10 mẹo Office hay và hữu dụng potx

10 mẹo Office hay và hữu dụng

Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10
mẹo được cho là hay và hữu dụng trong lĩnh vực
Office.
1. Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview
Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in
ra. Bạn có thể xem tất cả mọi thứ, từ định dạng, các cột,
ảnh, header, footer,… Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có
thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong ch
ế độ Print
Preview? Câu trả lời là bạn hoàn toàn có th
ể thực hiện điều
đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần kích biểu tượng Magnifier
trong thanh trạng thái Print Preview để vô hiệu hóa công
cụ đó. Trong Word 2007, hủy chọn Magnifier trong
nhóm Preview trên thanh công cụ Print Preview. Khi
thực hiện xong, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở vị trí mà bạn
soạn thảo trong chế độ bình thường (Normal view).
Cách th
ức thực hiện có đôi chút thay đổi trong Word 2010.
Bạn cần thêm lệnh Print Preview Edit Mode vào Quick
Access Toolbar. Các bước thực hiện tiếp theo không
chính xác như những gì được giới thiệu ở trên những cũng
gần giống như vậy.
2. Tìm và thay thế cách chèn một đoạn văn bản mới
Các mẹo tìm và thay thế (Find và Replace) luôn được
nhiều người ưa thích vì chúng mang lại khá nhiều tiện lợi,
chẳng hạn như chèn vào m
ột đoạn văn bản mới. Cho ví dụ,
để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những

nơi có tên bạn xuất hiện trong tài liệu, bạn có thể tìm các
sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy
nhiên có một cách đơn giản hơn: Sử dụng lệnh ^& trong
giá trị Replace With.
Lệnh ^& sẽ làm cho công cụ Find and Replace chèn
đoạn văn bản trong mục Find What vào sau tên của bạn.
Trong ví dụ tên đơn giản vừa rồi, bạn có thể sử dụng các
thiết lập dưới đây:
Find What: John Doe
Replace With: ^&, MCSE
Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để chèn m
ột đoạn văn bản
vào trước và sau một chuỗi đang tồn tại từ trước.
3. Chèn biểu đồ so sánh vào worksheet
Excel là một ứng dụng rất thông minh trong việc lập biểu
đồ, tuy nhiên đôi khi bạn lại không muốn sử dụng tất cả
các thứ đó mà chỉ muốn so sánh các giá trị một cách trực
quan. Cho ví dụ, trang bảng tính hiển thị trong hình A liệt
kê số sản phẩm được bán bởi mỗi người. V
ì danh sách trên
vẫn ngắn nên bạn có thẻ nhìn thoáng qua và phát hiện ra
rằng người có tên Bill đã bán được nhiều sản phẩm nhất v
à
Kate bán được ít nhất. Nếu tất cả những gì bạn cần là
nhanh chóng tìm ra đâu là giá trị cao nhất và đâu là giá trị
thấp nhất trong một danh sách dài thì kiểu hiển thị này
không thể giúp bạn so sánh các giá trị. Đây là lúc bạn sử
dụng biểu đồ vạch để tạo so sánh trực quan. Trông chúng
có vẻ phức tạp nhưng là kết quả của hàm REPT() trong
Excel.

Trong ô C2, chúng tôi đã nhập vào hàm dưới đây:
=REPT(”|”,B2)
Sau đó chúng tôi đã copy hàm này vào C3:C9. Các k
ết quả
sẽ cho phép bạn có được phép so sánh trực quan mỗi giá
trị với nhau. Đây là một mẹo rất hay và dễ thực hiện, kết
quả thu được rất rõ ràng.

Hình A: Sử dụng hàm REPT() để tạo một biểu đồ so sánh
trực quan
Trong Excel 2010, bạn có thể tạo một hiệu quả tương tự
bằng cách sử dụng sparklines. Hàm REPT() sẽ nhanh hơn
và dễ dàng hơn nhưng sparklines tháo vát hơn và linh
động hơn.
4. Gỡ ảnh nền ra của logo công ty
Việc thêm logo công ty vào một trình diễn
PowerPoint dường như là một nhiệm vụ rất đơn
giản. Tuy nhiên, các file đồ họa này thư
ờng hiển thị
cùng với một ảnh nền, và trừ khi ảnh nền của slide
hợp với ảnh nền của logo còn không thì hiện tượng
đè chồng này là m
ột điều không thể chấp nhận. Nếu
logo của bạn là một file bitmap, giải pháp ở đây rất
đơn giản tuy nhiên có thể một số bạn vẫn chưa biết:

1. Trong khung nhìn Normal, kích phải vào ảnh
logo và chọn Show Picture Toolbar để hiển thị
thanh công cụ Picture.
2. Kích công cụ Set Transparent Color (nút g

ần
cuối). Con trỏ sẽ thay đổi tương đ
ồng công cụ trong
suốt.
3. Kích vào ảnh nền. Nếu may mắn, ảnh nền sẽ
biến mất một cách thần kỳ!
Nếu bạn sử dụng PowerPoint 2007 ho
ặc 2010, thực
hiện theo các bước sau:
1. Kích tab Format.
2. Trong nhóm Adjust, chọn Set Transparent
Color từ danh sách Recolor sổ xuống.
3. Kích background của ảnh.
Bạn có thể sử dụng tính năng này để remove các
ảnh nền khác. Chỉ cần kích vào một vùng nào đó
và
nó sẽ biến mất. Nếu bạn không thích cách thay đổi
đó, hãy nhấn [Ctrl]+Z. Thứ tồi tệ nhất, bạn có thể
phải xóa và cài đặt lại file để bắt đầu lại. Thiết lập
trong suốt này làm việc tốt nhất với các ảnh bitmap.

5. Thêm chỉ thị băng giấy vào một PowerPoint
slide
Sử dụng tính năng Crawl In trong PowerPoint, bạn
có thể biến một hộp văn bản bình thường thành m
ột
dải chỉ thị băng giấy (ticker tape readout). Có một
mẹo trong kỹ thuật này, tuy nhiên rất dễ dàng để
thực hiện điều đó – bạn phải định vị hộp văn bản
theo một cách không thông thường. Các bước bên

dưới sử dụng trong PowerPoint 2003:
1. Add một hộp văn bản vào slide và đánh thông
báo mà bạn muốn cuốn.
2. Đây là cách th
ực hiện: Kéo hộp văn bản xuống
cạnh phía dưới bên trái của slide, như thể hiện
trong hình B. Bạn nên dùng cạnh phải để duy trì
slide. Bằng cách di chuyển hầu hết hộp văn bản
khỏi slide, bạn sẽ cho phép văn bản của mình chạy
ra từ góc trái.
3. Kích phải vào hộp văn bản và chọn Custom
Animation.
4. Chọn Entrance từ danh sách Add Effect và
chọn More Effects.
5. Chọn Crawl In từ danh sách các hiệu ứng cơ
bản và kích OK.
6. Thay đổi thiết lập Start thành After Previous.

7. Thay đổi thiết lập Direction thành From
Right.
8. Thay đổi thiết lập Speed thành Very Slow.
9. Từ danh sách các hiệu ứng sổ xuống, chọn
Timing.
10. Từ danh sách Repeat, chọn Until End Of
Slide.
11. Kích OK.

Hình B: Kéo hộp văn bản ra bên cạnh của sdile
Nhấn F5 và xem thông báo mà bạn đã nhập vào
hộp văn bản chạy vào màn hình từ bên phải, chạy

qua cạnh dưới và sang phía bên trái của slide.
Bạn có thể điều chỉnh thời gian đôi chút. Quá trình
chạy chữ có thể được thay đổi nhanh hay chậm để
làm sao cho người đọc không mất sự hứng khởi.
6. Cộng tổng các giá trị trong danh sách Excel
đã được lọc
Sử dụng các bộ lọc, bạn có thể lọc ra các dữ liệu
cần thiết để xem. Tuy nhiên việc cộng tổng các bản
ghi đã được lọc là một vấn đề khác. Hình C hi
ển thị
một danh sách đã được lọc. Bạn có thể thấy số h
àng
được lọc nằm phía bên trái. Có một vấn đề ở đây là
hàm SUM() không tr
ả về kết quả mong đợi cho bạn
vì nó định giá tất cả các giá trị trong D14:D64,
không chỉ các giá trị hiện hữu. Không có cách nào
cho phép hàm SUM() biết được rằng bạn chỉ muốn
định giá các giá trị đã được lọc ra trong dải tham
chiếu.

Hình E: Hàm SUM() không làm việc như mong đ
ợi
với danh sách lọc
Giải pháp ở đây đơn giản hơn nhiều so với những
gì bạn nghĩ. Bạn chỉ cần kích AutoSum và Excel sẽ
tự động nhập một hàm SUBTOTAL() thay vì hàm
SUM(). Hàm này sẽ xem xét toàn bộ danh sách,
D6:D82, nhưng nó chỉ định giá các giá trị đư
ợc lọc,

xem thể hiện trong hình D.

Hình D: Hàm SUBTOTAL() định giá các giá trị
hiện hữu trong danh sách lọc

7. Điền vào các cell trống trong Excel
Trong một trang bảng tính, các khoảng trống xuất hiện
nhiều sẽ tạo cảm giác khó hiểu cho người đọc. Nếu không
thích một trang bảnh tính có các cell để trống như vậy, bạn
có thể sử dụng các bước dưới đây để điền vào một thứ gì
đó.

Hình E: Các khoảng trống trong trường CompanyName
làm người đọc khó hiểu.
1. Đầu tiên, chọn dải gồm có các ký tự trắng mà bạn cần
phải thay thế bằng các ký tự khác. Không chọn các ô tiêu
đề cột – chỉ chọn dải gồm có dữ liệu thực sự. Sử dụng trang
bảng tính ở trên, dải dữ liệu thực là A2:A11.
2. Chọn Go To từ menu Edit hoặc nhấn [Ctrl]+G và sau
đó kích nút Special. Trong Excel 2007, chọn Go To
Special từ danh sách Find And Select trong nhóm Editing
trên tab Home.
3. Chọn Blanks và kích OK. Excel sẽ chọn tất cả các
cell trắng trong A2:A11.
4. Trong cell trắng được chọn đầu tiên (A3), nhập vào
một dấu bằng và trỏ đến cell trên. Cell đã được chọn, bạn
không phải kích A3.
5. Nhấn [Ctrl]+[Enter], Excel sẽ copy công thức tương
đương vào tất cả các cell trắng trong dải được chọn.
Lúc này, dải sẽ gồm có các giá trị bằng chữ (các giá trị gốc)

và các công thức lặp lại các giá trị bằng chữ đó. Để thay thế
các công thức bằng các kết quả của chúng, chọn dải
(A2:A11) và chọn Copy từ menu Edit. Trong Excel 2007,
kích Copy trong tab Clipboard.
Chọn Paste Special từ menu Edit. Sau đó chọn Values và
kích OK. Trong Excel 2007, chọn Paste Values từ danh
sách Paste trong nhóm Clipboard trên tab chủ. Lúc này
bạn đã thay thế các công thức bằng các giá trị chữ, như thể
hiện trong hình F.

Hình F: Các cell trống rỗng hiện giờ là tên công ty
8. Chèn watermark vào tài liệu word
Watermark là một ảnh hay một đoạn văn bản xuất hiện phía
sau nội dung của một tài liệu nào đó. Nó thường có màu
xám trắng hay màu trung lập nào đó để không ảnh hưởng
nhiều đến mục đích của tài liệu. Thông thường, một
watermark giúp nhận dạng một công ty hay trạng thái tài
liệu. Cho ví dụ, watermark có thể nói bí mật (confidential),
khẩn cấp (urgent) hoặc hiển thị một biểu tượng đồ họa nào
đó. Việc chèn watermark vào tài liệu word là một quá trình
đơn giản và trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các
bạn cách làm này:
1. Kích tab Page Layout
2. Kích Watermark trong Page Background group
3. Chọn một watermark từ thư viện. Hoặc…
4. Chọn Custom Watermark. Hộp thoại Printed
Watermark sẽ xuất hiện với ba tùy chọn. Bạn có thể
remove một custom watermark nào đó hoặc chèn thêm một
ảnh hoặc văn bản nào đó làm watermark mới.
5. Kích OK khi bạn đã thực hiện xong phần lựa chọn của

mình.
Nếu đang sử dụng Word 2003, bạn có thể chèn watermark
theo cách làm dưới đây:
1. Từ menu Format, chọn Background.
2. Kích Printed Watermark.
Để chèn vào một ảnh làm watermark, kích Picture
Watermark. Sau đó kích Select Picture, điều hướng để
tìm file ảnh, sau đó kích Insert.
Để chèn vào một văn bản nào đó, kích Text Watermark
và chọn hoặc nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn.
3. Thiết lập các tùy chọn bổ sung.
4. Kích OK
Watermark sẽ hiển thị như một phần background của mỗi
trang và kết quả nhận được của bạn sẽ như thể hiện trong
hình G dưới đây.

Hình G: Watermark là một cách hiệu quả trong việc chia sẻ
thông tin về trạng thái hoặc mục đich của tài liệu
9. Lấy tổng bằng cách sử dụng thanh trạng thái của
Excel
Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống khi đang ở trong cuộc
họp và có ai đó rất quan trọng hỏi về tổng số hay số lượng
thiếu hụt mà bạn không có sẵn con số đó trong bảng tính
của mình? Lúc này sẽ là rất khó xử cho bạn! Mọi người đều
nhìn vào bạn trong khi bạn nhập vào một hàm thích hợp.
Tuy quãng thời gian này sẽ không lâu nhưng nó làm cho
bạn cảm thấy rằng mình kém cỏi, mặc dù thực tế bạn không
phải người như vậy.
Nếu là người may mắn, bạn có thể chỉ cần chọn ô trắng đầu
tiên gần với cột hay hàng cần tính và kích AutoSum. Điều

này không đến nỗi tệ, tuy nhiên điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó
muốn bạn đưa ra một định giá cho một tập con nào đó. Có
thể họ muốn biết doanh số bán hàng trong quý đầu và quý
hai trong cả hai miền Nam và Bắc. Chắc chắn công việc
này sẽ khiến bạn mất nhiều thao tác hơn – và khi dưới áp
lực tâm lý, bạn rất dễ mắc lỗi.
Có một cách bạn có thể nhanh chóng định giá các giá trị
nào đó, đó là sử dụng thanh Status. Bạn có thể cộng hoặc
lấy trung bình một dải giá trị nào đó mà không cần nhập
vào bất cứ thứ gì. Bạn chỉ cần chỉ ra giá trị tối thiểu và tối
đa trong dải. Thậm chí có thể đếm số entry trong một dải,
tất cả mà không cần nhập vào một hàm hay một công thức
nào.
Chọn các giá trị đang được đề cập đến và quan sát phía bên
phải thanh Status. Cho ví dụ, để thấy được doanh số bán
hàng cho cả hai miền Nam và Bắc trong quý đầu và quý hai
trong bảng tính thể hiện trong hình H, bạn hãy chọn B2:C3.
Khi thực hiện thao tác này, thanh Status sẽ hiển thị:
Sum= $ 1,415.10
ở bên trái chỉ thị NUM. Lưu ý rằng thanh Status sẽ cho biết
giá trị tổng của dải được chọn và nhiều lựa chọn khác bằng
cách kích phải vào thanh Status và chọn ra lựa chọn thích
hợp từ một danh sách các hoạt động. Sử dụng tính năng
tiện ích này, bạn sẽ có được câu trả lời trong vài kích chuột.
Không ai phải đợi bạn và lúc này bạn sẽ trở nên tự tin hơn
và bình tĩnh hơn!

Hình H: Sử dụng công cụ tính toán trong thanh Status
10. Tạo shortcut email để thuận tiện cho việc gửi thư
Hầu hết các thông báo email của bạn thường đến từ vài

người nào đó – đôi khi trong một ngày bạn cũng có thể gửi
thư vài lần cho một ai đó. Thông thường việc nhập vào
cùng một địa chỉ là cách làm không hiệu quả, thậm chí
chúng ta có tính năng AutoComple của Outlook. Nếu bạn
gửi rất nhiều email cho cùng một người, hãy tạo một
shortcut email trên desktop của mình. Khi muốn gửi một
tin nhắn, bạn chỉ cần kích đúp vào shortcut để mở ra một
tin nhắn đã được đề địa chỉ trước nhưng chưa có nội dung.
Khi đó những gì bạn làm là viết nội dung cho nó và nhấn
nút Send.
Để tạo một shortcut trên desktop cho việc gửi tin nhắn đến
cùng một người như vậy, bạn có thể thực hiện theo cách
dưới đây:
1. Kích phải vào desktop và chọn New, sau đó chọn
Shortcut.
2. Trong hộp thoại Create Shortcut, đánh
mailto:emailaddress. Không nhập vào bất cứ ký tự trống
nào giữa thành phần mailto: và địa chỉ email.
3. Kích Next và nhập vào tên mô tả cho shortcut.
4. Kích Finish.
Để sử dụng shortcut mới, bạn kích đúp vào nó. Outlook
(hay máy khách email mặc định của bạn) sẽ mở một cửa sổ
mail và điền vào trường To bằng cách sử dụng địa chỉ mà
bạn đã cung cấp khi tạo shortcut. Viết nội dung và nhấn
Send! Đây là một giải pháp khá thú vị cho việc bảo đảm
email đến được đúng người nhận nếu bạn có hai hoặc nhiều
liên lạc trùng tên.