Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10.doc

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA KẾ TOÁN
*****************
BÀI TẬP CÁ NHÂN
MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Đề tài:
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư
tại Công ty VINACONEX 10.
GVHD: Nguyễn Quang Ánh
SVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng
Lớp : K13KKT3
MSSV : 132315665

Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 1 -

Đà Nẵng 04/2009
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp
lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân
viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp
thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả. Do đó việc áp dụng CNTT vào
trong quản lý là điều cần thiết.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được
thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc
quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên
thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều
thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán
thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà

quản lý. Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh
tế càng lớn.
Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản
lý vật tư".
Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-Phan
Đăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vào
trong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận
DN thu được trong những qua là không đáng kể.
I.Lời cam đoan
Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học Hệ
Thống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một số
tài liệu liên quan.
Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai
khác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tài không
tránh khỏi những sai sót.
II. Bảng kế hoạch triển khai thực hiện
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 2 -

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
• Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài
• Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài
• Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu
• Tuần 34:Phác thảo khung đề tài
• Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu

• Tuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD

và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)
• Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship).

Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo
• Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.
III .Khảo sát thực tế :
Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệu xây
dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việc quản lý
vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin học của
đội ngũ nhân viên còn quá kém.
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 3 -

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD.
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 4 -

Cập nhật
danh mục
Quản lý
vật tư
Mua hàng
Bán hàng
KT hàng tồn
kho
Báo cáo
hàng hóa
kho
Đặt hàng
Nhập
hàng
Báo cáo
mua
hàng

Cập nhật
phiếu
xuất
Giao
hàng
Cập nhật
hàng tồn
đầu kỳ
Làm thẻ
kho
Báo cáo
bán hàng
tháng
Báo cáo
hàng tồn
Thống kê
hàng hóa
Dự trù
xuất
nhập
khách
hàng
nhà
cung cấp
nhân
viên
loại vật
tư
Báo cáo
bán hàng

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục
khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục
hàng hóa và danh mục kho.
Chức năng mua hàng:
+ Đặt hàng:DN đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt. Mỗi lần
đặt hàng, DN in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp.
+ Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty
+ Báo cáo mua hàng: nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách hàng lên các nhà quản
lý .
Chức năng bán hàng:
+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có nhiệm
vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêu cầu.
+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa chỉ
đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng như
chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ phận
quản lý.
+ Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản
lý
Chức năng kiểm tra tồn hàng:
+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm
các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê
trong kho và cập nhật số hàng tồn này.
+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng
trong việc quản lý các loại vật tư.
Chức năng báo cáo:
+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng
lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu.
+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình
về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp

tục nhập các loại vật tư đó hay không.
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 5 -

PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn
tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên.
+ Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó
tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn
trong kho hay không.
II . Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD .
1. DFD mức khung /bối cảnh (Mức 0)















- Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa
đơn thanh toán cho DN.
-DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số
lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng.

-Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc
khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra.
- KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến
nhà quản lý vật tư của DN.
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 6 -

Nhà cung cấp
Khách hàng
Quản lý
vật tư
Lãnh đạo
Khiếu
nại
Đơn đặt hàng
Hóa đơn nhập
Phiếu thanh toán
Thông tin nhà cung cấp



Hóa đơn bán hàng


Khiếu
nại
Từ chối
bán hàng
Thông tin khách hàng

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
-Kế toán quản lý vật tư tiến hành:
+Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH .
+Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo
2. DFD mức đỉnh(Mức 1)
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 7 -

Yêu
cầu
báo
cáo
Nhân viên
1.Cập nhật
danh mục
Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin khách hàng
3. Bán hàng
Yêu cầu
mua hàng
Khiếu
nại
Hóa
đơn
xuất
Từ chối bán hàng
Hàng

Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
4. Kiểm tra
tồn hàng
Thông
báo xử
lý
Yêu
cầu
kiểm
tra
hàng
Lãnh đạo
5. Báo cáo
Báo
cáo
Hàng
Khách hàng
Hóa đơn nhập
Hàng
Thông tin
hàng tồn
Nhà cung cấp
2. Mua hàng
Yêu
cầu
mua
hàng
Nhân viên
Thông tin

hàng nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn nhập
Khiếu
nại
Đơn đặt hàng
Phiếu thanh toán
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
3. DFD mức dưới đỉnh
3.2ức năng Cập nhật danh mục

Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 8 -

Khách hàng
1.1 Cập nhật
danh mục khách
hàng
Thông
tin
khách
hàng
Khách hàng
Nhà cung cấp
1.2 Cập nhật
danh mục nhà
cung cấp
Thông
tin nhà
cung
cấp

1.3 Cập nhật
danh mục nhân
viên
Nhân viên
Nhà cung cấp
1.4 Cập nhật
danh mục loại
1.5 Cập nhật
danh mục hàng
hóa
Hàng
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
c
2
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 9 -

Nhà cung cấp
2.1 Đặt
hàng
Nhà cung cấp
Kiểm tra tồn hàng
Đơn đặt hàng
Nhân viên
Khách hàng
Yêu cầu của
khách hàng
Yêu cầu mua hàng
2.2 Nhập
hàng

2.3 Báo cáo
mua hàng
Hóa
đơn
nhập
hàng
Hóa đơn nhập
Lãnh đạo
Phiếu thanh
toán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Hàng
Thông tin hàng nhập
Dự trù xuất nhập
Đơn đặt hàng
Khiếu nại
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
c
3
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 10 -

Khách hàng
Xét đơn đặt
hàng
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
3.1 Cập nhật
phiếu xuất

Đồng ý
3.2 Giao
hàng
Nhân viên
Khiếu
nại
Hóa đơn
xuất
3.3 Báo cáo
bán hàng
Lãnh đạo
Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo bán hàng
Kiểm tra tồn hàng
Thông tin xử lý
Yêu cầu kiểm
tra hàng
Khách hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin
hàng xuất
Thông tin
hàng xuất
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
c
4
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 11 -

Kho
Hóa đơn nhập
4.1 Cập nhật
hàng tồn đầu
kỳ
4.2 Làm thẻ
kho
Hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin hàng tồn
Thông tin
hàng tồn đầu
kỳ
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh
c
5
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo
Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 12 -

Lãnh đạo
5.2 Báo cáo
hàng tồn
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Thống
kê hàng bán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo

Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Hóa đơn nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
Nhân viên
Khách hàng
Báo
cáo
Yêu cầu báo cáo
5.4 Dự trù
xuất nhập
Làm đơn đặt
hàng
Quản lý
kho
Hàng