Hướng dẫn sử dụng Calc OpenOffice.doc

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU 4
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC 6
1. Cách khởi động Calc 6
2. Màn hình làm việc của Calc 7
3. Tạo một bảng tính mới 8
4. Lưu bảng tính lên đĩa 9
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12
CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 14
1. Thêm và xoá các trang tính 14
2. Đổi tên trang tính 16
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính 16
4. Ẩn và hiện lại một trang tính 17
5. Bảo vệ trang tính 18
6. Chọn nhiều trang tính 20
CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 21
1. Các kiểu dữ liệu 21
1.1. Dạng chuỗi (Text) 21
1.2. Dạng số (Number) 22
1.3. Dạng công thức (Formulas) 22
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22
2. Các toán tử trong công thức 23
2.1. Toán tử số 23
2.2. Toán tử chuỗi 23
2.3. Toán tử so sánh 23
3. Nhập dữ liệu 24
3.1. Dữ liệu bất kỳ 24
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24
3.3. Dữ liệu kiểu công thức 27

3.4. Công thức mảng 29
4. Sửa, xóa dữ liệu 30
5. Các thao tác với ô 30
5.1. Chọn ô 30
5.2. Di chuyển giữa các ô 32
5.3. Cắt, sao chép và dán ô 34
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 35
6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 35
6.2. Chèn ô, hàng và cột 37
6.3. Xóa ô, hàng và cột 38
6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại 39
6.5. Ẩn/hiện hàng, cột 41
6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột 41
7. Định dạng dữ liệu 42
7.1. Định dạng ký tự 42
7.2. Định dạng số 44
7.3. Canh biên (dóng hàng) 44
7.4. Kẻ khung 46
7.5. Tô màu nền 47
7.6. Định dạng tự động 48
8. Đặt tên cho ô hoặc miền 48
8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 49
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 50
8.3. Dán tên vào công thức 50
8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 51
8.5. Xóa tên ô hoặc miền 51
9. Ghi chú cho ô 51
10. Bảo vệ ô hoặc miền 52
11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 53
CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC 56

1. Quy tắc chung 56
2. Xây dựng công thức 57
3. Các hàm trong Calc 59
3.1. Hàm ngày tháng 59
3.2. Hàm ký tự 65
3.3. Hàm toán học 68
3.4. Hàm logic 72
3.5. Hàm thống kê 73
3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu 74
CHƯƠNG 05: ĐỒ THỊ 79
1. Tạo đồ thị mới 79
2. Chỉnh sửa đồ thị 83
2.1. Thay đổi vị trí đồ thị 83
2.2. Thay đổi kích thước đồ thị 84
2.3. Thay đổi loại đồ thị 84
2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 84
2.5. Chỉnh sửa các đối tượng 85
2.6. Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85
CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 86
1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu 86
2. Sắp xếp dữ liệu 87
3. Lọc dữ liệu 88
3.1. Các yếu tố cơ bản 88
3.2. Lọc tự động (AutoFilter) 89
3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) 90
4. Tổng kết theo nhóm 91
4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): 91
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm 93
CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 96
1. Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96

2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98
3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100
4. In 101
BÀI TẬP 103
PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 117
MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 123
GIỚI THIỆU
OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun
Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office.
OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả
phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp.
Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản
trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài
ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft
Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác.
Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn sử dụng và đĩa
chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và
doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi
hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng. Các tính năng
được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo
người dùng.
Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04 quyển tài liệu và
đĩa chứa các chương trình phần mềm:
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.0
và UniKey 4.0.
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử
OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách

sử dụng như Microsoft Office Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng
được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.
Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó
tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc
bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng
phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng.
Nội dung cuốn sách bao gồm:
• Chương 01: Làm quen với Calc
• Chương 02: Các thao tác với trang tính
• Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
• Chương 04: Hàm trong Calc
• Chương 05: Đồ thị
• Chương 06: Quản trị dữ liệu
• Chương 07: Trình bày trang và in
• Bài tập thực hành
• Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel
• Một số câu hỏi thường gặp
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¬ Cách khởi động Calc
¬ Màn hình làm việc của Calc
¬ Tạo một bảng tính mới
¬ Lưu bảng tính lên đĩa
¬ Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
¬ Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
Cách khởi động Calc
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở
thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:
• Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org Calc.
• Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện

màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu
tượng Spreadsheet.
• Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ
nào trên màn hình Desktop,…
• Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm
việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở. Khi đó Calc
sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định.
Màn hình làm việc của Calc
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:
Hình 1. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc
• Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính
hiện thời. Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một
con số.
• Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc
trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có
thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.
• Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar,
Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các
lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn.
• Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu
nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột
và số dòng của ô hiện thời. Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm.
Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại
của thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại
chính ô hiện thời đó.
• Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính.
• Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời
trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,…
• Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự
bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số

có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.
• Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự
bằng số từ 1 đến 65536.
• Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột
trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.
• Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông
nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ
của ô này được hiển thị trên thanh công thức.
Tạo một bảng tính mới
Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù
tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở
bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:
• Vào menu File\New\Spreadsheet;
hoặc
• Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu tượng New hoặc
nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn
Spreadsheet;
hoặc
• Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính
mới.
Lưu bảng tính lên đĩa
Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên đĩa cứng. Tuy
nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc.
Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:
• Vào menu File\Save;
hoặc
• Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. Biểu tượng này sẽ có màu xanh
đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào
mới;
hoặc

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội
thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí
lưu bảng tính.
Hình 2. Hộp hội thoại Save As
• Chọn vị trí lưu bảng tính mới.
• Đặt tên bảng tính tại ô File name.
• Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở rộng là ODF
Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp dưới dạng .xls, .xml,…
• Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà
không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào
menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu
khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…
Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng chương trình này,
mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng chương trình MS Excel (tệp .xls,
thậm chí là .xlsx).
Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:
• Vào menu File\Open;
hoặc
• Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;
hoặc
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:
Hình 3. Hộp hội thoại Open
Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn nút <<Open>>
trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc.
Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent Documents. Tại

đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ
OpenOffice.org.
Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau:
• Vào menu File\Exit;
hoặc
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.
CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¬ Thêm và xoá các trang tính
¬ Đổi tên trang tính
¬ Sao chép/Di chuyển một trang tính
¬ Ẩn và hiện lại một trang tính
¬ Bảo vệ trang tính
¬ Chọn nhiều trang tính
Thêm và xoá các trang tính
Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu không cần tất cả ba
trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm
trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện như sau:
• Thêm trang tính:
• Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn
Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 4. Hộp hội thoại Insert Sheet
• Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:
o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.
o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.
• Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.
• Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.
• Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.
• Xoá trang tính:

• Chọn trang tính cần xoá.
• Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và
chọn Delete Sheet.
• Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.
Đổi tên trang tính
Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tuy nhiên bạn
có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính. Cách thực hiện như
sau:
• Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính,
chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 5. Hộp hội thoại Rename Sheet
• Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.
• Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.
Sao chép/Di chuyển một trang tính
Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí
của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách thực hiện như sau:
• Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc di
chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 6. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet
• Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
• Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ được di chuyển
ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển xuống
cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position)
• Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả
chuột.
+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị
trí mới rồi thả chuột.
Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách thực hiện như sau:
• Ẩn một trang tính:
• Chọn trang tính cần ẩn.
• Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất và chuyển trang
tính ngay sau đó thành trang hiện thời.
• Hiện lại trang tính:
• Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 7. Hộp hội thoại Show Sheet
• Chọn trang tính cần hiện trong danh sách.
• Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.
Bảo vệ trang tính
Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn có thể thực hiện
như sau:
• Chọn trang tính cần bảo vệ.
• Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 8. Hộp hội thoại Protect Sheet
• Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.
• Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.
• Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ được bảo vệ và không sự thay đổi
nào có thể thực hiện được đối với trang tính đó.
Để bỏ bảo vệ, thực hiện như sau:
• Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ.
• Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 9. Hộp hội thoại Unprotect sheet
• Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.
• Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.
Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu nhưng không thay
đổi được dữ liệu đó.
Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người khác, bạn có thể

thực hiện theo cách sau:
+ Vào menu File\Save As.
+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.
+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.
+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô
Password và Confirm (giống hệt nhau).
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại Password sẽ xuất hiện
yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó.
Chọn nhiều trang tính
• Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên
cuối.
• Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần chọn.
• Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang
tính cần bỏ chọn.
CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
¬ Các kiểu dữ liệu
¬ Các toán tử trong công thức
¬ Nhập dữ liệu
¬ Sửa, xóa dữ liệu
¬ Các thao tác với ô
¬ Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính
¬ Định dạng dữ liệu
¬ Đặt tên cho ô hoặc miền
¬ Ghi chú cho ô
¬ Bảo vệ ô hoặc miền
¬ Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu

tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau:
Dạng chuỗi (Text)
• Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.
• Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt
đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
• Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.
Dạng số (Number)
• Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác
tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows.
• Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.
Dạng công thức (Formulas)
• Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện
trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô.
Nếu thấy Có thể là do:
#### Cột quá hẹp
#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng
#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên
không gắn với một ô hay vùng nào cả)
#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách
Dạng ngày (Date), giờ (Time)
• Trong cách trình bày dưới đây:
DD là 2 con số chỉ ngày
MM là 2 con số chỉ tháng
YY là 2 con số chỉ năm
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế
của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp
dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển
sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán.
Các toán tử trong công thức
Toán tử số

Phép toán Ví dụ
+ cộng
10 + 5 = 15
- trừ
10 - 5 = 5
* nhân
10*5 = 50
/ chia
90/3 = 30
^ lũy thừa
3^2 = 9
% phần trăm
50%*600 = 300
Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới
đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ
trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp
ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
Toán tử chuỗi
& Nối chuỗi.
Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu được là: TinHọc
Toán tử so sánh
> Lớn hơn
< Nhỏ hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
<> Khác
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).
Nhập dữ liệu
Dữ liệu bất kỳ
• Đưa con trỏ về ô cần thiết.

• Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.
• Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:
• Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.
• Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đưa
con trỏ sang ô bên phải.
• Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái.
Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật
• Chuỗi số với bước nhảy là 1:
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho
một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.
• Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối
của miền. Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,
• Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta
gõ 2 vào một ô nào đó.
• Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4.
• Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả
chuột tại ô cuối của miền.
Hình 10. Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2
• Chuỗi ngày tháng năm tăng:
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.
• Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.
• Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1. Bạn có
thể sửa mặc định này bằng cách:
• Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo.
• Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 11. Hộp hội thoại Fill Series
• Trong phần Time unit chọn:
o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…
o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008,

20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên
không được tính)
o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…
o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,…
• Chọn bước nhảy tại ô Increment.
• Nhấn nút <<OK>>.
• Điền một danh sách tự tạo:
• Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu Tools\Options:
Hình 12. Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists
• Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn
phím Enter để xuống dòng.
• Nhấn nút <<OK>>.
Để sử dụng danh sách tự tạo:
• Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.
• Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên.
Dữ liệu kiểu công thức
• Phải bắt đầu bởi dấu =.
• Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức.
Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:
Lương = Số ngày công * Lương ngày
Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương
Hình 13. Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức
Cách thực hiện như sau:
• Tính lương cho nhân viên đầu tiên:
• Đưa con trỏ về ô E2
• Gõ dấu =
• Trỏ chuột vào ô C2, nhấn chuột trái (hoặc gõ C2)
• Gõ dấu *
• Trỏ chuột vào ô D2, nhấn chuột trái (hoặc gõ D2)
• Nhấn phím Enter.

• Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức
cho tới ô E7.
• Tính tổng lương và ghi vào ô E8:
• Đưa con trỏ về ô E8.
• Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức
=SUM(E2:E7) từ bàn phím.
• Nhấn phím Enter.
• Tính tỷ lệ phần trăm lương của từng nhân viên so với tổng lương:
• Đưa con trỏ về ô F2
• Gõ dấu =
• Trỏ chuột vào ô E2, nhấn chuột trái (hoặc gõ E2)
• Gõ dấu /
• Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8)
• Nhấn phím Enter.
• Để tính tỷ lệ phần trăm lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao
chép công thức cho tới ô F7. Khi đó ta thấy tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo
lỗi. Khi đưa con trỏ về ô F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số
ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối. Để
báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là
địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:
o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngay
trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và
giữa ký hiệu đó.
o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7.
• Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi
ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số.
Sau khi tính toán ta có:
Hình 14. Kết quả tính toán theo công thức
Công thức mảng
Ngoài công thức tương đối như trên, Calc còn cung cấp một phương tiện nhỏ gọn hơn, đó là

mảng (array).
Mảng được dùng khi ta gặp phải một lượng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ
hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm
được bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức
mảng là đủ).
• Nhập công thức mảng (array formula):
• Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng
• Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là =C2*D2), ở đây phải lập
toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7.
• Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Calc sẽ tự sinh kết
quả ở các ô tương ứng.
• Sửa một công thức mảng:
• Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng.
Sửa, xóa dữ liệu
• Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:
• Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó
và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên nhấn chuột tại
thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn
phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.
• Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.
• Xóa
• Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.
Các thao tác với ô
Chọn ô
Trước khi đưa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và cột) muốn đưa dữ
liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau hay không liền nhau.
• Chọn một ô
Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó. Khi một ô được chọn, một đường viền đậm màu
đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.
• Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột.
• Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:
• Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.
• Nhấn và giữ chuột trái.
• Di chuyển chuột.
• Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột.
• Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:
• Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.
• Giữ phím Shift.
• Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn.
• Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:
• Chọn ô là một trong các góc của dải đó.
• Giữ phím Shift.
• Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.
• Chọn nhiều ô không liền nhau
• Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên.
• Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo.
• Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.
• Lặp lại các bước trên nếu cần.
• Trường hợp đặc biệt:
• Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3, 4,… , 65535,
65536.
• Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B, C, D,… , AMI,
AMJ.
• Chọn nhiều hàng hoặc cột:
• Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:
• Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.
• Giữ phím Shift.
• Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.
• Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

• Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.
• Giữ phím Ctrl.
• Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn.
• Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang
tính.
Hình 15. Chọn toàn bộ trang tính
Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.
Di chuyển giữa các ô
Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ ra vị trí của ô hiện
thời.
• Sử dụng phím Tab và phím Enter:
• Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần lượt lên hoặc
xuống.
• Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần lượt sang phải hoặc
trái.
• Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển theo
hướng mũi tên.
• Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:
• Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.
• Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ liệu.
• Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.
• Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc
các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả
phím tắt dùng để di chuyển trong bảng tính.
Tổ hợp phím Kết quả
◊
Sang phải một ô
⇓
Sang trái một ô

〈
Lên một ô

Xuống một ô
Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó
hoặc tới cột AMJ
Ctrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó hoặc
tới cột A
Ctrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó hoặc
tới dòng 1
Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó
hoặc tới dòng 65536
Ctrl+Home Tới ô A1
Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệu
Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)
Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)
Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh
sách trang tính)
Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh
sách trang tính)
Tab Sang ô bên phải
Shift+Tab Sang ô bên trái
Enter Xuống một ô
Shift+Enter Lên một ô
Nhấn phím Alt+mũi tên để điều chỉnh kích thước của ô.
Cắt, sao chép và dán ô
Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác. Tính năng
này được gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc lưu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu
bị cắt được loại bỏ khỏi trang tính nhưng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác.
Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới

miền đích). Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu
đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó.
• Di chuyển dữ liệu:
• Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển.
• Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
• Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
• Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
• Sao chép dữ liệu:
• Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.
• Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
• Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.
• Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính
Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột
• Một cột / một hàng
• Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thước sao
cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.
• Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số của hàng cần điều chỉnh kích thước sao cho
xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.
• Nhiều cột / nhiều hàng
• Cột:
• Chọn các cột cần điều chỉnh kích thước.
• Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 16. Hộp hội thoại Column Width
• Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.
• Nhấn nút <<OK>>.

• Hàng:
• Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước.
• Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 17. Hộp hội thoại Row Height
• Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.
• Nhấn nút <<OK>>.
Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần điều chỉnh
kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.
Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ
dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau:
- Vào menu File\Page Preview.
- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng hình cái kẹp màu
đen trên trang giấy như hình sau:
Hình 18. Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in
- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó.
Chèn ô, hàng và cột
Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đưa thêm thông
tin vào, bạn cần thực hiện như sau:
• Chèn ô:
• Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu.
• Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 19. Hộp hội thoại Insert Cells
• Chọn Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc chọn Shift cells
right để đẩy các ô được chọn sang phải.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
• Chèn hàng:
• Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao
nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.
• Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được
chọn xuống dưới.

• Chèn cột:
• Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột
ta chọn bấy nhiêu.
• Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được
chọn sang phải.
Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\Cells, sau đó trên
hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column.
Xóa ô, hàng và cột
• Xóa ô:
• Chọn các ô cần xóa.
• Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 20. Hộp hội thoại Delete Cells
• Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để
đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.
• Xóa hàng:
• Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu
hàng ta chọn bấy nhiêu.
• Vào menu Edit\Delete Cells.
• Xóa cột:
• Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu cột ta
chọn bấy nhiêu.
• Vào menu Edit\Delete Cells.
Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng
cách:
+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.
+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.
Chuyển hàng thành cột và ngược lại
Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô
C3:G3, ta làm như sau:

• Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)
Hình 21. Ví dụ về chuyển cột thành hàng
• Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).
• Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 22. Hộp hội thoại Paste Special
• Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.
• Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.
Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung).
Ẩn/hiện hàng, cột
Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột
để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại
các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện như sau:
• Ẩn các hàng, cột:
• Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi.
• Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide).
• Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:
• Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở
lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho
các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và ngay sau chúng là cột
B và cột F.
• Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).
Cố định và bỏ cố định các hàng, cột
Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề
cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tương tự
như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng
bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn
hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện như sau:

• Cố định hàng:
• Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định.
• Vào menu Window\Freeze.
• Cố định cột:
• Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định.
• Vào menu Window\Freeze.
• Cố định cả hàng và cột:
• Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố
định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3.
• Vào menu Window\Freeze.
• Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích
trước chức năng này.
Định dạng dữ liệu
Định dạng ký tự
• Dùng thanh công cụ định dạng:
Hình 23. Định dạng phông chữ
• Chọn miền dữ liệu cần định dạng.
• Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name.
• Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size.
• Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn
Underline để (hoặc bỏ) gạch chân.
• Chọn màu nền tại ô Background Color.
• Chọn màu chữ tại ô Font Color.
• Dùng menu:
• Chọn miền dữ liệu cần định dạng.
• Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.
Hình 24. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font
• Chọn một kiểu chữ trong khung Font.
• Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold
Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường.

• Chọn một cỡ chữ trong khung Size.
• Nhấn nút <<OK>>.
• Dùng bàn phím:
• Chọn miền dữ liệu cần định dạng.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.
Định dạng số
• Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh
định dạng.
Số Dùng biểu tượng Đổi thành
123 • Điền dấu tiền tệ $123.00
0.156 • Nhân với 100 và điền dấu % 15.60%
12.345 • Lấy thêm một số thập phân 12.3450
12.345 • Giảm đi một số thập phân 12.35
Canh biên (dóng hàng)
• Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.
• Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):
Hình 25. Căn lề cho dữ liệu
Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:
Hình 26. Căn chỉnh tiêu đề
• Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA
• Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô.
• Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ
• Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô.
• Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
• Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn
giữa.
• Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn

giữa.
• Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):
• Vào menu Format\Cells.
• Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.
Hình 27. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment
• Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:
• Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.
• Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.
• Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.
Kẻ khung
• Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.
• Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn đường kẻ khung cần
thiết.
hoặc
• Vào menu Format\Cells.