QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

14
QUẢN LÝ THỜI
GIAN HIỆU QUẢ
Thời gian vuột khỏi tay như những hạt cát, và không bao
giờ trở lại. Những người sử dụng thời gian khôn ngoan sẽ có
được cuộc sống mỹ mãn, giàu có và tốt đẹp.
- Robin Sharma
ể đạt được tất cả các mục tiêu và trở thành
mẫu người mà bạn mong muốn, bạn phải quản lý
được thời gian của mình một cách hợp lý nhất.
Những nhà tâm lý học thống nhất rằng “cảm giác
kiểm soát bản thân” chính là chìa khóa cho hạnh
phúc, tự tin, quyền lực và sự thành đạt cá nhân. Và
cảm giác kiểm soát này chỉ có được khi bạn thực
hiện kỹ năng quản lý thời gian một cách hoàn hảo.
Điều tốt đẹp là kỹ năng quản lý thời gian có thể
học được như nhiều kỹ năng khác. Dù trong quá
khứ bạn có lãng phí, hay có khuynh hướng trì hoãn
công việc và thường vướng vào những hoạt động ít
có giá trị, bạn vẫn có thể thay đổi. Bạn có thể trở
thành một trong những người làm việc hiệu quả, có
năng suất cao và có thành tích tốt nhất trong lĩnh
vực của mình bằng cách học tập cách thức mà
những người khác đã thực hiện thành công. Đó là
quá trình chuyển đổi từ sự rối loạn (confusion) sang
sự rõ ràng (clarity), từ sự thất vọng (frustration)
thành sự tập trung (focus). Bằng cách luyện tập
nhiều lần, bạn có thể trở thành một trong những
người có khả năng định hướng mục tiêu tốt nhất
trong lĩnh vực của mình.
LỰA CHỌN VÀ QUYẾT ĐỊNH

Nếu mặt trên của đồng xu thành công là khả
năng thiết lập những mục tiêu rõ ràng cụ thể, thì
mặt dưới của đồng xu này chính là khả năng tổ chức
và thực hiện những công việc có giá trị nhất, ở mỗi
phút trong ngày. Sự lựa chọn và quyết định của bạn
sẽ kết hợp với nhau để tạo ra toàn bộ cuộc sống của
bạn. Để thay đổi hay cải thiện cuộc sống theo một
cách nào đó, bạn cần phải thực hiện những lựa chọn
mới hay quyết định mới phù hợp hơn với bản chất
cá tính của bạn và điều bạn thực sự muốn đạt được.
Điểm khởi đầu của việc quản lý thời gian là bạn
phải xác định các mục tiêu của mình, sau đó sắp xếp
chúng theo mức độ ưu tiên và giá trị đóng góp. Bạn cần
nắm rõ tuyệt đối, ở bất cứ thời điểm nào, chính xác điều
gì là quan trọng nhất đối với bạn tại thời gian đó.
C
HINH PHỤC MỤC TIÊU
194
Tại một thời điểm nào đó, nó có thể là mục tiêu
về kinh doanh, về tài chính hay về sự nghiệp. Về sau,
nó có thể là một mục tiêu liên quan đến gia đình hay
quan hệ xã hội. Trong những dịp khác, nó cũng có thể
là mục tiêu về sức khỏe hay thể trạng. Trong từng
trường hợp, bạn cần có tinh thần như một thiện xạ bắn
tỉa, nhắm thẳng vào sự ưu tiên cao nhất tại thời điểm
đó, chứ không giống như một người bắn súng máy, khi
cố gắng thực hiện quá nhiều việc cùng một lúc.
LÀM ĐÚNG VIỆC
Peter Ouspensky, nhà siêu hình học đồng thời
là triết gia, một lần nọ được sinh viên hỏi rằng: “Làm

sao em biết được đâu là việc đúng đắn để thực hiện?”.
Ouspensky đã đáp rằng: “Nếu em nói cho thầy
nghe mục tiêu của em là gì, thầy có thể nói cho em biết
điều gì đúng đắn mà em cần thực hiện”.
Đây là một câu chuyện có ý nghĩa. Cách duy
nhất bạn có thể xác định điều gì đúng hay không
đúng, quan trọng hay ít quan trọng hơn, mức độ ưu
tiên cao hay thấp là căn cứ vào mục tiêu của bạn ngay
tại thời điểm đó. Từ căn cứ đó, bạn có thể phân chia
tất cả các công việc của mình thành loại “A” hay “B”.
Công việc loại “A” là việc có thể đưa bạn đến
gần đích hơn, càng nhanh, càng trực tiếp càng tốt.
Công việc loại “B” là công việc không đưa bạn đến
gần mục tiêu quan trọng đối với bạn.
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
195
BẮT ĐẦU BẰNG MỘT DANH SÁCH
Công cụ quản lý thời gian cơ bản là một danh
sách, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, và được sử
dụng như một công cụ bất biến trong việc quản lý.
Sự thực là bạn không thể quản lý được thời gian; bạn
chỉ có thể quản lý được bản thân mình. Đó là lý do
tại sao quản lý thời gian đòi hỏi kỷ luật tự thân, sự
tự kiểm soát và tự hoàn thiện. Quản lý thời gian đòi
hỏi bạn phải thực hiện những lựa chọn và quyết
định cần thiết tốt nhất để nâng cao chất lượng cuộc
sống và công việc. Sau đó, hãy kiên trì thực hiện
quyết định của mình.
Bạn nên lập kế hoạch cho cuộc đời mình với

một danh sách những mục tiêu và dự án dài hạn,
trung hạn và ngắn hạn. Bạn nên có kế hoạch trước
cho từng tháng, với danh sách những điều mà bạn
muốn hoàn thành trong tháng. Bạn nên phác thảo
một danh sách các bước tiến hành trong từng công
việc mà nó đòi hỏi nhiều quá trình diễn ra đồng thời,
sau đó sắp xếp danh sách này theo mức độ ưu tiên
và trình tự diễn tiến.
HOẠCH ĐỊNH
Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay việc hoạch định
trước cho một tuần, tốt nhất là vào Chủ nhật trước
khi bắt đầu tuần làm việc. Hãy lên kế hoạch hàng
ngày, tốt nhất là vào tối ngày hôm trước.
C
HINH PHỤC MỤC TIÊU
196
Khi bạn lập ra một danh sách tất cả những việc
bạn phải làm trong ngày hôm sau, tâm trí vô thức
của bạn sẽ hoạt động dựa trên danh sách đó suốt
đêm. Khi bạn thức dậy, thường bạn sẽ có nhiều ý
tưởng để hoàn thành các mục công việc trong danh
sách của mình. Với việc viết ra các kế hoạch, bạn
đã kích hoạt Luật Hấp dẫn những điều thuận lợi đến
với mình. Bạn sẽ bắt đầu thu hút vào cuộc đời mình
những người, những cơ hội và nguồn lực mà bạn cần
để hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ của
mình theo cách tốt nhất có thể.
TÁCH BIỆT VIỆC KHẨN CẤP
VỚI VIỆC QUAN TRỌNG
Trong quá trình quản lý thời gian, bạn phải tách

biệt được những công việc khẩn cấp và những công
việc quan trọng. Những công việc khẩn cấp được xác
định bởi những áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Bạn
phải làm những việc này ngay lập tức. Hầu hết mọi
người dành phần lớn thời gian trong ngày của mình
để đáp ứng và phản hồi những nhiệm vụ khẩn cấp
dưới dạng những cuộc gọi điện thoại, những yêu cầu
của cấp trên hay của khách hàng.
Trái lại, những công việc quan trọng là những
việc có thể đóng góp nhiều nhất vào tương lai dài
hạn của bạn. Một số nhiệm vụ này bao gồm việc
hoạch định, tổ chức, học tập, nghiên cứu khách
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
197
hàng, và thiết lập các mức ưu tiên trước khi bắt tay
vào công việc.
Bên cạnh đó sẽ có những công việc có tính khẩn
cấp nhưng không quan trọng, như điện thoại reo hay
đồng nghiệp muốn trò chuyện. Do những hoạt động
này diễn ra trong suốt ngày làm việc nên rất dễ nhầm
tưởng chúng với công việc thực sự. Tuy nhiên, sự khác
biệt nằm ở chỗ chúng không mang lại những kết quả
có ích. Dù cho bạn có thực hiện bao nhiêu hoạt động
khẩn cấp không quan trọng đi nữa thì bạn cũng chẳng
đóng góp gì cho công việc hay công ty của mình.
Loại nhiệm vụ thứ tư bao gồm những việc vừa
không khẩn cấp vừa không quan trọng, như việc đọc
báo ở công ty hay đi ăn trưa quá lâu. Những hoạt
động này hoàn toàn không có lợi cho sự nghiệp của

bạn vì chúng tiêu tốn thời gian mà bạn có thể sử
dụng để đạt được những kết quả mà bạn phải làm và
những công việc mà tương lai của bạn cần đến.
ĐÁNH GIÁ HẬU QUẢ
Từ ngữ quan trọng nhất trong việc xác định giá
trị của một nhiệm vụ hay hoạt động cụ thể là “hậu
quả”. Một nhiệm vụ có giá trị và có tầm quan trọng
là một công việc chứa đựng những hậu quả nghiêm
trọng nếu hoàn thành hay không hoàn thành. Khả
năng xảy ra hậu quả từ một nhiệm vụ hay một hoạt
động càng lớn thì tầm quan trọng của nó càng cao.
C
HINH PHỤC MỤC TIÊU
198
Một nhiệm vụ gắn liền với ít hậu quả nghiêm
trọng theo định nghĩa này sẽ là một công việc không
quan trọng. Do đó, mục tiêu của bạn trong việc quản
lý cá nhân là dành thêm thời gian làm những việc có
tầm quan trọng, khả dĩ mang lại những kết quả lớn
lao nhất có thể trong cuộc sống và công việc của
mình.
ÁP DỤNG QUY TẮC 80/20
Sau khi bạn đã chuẩn bị một danh sách những
nhiệm vụ cho ngày làm việc sắp đến, hãy rà soát lại
danh sách và áp dụng quy tắc 80/20 trước khi bắt đầu.
Quy tắc 80/20 có nội dung là 20% hoạt động của
bạn sẽ mang lại 80% giá trị của tất cả các hoạt động gộp
lại. Nếu bạn có một danh sách gồm 10 mục công việc
cần hoàn thành thì hai trong số đó sẽ có giá trị tiềm
năng hơn nhiều so với tổng giá trị của 8 mục còn lại.

Đôi khi, quy tắc này còn có thể biến thành
“90/10” trong thực tiễn. Thường thì một nhiệm vụ
trong danh sách 10 công việc cần thực hiện của bạn
trong ngày sẽ có giá trị nhiều hơn các việc khác
cộng lại.
THỰC THI SỰ TRÌ HOÃN SÁNG TẠO
Sau khi bạn nhận diện được 20% nhiệm vụ
quan trọng hàng đầu, thì bạn có thể áp dụng việc “trì
Q
UẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
199