Báo cáo tốt nghiệp: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi potx

Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

TRƯỜNG
KHOA………
………… o0o…………

Báo cáo tốt nghiệp
Đề tài :
Xây dựng phần mềm quản lý thư
viện trường Cao đẳng Cơ Điện &
Thủy Lợi
1
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên hướng dẫn
2
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Th.s Nguyễn Minh Quý
3
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 1

















Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên phản biện
4
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 2

Hưng Yên, ngày … tháng ……. năm 2010
Giáo viên phản biện
5
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
MỤC LỤC
Nội dung Trang
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 2
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 1 4
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 2 5
MỤC LỤC 6
DANH MỤC CÁC BẢNG 11
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 14
LỜI CẢM ƠN 16

PHẦN I. MỞ ĐẦU 18
1.Lý do chọn đề tài 18
2.Khách thể và đối tượng nghiên cứu 18
3.Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 18
4.Mục đích nghiên cứu 18
5.Nhiệm vụ nghiên cứu 18
6.Phương pháp nghiên cứu 19
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 19
PHẦN II. NỘI DUNG 19
CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 19
1.1.Quá trình khảo sát 19
1.1.1.Địa điểm khảo sát 19
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại 19
1.1.2.Lịch trình khảo sát 19
6
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
1.2.Kết quả khảo sát thực trạng 19
1.2.1.Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát 20
1.2.2.Cơ sở vật chất kỹ thuật 20
1.2.3.Thực trạng quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu 20
1.2.4.Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại 22
1.2.5.Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới 22
1.2.6.Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới 23
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG 23
2.1.Quy trình nhập tài liệu 23
2.2.Quy trình mượn tài liệu 24
2.3.Quy trình trả tài liệu 25
2.4.Xử lý độc giả vi phạm 26
2.5.Quy trình xử lý tài liệu 27

2.6.Quy trình tìm kiếm thông tin 27
2.7.Quy trình làm thẻ thư viện 29
2.8.Quy trình hủy thẻ thư viện 30
2.9.Thống kê, báo cáo và in ấn 31
CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THEO UML 35
3.1. Các chức năng của hệ thống 35
3.1.1. Quản trị hệ thống 35
3.1.2. Quản lý tài liệu 36
3.1.3. Quản lý độc giả 36
3.1.4. Quản lý mượn, trả tài liệu 36
7
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
3.1.5. Tìm kiếm thông tin 37
3.1.6. Thống kê, báo cáo và in ấn 37
3.2. Biểu đồ Usecase 38
3.2.1. Danh sách Actor của hệ thống 38
3.2.2. Danh sách Use case của hệ thống 38
3.2.3. Vẽ biểu đồ Usecase 41
3.2.4. Đặc tả các Usecase 46
Giao diện (5.3.2. Giao diện form “Phân quyền”) 51
3.3. Biểu đồ lớp 68
3.3.1. Danh sách các lớp 68
3.3.2. Vẽ biểu đồ lớp 77
3.4. Biểu đồ tuần tự 79
3.4.1. Nhóm các chức năng Quản trị hệ thống 80
3.4.2. Nhóm chức năng Quản lý tài liệu 82
3.4.3. Nhóm chức năng Quản lý độc giả 84
3.4.4. Nhóm chức năng Quản lý mượn trả tài liệu 85
3.4.5. Chức năng Tìm kiếm thông tin 87
3.4.6. Chức năng Thống kê, báo cáo 87

3.4.7. Chức năng In ấn 88
CHƯƠNG IV. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 88
4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 89
4.1.1. Bảng “tblNguoidung” (Người dùng) 89
4.1.2. Bảng “tblChucnang” (Danh sách menu – chức năng) 89
4.1.3. Bảng “tblQuyenhan” (Danh sách quyền tương ứng với menu) 89
8
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
4.1.4. Bảng “tblQuyDinh” (Quy định thư viện) 90
4.1.5. Bảng “tblDKTaoThe” (Đăng ký tạo thẻ) 90
4.1.6. Bảng “tblDocGia” (Độc giả) 91
4.1.7. Bảng “tblLop” (Lớp) 92
4.1.8. Bảng “tblDonvi” (Đơn vị - ngành) 92
4.1.9. Bảng “tblTheloai” (Thể loại) 92
4.1.10. Bảng “tblTailieu” (Tài liệu) 92
4.1.11. Bảng “tblTLChiTiet” (Chi tiết tài liệu) 93
4.1.12. Bảng “tblTacGia” (Tác giả) 94
4.1.13. Bảng “tblNhaXB” (Nhà xuất bản) 94
4.1.14. Bảng “tblNhaCungcap” (Nhà cung cấp) 94
4.1.15. Bảng “tblNgonngu” (Ngôn ngữ) 94
4.1.16. Bảng “tblPhieunhap” (Phiếu nhập) 94
4.1.17. Bảng “tblMuontra” (Mượn trả) 95
4.1.18. Bảng “tblThanhlyTL” (Tài liệu thanh lý) 95
4.1.19. Bảng “tblXulyVP” (Xử lý độc giả vi phạm) 96
4.1.20. Bảng “tblViTriTL” (Vị trí lưu trữ tài liệu) 96
4.2. Biểu đồ quan hệ 96
CHƯƠNG V. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ GIAO DIỆN 97
5.1. Giao diện chính của phần mềm 97
5.2. Giao diện form “Đăng nhập” 99
5.3. Menu “Hệ thống” 100

100
5.3.1. Giao diện form “Hồ sơ người dùng” 100
9
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
5.3.2. Giao diện form “Phân quyền” 102
5.3.4. Giao diện form “Thay đổi mật khẩu” 104
5.3.5. Giao diện form “Sao lưu/Phục hồi dữ liệu” 105
5.4. Menu “Hồ sơ tài liệu” 106
106
5.4.1. Giao diện form “Biên mục tài liệu” 106
5.4.2. Giao diện form “In mã vạch” 109
5.4.3. Giao diện form “Thông tin phiếu nhập” 111
5.5. Menu “Hồ sơ độc giả” 113
5.5.1. Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” 113
5.5.2. Giao diện form “In thẻ thư viện” 117
5.6. Menu “Quản lý mượn trả” 118
5.6.1. Giao diện form “Mượn tài liệu” 118
5.6.2. Giao diện form “Trả tài liệu” 121
5.6.3. Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” 122
5.6.4. Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn” 123
5.7. Tìm kiếm thông tin 123
5.7.1. Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu” 123
5.7.2. Giao diện form “Tìm kiếm độc giả” 126
5.7.3. Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 126
5.8. Menu “Thống kê, báo cáo” 127
Báo cáo thống kê định kỳ gồm: tài liệu nhập mới, tài liệu đang được mượn, tài
liệu thủ thư cho mượn, tài liệu thanh lý, độc giả đang mượn tài liệu, độc giả vi
phạm 127
10
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

5.8.1. Giao diện form “Tài liệu đang được mượn” 128
5.8.2. Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện” 129
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 130
3.1. Kết luận 130
3.1.1. Kết quả đạt được 130
3.1.2. Hạn chế 131
3.1.3. Hướng phát triển 131
3.2. Khuyến nghị 131
PHẦN IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO 133
PHỤ LỤC 134
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Danh sách Actor của hệ thống 38
Bảng 3.2: Danh sách Use case của hệ thống 40
Bảng 3.3: Danh sách các thuộc tính Lớp Người dùng 69
Bảng 3.4: Danh sách các phương thức Lớp Người dùng 69
Bảng 3.5: Danh sách các thuộc tính lớp Chức năng 69
Bảng 3.6: Danh sách các thuộc tính Lớp DSDK Tạo thẻ 70
Bảng 3.7: Danh sách các phương thức Lớp DSDK Tạo thẻ 70
Bảng 3.8: Danh sách các thuộc tính Lớp Độc giả 70
Bảng 3.9: Danh sách các phương thức Lớp Độc giả 70
Bảng 3.10: Danh sách các thuộc tính Lớp Xử lý vi phạm 71
Bảng 3.11: Danh sách các phương thức Lớp Xử lý vi phạm 71
Bảng 3.12: Danh sách các thuộc tính lớp “Lớp” 71
Bảng 3.13: Danh sách các phương thức lớp “Lớp” 71
11
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Bảng 3.14: Danh sách các thuộc tính Lớp Đơn vị 72
Bảng 3.15: Danh sách các phương thức Lớp Đơn vị 72
Bảng 3.16: Danh sách các thuộc tính Lớp Thể Loại 72
Bảng 3.17: Danh sách các phương thức Lớp Thể Loại 72

Bảng 3.18: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu 73
Bảng 3.19: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 73
Bảng 3.20: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu chi tiết 73
Bảng 3.21: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 74
Bảng 3.22: Danh sách các thuộc tính Lớp Tác giả 74
Bảng 3.23: Danh sách các phương thức Lớp Tác giả 74
Bảng 3.24: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà xuất bản 74
Bảng 3.25: Danh sách các phương thức Lớp Nhà xuất bản 74
Bảng 3.26: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà cung cấp 75
Bảng 3.27: Danh sách các phương thức Lớp Nhà cung cấp 75
Bảng 3.28: Danh sách các thuộc tính Lớp Ngôn ngữ 75
Bảng 3.29: Danh sách các phương thức Lớp Ngôn ngữ 75
Bảng 3.30: Danh sách các thuộc tính Lớp Vị trí tài liệu 76
Bảng 3.31: Danh sách các phương thức Lớp Vị trí tài liệu 76
Bảng 3.32: Danh sách các thuộc tính Lớp Phiếu nhập 76
Bảng 3.33: Danh sách các phương thức Lớp Phiếu nhập 76
Bảng 3.34: Danh sách các thuộc tính Lớp Mượn trả 77
Bảng 3.35: Danh sách các phương thức Lớp Mượn trả 77
Bảng 4.1: Thông tin Người dùng 89
Bảng 4.2: Thông tin Chức năng 89
12
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Bảng 4.3: Thông tin Quyền hạn 90
Bảng 4.4: Thông tin Quy định thư viện 90
Bảng 4.5: Thông tin Đăng ký tạo thẻ 91
Bảng 4.6: Thông tin Độc giả 92
Bảng 4.7: Thông tin Lớp 92
Bảng 4.8: Thông tin Đơn vị - Ngành 92
Bảng 4.9: Thông tin Thể loại 92
Bảng 4.10: Thông tin Tài liệu 93

Bảng 4.11: Thông tin Tài liệu chi tiết 94
Bảng 4.12: Thông tin Tác giả 94
Bảng 4.13: Thông tin Nhà xuất bản 94
Bảng 4.14: Thông tin Nhà xuất bản 94
Bảng 4.15: Thông tin Ngôn ngữ 94
Bảng 4.16: Thông tin Phiếu nhập 95
Bảng 4.17: Thông tin Mượn trả tài liệu 95
Bảng 4.18: Thông tin Tài liệu thanh lý 96
Bảng 4.19: Thông tin Xử lý độc giả vi phạm 96
Bảng 4.20: Thông tin Vị trí lưu trữ tài liệu 96
13
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Thống kê, báo cáo tài liệu nhập mới 32
Hình 2.2: Thống kê, báo cáo tình trạng mượn tài liệu 32
Hình 2.3: Thống kê, báo cáo tài liệu thanh lý 33
Hình 2.4: Thống kê, báo cáo độc giả đang mượn tài liệu 33
Hình 2.5: Thống kê, báo cáo độc giả vi phạm 34
Hình 2.6: Thống kê, báo cáo tài liệu thủ thư cho mượn 34
Hình 3.1: Biểu đồ Use case tổng quát 41
Hình 3.2: Biểu đồ Usecase “Quản trị hệ thống” 42
Hình 3.3: Biểu đồ Usecase “Quản lý tài liệu” 42
Hình 3.4: Biểu đồ Usecase “Quản lý độc giả” 43
Hình 3.5: Biểu đồ Usecase “Quản lý mượn, trả tài liệu” 43
Hình 3.6: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm tài liệu” 44
Hình 3.7: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm độc giả” 44
Hình 3.8: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm thông tin mượn trả” 45
Hình 3.9: Biểu đồ Usecase “Thống kê, báo cáo” 46
Hình 3.10: Biểu đồ Usecase “In ấn” 46
Hình 3.11: Biểu đồ Lớp Hệ thống 77

Hình 3.12: Biểu đồ Lớp Độc giả 78
Hình 3.13: Biểu đồ Lớp Mượn trả 78
Hình 3.14: Biểu đồ Lớp Tài liệu 79
Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Đăng nhập 80
Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm người dùng 80
14
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin người dùng 81
Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa người dùng 81
Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng Thay đổi mật khẩu 82
Hình 3.21: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm tài liệu 83
Hình 3.22: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin tài liệu 83
Hình 3.23: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa tài liệu 84
Hình 3.24: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm độc giả 84
Hình 3.25: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xóa độc giả 85
Hình 3.26: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý mượn tài liệu 85
Hình 3.27: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý trả tài liệu 86
Hình 3.28: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xử lý vi phạm 87
Hình 3.29: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Tìm kiếm thông tin 87
Hình 3.30: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thống kê, báo cáo 88
Hình 3.31: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng In ấn 88
Hình 4.21: Biểu đồ quan hệ 97
Hình 5.1: Giao diện chính của hệ thống 98
Hình 5.2: Giao diện form “Hồ sơ người dùng” 102
Hình 5.3: Giao diện form “Phân quyền” 103
Hình 5.4: Giao diện form “Thay đổi mật khẩu” 104
Hình 5.5: Giao diện form “Sao lưu/Phục hồi dữ liệu” 105
Hình 5.6: Giao diện form “Biên mục tài liệu” 107
Hình 5.7: Giao diện form “In mã vạch” 110
Hình 5.8: Danh sách mã vạch tài liệu 111

Hình 5.9: Giao diện form “Thông tin phiếu nhập” 111
15
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Hình 5.10: Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” 114
Hình 5.11: Danh sách thẻ thư viện 117
Hình 5.12: Giao diện form “Mượn tài liệu” 118
Hình 5.13: Giao diện form “Trả tài liệu” 121
Hình 5.14: Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” 122
Hình 5.15: Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn” 123
Hình 5.16: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm đơn giản” 124
Hình 5.17: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm nâng cao” 125
Hình 5.18: Giao diện form “Tìm kiếm độc giả” 126
Hình 5.19: Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 127
Hình 5.20: Giao diện form “BCTK tài liệu đang được mượn” 128
Hình 5.21: Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện” 129
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian tìm hiểu và thực hiện đến nay đề tài “Xây dựng phần mềm
quản lý thư viện” đã hoàn thành. Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, chúng em
đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình.
Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy các cô đã trang bị những kiến thức
quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ
thuật Hưng Yên. Đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận
tình giảng dạy, chỉ bảo, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết nhất trong
suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp
chúng em thực hiện đề tài tốt nghiệp này.
Chúng em xin cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Minh Quý và thầy Lê Quang Lợi đã
tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em trong suốt thời gian thực hiện đồ án tốt
nghiệp, giúp chúng em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp.
16
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, các chị trong thư viện trường Cao
đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu đã luôn
nhiệt tình và tạo điều kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài.
Chúng em xin gửi lời cảm ơn gia đình và bạn bè đã luôn luôn động viên, ủng
hộ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp này.
Mặc dù đã cố gắng nỗ lực thực hiện đề tài với quyết tâm cao nhưng chắc hẳn
đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong sự đóng góp và hướng dẫn của các
thầy cô.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Hưng Yên, tháng 1 năm 2010
Nhóm sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hường
Nguyễn Thị Lương
Kiều Thị Thu Thủy
17
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
PHẦN I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, thư viện của các trường cao đẳng và trung cấp ở Hưng Yên (Cao đẳng Cơ
Điện và Thuỷ Lợi, Trung cấp Kinh tế Kỹ Thuật Tô Hiệu) chưa có một hệ thống nào
chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả. Với nhu cầu mở rộng và phát
triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả.
Bên cạnh đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ
vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích. Vì vậy,
cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn
trả sách được dễ dàng và thuận lợi. Từ những yêu cầu này, nhóm chúng em quyết
định chọn đề tài tốt nghiệp là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Cao
đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi”.
2. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
Khách thể: Hệ thống quản lý thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi.

Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện sử dụng công nghệ mã vạch.
3. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu
4. Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường Cao đẳng Cơ Điện &
Thủy Lợi.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả, quản lý
quá trình mượn trả…).
- Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình (tìm hiểu mã vạch, tìm hiểu
LINQ).
18
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn
- Quan sát
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Giúp chúng em hiểu về nghiệp vụ quản lý thư viện.
- Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu hóa quá trình quản lý thư viện.
PHẦN II. NỘI DUNG
CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG
1.1. Quá trình khảo sát
1.1.1. Địa điểm khảo sát
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại
- Thư viện trường Cao Đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi.
- Thư viện trường Trung Cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu.
1.1.2. Lịch trình khảo sát
- Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của thư viện trường Cao
đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô

Hiệu.
- Thu thập thông tin về các đầu sách của trường Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường
trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu.
1.2. Kết quả khảo sát thực trạng
- Tại trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi nhóm đã làm việc với:
Cô Chung (phó Phòng Đào Tạo – cô đã từng tham gia quản lý thư viện) - ĐT:
0983048503.
Chị Thủy là thủ thư của thư viện trường.
19
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
- Tại trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu nhóm đã làm việc với cô
Hạnh và chị Hà.
Qua quá trình khảo sát nhóm đã thu được kết quả như sau:
1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát
Trường Cao đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi: có Chị Thuỷ là thủ thư.
Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu có cô Hạnh và chị Hà là thủ thư.
1.2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Các thư viện đều có sử dụng máy tính - hệ điều hành Windows và chưa có một
phần mềm chuyên biệt nào để quản lý thư viện, chưa có máy đọc mã vạch.
Các đầu sách được phân chia theo từng ngành (khoa) và được lưu trữ vào từng kho
sách, giá sách tương ứng.
1.2.3. Thực trạng quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi
và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu
Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp chí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ sách. Tài
liệu chủ yếu của thư viện là sách.
1.2.3.1. Quy trình nhập sách
Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và cất giữ
hóa đơn và chứng từ liên quan.
Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo từng ngành và sắp xếp chúng vào đúng vị
trí lưu trữ.

1.2.3.2. Quy trình mượn sách
Đối với học sinh, sinh viên
Thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thuỷ Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ
Thuật Tô Hiệu đều chưa cho học sinh, sinh viên mượn sách về mà chỉ cho sinh viên
mượn sách để đọc tại thư viện. Ngoài ra học sinh, sinh viên chưa có thẻ thư viện mà
20
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
dùng thẻ học sinh, sinh viên để mượn trả sách. Học sinh chỉ được mượn một đến hai
cuốn sách mỗi lần.
Học sinh, sinh viên muốn mượn sách để đọc thì phải đưa thẻ học sinh, sinh viên và
thông báo tên sách cần mượn. Sau đó, thủ thư tìm đến các giá sách và nếu tìm thấy
sách theo yêu cầu của học sinh, sinh viên thì thủ thư đưa sách cho sinh viên mượn
và giữ lại thẻ sinh viên. Người thủ thư sẽ ghi lại tên học sinh, sinh viên và tên đầu
sách vào phiếu ghi danh. Nếu không thấy sách đó thì thủ thư thông báo sách đã
mượn hết hoặc không có trong thư viện.
Đối với cán bộ, giáo viên
Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư viện. Khi
mượn sách thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách mượn vào trong sổ.
1.2.3.3. Quy trình trả sách
Đối với học sinh, sinh viên
Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mượn. Thủ thư sẽ tìm và trả lại thẻ
cho sinh viên, đồng thời đánh dấu phiếu ghi danh là sách đã được trả.
Đối với cán bộ, giáo viên
Khi trả sách, thủ thư kiểm tra đúng sách đã mượn và họ đánh dấu là giáo viên đã trả
sách.
1.2.3.4. Thống kê báo cáo, in ấn
Cả hai thư viện này đều thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm. Họ thống kê
sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau:
Thống kê sách nhập mới.
Thống kê sách đang được mượn.

Thống kê sách còn trong thư viện.
Thống kê sách thanh lý.
1.2.3.5. Xử lý sách thanh lý
21
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý 1 lần. Nhưng
thường những sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng đến
thì mới tiến hành thanh lý.
1.2.4. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại
Ưu điểm
- Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.
- Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể
làm được.
Nhược điểm
- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài.
- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và
mất nhiều thời gian.
- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức vào việc thống kê sách.
Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không
khoa học.
1.2.5. Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới
Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề
xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Hầu hết các thủ thư đều
mong muốn phần mềm cần phải đạt được yêu cầu sau:
- Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.
- Cho phép lưu trữ được các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện
hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau.
- Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.
- Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.

22
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện
- Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện.
1.2.6. Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện của trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và
Thủy Lợi, trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu, trường ĐHSPKT Hưng
Yên. Nhóm nhận thấy quá trình quản lý thư viện của các trường vẫn thực hiện rất
thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện.
Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm
của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được các yêu cầu mà người dùng mong
muốn.
Hệ thống mới cần phải đạt đựợc các chức năng sau:
- Cập nhật thông tin:
+ Thông tin về sách báo, tạp chí,
+ Thông tin về độc giả (gồm học sinh, sinh viên và giáo viên).
+ Thông tin về người dùng (thủ thư,…)
- Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả.
- Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
HỆ THỐNG
2.1. Quy trình nhập tài liệu
 Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.
Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án,
giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.
 Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu
Ban kỹ thuật.
23
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

 Vai trò của quá trình nhập tài liệu
− Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả
− Nguồn tài liệu phong phú
 Các bước tiến hành
− Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như:
+ Sách
+ Báo, tạp chí
+ Tài liệu tham khảo…
Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản,
điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….).
− Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài
liệu bao gồm cả mã số và mã chữ.
Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài
liệu.
Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo.
Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần mềm sinh
mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra.
Mã được sinh ra không bị trùng lặp. Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã và gán mã
cho từng loại tài liệu.
− Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật sắp
xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí,
tủ để tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các
tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.
2.2. Quy trình mượn tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành
chính).
Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu được
mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện.
24
Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

− Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình,
luận văn, đề cương.
− Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm:
sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD.
− Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí.
 Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu
Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường).
 Vai trò của quá trình mượn tài liệu
Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
 Các bước tiến hành:
− Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn.
− Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.
− Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa
thẻ thư viện. Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài
liệu => lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy
thông tin về độc giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu:
THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN VÀ THỦY LỢI
PHIẾU MƯỢN
Họ và tên:……………………………………………………………
Đơn vị (lớp): ………………………………………………………
Tên sách:……………………………………………………………
Số sách:………………………………………………………………
Ngày mượn: ……./……./…… Hạn trả: …… /……./…….
Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối với độc
giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả.
Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư
thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn yêu cầu không còn”.
− Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này. Thủ thư sẽ

thông báo cho độc giả “Thư viện không có tài liệu bạn yêu cầu”.
2.3. Quy trình trả tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu.
25