Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010 pdf

Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010

Excel là phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất hiện nay do giải
quyết được hầu hết nhu cầu cơ bản lẫn nâng cao. Bên cạnh việc trang
bị những kiến thức cần thiết, bài viết sau sẽ cung cấp vài mẹo nhỏ
giúp bạn thao tác tốt hơn trên công cụ mạnh mẽ này.
Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra
ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ
qua email? Hãy dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất, sau đó nhấp
vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As
Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on
Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh
sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.
Cập nhật số liệu thủ công

Theo mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong bảng tính
thì các số liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi theo.
Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính luôn được
cập nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ” với hàng ngàn số
liệu, việc cập nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ tốn nhiều thời gian, trong
khi bạn vẫn còn phải nhập thêm hàng loạt số liệu khác.
Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas, sau đó
click vào calculation options>manual. Về sau, khi bạn thay đổi xong
các số liệu cần thiết thì chỉ việc nhấn F9 để Excel cập nhật lại các số liệu
có liên quan.
Tùy biến Quick Access Toolbar
Cũng giống như Microsoft Word, Excel cung cấp cho người dùng một
menu nhanh chứa các lệnh mà bạn thường dùng nhất gọi là Quick Access
Toolbar. Theo mặc định, menu này sẽ chỉ chứa nút lưu, hoàn tác, lặp lại

thao tác… Bạn có thể tùy biến nó, đặt thêm nhiều công cụ thường dùng
vào menu này để đẩy nhanh tốc độ làm việc.
Để làm được điều này, trên Excel 2007 bạn hãy nhấp vào nút Office,
chọn Excel Options>Customize. Trên Office 2010, chọn file>Options>
Quick Accesss Toolbar. Sau đó chọn những công cụ thường dùng chứa
bên cột trái và nhấn “add”, sau đó click “Ok” để hoàn tất.
Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter
thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.
Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter
con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy thay đổi lại bằng
cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options hoặc (với Excel 2010 thì
chọn File>Options), sau đó nhấp vào advanced và đánh dấu kiểm vào
“After pressing enter move selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy
chọn hướng di chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.
Nén hình ảnh
Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập
tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Vì vậy bạn cần
nén nó lại bằng cách click vào hình cần nén, trên thanh công cụ bạn chọn
Compress Pictures, sau đó nhấn vào option trong hộp thoại
Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để
xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail Sau cùng bạn
hãy nhấp Ok để hoàn tất.
Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập
liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong
hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô
đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số

vào các ô kế tiếp.
Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách vào File/options (trong
Excel 2010) hoặc nhấp vào nút Office, chọn Excel
Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm các danh
sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy
luật nào đó.
Hiện/ ẩn các phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007 và 2010.
Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ
và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt +
phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp
phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình