Bài 1 - Introduction about email & its context pot

Bài 1 - Introduction about email & its
context (Giới thiệu về email & phạm vi
của email) –phần1


INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL)

Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic
mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao, không chỉ bởi
các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể.

Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng
nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn công sức hơn
viết thư tay. Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối
mạng, một chút thời gian để soạn email, sau khi ấn nút
"send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong
một khoảng thời gian rất ngắn. Điều đó tiện lợi hơn rất
nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều
thời gian cũng như công sức để hoàn thành một bức thư
tay.
Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải
dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư. Có khá nhiều
trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư
thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè thì ngại đi mua
tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi
hoặc một thời gian sau mới gửi. Nhưng với việc viết e-
mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra.

Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những
phương tiện truyền thông khác như điện thoại hay FAX thì
sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên

diễn đàn, kết luận được đưa ra rằng e-mail khó bị xâm
phạm hơn điện thoại, chính vì vậy e-mail giúp các bạn bảo
mật thông tin khá hiệu quả.
Bên cạnh đó e-mail dễ sử dụng hơn FAX, các bạn chỉ cần
thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể gửi thư điện tử
trong khi rất nhiều người than phiền về độ phiền phức và
rắc rối khi sử dụng FAX.

Chính bởi những ưu điểm trên e-mail ngày càng được sử
dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Cụ thể, năm 1998 ước
tính có khoảng 30% những người đã trưởng thành ở Hoa
Kỳ và Canada sử dụng mạng Internet. Nhưng đến năm
2007, dự án "Pew Internet and American Life" đã làm điều
tra và đưa ra kết quả 73% người đã trưởng thành ở Hoa
Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet. Hầu hết
những người đó đều sử dụng thư điện tử.

Tuy nhiên, điều đáng buồn là ở thế kỷ 21, khi việc sử
dụng e-mail đã trở thành thói quen không thể thiếu, vẫn có
một số lượng lớn những người gặp phải những điều rủi ro
trong khi dùng e-mail chỉ bởi họ không hiểu rõ và không
biết cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với
loại phương tiện thông tin liên lạc mới này.

Chính vì vậy bài giảng hôm nay sẽ giúp các bạn tránh
mắc phải những lỗi không đáng có khi sử dụng e-mail.
Tuy nhiên bài giảng sẽ không chỉ cho các bạn cách thức
để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh mà sẽ tập trung
vào việc giới thiệu cho các bạn nội dung của một bức thư
điện tử, hướng dẫn cho các bạn cách truyền đạt những

điều bạn muốn nói. Những phần hướng dẫn được được
đưa ra sẽ rất ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả.

Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán,
giáo điều. Có thể sẽ có những người không đồng tình với
một số điểm mà bài giảng đưa ra. Tuy nhiên nếu lúc nào
cũng chỉ có một đáp án đúng thì việc đưa ra những chỉ
dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa. Hy
vọng rằng, phần hướng dẫn này có thể giúp các bạn đánh
giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối
đa tính hiệu quả của e-mail.

Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu
để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về cấu trúc
của e-mail. Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và
phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một bức thư điện
tử.
Date:
Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT
THE
HEADER
To:

From:

(Vital
Bassoon)
Subject:
An incorrect shipment.
AGAIN!

Cc:


Herb,
THE BODY

Those Neanderthals in your
Shipping department have done
it again! This time they sent me
5 skids of "Wavy Locks" perm
lotion instead of 5 boxes of
"Wavy Lay's" potato chips!
Either you hire people with at
least a double-digit IQ, or I'll find
a new distributor!!!

Vital Bassoon
THE
Buy or Dye Convenience Store
and Hair Salon
Toad Suck, Arkansas
"At Intel, quality is job
0.9999992362"
SIGNATURE

Phần chú thích:


THE
HEADER:

PHẦN TIÊU ĐỀ





Date:

Ngày, tháng các bạn viết e-mail





To:

Những địa chỉ e-mail của người
nhận (Một bức thư điện tử có thể
gửi cùng lúc cho nhiều người)





From:

Địa chỉ e-mail của người gửi

Subject:

Phần tiêu đề. Phần này thường
chỉ dài một dòng, nói gắn gọn nội
dung chính các bạn sẽ đề cập
đến trong bức thư điện tử.

Phần này rất quan trọng bởi hầu
hết những người bận rộn đều
căn cứ vào phần tiêu đ
ề để quyết
định xem có đọc bức e-mail đó
hay không.

Chính vì vậy các bạn hãy đảm
bảo rằng phần tiêu đề của bức e-
mail hội tụ đủ thông tin cần thiết
để người nhận thư sẽ không bỏ
qua.





Cc:

Đây là phần thông tin báo cho

người nhận thư điện tử biết địa
chỉ e-mail của người sẽ nhận
được bản sao của bức e-mail
này.



Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị,
dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt của từ
REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu
cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm.
Ví
dụ



Subject:
REQ: turn in thrombos


Pat's call for a left-handed
thromblemeister
turned up 12 functional lefties that were
lying around people's offices unused.
Please
take a moment to look around your area
for
thromblemeisters (rightie *or* leftie) that
you
are no longer using, and get them back to

Chris.
Ngoải ra, nếu các bạn đưa ra những thông tin không khần
cấp hoặc không cần người nhận e-mail phải trả lời thì các
bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề bằng FYI, phần viết tắt
của FOR YOUR INFORMATION (THÔNG BÁO CHO
BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải
vội vàng hay quá tập trung.
Ví
dụ



Subject:
FYI: donuts in break room


The donut fairy left a dozen doughnuts in
the
downstairs break room. First come, first
served!
INFORMATION, PLEASE (XIN THÔNG TIN CỦA NGƯỜI
NHẬN)

Để có thể tự giúp chính mình, các bạn hãy lưu ý không
nên dùng từ "information" (thông tin) ở dòng chủ đề (và
nếu có thể ngay cả trong phần thân của bức thư điện tử
các bạn cũng không nên sử dụng). Bởi đây là một khái
niệm khá chung chung gây nghi ngờ và khó khăn cho
người nhận thư trong việc cung cấp thông tin cho bạn.

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn.

Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at
Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với dòng chủ
đề và nội dung như sau.

Subject:
information


Please send me information about UIUC
(University of Illinois at Urbana-
Champaign.)
Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được
bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh mối nào
về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển
sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học hoặc số
lượng những tòa nhà trong trường?
Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail
đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người
gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy
hay qua file. Việc gửi một bức thư điện tử như vậy chỉ gây
rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình. Chính vì
vậy các bạn hãy lưu ý để rút kinh nghiệm.

Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả
hơn hẳn.

Subject:
UIUC history

Are there any Web pages about the history
of the UIUC (University of Illinois at Urbana-
Champaign.)