Để hoạch định ngân sách không “giết chết” chiến lược ppt

Để hoạch định ngân sách không “giết chết” chiến lược
Một người bạn của tôi đã than phiền rất đúng rằng
cụm từ “chiến lược” đang bị lạm dụng ở mức báo
động. “Mọi thứ phải là chiến lược thì mới được chú ý.
Thậm chí bây giờ đi vệ sinh cũng phải có chiến lược.”
Thế nhưng chẳng mấy ai thực sự tư duy một cách
chiến lược.
Cụm từ này càng được sử dụng nhiều thì ý nghĩa của
nó càng giảm. Thậm chí có những lúc "chiến lược" bị
đánh đồng với quá trình lập ngân sách kéo dài dưới
sự quản lý kém hiệu quả.
Xây dựng chiến lược, theo đúng nghĩa của nó, phải là
một hoạt động đặc biệt tích cực: xây dựng chiến lược
là xây dựng tương lai cho tổ chức và gắn kết mọi
thành viên trong tổ chức vào hoạt động đó. Tuy nhiên
quy trình lập ngân sách gắt gao, quan liêu, rườm rà là
những trở ngại lớn. Hoạch định ngân sách không tạo
ra sự gắn kết, không tạo ra sức mạnh, không thúc
đẩy mọi người. Và không có gì ngạc nhiên khi các
công ty sẽ khó có thể sáng tạo ra các sản phẩm và
dịch vụ mới.
Vậy làm thế nào để hoạch định ngân sách không "giết
chết" chiến lược?
Hãy coi chiến lược là một câu chuyện. Chiến lược
không phải là hợp lý hóa hay cải tiến các hoạt động,
cơ cấu tổ chức hiện tại. Chiến lược cũng không liên
quan tới ngân sách, kế hoạch hàng năm hay đi sâu
giải quyết một vấn đề cụ thể. Hãy coi chiến lược là
một câu chuyện hấp dẫn để khám phá những khả
năng tiềm ẩn của công ty; là hình dung về một mục
tiêu lớn rõ nét và những con đường để đạt được mục

tiêu đó.
Tách bạch chiến lược và ngân sách. Nhà quản lý có
hai nhiệm vụ: điều hành hoạt động của tổ chức trong
hiện tại và suy tính để tổ chức tồn tại và phát triển
trong tương lai. Đây là hai nhiệm vụ hoàn toàn khác
nhau. Hệ thống ngân sách và lập kế hoạch kinh
doanh sẽ giúp tổ chức quản lý hoạt động hiện tại
cũng như dự kiến hoạt động trong trong tương lai
gần. Chiến lược sẽ giải quyết vấn đề tương lai xa
hơn, ít rõ ràng hơn và dự đoán về vị trí mong muốn
của tổ chức trong tương lai. Khi kết hợp với nhau,
hoạch định ngân sách rõ ràng, định lượng cao
thường được chú ý nhiều hơn so với hoạch định
chiến lược, định lượng thấp (nhưng cũng quan trọng
không kém).
Tôi cho rằng chúng ta nên thiết lập hai hệ thống
hoạch định riêng biệt - một dành cho chiến lược và
một dành cho ngân sách. Hệ thống hoạch định chiến
lược sẽ tập trung vào xây dựng "luận cứ" của công ty
- lý do tồn tại, cam kết giá trị, mục đích, tham vọng
tương lai. Hệ thống này có tầm nhìn dài hạn hơn và
ngân sách sử dụng phải được lấy từ một quỹ đầu tư
dành riêng cho nó. Hệ thống hoạch định ngân sách,
trái lại, phải được xây dựng xung quanh các chỉ số
hoạt động quan trọng với tầm nhìn ngắn hạn hơn.
Dành thời gian và không gian cho chiến lược. Thông
thường những người được giao nhiệm vụ chèo lái
con thuyền tổ chức tới tương lai thường quá sa đà
vào các hoạt động hàng ngày và không còn thời gian
để suy nghĩ xem họ muốn đi đến đâu. Tôi khuyên bạn

hãy dành 1-2 ngày mỗi quý để tập hợp những bộ óc
tinh nhuệ nhất công ty và thảo luận chiến lược dành
cho công ty. Nội dung thảo luận nên tập trung vào ba
vấn đề chính sau đây:
- Chúng ta đã đạt được những gì?
- Chúng ta mơ ước trở thành gì?
- Làm thế nào để đạt được ước mơ đó?
Bằng cách tổ chức thảo luận và tách hoạt động khỏi
chiến lược, bạn sẽ thấy công ty đang tự tìm ra một
tương lai tuyệt vời. Điều đó cũng có nghĩa là bạn
đang tư duy một cách chiến lược.