Mô hình phân quyền quản lý hành chính hiện đại pps

Mô hình phân quyền
quản lý hành chính
hiện đại
1. Một cấp lãnh đạo cao nhất giữ quyền quyết định tuyệt đối về mọi vấn
đề của tổ chức: mục đích, mục tiêu, đường lối, kế hoạch, kiến trúc tổ
chức, nhân sự, công nghệ, phương pháp.

2. Kiến trúc tổ chức do lãnh đạo cao nhất lập ra, dựa trên phân cấp quản
lý thành các bộ phận độc lập và cục bộ cho từng lĩnh vực và dựa trên
việc chọn lựa và bổ nhiệm nhân sự cho các cấp quản lý đó.

3. Nhiều cấp trí tuệ trung gian cụ thể hóa những ý tưởng lãnh đạo thành
các giải pháp hướng dẫn thực hiện. Những cấp này không có quyền
quyết định.

4. Cấp dưới phục tùng sự lãnh đạo và ý chí của cá nhân hay nhóm cá
nhân lãnh đạo. Tổ chức hoạt động chủ yếu theo ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo, ít có qui trình độc lập.

5. Trao đổi thông tin trong tổ chức dựa vào lời nói hay văn bản, các cuộc
họp giao ban hay họp nội bộ thông báo. Thông tin văn bản mệnh lệnh
truyền từ trên xuống dưới, thông tin báo cáo bằng văn bản được gửi từ
cấp dưới lên cấp trên.

Kiến trúc lãnh đạo phân quyền quản lý hành chính này sẽ hữu hiệu với
các điều kiện môi trường tổ chức ít biến động như: có bộ khung quản lý
vững, đồng tâm thực hiện các đường lối kế hoạch; nhân viên là những
người cần mẫn, phục tùng. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh có nhiều biến
động, với nhiều thách thức đặt ra hiện nay mà không thay đổi thì rất khó
đạt cải tổ. Đơn cử như cơ chế phục tùng mệnh lệnh lãnh đạo được đề cao
hơn việc xây dựng và phục tùng qui trình làm việc có thể khiến các tổ

chức bị lâm vào hỗn độn khi có thay đổi nhân sự lãnh đạo, hay ê kíp
quản lý. Đồng thời tổ chức sẽ không tích lũy được kinh nghiệm của lãnh
đạo tiền nhiệm. Hay như hoạt động trao đổi thông tin trong tổ chức hành
chính nếu vẫn thông qua yếu tố con người hoặc văn bản thì toàn hệ
thống không thể gọi là tích hợp và sẽ làm giảm thiểu hiệu năng công
nghệ.

Cần thay đổi quan niệm về kiến trúc lãnh đạo
Qua những đặc trưng ở trên có thể thấy, kiến trúc lãnh đạo của nhiều tổ
chức ở Việt Nam hiện không thích ứng được đòi hỏi của môi trường và
hoàn cảnh mới. Môi trường và hoàn cảnh của các tổ chức ngày càng
phức tạp và tăng mức độ công nghệ - trí tuệ. Điều này tất yếu đòi hỏi
người lãnh đạo cũng phải có nhiều trí tuệ hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về
những tiến bộ công nghệ và xã hội. Nhưng nhiều người lãnh đạo hiện
không đủ trình độ bao quát các tiến bộ công nghệ - xã hội, do thiếu học
tập và bám sát những phát triển mới. Trong khi trí tuệ thực sự bên trong
tổ chức, trong các chuyên gia của tổ chức, luôn tồn tại và có thể bao quát
và đáp ứng được độ phức tạp tăng lên, lại không được khai thác và đặt
đúng vị trí ra quyết định cho tổ chức. Chính việc không sử dụng được
nguồn trí tuệ sẵn có, vẫn dùng kiến trúc quản lý cổ điển dựa trên mệnh
lệnh cá nhân và qui định cứng nhắc của cá nhân, là nguyên nhân chính
cho sự xơ cứng và không thích ứng của nhiều tổ chức hiện nay.

Do vậy, các thay đổi chính về mặt quan niệm cần được chuẩn bị để cho
tổ chức có thể thay đổi được kiến trúc lãnh đạo và quản lý là:
1. Thay đổi quan niệm về cá nhân toàn năng lãnh đạo sang tập thể
chuyên gia đa ngành lãnh đạo.

2.Thay đổi quan niệm về quản lý dựa trên kiến trúc hệ thống cấp bậc con
người sang kiến trúc tổ chức dựa trên nền công nghệ.

3. Thay đổi quan niệm về phân cấp, phân quyền cục bộ sang trao quyền
toàn bộ cho các nhóm chuyên gia trong các lĩnh vực.

4. Thay đổi quan niệm về lãnh đạo quản lý dựa trên tin cậy và đối xử
con người sang khoa học tổ chức quy trình làm việc giữa những con
người có tri thức.

5. Thay đổi quan niệm làm việc thủ công, dựa trên dạng biểu diễn thông
tin vật lí sang làm việc trên nền công nghệ, dựa trên dạng số thức của
thông tin.

Xây dựng và phát triển tổ chức cho phù hợp với hoàn cảnh mới đòi hỏi
phải có sự tổng hợp tri thức chuyên gia về nhiều lĩnh vực quản lý: người
nhận định tình hình và xu hướng phát triển của môi trường; người xác
định mục đích, mục tiêu và xây dựng đường lối chính sách; người lập kế
hoạch thực hiện; người thiết kế cấu trúc tổ chức; người lựa chọn kỹ năng
và con người; người theo dõi thực hiện và ghi lại tri thức quản lý, người
phát triển đội ngũ nhân lực có kỹ năng Quan niệm mới cho rằng cần
dàn hàng ngang cho những công việc trên. Nghĩa là định hướng phát
triển là quan trọng, nhưng thiết kế ra tổ chức mới trên nền công nghệ và
nâng cao trí tuệ của đội ngũ thực hiện cũng quan trọng tương đương. Vì
vậy thành phần lãnh đạo chiến lược phải mở rộng để bao hàm cả các
chuyên gia tri thức trong nhiều lĩnh vực.
Từ kiến trúc tổ chức dựa trên hệ thống cấp bậc con người chuyển sang
kiến trúc tổ chức dựa trên nền công nghệ vừa bao hàm yếu tố tăng cường
năng lực xử lý của con người bằng xử lý của máy móc, vừa bao hàm yếu
tố thay đổi căn bản mối quan hệ làm việc giữa con người với nhau. Vấn
đề là không chỉ những người ở vị trí lãnh đạo mới có quyền quyết định
về các vấn đề chiến lược, mà tất cả những người có đủ tri thức chuyên

gia trong các lĩnh vực đều có quyền tham gia vào những quyết định
chiến lược của tổ chức. Có như vậy sức mạnh sáng tạo của toàn tổ chức
mới được nâng lên đúng tầm của nó để giúp cho tổ chức thích ứng với
mọi biến chuyển của môi trường.

Nuôi dưỡng năng lực trí tuệ của tổ chức
Vấn đề năng lực trí tuệ của tổ chức trở thành cơ bản và quan trọng, giúp
cho tổ chức duy trì được vị trí và sức mạnh tồn tại của mình trong môi
trường. Sử dụng hữu hiệu năng lực trí tuệ này là điểm mấu chốt của mọi
tổ chức. Nhưng vấn đề quan trọng là nuôi dưỡng và phát huy vốn trí tuệ
trong tổ chức như thế nào để nó thường xuyên là động lực giúp được tổ
chức đổi mới và đi lên.

Vốn trí tuệ của tổ chức do vậy cần phải được nhận diện cả dưới dạng tri
thức chung, không phụ thuộc cá nhân người lãnh đạo và tri thức ngầm
ẩn nằm trong đầu các chuyên gia của tổ chức. Để phát triển các tri thức
này và dần thay đổi kiến trúc, cần đề ra chiến lược tăng cường tổ chức
học tập cho mọi nhân viên về các kiến trúc tổ chức xí nghiệp, cơ quan
theo các mô hình, chuẩn quốc tế, nhằm giúp các nhân viên nâng cao
trình độ, tham gia vào phương thức làm việc mới trên nền công nghệ.

Chỉ trên cơ sở có những thay đổi căn bản trong quan niệm về người lãnh
đạo như vậy thì mới có thể nói tiếp đến việc sử dụng và tiếp thu các
thành tựu, tinh hoa của thế giới để kiến trúc ra những tổ chức mới. Với
giả thiết đã có sự thay đổi về quan niệm như vậy chúng ta có thể tìm
hiểu sâu hơn về những giải pháp công nghệ và sản phẩm phần mềm hỗ
trợ cho việc tạo dựng ra những kiến trúc mới phù hợp cho tổ chức.

theo Technology