:
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên.
Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ
không bao giờ phải quên hay bỏ sót
bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này, hoặc là lưu trong
điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa
dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ thể.

Xác định rõ thời gian:
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất.
Nếu thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất
được việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ.
Chẳng hạn như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng
trong khi phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.

Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:
Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của
mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của
riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công
việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày
cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút,
chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng
thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành

động của mình.

Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:
Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày
và để điện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung
mỗi ngày. Nếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho
nó.

Hãy trật tự và ngăn nắp:
Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ
dàng tìm thấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường
tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tránh sự ngắt quãng:
Nếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-
rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian
lắng nghe những câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của
bạn đến bàn khi bạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm
khác để nói chuyện.

Cùng cộng tác:
Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc
đúng thời hạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn
nào. Bạn cũng mong muốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy
kéo thêm chút thời gian vào hạn cuối của mỗi dự án để phòng trừ những
trường hợp bất khả kháng.

Tránh những giám sát không cần thiết:
Nếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để
họ đảm trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều

người cứ lãng phí thời gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo
cáo về dự án của người khác. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động
trực tiếp đến công việc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề
nghiệp của bạn thì hãy biểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói
chuyện mang tính hỗ trợ vào một thời điểm thích hợp.
Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật:
Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên
lịch và theo sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn
thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng
cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết
hơn.

Giữ vững tiến độ:
Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1
dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa.
Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và
tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.

Lựa chọn dự án một cách cần thận:
Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và
tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính
đáng để
từ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp
thường biết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát
triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành
nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với
một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau
hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong
khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến quá tải.

Không trì hoãn:
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở
mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho
những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con
số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ
ít bị phân tâm nhất.

Tự thưởng:
Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm
cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân.
Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy.
Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly café khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật
hay lên kế hoạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra.