Làm thế nào để có thêm 1 giờ nữa trong ngày? doc

Làm thế nào để có thêm 1 giờ nữa trong ngày?
Ai trong chúng ta cũng kêu quá bận rộn và thiếu thời gian, nhưng thực tế có
phải như vậy?

Bạn sẽ làm gì nếu có thêm 1 giờ? Nghe có vẻ như một chi tiết "đưa chuyện
làm quà" trong một vở hài kịch lãng mạn phải không? Nhưng thực tế đây đúng là
cơ hội mà nhiều người thường nhận được vào thời điểm này mỗi năm.
Đó là tôi đang nói đến hiện tượng chuyển từ chế độ Giờ mùa hè sang chế
độ Thời gian chuẩn bằng cách vặn ngược kim đồng hồ về sớm 1 tiếng (Đó là hiện
tượng mùa hè ngày dài hơn và mùa đông ngày ngắn hơn như câu ca dao của ông
cha ta: Đêm tháng năm chưa nằm đã sáng, Ngày tháng 10 chưa cười đã tối - ND).
Tôi phải nói trước rằng đó thực ra không phải là một giờ "cộng thêm" đâu.
Bạn phải trả lại số giờ đó vào mùa xuân, và nó cũng không ảnh hưởng gì tới tuổi
thọ của bạn cả. Tuy vậy, thiết nghĩ cũng nên cân nhắc xem chúng ta nên làm gì với
số thời gian thêm, bởi một trong những mối quan tâm thường xuyên nhất của các
nhà quản lý là "không có đủ" thời gian.
Cách đây mấy năm, tôi cùng Robert H. Schaffer có viết một bài báo cho
HBR về vấn đề tại sao các nhà quản lý lại làm lãng phí thời gian. Trong bài báo
này, chúng tôi có nhắc đến một câu hỏi từng được đặt ra cho rất nhiều nhà quản lý:
"Giả sử vị chủ tịch công ty bạn yêu cầu bạn thực hiện một nhiệm vụ đặc
biệt cho bà ta. Nhiệm vụ này sẽ chiếm mất 1 ngày mỗi tuần, còn với số thời gian
còn lại, bạn vẫn phải tiếp tục làm các công việc hàng ngày của mình. Liệu bạn có
chấp nhận thực hiện nhiệm vụ đó không?"
Tính cho tới nay chúng tôi đã hỏi câu này với hàng trăm người ở vị trí quản
lý - vốn vẫn luôn than phiền về việc họ không có đủ thời gian - và 99% nói rằng
họ sẽ chấp nhận.
Trên thực tế, tất cả chúng ta đều có sẵn những giờ "cộng thêm" mà không
cần phải vặn ngược kim đồng hồ. Tuy nhiên, đôi khi phải đợi đến khi có yêu cầu
của cấp trên hoặc một cuộc khủng hoảng về khách hàng thì chúng ta mới có thể
"tìm ra" chúng; và cũng có khi đó là một động lực cá nhân, chẳng hạn như sắp xếp
công việc để chuẩn bị đi nghỉ dài ngày.

Nhưng tất cả chúng ta đều biết rằng có tồn tại những giờ "ẩn" đó, chỉ có
điều là chúng thường bị "chôn vùi" trong những cuộc gặp gỡ vô bổ, những quá
trình làm việc kém hiệu quả, những sự gián đoạn, những cách tiếp cận sai lầm,
những thời gian bỏ phí cho việc hoàn thiện bản báo cáo PowerPoint, những hồ sơ
đặt sai chỗ, cùng vô vàn các yếu tố gây lãng phí thời gian khác.
Có thể chúng ta cho rằng đó là "chuyện thường ngày ở huyện" vì chẳng có
ai hoàn hảo cả - nhưng trong tiềm thức (và đôi khi là cả trong ý thức) của mình,
chúng ta biết rằng những hoạt động kém hiệu quả đó có tác dụng tạo ra một bước
đệm, đề phòng trường hợp chúng ta đột nhiên phải tăng tốc.
Nhưng có vẻ như phần lớn các nhà quản lý đều có nhiều "bước đệm" hơn
thực tế sử dụng của họ - và thay vì "dự trữ" chúng để dùng trong một cuộc khủng
hoảng hay một dịp đặc biệt nào đó, họ có thể bỏ ra một chút thời gian trong đó để
khiến khối lượng công việc trở nên nhẹ nhàng hơn.
Nếu bạn cũng đang ở trạng thái như vậy, hãy làm theo hai gợi ý sau đây để
"tóm cổ" một vài giờ "nhàn rỗi":
1. Phân tích nhanh về lịch làm việc
Hãy xem lại lịch làm việc của bạn vài tháng trước đây. Sau đó, đánh dấu
những hoạt động hay cuộc gặp gỡ thực sự có ích, giúp bạn đạt được mục tiêu mà
cá nhân hoặc công ty đã đề ra.
Tiếp theo, hãy nhìn vào những hoạt động còn lại. Hoạt động nào hoàn toàn
không có tác động gì tới việc thực hiện các mục tiêu? Nếu bạn không bỏ thời gian
làm việc đó, thì có gì khác biệt xảy ra hay không?
Hãy để ý tới những sự việc lặp đi lặp lại. Cuối cùng, hãy kiểm tra lịch trình
làm việc của mình trong vài tháng tới để xác định xem có những buổi gặp hay hoạt
động nào không cần thiết, có thể bỏ qua hoặc loại đi không.
2. Hỏi ý kiến người khác
Chúng ta thường không nhận biết được thời gian mình đã bỏ phí - tuy nhiên
những người xung quanh lại thấy rất rõ.
Vì vậy, bước tiếp theo bạn cần làm là hỏi nhân viên cấp dưới hoặc đồng
nghiệp của mình, nhờ họ chỉ ra những hoạt động bạn nên thực hiện bớt thường

xuyên hơn, làm nhanh hơn, hoặc không cần thiết phải làm.
Ví dụ, một vị quản lý sau khi hỏi về vấn đề này đã được người khác cho
biết rằng ông không cần phải tham dự vào các cuộc họp tuần do cấp dưới thực
hiện nữa.
Chẳng ai trong chúng ta có thể "kiếm" thêm thời gian chỉ bằng một thao tác
đơn giản là vặn ngược kim đồng hồ, chúng ta buộc phải tìm cách khác.
Bạn tìm thời gian thêm của mình bằng cách nào?