Công văn hướng dẫn kiểm kê - thanh lý - sách - đồ dùng dạy học cuối năm 2009 - 2010

UBND HUYỆN CHỢ MỚI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG GIAO DỤC& ĐÀO TẠO Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số: 227 /HD-PGD-ĐT Chợ Mới, ngày 17 tháng 05 năm 2010
HD công tác kiểm kê – thanh lý
Sách – Đồ dùng dạy học cuối năm.

Kính gửi: Hiệu trưởng các trường MN, TH và THCS.
Qua một năm học, việc kiểm kê- thanh lý - Sách - Đồ dùng dạy học (ĐDDH) hằng năm,
để giúp các trường biết số lượng, chất lượng các tủ sách trong thư viện; ĐDDH ở phòng thiết
bị, phòng bộ môn và phòng thí nghiệm, phát hiện những tồn tại trong đầu tư, sử dụng, bảo quản.
Từ đó có biện pháp chấn chỉnh, phát huy tác dụng của thư viện - thiết bị cho năm học sau.
Phòng GD-ĐT Chợ Mới hướng dẫn các trường tổ chức kiểm kê – thanh lý Sách - ĐDDH tiến
hành như sau:
I. TỔ CHỨC THU HỒI - KIỂM KÊ – THANH LÝ VÀ HOÀN THÀNH
1. Thu hồi Sách – ĐDDH cuối năm (kể cả giáo viên đang mượn). Kết và khoá các loại sổ
thư viện - thiết bị: sổ đăng kí SGK, đăng kí cá biệt SGV, đăng kí cá biệt STK, đăng kí cá biệt
TN ; sổ thiết bị giảng dạy tại thời điểm 10/06/2010.
2. Sắp xếp sách trên giá (tủ) theo trật tự phù hợp với Sổ đăng kí của từng tủ sách ( thư
viện) ; sắp các ĐDDH theo thứ tự phân môn/ khối lớp, thiết bị dùng chung sao cho phù hợp với
danh mục trong sổ thiết bị giảng dạy (thiết bị) hoặc sổ báo cáo tổng kết, đánh giá chất lượng –
hiệu quả sử dụng thiết bị dạy học vừa thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm kê.
3. Cán bộ phụ trách tham mưu Hiệu trưởng lên kế hoạch kiểm kê – thanh lý Sách –
ĐDDH.
4. Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Ban kiểm kê – thanh lý Sách - ĐDDH Thành
phần của Ban gồm:
+Trưởng ban: Hiệu trưởng
+ Phó Trưởng ban: phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng phân công phụ trách quản lý
tài sản nhà trường.
+ Phó Trưởng ban: Chủ tịch Công đoàn cơ sở .
+ Thư ký: Kế toán đơn vị

+Thành viên bao gồm: Cán bộ, giáo viên phụ trách thư viện, thiết bị; các tổ trưởng
chuyên môn và giáo viên am hiểu loại tài sản, thiết bị dạy học trong nhà trường.
5. Tổ chức kiểm kê Sách - ĐDDH, ghi biên bản kiểm kê.
6. Đối tượng kiểm kê: Kiểm kê thực tế toàn bộ số lượng Sách - ĐDDH hiện có trong
nhà trường gồm:
+Tài liệu thư viện: Các loại sách (TK,GK,GV,TN…) và Tranh ảnh giáo khoa, Bản đồ
giáo khoa, Băng-đĩa giáo khoa (nếu có)
+Thiết bị dạy học: Mô hình, Dụng cụ, Vật mẫu, Tranh ảnh giáo khoa, Bản đồ giáo
khoa, Băng-đĩa giáo khoa.
Đề xuất thanh lọc khỏi thư viện - thiết bị các loại Sách – ĐDDH không còn dùng được
( hỏng, rách, mất, nội dung lạc hậu…)
7. Tiến hành kiểm kê:
* Thư viện:
+ Căn cứ sổ đăng kí và thực tế sách trên giá (tủ) của mỗi tủ sách để kiểm kê
thực tế tên sách, số lượng bản của từng tủ sách . So sánh số lượng sách thực tế kiểm kê với số
lượng trong sổ đăng kí để phát hiện số sách mất, hoặc cho mượn chưa thu hồi… để có biện pháp
xử lí.
+ Kết thúc kiểm kê mỗi Tủ sách phải lập biên bản và kèm theo bảng kê chi tiết.
+ Lập riêng biên bản, kèm theo bản kê chi tiết những sách phải thanh lọc .
* Thiết bị:
+ Căn cứ sổ tài sản thiết bị phòng TN, phòng bộ môn. So sánh số lượng ĐDDH
thực tế với số lượng trong sổ thiết bị để phát hiện số ĐDDH mất, hỏng hoặc giáo viên mượn
chưa thu hồi… để có biện pháp xử lí.
+ Kết thúc kiểm kê mỗi ĐDDH theo phân môn/ khối lớp phải lập biên bản và
kèm theo bản kê chi tiết.
+ Lập riêng biên bản, kèm theo bản kê chi tiết những ĐDDH phải thanh lọc.
8. Xử lí thông tin từ kết quả kiểm kê:
+ Giải quyết thanh lý Sách – ĐDDH không còn sử dụng theo chế độ hiện hành.
+ Kí duyệt các loại sổ đăng kí tài sản thư viện - thiết bị sau khi đã cập nhập số
liệu.

+ Thời gian kiểm kê – thanh lý: Hoàn tất các loại biên bản trước ngày
10/06/2010.
II. HƯỚNG DẪN GHI SỔ THEO DÕI, CẬP NHẬT VÀ BÁO CÁO.
Sau khi hoàn tất kiểm kê – thanh lý gồm đủ các biên bản hợp lệ, cán bộ phụ trách đối
chiếu sổ tài sản và thực hiện các bước như sau:
1/Tài liệu thư viện: ghi số lượng tổng vào sổ đăng ký tổng quát và sổ tài sản cố định,
công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng đối với từng loại Sách, Tranh, Bản đồ, Băng-đĩa giáo khoa.
2/Thiết bị dạy học: ghi chi tiết và số lượng từng loại ĐDDH theo phân môn/ khối lớp
vào sổ thiết bị giảng dạy theo thông tư 15 và 19 đã tạo trên máy tính và sổ tài sản cố định, công
cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng đối với từng loại ĐDDH: Mô hình, Dụng cụ, Vật mẫu và Tranh ảnh,
Bản đồ, Băng-đĩa giáo khoa .
3/Cập nhật các loại sổ và danh mục:
Các loại sổ trên phải cập nhật tại mọi thời điểm có sự thay đổi số lượng và có kèm theo
02 loại hồ sơ:
+ Hồ sơ lưu các chứng từ nhập: Bản phô-tô hóa đơn, Biên bản tiếp nhận, Các
chứng từ liên quan đến nguồn gốc Sách - ĐDDH mà trường đã nhận, mua hoặc cá nhân biếu,
tặng…
+ Hồ sơ lưu các chứng từ xuất: Biên bản xuất Sách - ĐDDH, Biên bản thanh lý,
phiếu báo hỏng, mất…
Cán bộ phụ trách căn cứ vào số liệu đã kiểm kê – thanh lý lập một bảng kế hoạch mua
sắm cho năm học tới (nếu có). Toàn bộ các biên bản kiểm kê – thanh lý và bản kế hoạch mua
sắm phải cập nhật và lưu tại đơn vị.
Hàng năm cán bộ thiết bị phải lên kế hoạch sử dụng ĐDDH và mở sổ sử dụng thiết bị để
ghi chép các trường hợp giáo viên mượn ĐDDH để giảng dạy sổ này phải được tạo mẫu trên
máy vi tính, khổ A4, đóng thành tập để tổ, giáo viên sử dụng và cán bộ phụ trách lưu trữ III.
III. KẾT LUẬN
Trên đây là kế hoạch kiểm kê - thanh lý Sách - ĐDDH áp dụng cho tất cả các trường
Mầm non, Tiểu học và Trung học cơ sở. Hiệu trưởng các trường nghiên cứu kỹ văn bản để chỉ
đạo cho các bộ phận có liên quan trong nhà trường thực hiện đúng theo hướng dẫn và đảm bảo
khung thời gian qui định.

Nếu có vấn đề phát sinh hoặc chưa rõ Hiệu trưởng báo về bộ phận phụ trách để được
hướng dẫn thêm./.
TRƯỞNG PHÒNG
Nơi nhận:
- Các trường MN,MG;
TH và THCS “để thực hiện ”
- Lưu: VT