13 MẸO QUẢN LÝ THỜI GIAN

13 MẸO QUẢN LÝ THỜI GIAN
03.06.2010 16:45
Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn?
Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này. Tất cả
chúng ta đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất nhưng tất
nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu vào công việc.
Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy,
trong phần tiếp sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách
thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt
nhất có thể quỹ thời gian của bạn.
Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra


1. Lên danh sách việc cần làm
Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó,
bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong
thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá
các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.
2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc
Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn thành. Trong
thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác,
chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng
mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để
hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước
kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp lực nhưng cách tốt
nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch
làm việc của mình.
Tránh lãng phí thời gian

4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác
thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu
giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các
thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai
5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu
trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời
gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn
có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả
mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.
6. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính sách” mở cửa với
tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của
họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
7. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không
có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn
dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy
sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày
25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.
8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác
Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần
phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe
hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm
vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự
quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.
9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia
Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không. Nếu cần họp, bạn

phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết
phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.
Duy trì mục tiêu của bạn
10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình
Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt
hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng
một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn,
linh hoạt và luôn tươi mới.
11. Biết lựa chọn công việc tham gia
Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa được các khả năng
của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết,
những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc.
Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “Liệu mình có đủ
thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ
giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công
việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì.
12. Đừng trì hoãn việc gì
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này, bạn cần lập
kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”.Chẳng hạn, nếu không
thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái
nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc.
Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ
bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức
độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện
của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại.
13. Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới chuyện lập thời gian
biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết
thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một
tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau

khi hoàn tất một công việc
Tận dụng thời gian để thành công
Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc. Nên tránh thái
độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như
thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những
người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình.
Theo vietbao.vn