Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả ppsx

Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả
Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của
một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn
ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho
có thể phát huy hiệu quả cao nhất.
Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ
yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau
cuộc họp.
Chuẩn bị
Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài
hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt
kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng,
hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia.
Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc
thông thường sau:
• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành
làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu có thể đạt được
mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.
• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải
trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích
của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trước cho mọi người
về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.
• Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý
kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ
cuộc họp này.
• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián
tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.
• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn
sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham dự
nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn
biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.

• Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ
xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng
tham gia thảo luận và ra quyết định.
Diễn tiến cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những
điều sau:
• Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời
mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.
• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. Nếu một vài cá nhân chiếm
lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài người tham dự ngại phát
biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về
vấn đề này là gì, Charlotte?”.
• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài
các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.
• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể.
Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy
quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã
nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng
và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống
máy chủ của chúng ta”.
Theo dõi sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có xu hướng xả hơi
và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa thật sự kết
thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm
về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp
theo tinh thần này:
Người gửi: Richard
Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.
Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn
DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của

chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng
ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định
này là:
• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.
• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.
• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.
Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần nay. Sau đó chúng ta có
thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.
Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người thông qua việc
nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc
nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo mà họ đã
nhất trí trong cuộc họp.
Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp
TPHCM