Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10

PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
TR NG Đ I H C DUY TÂNƯỜ Ạ Ọ
KHOA K TOÁNẾ
*****************
BÀI T P CÁ NHÂN Ậ
MÔN :H TH NG THÔNG TIN K TOÁNỆ Ố Ế

Đ tàiề :
Phân tích và thi t k h th ng thông tin qu n lý v t t ế ế ệ ố ả ậ ư
t i Công ty VINACONEX 10. ạ
GVHD : Nguy n Quang Ánhễ
SVTH :     Nguy n Th Thúy H ngễ ị ằ
L pớ : K13KKT3
MSSV : 132315665

Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 1 -

Đà N ng 04/2009ẵ
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
Trong th i đ i ngày nay vi c qu n lý, đi u hành và phát tri n m t doanhờ ạ ệ ả ề ể ộ
nghi p l n hay nh cũng đ u đòi h i ph i có s qu n lý ch t ch t c p lãnh đ oệ ớ ỏ ề ỏ ả ự ả ặ ẽ ừ ấ ạ
đ n t ng nhân viên, t các phòng ban đ n các b ph n c a doanh nghi p.Chính vìế ừ ừ ế ộ ậ ủ ệ
v y,ph ng pháp th công trên gi y t không còn phù h p và hi u qu . Do đó vi cậ ươ ủ ấ ờ ợ ệ ả ệ
áp d ng CNTT vào trong qu n lý là đi u c n thi t.ụ ả ề ầ ế
H th ng qu n lý là m t trong các h th ng đ c nhi u DN s d ng và đãệ ố ả ộ ệ ố ượ ề ử ụ
đ c thi t k m t cách đa d ng và phong phú. M t trong nh ng ng d ng CNTTượ ế ế ộ ạ ộ ữ ứ ụ
vào vi c qu n lý, đó là qu n lý h th ng v t t .ệ ả ả ệ ố ậ ư
V i s h tr c a các ph n m m tin h c, vi c qu n lý đi u hành DN s trớ ự ỗ ợ ủ ầ ề ọ ệ ả ề ẽ ở
nên thu n l i h n, đem l i l i nhu n cao h n. Nhân viên qu n lý v t t s khôngậ ợ ơ ạ ợ ậ ơ ả ậ ư ẽ
m t nhi u th i gian đ ghi chép các hóa đ n nh p, xu t,hàng t n kho. Các k toánấ ề ờ ể ơ ậ ấ ồ ế
viên h ch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hi u qu h n, t o đi u ki n thu nạ ệ ả ơ ạ ề ệ ậ

l i cho các nhà qu n lý. N u các DN Vi t Nam không k p th i thay đ i thì nguy cợ ả ế ệ ị ờ ổ ơ
t t h u v n n kinh t càng l n.ụ ậ ề ề ế ớ
Đ tài mà em ch n đ nghiên c u và th c hi n là :"ề ọ ể ứ ự ệ Phân tích và thi t k HTTTế ế
qu n lý v t t "ả ậ ư .
Đ th c hi n đ tài em đã ch n Công ty VINACONEX 10, đ a ch lô 12C-Phanể ự ệ ề ọ ị ỉ
Đăng L u-Đà N ng.Đây là m t DN v a m i thành l p nên vi c áp d ng CNTT vàoư ẵ ộ ừ ớ ậ ệ ụ
trong qu n lý đ c bi t là h th ng qu n lý v t t là r t ít h u nh không.Nên l iả ặ ệ ệ ố ả ậ ư ấ ầ ư ợ
nhu n DN thu đ c trong nh ng qua là không đáng k .ậ ượ ữ ể
I.L i cam đoanờ
Đ tài này đ c th c d a trên nh ng ki n th c mà em đã đ c h c môn h cề ượ ự ự ữ ế ứ ượ ọ ở ọ
H Th ng Thông Tin K Toán, cùng s tham kh o ý ki n c a gi ng viên b môn vàệ ố ế ự ả ế ủ ả ộ
m t s tài li u liên quan.ộ ố ệ
Em xin cam đoan đây là đ tài em t th c hi n không sao chép hay copy bài c a aiề ự ự ệ ủ
khác.Đây là t t c s c g ng và n l c c a em trong th i gian qua m c dù đ tàiấ ả ự ố ắ ổ ự ủ ờ ặ ề
không tránh kh i nh ng sai sót.ỏ ữ
II. B ng k ho ch tri n khai th c hi nả ế ạ ể ự ệ
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 2 -

PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
• Tu n 31:L p k ho ch tri n khai đ tài ầ ậ ế ạ ể ề
• Tu n 32:Ti n hành tìm hi u tham kh o và l a ch n đ tàiầ ế ể ả ự ọ ề
• Tu n 33:Kh o sát th c t ,thu th p tài li uầ ả ự ế ậ ệ
• Tu n 34:Phác th o khung đ tàiầ ả ề
• Tu n 35:Ti n hành tri n khai đ tài :Ph n m đ uầ ế ể ề ầ ở ầ

• Tu n 36:Thi t k bi u đ phân c p ch c năng FHDầ ế ế ể ồ ấ ứ

và bi u đ lu ng d li u –DFD(4-Level)ể ồ ồ ữ ệ
• Tu n 37:Thi t k các ki u th c th và mô hình ER(Entity Relationship).ầ ế ế ể ự ể

Thi t k các Form nh p li u và các báo cáoế ế ậ ệ
• Tu n 38:B sung và hoàn ch nh đ tài.ầ ổ ỉ ề
III .Kh o sát th c tả ự ế :
Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và s n xu t v t li uả ấ ậ ệ
xây d ng nên vi c qu n lý v t t là vô cùng quan tr ng.Nh ng hi n t i vi cự ệ ả ậ ư ọ ư ệ ạ ệ
qu n lý v t t t i DN đang th c hi n b ng ph ng pháp th công, kh năngả ậ ư ạ ự ệ ằ ươ ủ ả
tin h c c a đ i ngũ nhân viên còn quá kém.ọ ủ ộ
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 3 -

PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
1. Bi u đ phân c p ch c năngể ồ ấ ứ - FHD .
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 4 -

C p nh tậ ậ
danh m cụ
Qu n lý ả
v t tậ ư
Mua hàng
Bán hàng
KT hàng t n ồ
kho
Báo cáo
hàng hóa
kho
Đ t ặ
hàng
Nh p ậ
hàng
Báo cáo
mua

hàng
C p ậ
nh t ậ
phi u ế
xu tấ
Giao
hàng
C p ậ
nh t ậ
hàng t n ồ
đ u kỳầ
Làm th ẻ
kho
Báo cáo
bán hàng
tháng
Báo cáo
hàng t nồ
Th ng ố
kê hàng
hóa
D trù ự
xu t ấ
nh pậ
khách
hàng
nhà
cung c pấ
nhân
viên

lo i v t ạ ậ
tư
Báo cáo
bán hàng
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
Ch c năng c p nh t danh m c: ứ ậ ậ ụ Ch c năng này s th c hi n viêc c p nh t danhứ ẽ ự ệ ậ ậ
m c khách hàng, danh m c nhà cung c p, danh m c nhân viên, danh m c lo i, danhụ ụ ấ ụ ụ ạ
m c hàng hóa và danh m c kho.ụ ụ
Ch c năng mua hàng: ứ
+ Đ t hàng:DN đ t hàng nhà cung c p v i s l ng t ng m t hàng c n đ t. M iặ ặ ở ấ ớ ố ượ ừ ặ ầ ặ ỗ
l n đ t hàng, DN in đ n hàng g i đ n nhà cung c p. ầ ặ ơ ử ế ấ
+ Nh p hàng: nhi m v nh p hàng vào kho khi nhà cung c p giao hàng cho công ty ậ ệ ụ ậ ấ
+ Báo cáo mua hàng: nhi m v báo cáo vi c mua hàng c a khách hàng lên các nhàệ ụ ệ ủ
qu n lý .ả
Ch c năng bán hàng:ứ
+ C p nh t phi u xu t: khi khách hàng có yêu c u mua hàng thì ch c năng này cóậ ậ ế ấ ầ ứ
nhi m v c p nh t nh ng m t hàng bán cho khách v i s l ng và m t hàng kháchệ ụ ậ ậ ữ ặ ớ ố ượ ặ
yêu c u. ầ
+ Giao hàng: khi xu t hàng ra kh i kho công ty s có m t b ph n giao hàng t i đ aấ ỏ ẽ ộ ộ ậ ớ ị
ch đã yêu c u đ t hàng. Đ ng th i khi khách hàng có khi u n i gì v s l ng cũngỉ ầ ặ ồ ờ ế ạ ề ố ượ
nh ch t l ng hàng hoá thì b ph n này s thu nh n thông tin và v báo cáo cho bư ấ ượ ộ ậ ẽ ậ ề ộ
ph n qu n lý.ậ ả
+ Báo cáo bán hàng: nhi m v báo cáo vi c bán hàng cho khách hàng lên các nhà qu nệ ụ ệ ả
lý
Ch c năng ki m tra t n hàng:ứ ể ồ
+ C p nh t hàng t n đ u kỳ: cu i kì hay cu i tháng s có các đ t th ng kê, ki mậ ậ ồ ầ ố ố ẽ ợ ố ể
nghi m các lo i hàng còn t n đ ng trong kho hay b t ch t ban giám đ c yêu c uệ ạ ồ ọ ở ấ ợ ố ầ
th ng kê trong kho và c p nh t s hàng t n này.ố ậ ậ ố ồ
+ Làm th kho: bao g m vi c làm các th kho cho t ng lo i v t t c th đ d dàngẻ ồ ệ ẻ ừ ạ ậ ư ụ ể ể ễ
trong vi c qu n lý các lo i v t t .ệ ả ạ ậ ư

Ch c năng báo cáo:ứ
+ Báo cáo bán hàng: Ch c năng này có nhi m v báo cáo vi c bán hàng cho kháchứ ệ ụ ệ
hàng lên các nhà qu n lý c p trên theo t ng tháng khi có yêu c u.ả ấ ừ ầ
+ Báo cáo hàng t n: ồ Hàng tháng s có s báo cáo cho ng i qu n lý bi t đ c tìnhẽ ự ườ ả ế ượ
hình v s l ng v t t ề ố ượ ậ ư t n cu i tháng ồ ố cũng nh xu t đ t đó h s có nh ngư ấ ể ừ ọ ẽ ữ
quy t đ nh ti p t c nh p các lo i v t t đóế ị ế ụ ậ ạ ậ ư hay không.
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 5 -

PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
+ Th ng kê hàng hóa: Th ng kê nh ng ch ng lo i v t t đã bán và nh ng lo i đangố ố ữ ủ ạ ậ ư ữ ạ
còn t n đ ng trong kho và báo cáo lên c p trên. ồ ọ ấ
+ D trù xu t nh p: Ch c năng này s d a vào ch c năng ự ấ ậ ứ ẽ ự ứ th ng kê hàng hóaố đ ể từ
đó tính t n kho nh m ồ ằ đ a ra các quy t đ nh có ư ế ị ti p t c ế ụ nh p các lo i v t t đang ậ ạ ậ ư còn
t n trong kho hay không.ồ
II . Bi u đ lu ng d li u - DFDể ồ ồ ữ ệ .
1. DFD m c khungứ /b iố c nhả (M c 0)ứ

- Nhà cung c p có trách nhi m g i nh ng thông tin c a mìnhấ ệ ử ữ ủ , hóa đ n nh p, hóaơ ậ
đ n thanh toán cho DN.ơ
-DN n u đ ng ý mua hàng thì ế ồ g i ử cho nhà cung c p m t đ n đ t hàng yêu c uấ ộ ơ ặ ầ
s l ng v t t c n muố ượ ậ ư ầ a, thanh toán ti n khi nh n đ c hàngề ậ ượ .
-Đ ng th i gi a h th ng qu n lý v t t và nhà cung c p có th trao đ i ho cồ ờ ữ ệ ố ả ậ ư ấ ể ổ ặ
khi u n i v i nhau khi có nh ng v n đ v ng m c x y ra.ế ạ ớ ữ ấ ề ướ ắ ả
- KH khi có nhu c u s g i yêu c u mua hàng cùng nh ng thông tin c a mìnhầ ẽ ử ầ ữ ủ
đ n nhà qu n lý v t tế ả ậ ư c a DNủ .
-K toán qu n lý v t t ti n hành:ế ả ậ ư ế
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 6 -

Nhà cung c pấ
Khách hàng
Qu n lý ả
v t tậ ư
Lãnh đ oạ
Khi u ế
n iạ
 Đ n đ t hàngơ ặ
Hóa đ n nh pơ ậ
Phi u thanh toánế
Thông tin nhà cung c p ấ


Hóa đ n bán hàng ơ

        
Khi u ế
n iạ

T ch i ừ ố
bán hàng
Thông tin khách hàng

Yêu c u mua hàngầ
Yêu c u báo cáoầ
Báo cáo
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
+Tr l i đ n hàng, l p hóa đ n bán hàng, giao hàng cho KH .ả ờ ơ ậ ơ
+L p báo cáo theo yêu c u c a ban lãnh đ oậ ầ ủ ạ
2. DFD m c đ nh(M c 1)ứ ỉ ứ
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 7 -

Yêu
c u ầ
báo
cáo
Nhân viên
1.C p nh t ậ ậ
danh m cụ
Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin khách hàng
3. Bán hàng
Yêu c u ầ
mua hàng
Khi uế
n iạ
Hóa

đ n ơ
xuấ
t
T ch i bán hàngừ ố
Hàng
Nhà cung c pấ
Hóa đ n ơ
xu tấ
4. Ki m tra ể
t n hàngồ
Thông
báo
xử 
lý
Yêu
c u ầ
ki m ể
tra
hàng
Lãnh đ oạ
5. Báo cáo
Báo
cáo
Hàng
Khách hàng
Hóa đ n nh pơ ậ
Hàng
Thông tin
hàng t nồ
Nhà cung c pấ

2. Mua hàng
Yêu
c u ầ
mua
hàng
Nhân viên
Thông tin
hàng nh pậ
Nhà cung c pấ
Hóa đ n nh pơ ậ
Khi u ế
n iạ
Đ n đ t hàngơ ặ
Phi u thanh toánế
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
3. DFD m c d i đ nhứ ướ ỉ
3.2 c năng ứ C p nh t danh m cậ ậ ụ

Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 8 -

Khách hàng
1.1 C p nh t ậ ậ
danh m c ụ
khách hàng
Thông
tin
khách 
hàng
Khách hàng
Nhà cung c pấ

1.2 C p nh t ậ ậ
danh m c nhà ụ
cung c pấ
Thông
tin nhà
cung
c pấ
1.3 C p nh t ậ ậ
danh m c nhân ụ
viên
Nhân viên
Nhà cung c pấ
1.4 C p nh t ậ ậ
danh m c lo iụ ạ
1.5 C p nh t ậ ậ
danh m c hàng ụ
hóa
Hàng
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
c
2
. DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Mua hàng
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 9 -

Nhà cung c pấ
2.1 Đ t ặ
hàng
Nhà cung c pấ
Ki m tra t n hàngể ồ
Đ n đ t hàngơ ặ

Nhân viên
Khách hàng
Yêu c u c a ầ ủ
khách hàng
Yêu c u mua hàngầ
2.2 Nh p ậ
hàng
2.3 Báo cáo
mua hàng
Hóa
đ n ơ
nh p ậ
hàng
Hóa đ n nh pơ ậ
Lãnh đ oạ
Phi u thanh ế
toán
Yêu c u báoầ  cáo
Báo cáo
Hàng
Thông tin hàng nh pậ
D trù xu t ự ấ
nh pậ
Đ n đ t hàngơ ặ
Khi u ế
n i ạ
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
c
3
. DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Bán hàng

Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 10 -

Khách hàng
Xét đ n đ t ơ ặ
hàng
Yêu c u mua hàngầ
T ch i bán hàngừ ố
3.1 C p ậ
nh t phi u ậ ế
xu tấ
Đ ng ýồ
3.2 Giao
hàng
Nhân viên
Khi u ế
n iạ
Hóa đ n ơ
xu tấ
3.3 Báo cáo
bán hàng
Lãnh đ oạ
Yêu c u ầ
báo cáo
Báo cáo bán hàng
Ki m tra t n hàngể ồ
Thông tin x lýử
Yêu c u ki m ầ ể
tra hàng
Khách hàng
Hóa đ n xu tơ ấ

Thông tin
hàng xu tấ
Thông tin
hàng xu tấ
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
c
4
. DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Ki m tra t n hàngể ồ

Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 11 -

Kho
Hóa đ n nh pơ ậ
4.1 C p nh t ậ ậ
hàng t n đ u ồ ầ
kỳ
4.2 Làm th ẻ
kho
Hàng
Hóa đ n xu tơ ấ
Thông tin hàng t nồ
Thông tin
hàng t n đ u ồ ầ
kỳ
PT&thi t k HTTT Qu n Lý V t Tế ế ả ậ ư GVHD:Nguy n Quang Ánhễ
c
5
. DFD m c d i đ nh – Ch c năng ứ ướ ỉ ứ Báo cáo
Nguy n Th Thúy H ng-K13KKT3ễ ị ằ Trang - 12 -

Lãnh đ oạ
5.2 Báo cáo
hàng t nồ
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Th ng ố
kê hàng bán
Yêu c u báo cáoầ
Báo cáo
Báo cáo
Yêu c u ầ
báo cáo
Hóa đ n nh pơ ậ
Nhà cung c pấ
Hóa đ n xu tơ ấ
Nhân viên
Khách hàng
Báo
cáo
Yêu c u báo cáoầ
5.4 D trù ự
xu t nh pấ ậ
Làm đ n ơ
đ t hàngặ
Qu n lý ả
kho
Hàng