Vai trò của giao tiếp pot

Vai trò của giao tiếp
Chúng ta đã biết tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch giao
tiếp trong quy trình quản lý dự án. Các cuộc họp, bản tin, báo cáo và
những cuộc gặp mặt trực tiếp đều là những cơ chế hữu hiệu giúp
phổ biến thông tin, chia sẻ ý kiến và khuyến khích hội thoại trong
nhóm. Bên cạnh đó, các cơ chế này còn giữ cho dự án đi đúng
hướng.

Muốn tìm hiểu cách sử dụng giao tiếp trong nhóm, bạn hãy lưu ý
đến những thông tin mà các thành viên trong dự án cần có.

- Nhà tài trợ. Nhà tài trợ cần có các báo cáo về tình trạng dự án theo
định kỳ hoặc tiến độ do nhà quản lý dự án gửi tới. Những báo cáo
này phải thể hiện vị trí hiện tại của dự án và các hoạt động tương
ứng với lịch trình, ngân sách và biện pháp đánh giá chất lượng. Báo
cáo bằng văn bản là hình thức phổ biến nhất để truyền đạt thông tin
này. Nhà tài trợ cũng sẽ muốn biết các vấn đề hiện tại và những dự
báo cho tương lai, những yêu cầu thay đổi hay các cơ hội mới được
phát hiện trong quá trình thực hiện dự án. Họp định kỳ là cách tốt
nhất để báo cáo những vấn đề này. Nhà tài trợ có thể sử dụng các
cuộc họp như cơ hội để hướng dẫn nhà quản lý và xác nhận việc
triển khai một số hoạt động.

- Nhà quản lý dự án. Trong một dự án tầm cỡ, nhà quản lý phải trao
một phần trách nhiệm đáng kể cho một hoặc nhiều trưởng nhóm, ví
dụ như trưởng nhóm kỹ thuật, trưởng nhóm tiếp thị, v.v. Nhà quản
lý dự án sẽ yêu cầu các trưởng nhóm này cung cấp cho họ những
báo cáo tương tự như báo cáo gửi cho nhà tài trợ. Một lần nữa, các
báo cáo tiến độ và các cuộc họp định kỳ cũng được sử dụng để chia
sẻ thông tin, xác nhận việc triển khai một số hoạt động, ra quyết
định và giữ cho dự án đi đúng hướng.

- Các thành viên trong nhóm dự án. Các nhà quản lý dự án và
trưởng nhóm thông qua việc giao tiếp để chỉ đạo và kiểm soát hoạt
động của các thành viên trong nhóm. Các thành viên có thể thông
báo cho cấp quản lý những trở ngại trong tiến trình thực hiện hay
những nhiệm vụ cần tập trung nguồn lực… Nhưng giao tiếp phải có
tính hai chiều. Các thành viên trong nhóm cần biết tình trạng chung
của dự án, những quyết định ảnh hưởng đến công việc của họ, và
cách xử lý trong những tình huống không rõ ràng. Các cuộc họp
thường là diễn đàn tốt nhất để các thành viên trao đổi những thông
tin kiểu này.

- Các thành phần liên quan. Một hệ thống hiệu quả để nhóm giao
tiếp với thành phần liên quan có ý nghĩa quan trọng, bởi vì những
người này cũng muốn liên tục cập nhật thông tin về tình trạng và
tiến độ của dự án.

Giải quyết vấn đề

Một phần quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng là giải quyết
các vấn đề không thể tránh khỏi, ví dụ như một nhà quản lý hay nhà
khoa học vận động mở rộng các mục tiêu của dự án, một vài nhiệm
vụ trên thực tế lại mất nhiều thời gian hoàn tất hơn dự kiến, hai
trưởng nhóm không thỏa thuận được về việc phân chia nguồn lực,
các thành viên trong nhóm chia thành nhiều phe thù địch… Những
vấn đề như thế sẽ làm tổn hao thời gian và công sức của bạn. Do
không thể đưa ra lời khuyên cụ thể cho từng vấn đề, nên trong phạm
vi cuốn sách này, chúng tôi chỉ trình bày một bảng hướng dẫn giải
quyết vấn đề – bảng 11-2.

Các dự án thường tiềm ẩn bốn loại mâu thuẫn là (1) các vấn đề về
cơ cấu nhóm, (2) các vấn đề tương tác cá nhân, (3) các vấn đề về
hiệu suất và (4) các vấn đề về lịch trình. Những hướng dẫn giải
quyết vấn đề sẽ chỉ ra những vấn đề điển hình hơn cả, nguyên nhân
có thể xảy ra, tác động có thể xảy ra, và phương án giải quyết vấn
đề. Mặc dù chưa hẳn đã hoàn chỉnh, song bạn có thể nhận thấy
chúng vẫn hữu ích.