Desktop Fay: Tạo cô thư ký "ảo" giúp bạn làm việc pptx

Desktop Fay: Tạo cô thư ký "ảo" giúp bạn làm
việc

Desktop Fay là một chương trình được thiết kế giống
như một cô thư ký “ảo”, có thể thay thế bạn thực hiện
một số công việc như: checkmail mỗi khi có email
mới, thiết lập thời gian biểu để chương trình nhắc
nhở
Tải miễn phí tại đây.
Sau khi tải về và cài đặt hoàn tất, biểu tượng có đính
kèm hình cô thư ký sẽ tích hợp thường trú trên khay
hệ thống xem rất ngộ nghĩnh. Để tiến hành thiết lập
một số chức năng bạn click chuột phải vào biểu
tượng và chọn mục Options.



Tại cửa sổ Options bạn lần lượt chọn và thiết lập các
thẻ sau:

1. Thẻ Appearance:

Trước hết bạn phải đặt tên cho cô thư ký ảo của mình
tại khung Name of the secretary. Nếu muốn chương
trình khời động cùng lúc với windows bạn đánh dấu
check vào ô trước mục Run the secretary on
Windows startup, chọn mục Miniminze after -
minutes of inactivity và thiết lập thông số ô màu
trắng ở giữa hàng, chương trình sẽ cho phép thu nhỏ
về khay hệ thống theo thời gian bạn đã cho nếu
không sử dụng (theo hình là 5 phút).

2. Thẻ Send mail:

Bạn cần khai báo địa chỉ SMTP hoặc địa chỉ IP của
nhà cung cấp dịch vụ tại khung Outgoing (SMTP)
server name (ví dụ: nếu sử dụng hộp mail là
mail.yahoo.com thì nhập vào smtp.mail.yahoo.com).
Khung Port bạn có thể để mặc định là 25. Tiếp theo
bạn hãy đánh dấu chọn vào mục Use user and
password nhập User name là tên của hộp mail (không
có đuôi @yahoo.com), sau đó chọn mục Remember
passsword rồi mật khẩu vào khung Password, để mỗi
lần chương trình đăng nhập vào mailbox và tải email
mới về mà không bị server yêu cầu nhập lại username
và password.

Nếu muốn chương trình lưu lại địa chỉ email của
người nhận bạn chọn mục Collect addresses for
outgoing messages. Trong ô Your name bạn gõ họ
tên của chính mình, còn ô Your email address nhập
địa chỉ email (có cả phần đuôi @yahoo.com) để
người nhận có thể biết bạn là người gửi mail. Tiếp
theo nhập địa chỉ email sẽ nhận mail hồi âm từ người
nhận tại ô Reply-to address.



3. Thẻ Receive mail:

Bạn cần lựa chọn giao thức nhận mail, chương trình
hỗ trợ cả POP3 và IMAP mục tại Incoming mail
server type (Ví dụ nếu bạn sử dụng Yahoo thì chọn
POP3). Tiếp theo trong khung Incoming mail server
name bạn khai báo địa chỉ POP3 của hộp mail (Ví dụ
nếu địa chỉ của bạn là thì bạn
khai báo là pop.mail.yahoo.com). Khung Port có thể
để mặc định và nhập lại tên hộp mail vào khung
Username, chọn tiếp mục Remember passsword sau
đó gõ lại mật khẩu ở khung Password.

Bạn có thể thiết lập một số chức năng bằng cách đánh
dấu check vào các mục tương ứng như:

- Check new mail every “10” minutes: kiểm tra mail
“10” phút 1 lần.
- Check new mail at startup: kiểm tra mail khi khởi
chạy chương trình.
- Collect addresses for incoming messages: lưu địa
chỉ email của người gửi.
- Leave messages on server: giữ lại mail trên server



* Lưu ý: Ngoài ra chương trình còn có thêm hai chức
năng rất quan trọng là:

- Thiết lập thời gian biểu nhắc nhở:

Bạn click phải chuột vào biểu tượng ở khay hệ thống
và chọn Alarm Clock (hoặc click vào biểu tượng
chiếc đồng hồ trên bàn làm việc của cô thư ký).



Tại cửa sồ Events, click New để tạo tác vụ mới, bấm
chọn ngày tại mục Date và giờ cụ thể tại mục Time,
sau đó nhập nội dung cần thông báo vào khung Text
và bấm Ok.



- Nhận và gửi mail.

Để nhận hoặc gửi mail bạn chỉ cần click chuột phải
vào biểu tượng chương trình trên khay hệ thống sau
đó chọn Email (hoặc click chọn hình các lá thư và có
chữ Mail trên bàn của cô thư ký). Nếu muốn đọc mail
chọn mục Read messages, còn gửi thì chọn Creat
new message.



Bạn còn có thể tạo một sổ địa chỉ của bạn bè bằng
cách click chuột phải vào biểu tượng và chọn Email >
Address Book, trên cửa sổ xuất hiện bạn bấm nút
Add, tiếp theo ở cửa sổ Fay, khung Email address
bạn nhập địa chỉ mail, khung Full nhập tên và bấm
Ok, lập tức chương trình sẽ hiển thị tên cùng địa chỉ

mail bạn vừ đặt vào khung trắng trên giao diện đầu
tiên của Address Book.