Bốn giai đoạn phát triển của một nhóm nhân viên ppsx

B
ốn giai đoạn phát
tri
ển của một nhóm
nhân viên
Khi thời gian còn lại của năm không còn nhiều thì
quá trình từ chuẩn bị đến thực hiện kế hoạch như
càng bị rút ngắn lại. Nếu công ty nào có đội ngũ nhân viên giỏi thì sức
cạnh tranh trong dịp cuối năm càng cao.

Nhưng các nhóm nhân viên có nh
ững giai đoạn phát triển khác nhau và
ở mỗi giai đoạn đòi hỏi một kỹ năng lãnh đạo khác nhau để đạt được kết
quả cao nhất. Sự trưởng thành của nhóm lao động thường trải qua bốn
giai đoạn và ở mỗi giai đoạn họ cần sự hướng dẫn, giúp đỡ khác nhau từ
người quản lý của mình. Ngư
ời quản lý cũng phải điều chỉnh phong cách
quản lý để phù hợp với sự phát triển của nhóm.

Giai đoạn 1: Thành lập
Theo một nghiên cứu mở rộng của tác giả Susan A. Wheelan về hoạt
động của nhóm thì giai đoạn đầu tiên của sự phát triển nhóm được định
hình bởi sự phụ thuộc lẫn nhau trong điều hành, sự an toàn và cảm giác
của các thành viên trong nhóm. Các thành viên tán thành kế hoạch do
người đứng đầu hoặc bất kỳ thành viên nào có ảnh hưởng lớn trong
nhóm đề ra. Trong giai đoạn này, các thành viên tìm ki
ếm sự ủng hộ của
các thành viên khác hơn là tập trung giải quyết công việc của mình. Họ
tỏ vẻ rất lịch sự và ít khi bày tỏ quan điểm trái ngược với các thành viên
khác.

Các nhà lãnh đạo nên thể hiện vai trò lãnh đạo của mình ngay thời điểm
này. Họ cần thiết lập mục tiêu chung cho cả nhóm, định hình cấu trúc
nhóm thông qua các cuộc họp định kỳ để cho các thành viên thấy được
tầm quan trọng của mình đối với sự sống còn của nhóm. Các nhà lãnh
đạo có thể xác định được mình có làm tốt công việc trong giai đoạn này
không bằng cách xem xét thái độ của nhân viên dưới quyền, họ có xem
mình là người lãnh đạo nhân từ, độ lượng và có tài hay không.

N
ếu định hướng đúng, nhóm sẽ trưởng thành, chuyển từ giai đoạn 1
sang giai đoạn 2 trong vòng hai tháng. Đó là thời gian vừa đủ để nhóm
lao động định hình.

Tuy nhiên, có đ
ến 25% số nhóm không thể phát triển trong giai đoạn đầu
này nên các nhà lãnh đạo phải tiếp tục vận dụng phương thức quản lý
của mình lâu hơn thời gian dự kiến.

Giai đoạn 2: Đàm phán
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp
trên và các thành viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác
nhau về mục tiêu chung của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề thế nào
cho tốt. Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này là phát triển mục tiêu
chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động. Các cuộc tranh
luận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫn
thường xảy ra trong giai đoạn này.

Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục
tiêu chung của nhóm. Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển

chiều từ trên xuống dưới sang đối thoại bình đẳng giữa các cấp độ với
nhau. Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể được xem là giai đoạn khó
khăn, thách thức nhất của nhà quản lý. Cách cư xử lịch sự và sự tôn
trọng trong các buổi họp nhóm trước đây nhường chỗ cho những tranh
cãi về sự bất đồng quan điểm dường như không có hồi kết. Mọi ngườ
i có
vẻ như không còn hợp tác với nhiều thách thức cũng đặt ra cho nhà qu
ản
lý. Do đó, nhà quản lý phải có các biện pháp giải quyết xung đột hơn là
cố thiết lập một bầu không khí tin tư
ởng giả tạo trong sự bất đồng ý kiến
của các thành viên trong nhóm. Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi,
giai đoạn này sẽ kéo dài hai tháng.

Giai đoạn 3: Hành động
N
ếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không
thể tránh khỏi trong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì s
ự hợp
tác, gắn bó giữa các thành viên ngày càng tăng lên. Các cuộc đối thoại,
tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng đến công việc nhiều hơn. Sự xung
đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vào công việc và giảm
bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫn nhau. Giai
đoạn phát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương
lượng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong
nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quy trình làm việc. Đây cũng là giai
đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan hệ với nhau.

Các nhà lãnh đạo sẽ thấy rằng công việc của họ sẽ dễ dàng hơn. Họ
không cần phải can thiệp nhiều vào hoạt động của nhóm như các giai

đoạn đầu nữa mà chỉ cần lo giữ cho mọi người, mọi việc đi đúng quỹ
đạo đã vạch ra. Trưởng nhóm trong giai đoạn này có vai trò như một
huấn luyện viên trong các cuộc họp ra quyết định của nhóm. Cần ít nhất
hai tháng để chuyển từ giai đoạn 3 sang giai đoạn 4.

Giai đoạn 4: Đỉnh cao của sự phát triển
Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất - giai
đoạn đạt năng suất và hiệu quả cao nhất. Những tồn đọng của các giai
đoạn trước còn sót lại đều có thể được giải quyết và cả nhóm tập trung
toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung. Các thành viên rất phấn
khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu chung và tinh thần
đồng đội tăng cao hơn bao giờ hết.

Cần ít nhất sáu tháng để xây dựng một đội nhóm làm việc hiệu quả. Tuy
nhiên, không có nhiều đội nhóm làm được điều này và đi đến giai đoạn
phát triển này. Để thành công, cả người lãnh đạo và nhân viên cấp dưới
phải cùng nhau học cách quản lý và làm vi
ệc ăn ý ngay từ khi nhóm mới
thành lập.
(Theo Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần)