Hướng dẫn tạo chữ ký với Business Card trong Outlook potx

Hướng dẫn tạo chữ ký với Business Card trong Outlook


Những thông tin liên lạc, và phần lớn dữ liệu liên quan
khác đều được xử lý tự động bởi các ứng dụng email client.
Ví dụ như Outlook 2010, Gmail, Hotmail, Windows Live
Mail là những công cụ phổ biến. Nhưng nếu muốn hiển thị
thông tin trong phần chữ ký theo cách chuyên nghiệp, cách tốt
nhất là tạo Business Card trong chương trình Outlook 2010.
Tạo thông tin liên lạc:
Trước tiên, khởi động Outlook 2010, chọn Contacts > New
Contact từ thẻ Home:

Tại đây, các bạn điền đầy đủ thông tin liên l
ạc, những thông tin
này sẽ tự động được hiển thị trên cửa sổ mẫu bên tay phải:

Không cần lo lắng quá nhiều về thông tin và bề ngoài hiển thị
vì chúng ta có thể chỉnh lại sau. Tại bước này chỉ cần điền đầy
đủ thông tin.
Thay đổi thông tin của Business Card Outlook 2010:
Trong lúc danh sách Contact vẫn đang mở, chọn Business
Card, hoặc kích chuột phải vào phần Business Card của bạn v
à
chọn Edit Business Card:

Cửa sổ Edit Business Card hiển thị, tại đây bạn có thể thay
đổi mẫu thiết kế, thêm hoặc bớt các trường dữ liệu, định dạng
từng dòng thông tin hiển thị. Tại đây, mẫu Business Card sẽ
hiển thị ở phía trên bên trái:

Tiếp theo là bước chọn từng dòng thông tin cụ thể để đưa vào
Business Card bằng nút Add hoặc Remove:

Tại đây, chúng tôi đã loại bớt mục Home Phone và Business
Address, nhưng lưu ý rằng bước làm này không bỏ đư
ợc những
thông tin cơ bản từ tài khoản. Nếu các mục trong trường dữ
liệu thêm vào trong mẫu thẻ quá nhiều thì hệ thống sẽ tự động
sắp xếp theo tiêu chuẩn có sẵn:


Thiết kế và định dạng mẫu Business Card trong Outlook
2010:
Sau khi điền đầy đủ các mục thông tin để hiển thị, chúng ta
cần phải định dạng lại sao cho phù hợp với yêu cầu. Trước
tiên, các bạn chọn từng mục riêng rẽ để chỉnh sửa và Edit tại
thanh menu bên phải, phụ thuộc vào trường dữ liệu tương
ứng
(ví dụ như số hoặc ký tự), kiểu chữ, kích thước, màu, ki
ểu căn
lề, thêm các label tương ứng hiển thị :
Các label sau khi thêm vào sẽ hiển thị ở bên trái ho
ặc phải của
trường thông tin. Để bỏ các label này, xóa dữ liệu bên trong
hoặc chọn No Label từ menu. Sau đó, chọn tiếp logo hoặc
hình nền bằng chức năng Change, bên cạnh mục Image trong
phần Card Design, trỏ tới thư mục lưu trữ ảnh cần đưa vào:
Chọn vị trí hiển thị của bức ảnh qua phần Layout và Image
Align
từ menu, thay đổi kích thước hiển thị trong mục Image

Area theo số %:
Nếu muốn đổ màu cho ảnh nền, các bạn chọn công cụ Paint
Bucket bên cạnh Background. Sau khi cảm thấy hài lòng với
mẫu vừa tạo, hãy lưu thiết kế này lại qua Save & Close:

Đính kèm mẫu Business Card thành Signature trong
Outlook 2010:
Bạn có thể chèn mẫu Business Card trong 1 email mới khi
chọn Insert > Business Card. Trong lần đầu tiên này, chúng
ta phải chọn từ mục Other Business Cards, và từ lần sau
những mẫu này sẽ hiển thị luôn tại menu:
Và sau đây là những bước để chèn Business Card vào trong
phần Signature. Trước tiên, các b
ạn cần tạo 1 email mới, chọn
Insert > Signatures > Signatures:

Cửa sổ Signatures and Stationary hiển thị, chọn New như
hình dưới, đặt tên cho chữ ký mới này và nhấn OK:
Chọn chữ ký vừa tạo và nhấn Business Card:
Chọn Business Card muốn chèn vào và OK, nếu muốn thay
đổi kích thước thì thiết lập trong mục Size với số kích thước
theo mong muốn:

Chọn mẫu chữ ký mặc định của tài khoản trong mục Choose
default signature như hình dưới:
Theo mẹo sử dụng của nhiều người thì các bạn nên gán chữ
ký mặc định trong mục New messages nhưng không nên để
mặc định trong phần Replies/forwards vì những địa chỉ mà
bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư đã có mẫu Business Card.
Sau đó nhấn OK để đóng cửa sổ này lại.

Tạo 1 email mới, và mẫu Business Card đã được chèn sẵn
trong mục chữ ký dưới dạng file *.vcf đính kèm:

Lưu thông tin tài khoản cá nhân từ Business Card:
Khi người nhận bên kia nhận được mẫu Business Card,
chương trình email client sẽ tự động xử lý sao cho phù hợp.
Với những người dùng Outlook, kích chuột phải vào mẫu
Business Card và chọn Add to Outlook Contacts để lưu
thông tin tài khoản vào Address Book:

Việc import vCards (file .vcf) vào Gmail có 1 chút phức tạp
hơn, bạn cần phải download file .vcf về ổ cứng trước.
Trong Gmail, chọn Contacts > Import > Choose File và
trỏ tới thư mục lưu trữ file .vcf trước đó:

Chúc các bạn thành công!