Tổ chức cuộc họp pot

Tổ chức cuộc họp


Nguyên tắc 1: chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của
người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh
nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp
kết thúc.

Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên c
ần có giấy,
viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử
dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong
một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên
việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự
chu đáo của Bạn.

Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính,
máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v bạn phải chuẩn
bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm
càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy
hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương
án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết
bị hỏng mà không tốn thời gian.
Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là ngư
ời
điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn
đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra,
cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như
vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể
nhất liên quan đến cuộc họp.

Nguyên tắc 2: không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.
Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều
về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để
thực hiện các vấn đề khác, thực hiện những gì mình nói cũng như làm
những việc khác.

Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ
giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải,
không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành
viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.

Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp ch
ưa thông,
còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ tọa để có một quyết định
cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ
họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đ
ạo sẽ họp với
bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.

Bạn phải chú ý nhấn mạnh vấn đề đang tồn đọng chưa giải quyết trong
biên bản cuộc họp và gửi đến tất cả các thành viên cuộc họp. Thiếu sót
vấn đề này trong biên bản sẽ khiến cho các thành viên còn ấm ức về vấn
đề chưa giải quyết nổi giận vì cho rằng họ bị phủ nhận hoặc bỏ qua.
ST