Bí quyết giải quyết những vụ tố cáo trong công ty pptx

Bí quyết giải quyết những vụ tố cáo trong công ty
Công ty bạn thật sự rơi vào tình trạng căng thẳng sau khi có một nhân viên
trong công ty gửi lên lãnh đạo đơn tố cáo đồng nghiệp về một hành vi có thể gây
hậu quả nghiêm trọng cho công ty, hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến nạn nhân là
người tố cáo. Đây không phải là chuyện hiếm thấy nơi công sở.
Thật khó chịu đối với các CEO khi họ buộc phải trở thành những "thám tử"
và "quan toà" bất đắc dĩ. CEO cần phải có khả năng phán đoán tài tình, nhìn nhận
vấn đề thông suốt, am hiểu luật pháp, và trên tất cả, phải công bằng để dàn xếp sự
vụ trong nội bộ công ty và hạn chế tối đa những thiệt hại có thể xảy ra. Tuy nhiên,
khi mọi chuyện đã vượt quá giới hạn và không thể "đóng cửa bảo nhau" được nữa,
CEO sẽ phải chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền.
Sau đây là những lời khuyên hữu ích của nhằm giúp các CEO có biện pháp
giải quyết những vụ tố cáo trong công ty một cách êm thấm nhất theo khả năng và
quyền hạn của mình.
Bước thứ nhất: Đánh giá tính chất vụ việc
Để tiến hành điều tra quy mô trong công ty, có nghĩa công ty bạn đã được
đặt vào tình trạng khẩn cấp, nội tình căng thẳng, uy tín bị giảm sút, công việc
ngưng trệ và gián đoạn, chưa kể đến những khoản chi phí tốn kém cũng như công
sức các nhà quản lý và đại diện cơ quan chức năng dành cho cuộc điều tra.
Bởi vậy, bạn và các nhà quản lý khác phải nhìn nhận ngay: đây là vấn đề
lớn hay nhỏ, tính chất vụ việc và mức độ nghiêm trọng của nó đến đâu? Đánh giá
vụ việc đã thực sự vi phạm pháp luật chưa? Từ đó đưa ra ít nhất ba phương án: (1)
giải quyết riêng tư giữa hai bên tố cáo, (2) tập thể sẽ xác minh, giải quyết, phán xét
và đưa ra phương án xử lý hoặc (3) trình báo cho cơ quan có thẩm quyền giải
quyết vụ việc. Bạn phải hết sức thận trọng, bởi có những trường hợp bề ngoài
dường như đơn giản, nhưng rút cục lại gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty và
cá nhân bạn, với tư cách nhà quản lý.
Bước thứ hai: Quyết định nhanh chóng nếu cần thiết
Nếu vụ việc có biểu hiện vi phạm pháp luật rõ ràng, với tính chất nghiêm
trọng như hành hung đồng nghiệp, biển thủ công quỹ… là những việc làm ảnh
hưởng đến hoạt động của công ty, bạn phải trình báo ngay cho cơ quan chức năng.

Những đơn tố cáo về vấn đề nhạy cảm như hành vi quấy rối tình dục đồng nghiệp,
ăn cắp bí mật kinh doanh của công ty cũng phải được giải quyết nhanh chóng, có
biện pháp lập tức ngăn ngừa hành động của nhân viên, trước khi điều đó có thể trở
thành hành vi phạm pháp.
Bước thứ ba: Lựa chọn điều tra viên hoặc thuê thám tử
Ngay sau khi có quyết định xác minh sự việc một cách toàn diện, điều tra
viên là những người có nhiệm vụ thu thập thông tin, chứng cứ xung quanh vụ việc
được trình báo để giúp CEO có hướng giải quyết. Điều tra viên phải là những
người có uy tín, đạo đức và được mọi người trong công ty tín nhiệm, tôn trọng.
Bên cạnh đó, họ còn phải hội tụ những năng khiếu riêng được thể hiện trong quá
trình công tác như khả năng đánh giá vấn đề, thu thập thông tin, cố vấn cho CEO
Ngoài ra, trong thời đại mà dịch vụ thám tử đang nở rộ như hiện nay, các
công ty cũng có thể thuê đội thám tử chuyên nghiệp điều tra vụ việc. Nên nhớ, các
điều tra viên và thám tử phải được tạo mọi điều kiện làm việc thuận lợi nhất nhằm
đảm bảo tiến độ giải quyết vụ việc.
Bước thứ tư: Lên kế hoạch điều tra
Đây là giai đoạn mà bạn và đội ngũ điều tra viên phải ra tay "tác nghiệp".
Trước hết, hãy xác định những thông tin và tình tiết mấu chốt của vụ việc. Sau đó,
tiến hành thu thập tất cả các thông tin liên quan đến lời tố cáo, ưu tiên cho những
thông tin đắt giá mang tính chất quyết định làm sáng tỏ vụ việc. Tiếp theo là lên
danh sách những người cần chú ý hay thẩm vấn cùng những nội dung cần lấy ý
kiến.
Bạn phải song song tìm kiếm người làm chứng kèm theo bằng chứng thuyết
phục nhất. Bạn cũng nên thu thập thêm những thông tin hỗ trợ có thể sẽ ảnh hưởng
đến quá trình giải quyết. Trong trường hợp mọi chuyện ngày càng phát triển phức
tạp, những thông tin đó sẽ có thể hữu ích đối với cơ quan chức năng khi họ tiếp
nhận sự vụ.
Bước thứ năm: Tiến hành thu thập ý kiến và bằng chứng
Nên nhớ đây không phải là cuộc hỏi cung của cơ quan điều tra, mà chỉ là
buổi thảo luận, trao đổi ý kiến tại công ty giữa điều tra viên, nhà quản lý với các

thành phần liên quan đến đơn tố cáo nhằm thu thập được những thông tin có thể
giải quyết vụ việc. Hai đối tượng quan trọng nhất cần được lấy ý kiến là người tố
cáo (cũng có thể là nạn nhân trực tiếp) và người bị tố cáo. Và bạn đừng quên mời
các bên liên quan, các nhân chứng đến làm việc. Nghệ thuật phỏng vấn và đối
thoại được tích lũy sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình khai thác các đối tượng
này.
Tốt nhất là đặt ra những câu hỏi bất ngờ, đánh vào tâm lý đối tượng, cụ thể
là dạng câu hỏi "đúng hay sai" sẽ buộc đối tượng phải trả lời dứt khoát, không
quanh co. Với các nhân chứng, tâm lý e ngại phiền toái sợ trả thù đã khiến họ tỏ ra
thiếu trung thực và kém nhiệt tình trong việc hợp tác, do đó điều tra viên cũng như
nhà quản lý công ty nên thuyết phục và động viên họ hãy vì lợi ích của đồng
nghiệp và của toàn công ty.
Nguồn chứng cứ dễ tìm nhất nằm trong kho tài liệu hợp pháp của công ty
như băng hình của hệ thống camera đặt tại nơi làm việc, các tài liệu, thư từ, e-mail,
lịch trình làm việc của cá nhân và tập thể Sau đó, bạn hãy bắt đầu thu thập thông
tin bằng cách bí mật theo dõi đối tượng, chụp ảnh và quay phim Với các vụ trộm
cắp, việc điều tra mở rộng hay tìm hiểu các mối quan hệ của đối tượng là rất cần
thiết.
Bước thứ sáu: Đánh giá tổng quan công tác điều tra
Đây là lúc bạn sắp xếp lại toàn bộ kết quả thu thập được từ cuộc điều tra để
khám phá xem sự thật nằm ở góc khuất nào. Những thông tin nào thuyết phục
nhất? Chứng cứ nào đáng tin cậy và đủ cơ sở kết luận nhất? Đồng thời, CEO và
đội ngũ điều tra viên sẽ thảo luận, mổ xẻ những tình tiết còn nghi ngờ.
Tuy nhiên, một khó khăn lớn mà các nhà quản lý và đội ngũ điều tra viên
phải đối mặt là sự mâu thuẫn giữa các thông tin thu thập được, hoặc các nhân
chứng và vật chứng không hoàn toàn thuyết phục. Khó khăn này làm cho đa số các
cuộc điều tra lâm vào thế bế tắc, còn CEO cũng không có được những quyết định
đúng đắn và kịp thời.
Bước thứ bảy: Công bố quyết định
Tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc mà nhà quản lý đưa ra hình thức

xử lý. Nếu sự việc chỉ nằm trong phạm vi nội bộ công ty, tập thể sẽ lựa chọn giữa
các hình thức xử lý như kỷ luật, phê bình, sa thải hoặc chuyển công tác, mức độ
nhẹ hơn là nhắc nhở, góp ý của lãnh đạo dành cho các cá nhân liên quan. Nếu vụ
việc diễn tiến quá phức tạp, có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc các tình tiết nghi
vấn chưa được làm sáng tỏ trong quá trình xác minh thì CEO ngay lập tức phải
chuyển giao cho cơ quan điều tra.
Bước thứ tám: Lưu giữ các tài liệu liên quan đến vụ việc
Ngay sau khi kết thúc công việc xác minh và có quyết định cụ thể, bạn nên
viết một bản báo cáo, nêu rõ nội dung vụ việc, phương án điều tra, các thông tin
thuyết phục nhất và quyết định của công ty dành cho đối tượng liên quan. Điều
này hợp thức hóa quá trình xác minh, chứng tỏ rằng nhiệm vụ và trách nhiệm của
công ty bạn đã theo đúng trình tự và thẩm quyền. Bên cạnh đó, bản báo cáo này
cũng sẽ là minh chứng đủ cơ sở trong trường hợp các nhân viên của bạn tiếp tục
lôi vụ việc này ra để kiện cáo lẫn nhau trên các phương tiện truyền thông đại
chúng.
Bước thứ chín: Giám sát công tác thực hiện quyết định và rút kinh nghiệm
Qua mỗi vụ việc như vậy, CEO cần theo dõi việc triển khai quyết định có
được thực hiện nghiêm túc hay không, các bên liên quan đã hoàn toàn chấm dứt
mâu thuẫn chưa, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhân
sự, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và bảo mật của công ty. Đây cũng là dịp
để bạn xác định những "lỗ hổng" trong an ninh như đảm bảo an toàn cho nhân
viên và bảo vệ bí mật kinh doanh còn lỏng lẻo, cơ chế hoạt động chưa thực sự hợp
lý dẫn đến bất đồng trong đội ngũ nhân viên, từ đó có kế hoạch chấn chỉnh về lâu
dài.
Tóm lại, với tư cách là CEO, bạn hãy cố gắng sao cho mọi vụ việc đều
được giải quyết một cách êm thấm, có lý có tình và theo nguyên tắc "các bên cùng
thắng". Muốn như vậy, bạn cần phải trau dồi kiến thức về luật pháp để nhận ra
những vụ việc nào nằm trong thẩm quyền giải quyết của công ty mình, và những
vụ việc nào buộc phải chuyển giao cho cơ quan chức năng điều tra nhằm tránh
những sai lầm nghiêm trọng ảnh hưởng đến cá nhân mình và công ty trong tương

lai.