Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của các cán bộ chuyên trách văn phòng pptx

QUẢN LÝ CÔNG VĂN
I)Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán
bộ chuyên trách văn phòng – thống kê của ủy ban.
Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản
lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục
vụ cho cấp lãnh đạo.
1) Quản lý công văn đến:
Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối
công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến;
theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở).
• Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến.
• Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ
công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp
đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,…; phân loại công
văn thành các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai, dân số…
• Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.
• Các cán bộ chuyên trách, các ủy viên sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được
họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải
quyết của cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký
bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt
hoặc chuyển đi).
• Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghi những thông
tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi.
• Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽ
soạn thảo, trình Chủ tịch, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi.
• Công văn đến có các thông tin:
STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi).
Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi.
Ngày CV: ngày ghi trên công văn.
Ngày đến: ngày phường nhận công văn.
Ngày vào sổ:

Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh đạo của cơ quan
nếu do cơ quan gởi.
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm….
Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản.
2) Quản lý công văn đi:
Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn
đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo,
thống kê, nhắc nhở).
• Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán bộ chuyên
trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân
viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình.
• Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyên
trách văn phòng – thống kê đóng dấu và gởi đi.
• Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào
sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết.
• Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn.
Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của
công văn.
• Công văn đi có các thông tin:
Số CV: số của công văn đi.
Ngày CV: ngày gởi công văn đi.
Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan.
Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn.
1
Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm….
Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung.
3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:
Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu,
tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn.
• Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm:

_ Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn
_ Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nào
đó.
Danh mục loại Công Văn
Mã loại
CV
Mô tả
Mã loại
CV
Mô tả
LT Luật BB Biên bản
PL Pháp lệnh ĐTKH Đề tài KH
NĐ Nghị định DA Dự án
NQ Nghị quyết HĐ Hợp đồng
QĐ Quyết định ĐL Điều lệ
CT Chỉ thị PC Phiếu chuyển
TT Thông tư GB Giấy báo
TB Thông báo SL Sao lục
ĐB Điện báo ĐTKT Đơn thư khiếu tố
CĐ Công điện KN Kiến nghị
BC Báo cáo GM Giấy mời
BCN Báo cáo nhanh GT Giấy giới thiệu
TR Tờ trình ĐĐ Giấy đi đường
CV Công văn NP Giấy nghỉ phép
Danh mục các lĩnh vực
Mã Mô tả Mã Mô tả
• Luật pháp
• An ninh
• Quốc phòng
• Công nghiệp

• Nông nghiệp
• Thương mại-Dịch vụ
• Du lịch
• Xây dựng
• Giao thông vận tải
• Khoa học & Công nghệ
• Hợp tác quốc tế
• Tổ chức cán bộ
• Kế hoạch tài chính
• Đầu tư
• Ngân hàng & tiền tệ
• Nghiên cứu KH
• Chương trình, Dự án
• Khiếu nại, tố cáo
• Đất đai
• Ngoại vụ
• Dân số và gia đình
• Giáo dục &Đào tạo
• Văn hoá
• Thể dục thể thao
• Lao động tiền lương
• Xã hội-Thương binh
• Y tế - Sức khoẻ
• Khen thưởng
• Thông tin nội bộ
•
Các tiêu chuẩn tìm kiếm:
Tìm kiếm CVĐến:
• Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV)
• Tìm kiếm theo loại

2
• Tìm kiếm theo lĩnh vực
• Tìm kiếm theo cơ quan
• Tìm kiếm theo nhân viên nhận
• Tìm kiếm theo ngày công văn đến
• Tìm kiếm theo ngày vào sổ
Tìm kiếm CVĐi :
• Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI)
• Tìm kiếm theo loại
• Tìm kiếm theo lĩnh vực
• Tìm kiếm theo nhân viên ký
• Tìm kiếm theo ngày công văn đi
Tìm kiếm Lãnh Vực:
• Tìm kiếm theo tên lĩnh vực
Tìm kiếm Loại Công Văn:
• Tìm kiếm theo tên loại
Tìm kiếm Phòng Ban:
• Tìm kiếm theo tên phòng ban
Tìm kiếm Nhân Viên:
• Tìm kiếm theo tên nhân viên
Một số khó khăn hiện nay:
_ Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm
trễ, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ.
_ Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát.
_ Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn.
II)Lưu đồ hồ sơ công việc.
1) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến.
Bảng mô tả hồ sơ
STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc
D01 Công văn đến: chứa nội dung một

văn bản như tên tác giả, số ký hiệu
của cơ quan ngoài gởi đến,trích
yếu,
T01,T02,T03,T04
D02 Công văn đến cần xử lý: văn bản
cần xử lý
T01,T02,T04
D03 Công văn gửi sai địa chỉ: Cơ quan
ngoài gửi công văn lộn, cần trả lại
T01,T03
D04 Sổ công văn đến: ghi chép ngày
công văn đến, số ký hiệu, tác giả,
trích yếu
T02
D05 Công văn chưa xử lý T04,T05
D06 Công văn đã xử lý: xử lý xong chờ
chuyển vào lưu trữ
T05,T06
D07 Công văn hồi đáp: những ý kiến
của chủ tịch
T05,T07
D08 Lưu trữ công văn đến: chứa tất cả
chi tiết của công văn đến như số ký
hiệu, ngày công văn, trích
yếu
T06
D09 Công văn đi: chứa nội dung trả lời
của chủ tịch
T07
3

Bảng mô tả công việc
STT
công
việc
Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ
nhập
Hồ sơ
xuất
T01 Tiếp nhận công văn đến,
phân loại công văn. Nếu
cần xử lý thì chuyển cho
các bộ phận khác
Cán bộ
chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D01 D02,D03
T02 Đăng ký: cập nhật công
văn đến vào sổ công văn
đến
Cán bộ
chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D02 D04
T03 Trả lại công văn: Phát hiện
công văn gửi sai địa chỉ,
lập tức gửi trả lại cơ quan
đã gửi lộn
Cán bộ

chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D03 D09
T04 Chuyển công văn đến cho
chủ tịch: chuyển công văn
để chủ tịch xử lý
Cán bộ
chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D04 D05
T05 Xử lý công văn: nhận công
văn từ văn phòng thống kê
và cho ý kiến xử lý
Chủ tịch D05 D06,D07
T06 Chuyển vào lưu trữ: công
văn đã xử lý xong, chủ
tịch trả lại công văn để
văn phòng thống kê đưa
vào lưu trữ
Cán bộ
chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D06 D08
T07 Chuyển công văn đi: khi
cần trả lời cho công văn
đến
Cán bộ

chuyên trách
văn phòng –
thống kê
D07 D09
4
Lưu đồ hồ sơ công việc
Công việc Hồ sơ
Lưu đồ hồ sơ công việc
Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_ thống kê
Loại: Lưu đồ
hồ sơ công
việc
Tên: Quản lý công văn đến
Chủ tịch Cán bộ văn phòng_ thống kê Vị trí
ngoài
5
6
Công văn đến
D01
Tiếp nhận công văn đến
T01
CVĐến
cần xử lý
D02
CV gửi sai
địa chỉ
D03
Đăng ký
T02
Trả lại CV

T03
Sổ đăng ký
CVĐến
D04
CV cần trả lại
D09
Cơ
quan
ngoài
Chuyển CVĐến
cho Chủ tịch
T04
CV chưa xử lý
D05
Xử lý CV
T05
CV đã xử lý
D06
CV hồi đáp
D07
Chuyển
CV
T07
Chuyển
vào lưu trữ
T06
Lưu trữ
CVĐến
D08
CVĐi

D09
Cơ
quan
ngoài
2) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi.
Bảng mô tả hồ sơ
STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc
D11 Bản thảo: bản thảo viết bằng tay
do chuyên viên phụ trách soạn
thảo
T11,T12,T13
D12 Công văn đi: Bảo thảo đã được
đánh máy
T13
D13 Công văn cần duyệt: văn bản
chưa có chữ ký của chủ
tịch,chuyển cho chủ tịch ký
duyệt
T14,T15
D14 Công văn đã ký: công văn đã
được chủ tịch ký duyệt
T15,T16
D15 Công văn cần lưu trữ: công văn
cần chuyển vào lưu sau khi đã
đăng ký vào sổ công văn đi
T16,T17
D16 Lưu trữ công văn đi: công văn
được đưa vào kho lưu trữ
T17
D17 Sổ công văn đi: ghi chép ngày

công văn đi, trích yếu, tác giả,
nơi đến
T16
D18 Công văn hoàn chỉnh: công văn
đã được ký và đã đăng ký vào sổ
công văn đi
T16
D19 Công văn cần chuyển: công văn
cần phát hành cho cơ quan bên
ngoài
T18
Bảng mô tả công việc
STT
công
việc
Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất
T11 Yêu cầu soạn thảo: chủ tịch có yêu
cầu soạn thảo một công văn
Chủ tịch
T12 Tiếp nhận yêu cầu và soạn thảo:
xuất phát từ yêu cầu của chủ tịch,
chuyên viên phụ trách soạn thảo ra
bản thảo có nội dung mà chủ tịch
yêu cầu
Chuyên viên phụ
trách
T13 Đánh máy: xuất phát từ bản thảo
viết bằng tay của chuyên viên phụ
trách
Chuyên viên phụ

trách
D11 D12
T14 Trình ký duyệt: sau khi đánh máy
xong trình lên chủ tịch để chủ tịch
duyệt và ký tên
Chuyên viên phụ
trách
D12 D13
T15 Ký duyệt: sau khi xem xét công văn
đã hoàn chỉnh, chủ tịch ký vào công
văn
Chủ tịch D13 D14
T16 Đăng ký vào sổ công văn đi: nhận
công văn đã được ký, cán bộ văn
phòng thống kê đăng ký vào sổ công
văn đi
Cán bộ chuyên
trách văn phòng
– thống kê
D14 D15,D17,D18
T17 Đưa vào lưu trữ: chuyển công văn
đã đăng ký vào sổ công văn đi vào
lưu trữ
Cán bộ chuyên
trách văn phòng
– thống kê
D15 D16
T18 Phát hành: chuyển công văn đã hiệu
chỉnh ra bên ngoài
Cán bộ chuyên

trách văn phòng
– thống kê
D18 D19
7
Lưu đồ công việc hồ sơ
Công việc Hồ sơ
Lưu đồ hồ sơ công việc
Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_thống kê
Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi
Chuyên viên
phụ trách
Chủ tịch Cán bộ chuyên trách văn
phòng – thống kê
Vị trí
ngoài
8
Yêu cầu
soạn thảo
T11
Tiếp nhận
T12
Đánh máy
T13
Bản thảo
D11
CVĐi
D12
Trình ký duyệt
T14
Công văn cần

duyệt
D13
Ký duyệt
T15
CV đã ký
D14
Đăng ký vào sổ
CVĐi
T16
Sổ
CVĐi
D17
CV đã hoàn
chỉnh
D18
CV cần
lưu trữ
D15
Phát hành
T18
CV cần
chuyển
D19
Cơ
quan
ngoài
Đưa vào
lưu trữ
T17
Lưu trữ

công văn
đi
D16
III) DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG:
• Công văn đến:
• Biểu diễn các dòng:
Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích
D1 Nơi nhận công
văn đến
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Cơ quan
ngoài
Văn thư
D2 Chuyển công
văn đến
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Văn thư Lãnh đạo
D3 Nhận lại công
văn đến và ý
kiến lãnh đạo

STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Ý KIẾN LĐ
Lãnh đạo Văn thư
D4 Nhận công văn
đến và ý kiến
lãnh đạo (nếu
cần sự hồi báo)
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Ý KIẾN LĐ
Văn thư Chuyên
viên phụ
trách
9
• Công văn đi:
• Biểu diễn các dòng:
Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích
D1 Yêu cầu
soạn thảo
công văn
Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Chuyên

viên phụ
trách
D2 Bản thảo
đã soạn,
được trình
lên
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Chuyên viên
phụ trách
Lãnh đạo
D3 Duyệt và
chuyển xử
lý
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
NGƯỜI KÝ
TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Lãnh đạo Văn thư
D4 Phát hành
công văn

đi
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
NGƯỜI KÝ
TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Văn thư Cơ quan
ngoài
10
DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC
• Công văn đến:
Lưu
Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt
công văn (kiểm tra Yêu cầu
tính hợp soạn thảo Gửi đi
của công CV hồi báo
văn)
• Công văn đi:
Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan
Công văn công văn công văn văn ngoài
↕
(Xem/Sửa) Lưu trữ
IV) Các loại biểu mẩu, báo cáo:
1) Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến:
CÔNG VĂN ĐẾN

STTCV:

Số CV:
Ngày công văn đến:
Ngày vào sổ:
Người ký:
Ghi chú:
Trích yếu:
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
(tên sổ CV)
Từ ngày Đến ngày
Ngày
vào sổ
Nơi
gửi Số
CV
Ngày
CV
Loại
CV
Trích
yếu
Người
nhận,
xử lý
Ghi
chú
Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất
cả công văn đến.
Văn thư
Lãnh đạo
Chuyên viên

phụ trách
Văn thư
Chuyên viên
phụ trách
Lãnh đạo Văn thư
11
Mẩ
uD0
4
Mẩ
uD0
1
BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Số
CV
Tên Lĩnh
Vực
Tên
Loại
Tên CQ Gởi Họ Tên NV
nhận
Ngày
vào sổ
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LĨNH VỰC
Ngày:
Tên LV:
STT Số CV Tên Loại Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày
vào sổ
Tổng số:

Báo cáo công văn đến theo lĩnh vực được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê
thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng lĩnh vực cụ thể.
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI
Ngày:
Tên Loại:
STT Số CV Tên
Lĩnh
Vực
Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày
vào sổ
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo loại được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực
hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng loại công văn cụ thể.
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NƠI GỞI
Ngày:
Tên CQ:
STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh
Vực
Họ tên NV nhận Ngày
vào sổ
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo nơi gởi được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê
thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo nơi gởi cụ thể.
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NHÂN VIÊN NHẬN
Ngày:
Họ tên NV:
12
STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh
Vực
Tên Cơ Quan Gởi Ngày

vào sổ
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo nhân viên nhận được cán bộ chuyên trách văn phòng _
thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này
nhân được.
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỞI GIAN VÀO SỔ
Ngày:
STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh
Vực
Tên Cơ Quan Gởi ……
Tổng số:
Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ được cán bộ chuyên trách văn phòng _
thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này
vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra.
2) Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi:
CÔNG VĂN ĐI

Số CV:
Ngày công văn đi:
Người ký:
Người nhận:
Ghi chú:
Trích yếu:
SỔ CÔNG VĂN ĐI
(tên sổ CV)
Từ ngày Đến ngày
Ngày
vào
của
CV

Loại
CV
Ngày
ký
Trích
yếu
Nơi
nhận
Người
ký
Người
soạn thảo
Sổ công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả
công văn đi.
BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI
Ngày:
13
Mẩ
uD1
2
Mẩ
uD1
7
Số
CV Đi
Tên
Loại
Tên
Lĩnh
Vực

Họ tên NV gởi Ngày
CV Đi
Người nhận Trích
yếu
Ghi
chú
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LĨNH VỰC
Ngày:
Tên Lĩnh vực:
Số
CV Đi
Tên
Loại
Họ tên NV gởi Ngày
CV Đi
Người nhận Trích
yếu
Ghi chú
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LOẠI
Ngày:
Tên Loại:
Số
CV Đi
Tên
Lĩnh
Vực
Họ tên NV gởi Ngày
CV Đi

Người nhận Trích
yếu
Ghi chú
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO NHÂN VIÊN GỞI
Ngày:
Tên NV gởi:
Số
CV Đi
Tên
Loại
Tên Lĩnh
Vực
Ngày CV
Đi
Người nhận Trích
yếu
Ghi chú
Tổng số:
BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO THỞI GIAN VÀO SỔ
Ngày:
Số
CV
Đi
Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Nhận ……
Tổng số:
V) YÊU CẦU TIN HỌC HÓA:
• Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa).
• Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo
nơi gởi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên

14
0,n
0,n
1,1
0,n
1,n1,n
1,1
1,n
0,n
0,n
1,1
0,n0,n
1,1
1,1
0,n0,n
1,1
0,n
0,n
1,10,n
0,n
1,1
CV DEN
ST T CV
NGAY CV DEN
SO CV
NGAY VAO SO
NGUOI KY
GHI CHU
TRICH YEU CV DEN
CV DI

SO CV DI
NGAY CV DI
NGUOI NHAN
GHI CHU CV DI
TRICH YEU CV DI
LINH VUC
MA LV
TEN LV
THUOC1
THUOC2
LIEN QUAN
LOAI CV
MA LOAI
TEN LOAI
LA1
LA2
NV
MS NV
HO TEN NV
NGAY SIN H
DC NV
DT NV
CHUC DANH
CHUC VU
NHAN
GOI
DEN XU LY
NDXULY
KQXULY
KY

NOI DUNG KY
PHONG BAN
MA PB
TEN PB
DON VI CONG TAC
CQ NGOAI
MA CQ
TEN CQ
DC
DT
GOI DEN
GOI DI
NGAYGOI
• Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực,
theo loại, theo nơi gởi/ nhận ).
VI) Từ điển dữ liệu.
Tên gọi Ký hiệu Kiểu Chiều
dài
Mô tả
Chức danh CHUCDANH Chuỗi 40
Chức vụ CHUCVU Chuỗi 40
Địa chỉ DC Chuỗi 40
Địac chỉ nhân viên DCNV Chuỗi 40
Điện thoại DT Chuỗi 10
Điện thoại nhân viên DTNV Chuỗi 10
Ghi chú GHICHU Chuỗi 40
Ghi chú công văn đi GHICHUCVDI Chuỗi 40
Họ tên nhân viên HOTENNV Chuỗi 40
Kết quả xử lý KQXULY Text
Mã cơ quan MACQ Chuỗi 10 Thuộc tính

nhận dạng
Mã loại MALOAI Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Mã lĩnh vực MALV Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Mã phòng ban MAPB Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Mã số nhân viên MSNV Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Nội dung xử lý NDXULY Text
Ngày công văn đến NGAYCVDEN Ngày
Ngày công văn đi NGAYCVDI Ngày
Ngày sinh NGAYSINH Ngày
Ngày vào sổ NGAYVAOSO Ngày
Ngày gởi NGAYGOI Ngày
Người ký NGUOIKY Chuỗi 40
Người nhận NGUOINHAN Chuỗi 40
Số công văn SOCV Chuỗi 10 Có thể rỗng
nếu là cá nhân
gởi
Số công văn đi SOCVDI Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Số thứ tự công văn STTCV Chuỗi 10 Thuộc tính
nhận dạng
Tên cơ quan TENCQ Chuỗi 40
Tên loại TENLOAI Chuỗi 40
Tên lĩnh vực TENLV Chuỗi 40
Tên phòng ban TENPB Chuỗi 40
Trích yếu công văn
đến

TRICHYEUCVDEN Chuỗi 100
Trích yếu công văn đi TRICHYEUCVDI Chuỗi 100
VII) Mô hình ý niệm dữ liệu:
15
VIII) Mô hình vật lý dữ liệu.
16
DUOC
DEN
GOI DEN
DON VI CONG TAC
DUOC1
DUOC2
XULY2
XULY1
GOI
NH AN
LA2
LA1
CO2
CO1
TH UOC2
TH UOC1
CV DEN
STT CV
MA LV
MA LOAI
MS NV
MA CQ
NGAY CV DEN
SO CV

NGAY VAO SO
NGUOI KY
GHI CHU
TRICH YEU CV DEN
CV DI
SO CV DI
MA LV
MA LOAI
MS NV
NGAY CV DI
NGUOI NHAN
GHI CHU CV DI
TRICH YEU CV DI
LINH VUC
MA LV
TEN LV
LOAI CV
MA LOAI
TEN LOAI
NV
MS NV
MA PB
HO TEN NV
NGAY SINH
DC NV
DT NV
CHUC DANH
CHUC VU
PHONG BAN
MA PB

TEN PB
CQ NGOAI
MA CQ
TEN CQ
DC
DT
LIEN QUAN
STT CV
SO CV DI
DEN XU LY
STT CV
MS NV
NDXULY
KQXULY
KY
SO CV DI
MS NV
NOI DUNG KY
GOI DI
MA CQ
SO CV DI
NGAYGOI
_ LOAI CV(MA LOAI ,TENLOAI).
_ LINH VUC(MA LV, TEN LV).
_ CVDEN(STTCV, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, #MA CQ, NGAY CV DEN, SO CV,
NGAY VAO SO, NGUOI KY, GHI CHU, TRICH YEU CV DEN).
_ CVDI(SO CV DI, #MA LV, #MA LOAI, #MS NV, NGAY CV DI, NGUOI NHAN, GHI
CHU CV DI, TRICH YEU CV DI).
_ NV (MS NV, #MAPB, HO TEN NV, NGAY SINH, DC NV, DT NV, CHUC DANH,
CHUC VU).

_ PHONG BAN(MA PB,TEN PB).
_ CQ NGOAI(MA CQ, TEN CQ, DC , DT).
_ GOI DI(#SO CV DI, #MA CQ, NGAYGOI).
_ LIEN QUAN(#STT CV, #SO CV DI).
_ KY(#MSNV, #SO CV DI, NOI DUNG KY).
_ DEN XU LY(#MS NV, #STT CV, NDXULY, KQXULY).
IX) Các ràng buộc.
_ LOAI CV:
17
• MA LOAI không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• Một LOAI CV chỉ có một MA LOAI.
_ LINH VUC:
• MA LV không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• Một LINH VUC chỉ có một MA LV.
_ CV DEN:
• STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10, do phường ghi.
• SO CV có thể rỗng nếu là cá nhân gởi, chiều dài không quá 10.
• MA LV phải có trong table LINH VUC
• MA LOAI phải có trong table LOAICV.
• MS NV phải có trong table NV.
• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI.
• Một CV DEN chỉ có 1 STT CV.
• Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực.
• Một CV DEN chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại.
_ CVDI:
• SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• MA LV phải có trong table LINH VUC
• MA LOAI phải có trong table LOAICV.
• MS NV phải có trong table NV VPTK.
• Một CV DI chỉ có 1 SO CV.

• Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 lĩnh vực.
• Một CV DI chỉ thuộc 1 và chỉ 1 loại.
_ NV :
• MS NV không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• MA PB phải có trong table PHONG BAN.
• Một NV chỉ có 1 MA NV
• Một NV chỉ thuộc 1 PHONG BAN.
_ PHONG BAN:
• MA PB không được rỗng, chiều dài không quá 10.
_ CQ NGOAI:
• MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• Một CQ NGOAI chỉ có một mã CQ.
• CQ NGOAI có thể là một cá nhân hoặc một công ty.
_ GOI DI:
• SO CV DI, MA CQ không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• SO CV DI phải có trong table CV DI.
• MA CQ phải có trong table CQ NGOAI.
_ LIEN QUAN:
• STT CV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• STT CV phải có trong table CV DEN.
• SO CV DI phải co trong table CV DI.
_ KY:
• MS NV, SO CV DI không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• MS NV phải có trong table NV.
• SO CV DI phải có trong table CV DI.
_ DEN XY LY:
• MS NV, STT CV không được rỗng, chiều dài không quá 10.
• MS NV phải có trong table NV.
• STT CV phải có trong table CV DEN.
X) MÔ HÌNH Ý NIỆM XỬ LÝ:

18
Cong
van den

Xem xet
Kiem tra cong van gui dung dia chi ?
Phan loai cong van den
hop le khong hop le
Gui
tra lai
Vao s o
cong van
den
Can xu ly
xet duyet

Xu ly
Trinh lanh dao ky duyet
Chuyen den don vi ca nhan co lien quan
Thong ke thong tin vao s o
La cong van hoi bao Khong la cong van hoi bao
Chuyen
cong van
cao luu tru
Chuan bi
soan thao

Soan thao cong van hoi bao
Lap cong van theo noi dung can hoi bao
Trinh cong van len lanh dao ky duyet

khong chap nhan chap nhan
Gui cong
van hoi
bao di
1)CÔNG VĂN ĐẾN :
19
Yeu cau s oan
thao cong van

Soan thao cong van di
Lap noi dung cong van can soan thao
Danh may
Trinh len lanh dao ky duyet
chap nhan khong chap nhan
Tien
hanh xu
ly
Gui
tra lai

Xu ly
Dong dau
Vao so cong van di
Luu tru ban goc
Lam thu tuc gui cong van den dia chi can thiet
la cong van hoi bao khong la cong van hoi bao
Theo doi va
gui thong bao
nhac nho
Phat hanh

cong van di
2) CÔNG VĂN ĐI :
XI) MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ:
20
1) CÔNG VĂN ĐẾN:
Période CO QUAN NGOAI VAN THU CHUYEN VIEN PHU T RACH LANH DAO Type
Cong
van den

Xem xet
Kiem tra cong van gui dung dia chi?
Ti ep nhan va dang ky cong van den
Phan loai cong van den
khong hop le hop le
Gui
tra lai
Ti en
hanh xu
ly

Xu ly
Giai quyet va ky duyet neu trong quyen han
Chuyen den cac don vi co lien quan
Trinh lanh dao
khong can hoi bao can hoi bao
Luu vao s o
cong van
Yeu cau s oan
thao cong van
hoi bao

Soan thao cong van hoi bao
Lap ban thao theo noi dung can hoi bao
Danh m ay
Trinh ky
duyet

Xet duyet
Xem xet noi dung can ky
chap nhan khong chap nhan
Soan
thao lai
Luu va gui
cong van
hoi bao di


2) CÔNG VĂN ĐI:
21
Période LANH DAO CHUYEN VIEN PHU TRACH VAN THU Type
Yeu cau
soan thao
cong van di

Soan thao cong van di
Lap ban thao theo noi dung dua xuong
Danh may
Tri nh cong
van da duoc
soan thao

Xem xet
Kiem tra noi dung cong van duoc soan thao
khong chap nhan chap nhan
Ky duyet va
chuyen di

Xu ly
Tien hanh dong dau
Dua ra in an va nhan ban
Vao s o cong van di
Luu ban goc
Lam thu tuc gui cong van den dia chi can thiet
la cong van hoi bao khong la cong van hoi bao
Theo doi va
gui thong bao
nhac nho
Phat hanh
cong van di
XII- Sơ đồ chức năng:
Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức
năng sau:
_ Cập nhật thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn, nhân
viên,… ).
_ Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân
viên,… ).
_ Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công văn đến/đi, thống kê công văn đến/đi).
22