Những nguyên tắc cơ bản giúp tổ chức các cuộc họp có hiệu quả

Làm việc hiệu quả






Bí quyết làm việc hiệu quả_____________________________



Những nguyên tắc cơ bản giúp tổ
chức các cuộc họp có hiệu quả

Người ta tham dự một cuộc họp với nhiều hy vọng. Nếu cuộc
họp thất bại, không giải quyết những vấn đề gười tham dự
mong đợi, khi đó họ sẽ cảm thấy đang lãng phí thời gian và
chính vì thế họ có thể gây phiền toái trong suốt thời gian họp
còn lại. Để tránh kết cục như vậy, ngay từ đầu phải phát triển
những nguyên tắc nề
n tảng nhằm vạch rõ những mong muốn
cần được giải quyết trong cuộc họp…

Nguyễn Thị Mai Mai

QuanLyDuAn –

1
Làm việc hiệu quả

Người ta tham dự một cuộc họp với nhiều hy vọng. Nếu cuộc họp
thất bại, không giải quyết những vấn đề gười tham dự mong đợi,
khi đó họ sẽ cảm thấy đang lãng phí thời gian và chính vì thế họ có
thể gây phiền toái trong suốt thời gian họp còn lại. Để tránh kết cục
như vậy, ngay từ đầu phải phát triển những nguyên tắc nề
n tảng
nhằm vạch rõ những mong muốn cần được giải quyết trong cuộc
họp.
Những nguyên tắc nên được thiết lập để giữ cuộc họp đi đúng
đường lối, động viên những người tham dự và duy trì trật tự cuộc
họp.
Ví dụ: Nếu mọi người thống nhất là họp phải kết thúc đúng giờ đã
định, thì ta phải cam kết và thiết lập nguyên tắc này.
Một ví dụ khác: nếu chỉ có một người đề cập đến vấn đề thời gian,
là không cho phép có sự gián đoạn trong cuộc họp, hơn nữa mọi
người cũng biết thời lượng đóng góp ý kiến trong cuộc họp thì có
giới hạn.
Nếu việc này lại tái diễn, nên yêu cầu mọi người phải cùng nhau xây
dựng nhưng quy tắc chung. Để tiếp tục thảo luận, nên đưa ra câu
hỏi ch
ẳng hạn như: “làm thế nào biết chắc chúng ta đi theo đúng
chương trình họp của ngày hôm nay?” khi tất cả cùng thống nhất
đưa ra những nguyên tắc cho cuộc họp thì những người tham dự sẽ
cảm thấy thuyết phục hơn khi đạt được những kết quả mà họ đã đặt
ra cho cuộc họp. Điều này có nghĩa là toàn bộ thành viên tham gia
cuộc họp sẽ tự kiểm soát lẫ
n nhau và họ sẽ nhận ra ngay thái độ
không hài lòng nếu một trong số họ vi phạm những nguyên tắc
chung của cuộc họp.
Công việc của một người điều khiển cuộc họp, là phải phải làm thế

nào để kiểm soát được mọi người có theo đúng các nguyên tắc đã
đặt ra hay không?
Ví dụ: nếu một trong những nguyên tắc yêu cầu cuộc họp phải kết
thúc đúng giờ, thì bạn phải thực hiện được điều đó. Khi cuộc thảo
luận vượt ra quá thời gian quy định, bạn có thể hỏi người tham dự
xem mọi người muốn tiếp tục thảo luận đề tài này vào cuộc họp kỳ
tới hay sẽ tiếp tục và bỏ qua các mục khác trong chươ
ng trình họp
hôm nay?

QuanLyDuAn –

2
Làm việc hiệu quả



Điểm mấu chốt:
Để những cuộc họp diễn ra tốt hơn, nên khuyến khích những câu
hỏi mà ít người dám đề cập đến, tôn trọng những quan điểm bất
đồng và những những ý kiến phản đối xác thực. Tận dụng những
tình huống sau như những cơ hội khuyến khích người khác. Chẳng
hạn như “Sylvia này, tôi vui vì chị có câu hỏi về vấn đề
đó, ca’ tôi
cũng rất muốn biết”. “Duane, tôi đánh giá cao ý kiến phản đối của
chị trong buổi họp trước. Mặc dù chưa thuyết phục nhưng ý kiến của
chị làm cho buổi họp có giá trị hơn.”

QuanLyDuAn –

3