Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails -phần 3 pptx

Bài 2 - Format, page layout and
intonation of e-mails (Định dạng,
cách trình bày trang và ngữ điệu
của e-mail)-phần4

LINE LENGTH (CHIỀU DÀI CỦA HÀNG, DÒNG)
Trước tiên, các bạn hãy thử tưởng tượng xem nếu mình
nhận được một bức thư điện tử trong đó có một dòng như
sau:

" I've got the price quote for the Cobra subassembly
ready; as soon as I get a decision on the thromblemeister
selection, I'll be ready to go. Have you talked to the thermo
guys about whether they are ready to go with the left-
handed thrombo or do they want to wait and check out the
right-handed one first?"

Cả một phần dài như vậy chỉ nằm trên một dòng, quả thực
gây khó khăn rất nhiều cho người đọc.
Hơn thế nữa, nếu một dòng có nhiều hơn 76 ký tự, phềm
mềm soạn e-mail sẽ tự động tách dòng ở ký tự thứ 75 và
kết thúc dòng bằng dấu =. Người nhận e-mail khi đọc
được phần nội dung, tư liệu ấy vẫn có thể hiểu được. Tuy
nhiên, bức thư điện tử của các bạn nhìn sẽ thiếu mỹ quan
và gây ức chế cho người đọc.

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau để thấy rõ:


I've got the price quote for the Cobra

subassemby ready; as soon as I get a=


decision on the thromblemeister selection,
I'll be ready to go. Have you=


talked to the thermo guys about whether
they are ready to go with the=


left-handed thrombo or do they want to wait
and check out the right-handed=


one first?
Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng để độ dài của hàng,
dòng dưới 70 ký tự. Đọc đến phần này, có lẽ các bạn sẽ
thắc mắc tại sao là 70 ký tự mà không phải là 76 ký tự vì
phần giới hạn cho phép là 76 ký tự. Câu trả lời là bởi các
bạn nên để một khoảng trống cho phần thụt vào hoặc trích
dẫn để người nhận thư điện tử có thể sử dụng, trích dẫn
một phần nội dung bài viết của bạn để trả lời.

TERSER PROSE (BÀI NGẮN)

Bạn có nhớ mình đã được yêu cầu viết bao nhiêu bài tiểu
luận 20 trang không? Có lẽ là rất nhiều, đến nỗi bạn
không thể nhớ nổi. Và trong những trường hợp bài viết
của bạn ngắn, không đủ số trang yêu cầu bạn có thể sẽ bị

phạt, trừ điểm. tuy nhiên điều đó hoàn toàn khác biệt với
e-mail.

Nguyên tắc quan trọng khi viết e-mail đó là hãy viết thật
ngắn gọn. Nếu như người nhận muốn biết thêm thông tin
họ sẽ yêu cầu bạn trả lời sau hoặc gửi file kèm theo.

Nếu các bạn gửi một bản báo cáo cho nhiều người cùng
lúc thì lúc đó bạn nên viết chi tiết để tránh tình trạng phải
trả lời quá nhiều câu hỏi của những người trong danh
sách bạn gửi. Ngoài ra, trước khi cho một số lượng lớn
người nhận bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng xem có cần thiết
đưa ai đó vào danh sách gửi không.

Thông thường, một quyển sách viết cho hàng nghìn người
thì sẽ dày hàng chục nghìn trang. Một bài diễn thuyết
trước một nhóm người đông thì sẽ gồm hàng nghìn từ.
Tương tự như vậy, số lượng người trong danh sách gửi
càng ít thì phần nội dung của bức thư điện tử càng ngắn.

Chính vì vậy, các bạn hãy cố gắng để phần nội dung bức
thư điện tử của mình chỉ dài một trang, điều đó cũng có
nghĩa là 25 dòng của text.