Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010 docx

Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010


Excel là phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất hiện
nay do giải quyết được hầu hết nhu cầu cơ b
ản lẫn nâng cao.
Bên cạnh việc trang bị những kiến thức cần thiết, bài viết
sau sẽ cung cấp vài mẹo nhỏ giúp bạn thao tác tốt hơn trên
công cụ mạnh mẽ này.
Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích
xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên
mạng hoặc chia sẻ qua email? Hãy dùng chuột quét khối vùng
cần trích xuất, sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng
Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại
Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau
đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình ch
ỉnh sửa ảnh hoặc một
văn bản nào đó.
Cập nhật số liệu thủ công

Theo mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong
bảng tính thì các số liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi
theo.
Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính
luôn được cập nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ”
với hàng ngàn số liệu, việc cập nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ
tốn nhiều thời gian, trong khi bạn vẫn còn phải nhập thêm hàng
loạt số liệu khác.
Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas,

sau đó click vào calculation options>manual. Về sau, khi bạn
thay đổi xong các số liệu cần thiết thì chỉ việc nhấn F9 để Excel
cập nhật lại các số liệu có liên quan.
Tùy biến Quick Access Toolbar
Cũng giống như Microsoft Word, Excel cung cấp cho người
dùng một menu nhanh chứa các lệnh mà bạn thường dùng nhất
gọi là Quick Access Toolbar. Theo mặc định, menu này sẽ chỉ
chứa nút lưu, hoàn tác, lặp lại thao tác… Bạn có thể tùy bi
ến nó,
đặt thêm nhiều công cụ thường dùng vào menu này để đẩy
nhanh tốc độ làm việc.
Để làm được điều này, trên Excel 2007 bạn hãy nhấp vào nút
Office, chọn Excel Options>Customize. Trên Office 2010,
chọn file>Options> Quick Accesss Toolbar. Sau đó chọn
những công cụ thường dùng chứa bên cột trái và nhấn “add”,
sau đó click “Ok” để hoàn tất.
Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn
phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.
Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn
Enter con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy
thay đổi lại bằng cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options
hoặc (với Excel 2010 thì chọn File>Options), sau đó nhấp vào
advanced và đánh dấu kiểm vào “After pressing enter move
selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy chọn hướng di
chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.
Nén hình ảnh
Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung
lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực

tuyến. Vì vậy bạn cần nén nó lại bằng cách click vào hình cần
nén, trên thanh công cụ bạn chọn Compress Pictures, sau đó
nhấn vào option trong hộp thoại Compression Settings để chọn
các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu
hoặc web, nén để chia sẻ qua mail Sau cùng bạn hãy nhấp Ok
để hoàn tất.
Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp
bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá
trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó
nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó
kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.
Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách vào File/
options
(trong Excel 2010) hoặc nhấp vào nút Office, chọn Excel
Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm
các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc
các dãy số theo quy luật nào đó.
Hiện/ ẩn các phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007
và 2010. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay
trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử
dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp
bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng
chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.