106 thủ thuật với Microsoft Office(phần IV) pptx

106 thủ thuật với Microsoft Office(phần IV)
Phần 8

Microsoft Excel

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng
số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước
mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:

Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers
to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp
chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu
=A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng
tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử
dụng trong bảng tính.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn
sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ
việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng
tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể
từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh

sách bằng cách vào Data | List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của
bạn.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi
có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham
chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại
tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như
mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa
nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel
sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết
quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.

Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của
mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools | Formula
Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.

Dấu cột hay hàng?

Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay
một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc
này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format |
Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiện trở lại những hàng hay
cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column
| Unhide.

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.

Bảo vệ bảng tính

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn
có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy
của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool |
Options | Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open”
hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK.
Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không
thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.

Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều
lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa.

Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool | Protection |
Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect
sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính
đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn
lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì
trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể
thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính
năng Protect Sheet.

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn
bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp
quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ
này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành
Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho

phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.

Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ
tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.

Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo
dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì
thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và
thông báo cho bạn biết.
Phần 9 PowerPoint

Microsoft PowerPoint

Giấu slide

Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một
slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa
chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn
đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho
PowerPoint truy cập đến slide đó.

Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn
muốn giấu đi rồi vào Slide Show | Hide Slide.

Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình
diễn bạn có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số
thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm
theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn
tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn
hình trình diễn và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở

những phiên bản PowerPoint khác nhau).

Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình
diễn của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings.

Căn chỉnh đối tượng

Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh
các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn
(guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây.

Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu
ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn
nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint,
ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau
đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô
hình mà PowerPoint đưa ra.

Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau

Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng
cách đặt màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực
hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây.

Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với
những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide
Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu
chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply.
Bạn đã được như ý muốn.

Di chuyển đối tượng chính xác hơn

Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì
nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn
phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và
dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối
tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển

Trình diễn từng slide riêng biệt

Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn
muốn xem trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào.
Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem
tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn
và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ
riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận
tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy click chuột phải và chọn End
Show.