106 thủ thuật với Microsoft Office(phần III) potx

106 thủ thuật với Microsoft Office(phần III)
Phần 5

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel
nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên
bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa
chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong
Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng

Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý
cho bạn khi bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).

Ví dụ để tính toán trên cột

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong
Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện
ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết
quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi
toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải

động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh
chóng cũng là một thủ thuật như vậy.

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự
dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng
sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.

+ + + +

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột
được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên
(superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường
xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”.
Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và
bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word.
Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu
mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành
mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra
rồi điền các thông tin cần thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn
bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn.
Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn Document Template
(*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản
của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template
bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng
nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates
trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và
lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn
bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng
gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này
bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt
kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh
sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện
tên những văn bản này bằng cách sau đây.

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này
bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh
sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên
cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn
mục này, nhắp OK.
Phần 6
Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu
ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây
một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi
bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay
đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên
phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ
phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn
chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa
chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng
di chuyển cho con trỏ chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô
không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô
một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện
công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần
được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn
giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao

chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ
liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề
nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để
sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng
chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó
thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Phần 7

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó.
Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn
toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi
vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.

Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng

Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh
xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in
các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File | Print sau đó
chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn
sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ
trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2
màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của
các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.

Tên tệp tin được in ra ở Footers

Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng
chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn
này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn
tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:

Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup | Header/Footer,
chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header
hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin
- ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi
nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía
trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như
vậy đã thành công.

Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất
dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể
sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.

Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100%
thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy
nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là
không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng
nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một
hàng một cột…

Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô –
hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data |

Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú
thích cho các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể
nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.

Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt
tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được
chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn
cụ thể cho người sử dụng.

Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ
liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh
báo vào đó.

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên
các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công
ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để
tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.

Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong
cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay
phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối
tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc
nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa
chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.

Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách

của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con
trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra.
Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại.