Bài 1 - Introduction about email & its context-phần 1 pps

Bài 1 - Introduction about email & its
context (Giới thiệu về email & phạm vi
của email) –phần2

QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU)
Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử
khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã được đề cập
đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập.
Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng:
yes
Các bạn nên trả lời như sau:

> Did you get all of the left-handed
thromblemeisters
> that you needed?
yes
Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để
trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên những phần
mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng
những quy ước khác nhau.
Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được
dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải trích dẫn
những phần của bức thư điện tử trước. Điều đó là cần
thiết. Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận
được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi
từ hôm thứ sáu và đã không nhớ rõ nội dung nữa thì các
bạn sẽ thấy bất tiện thế nào. Các bạn hãy thử đặt mình
vào vị trí ấy và quan sát phần nội dung sau:

I talked to them about it the other day,

and they want to see the other one
before they make up their minds.
Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ
thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã gửi xem
mình đã hỏi gì. Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời
gian.

Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức e-
mail như sau:
> I've got the price quote for the Cobra
subassembly
> ready; as soon as I get a decision on the


> thromblemeister selection, I'll be ready to
go.

> Have you talked to the thermo guys about
whether

> they are ready to go with the left-handed
thrombo or

> do they want to wait and check out the
right-handed
> one first?


I talked to them about it the other day, and
they want to see the other one before they

make up their minds.
Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với
phần đưa ra trước đó. Tuy nhiên các bạn có thể nhận thấy
nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng. Ba dòng đầu
tiên không có mối tương quan nào với câu trả lời cả nên
chúng ta có thể lược bỏ chúng.

Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những
phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến.

Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như
sau là đủ:

> Have you talked to the thermo guys
about whether

> they are ready to go with the left-
handed
thrombo or

> do they want to wait and check out the
right-handed
> one first?


I talked to them about it the other day, and
they want to see
the other one before they make up their
minds.

Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành
thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu, các bạn có
thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới
phần trả lời của các bạn. Nếu các bạn để như vậy người
đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã
hiểu phần nội dung mà bạn trả lời.
REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ)

Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề
cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới có thể hiểu
được phần trả lời. Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng
nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn.

Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn
vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên. Nếu chúng không
thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách
rõ ràng trong phần e-mail các bạn hãy chuyển chúng
thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc
làm người đọc thấy hoang mang.
Ví
dụ



> Have you talked to the thermo guys
[about which handedness
> they want]?


I talked to the thermo group on

Wednesday, and they think the left-
handed
thromblemeister will probably work, but
they want to evaluate the right-
handed unit
before they make up their minds.
Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn. Và, vì phần
trả lời đã bao gồm cả những phần giải thích ngầm và rõ
ràng từ bức thư điện tử ban đầu nên các bạn cũng nên
trích dẫn cả những phần tư liệu thiếu rõ ràng. Trả lời theo
cách như vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong
phần thân của thư và giúp người nhận dễ hiểu hơn. Tuy
nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn
một bức thư điện tử.
SUMMARY (TÓM TẮT)
Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các
bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng người đọc
chưa chắc đã hiểu. Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa
họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng bằng cách:
* Đưa ra những dòng chủ đề hữu ích


* Tránh sử dụng đại từ ở ba dòng đầu ti
ên
của thư


* Trích dẫn phần thư gửi trước để người
nhận dễ hiểu