Quản lý smartphone trong doanh nghiệp ppsx

Quản lý smartphone trong doanh nghiệp
Điện thoại thông minh (smartphone) có bước phát triển
mạnh mẽ từ lúc chỉ là thiết bị di động dùng để giao tiếp đơn
giản. Đồng thời smartphone cũng làm thay đổi hoàn toàn
cách tiếp cận điện thoại của người dùng, từ lúc chỉ xem
smartphone là phương tiện để “tán gẫu” không đem lại hiệu
quả và cho đến khi trở thành thiết bị không thể tách rời
trong công việc hằng ngày.


Những nhân viên ngày nay có thể đi công tác nhiều
nơi hơn nhưng thời gian nghỉ giải lao ít hơn. Tuy
nhiên, lợi ích smartphone đem lại có thể bớt một phần
gánh nặng cho nhà quản trị công nghệ thông tin
(CNTT) phải hỗ trợ khi nhân viên gặp sự cố, nhưng
đồng thời họ cũng chịu những rủi ro về bảo mật khi
mang theo những dữ liệu nhạy cảm.

Khảo sát gần đây của RingCentral cho thấy tầm quan
trọng của công việc kinh doanh gắn liền với chiếc
smartphone như thế nào. Hơn 83% người được khảo
sát đã không dùng cà phê buổi sáng trước khi thực
hiện một cuộc gọi nào đó. Gần 80% nói rằng
smartphone là thiết bị "sát cánh" với họ nhiều nhất để
kiểm soát luồng công việc.

Thách thức

Ở nhiều công ty, đặc biệt ở các công ty nhỏ - những
nhân viên luôn giữ chiếc smartphone trên tay và bộ
phận CNTT phải quyết định cách thức nào để tích

hợp hiệu quả những chiếc smartphone như
BlackBerry, Android, iPhone và thiết bị cầm tay
Windows Mobile vào hạ tầng mạng nội bộ của công
ty.

Nếu thất bại trong quá trình tích hợp sẽ đồng nghĩa
với việc mất cơ hội chuyển tải những tính năng quan
trọng hỗ trợ công việc hằng ngày như lập lịch công
việc và làm việc cộng tác. Nhưng việc này đồng thời
là tai họa nếu dữ liệu nhạy cảm hay riêng tư của
khách hàng bị mất.

Do đó, việc quản lý và cung cấp các dịch vụ tập trung
cho tất cả điện thoại là rất khó khăn. Dưới đây là một
số ứng dụng hiện có để quản lý smartphone.

Blackberry: BlackBerry Enterprise Server (BES) của
RIM cho phép các bộ phận CNTT có thể kiểm soát hệ
thống tin nhắn di động trong nội bộ. Tuy nhiên, ứng
dụng này quá phức tạp và tốn kém đối với doanh
nghiệp nhỏ. Nhận thấy điểm hạn chế này, RIM đã giới
thiệu dịch vụ BES khác dành cho doanh nghiệp nhỏ,
chẳng hạn BlackBerry Enterprise Server Express.

Phần mềm này tải miễn phí, cho phép công ty nhỏ có
thể triển khai và quản lý đến 75 chiếc BlackBerry mà
không cần thêm phần mềm hỗ trợ hay phí bản quyền
người dùng.

Đối với dịch vụ cho thuê máy chủ, BES Express có

thể hỗ trợ đến 2.000 chiếc BlackBerry, tuy nhiên cũng
có một số hạn chế nhất định: không tương thích với
IBM Lotus, Novell hoặc Groupwise và không thể
tương tác với những dịch vụ tin nhắn tức thời như
AIM hay Google Talk.

Windows Mobile: Microsoft Exchange có những tính
năng cơ bản mà nhà quản trị CNTT cần để triển khai
và quản lý smartphone hệ điều hành Windows
Mobile. Các chính sách Exchange ActiveSync cung
cấp công cụ kiểm soát mở rộng cho nhà quản trị
CNTT. ActiveSync có thể tự động cung cấp truy cập
e-mail Exchange và cho phép nhà quản trị CNTT
kiểm soát các ứng dụng có thể chạy trên smartphone.

Để có thể kiểm soát hiệu quả, các công ty nhỏ hơn có
thể dùng Microsoft System Center Mobile Device
Manager (MDM) 2008 để quản lý các thiết bị dùng
Windows Mobile 6.1 và 6.5. MDM cũng cung cấp
chức năng mạng riêng ảo (VPN) cho di động để giúp
bảo mật nguồn dữ liệu và cho phép nhà quản trị
CNTT xóa dữ liệu từ xa nếu smartphone bị đánh cắp
hay thất lạc.

iPhone: Apple đã phát triển các công cụ cần thiết cho
doanh nghiệp nhỏ để việc quản lý được đơn giản hóa
và tập trung hơn. iPhone Configuration Utility 2.0
cung cấp cho nhà quản trị CNTT những công cụ phù
hợp, ví dụ họ có thể dùng tiện ích trên để thiết lập các
chính sách về mã mật khẩu (passcode).

Android: Mặt dù nền tảng Android vẫn còn đang
hoàn thiện, nhưng lợi thế của nó là hệ điều hành
nguồn mở. Mặt hạn chế là các công cụ và ứng dụng
hỗ trợ để triển khai và quản lý các thiết bị dùng
Android có chức năng tập trung thì rất ít. Nếu công ty
của bạn dùng Google Apps Premier Edition để quản
lý các dịch vụ e-mail và lịch làm việc, Android có thể
là tùy chọn cần thiết.

Quy về một đầu mối

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc nhân viên dùng các
loại smartphone với nhiều nền tảng khác nhau cũng
là vấn đề khó khăn, do nhà quản trị phải kiểm soát
các danh mục "muôn màu muôn vẻ" trên smartphone
của từng nhân viên.

Để an toàn trong quản lý, công ty nên xác định nhân
viên nào của họ thật sự cần truy cập di động để xử lý
công việc và nên cấp cho những người đó thiết bị
cầm tay để phục vụ cho công tác. Theo cách đó, nếu
lỡ điện thoại bị mất, bạn có thể xóa dữ liệu từ xa và
giảm thiệt hại ở mức thấp nhất.

Nhà quản trị CNTT cũng nên thiết lập chế độ ngăn
chặn người dùng không có quyền truy cập e-mail và
các nguồn tài nguyên nội bộ từ smartphone, chỉ trừ
trường hợp họ được gán quyền để có thể truy cập
vào dữ liệu quan trọng.

Hay có thể xem xét các nền tảng tương tự của hãng
thứ ba như Good Mobile Control (GMC) từ Good for
Enterprise (find.pcworld.com/70175). GMC cung cấp
cho nhà quản trị CNTT các công cụ quản lý
smartphone như quản lý thiết bị qua sóng di động
(over the air), có thể phân chia và tuân theo quy định
nhất quán về chính sách bảo mật trên di động, và xử
lý sự cố và hỗ trợ cho người dùng cuối với các ứng
dụng máy trạm dành cho iPhone, Android, Windows
Mobile và những nền tảng smartphone khác.