Tài liệu học MS Powerpoint 2007 ppt

MS PowerPoint 2007
Bài 1: Bắt đầu với Microsoft PowerPoint 2007
PowerPoint 2007 cũng có hầu hết các tính năng như các phiên bản trước và có một số các tính năng
mới mà bạn có thể sử dụng. Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc với PowerPoint 2007: Microsoft
Office Button, Quick Access Toolbar và Ribbon. Các chức năng của 3 tính năng này sẽ được giới thiệu
chi tiết ở các phần tiếp theo.
Presentations (trình diễn)
Một bản trình diễn là tập hợp các dữ liệu và thông tin mà được trình bày cho một nhóm người cụ thể nào
đó. Một bản trình diễn PowerPoint là một tập hợp các slides mà có thể chứa văn bản, hình ảnh, đồ họa,
bảng, âm thanh và video. Tập hợp này có thể được chạy tự động hoặc được điều khiển bởi người thuyết
trình.
Tính năng Microsoft Office Button
Microsoft Office Button thực thi nhiều chức năng mà được đặt tại thực đơn File ở các phiên bản trước.
Tính năng này cho phép bạn tạo một bản trình diễn mới, mở một bản trình diễn đã có, Lưu (Save), Lưu
với tên file (Save As), In (Print), Send và Close.
Tính năng Ribbon
Ribbon là vùng phía trên của tài liệu. Nó có 7 tab: Home, Insert, Design, Animations, Slide Show,
Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Các nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để
thực thi các chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa các slide.
Các tính năng thường sử dụng phổ biến được hiển thị trên vùng Ribbon. Để xem thêm các tính năng trong
mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía góc bên phải mỗi nhóm.
Home: Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, and Editing
Insert: Tables, Illustrations, Links, Text, and Media Clips
Design: Page Setup, Themes, Background
Animations: Preview, Animations, Transition to this Slide
Slide Show: Start Slide Show, Set Up, Monitors
Review: Proofing, Comments, Protect
View: Presentation Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
Tính năng Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là một thanh công cụ có thể tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn sử dụng. Bạn có thể
đặt tính năng này ở phía trên hay dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích

vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và kích Show Below the Ribbon.
Bạn cũng có thể thêm các chức năng vào Quick Access Toolbar. Chỉ cần kích phải vào bất kỳ chức năng
nào trong Office Button hay Ribbon và chọn Add to Quick Access Toolbar, khi đó một shortcut sẽ
được thêm.
Thanh công cụ Mini
Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là thanh công cụ nổi được hiển thị khi
bạn bôi đen hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến như kiểu chữ Bold
(đậm), Italics (nghiêng), Font chữ, kích thước font chữ và màu sắc font chữ.
Sự điều hướng
Sự điều hướng qua các slide có thể được hoàn thành bằng thực đơn Slide Navigation ở phía trái màn
hình. Và một phác thảo cũng xuất hiện từ các tài liệu được nhập trong bản trình diễn. Để truy cập vào
phác thảo, kích tab outline
Xem Slide
Các bản trình diễn có thể được xem trong một số cách khác nhau. Trên tab View, nhóm Presentation
Views cho phép bạn xem các slide theo các chế độ như Normal, Slide sorter, Notes Page, Slide Show,
Slide Master, Handout Master, và Notes Master.
Bài 2: Tùy chỉnh PowerPoint
PowerPoint 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc một
cách tốt nhất. Để truy cập vào các tùy chọn này:
• Kích Office Button
• Kích nút PowerPoint Options.
Popular
Tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự phối màu, tùy
chỉnh tên người dùng và truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live Preview cho phép bạn
xem trước kết quả của việc áp dụng thiết kế và định dạng thay đổi mà không áp dụng lên nó.
Proofing
Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh làm thế nào để hiệu chỉnh các từ. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập
tự động và bỏ qua các từ nhất định hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries.
Save
Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh cách các slide được lưu. Bạn có thể xác định cách lưu tự động và

nơi bạn muốn các slide được lưu.
Advanced
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, trình chiếu
các slide và các thiết lập khác.
Customize
Customize cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu bạn có các công cụ sử dụng
thường xuyên, bạn có thể thêm chúng vào Quick Access Toolbar.
Bài 3: Tạo một bản trình chiếu
Bản trình diễn mới
Bạn có thể bắt đầu một bản trình diễn mới từ một slide trắng, một template, các bản trình diễn mới hay
bản phác thảo Word. Để tạo một bản trình diễn mới từ một slide trắng:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích New
• Kích Blank Presentation
Để tạo một bản trình diễn mới từ một Template:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích New
• Kích Installed Templates hoặc Browse through Microsoft Office Online Templates
• Kích vào Template bạn chọn
Để tạo một bản trình diễn mới từ một bản trình diễn có sẵn:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích New
• Kích New from Existing
• Duyệt qua và kích vào bản trình diễn đã có
Để tạo một bản trình diễn từ một bản phác thảo Word
• Kích vào slide nơi bạn muốn bản phác thảo được bắt đầu
• Kích New Slide trên tab Home
• Kích Slides from Outline
• Duyệt qua và kích vào Word Document mà chứa bản phác thảo
Lưu bản trình diễn

Khi bạn lưu bản trình diễn, bạn có thể lưu bằng hai cách: Save và Save As.
Để lưu một tài liêu:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save
Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một bản trình diễn dưới một tên khác hay lưu nó
dưới dạng các phiên bản PowerPoint trước. Vì các phiên bản trước sẽ có thể không mở được bản trình
chiếu đã tạo trong PowerPoint 2007 trừ khi bạn lưu nó dưới dạng định dạng PowerPoint 97-2003. Để sử
dụng tính năng Save As:
• Kích Microsoft Office Button
• Kích Save As
• Nhập tên cho bản trình diễn
• Trong hộp Save as Type, chọn PowerPoint 97-2003 Presentation
Thêm slide
Có một số lựa chọn khi bạn muốn thêm một slide mới vào bản trình diễn: Office Themes, Duplicate
Selected Slide hay Reuse Slides.
Để tạo một slide mới từ Office Themes:
• Lựa chọn slide trực tiếp phía trước nơi bạn muốn slide mới
• Kích nút New Slide trên tab Home
• Kích chọn slide phù hợp với tài liệu của bạn
Để tạo một slide như một bản sao của một slide trong bản trình diễn:
• Lựa chọn slide để nhân đôi
• Kích nút New Slide trên tab Home
• Kích Duplicate Selected Slides
Bài 4: Làm việc với nội dung
Nhập văn bản
Để nhập nội dung văn bản:
• Lựa chọn slide bạn muốn nhập văn bản
• Kích vào một Textbox để thêm văn bản
Để thêm một hộp văn bản:
• Lựa chọn slide bạn muốn đặt hộp văn bản

• Trên tab Insert, kích Text Box
• Kích lên slide và kéo con trỏ để mở rộng hộp văn bản
• Và bắt đầu nhập nội dung
Lựa chọn văn bản
Để lựa chọn văn bản:
• Bôi đen văn bản
Copy và Paste
Để sao chép và dán dữ liệu:
• Lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)
• Lựa chọn nơi bạn sẽ dán đoạn văn bản vừa sao chép
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V)
Cut và Paste
Để cut và paste dữ liệu:
• Lựa chọn văn bản bạn muốn để cut
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X)
• Lựa chọn nơi bạn muốn dán dữ liệu
• Ấn tổ hợp phím Ctrl+V.
Undo và Redo
Để undo hay redo những hành động vừa thực hiện:
• Trên Quick Access Toolbar
• Kích Undo hoặc Redo
Kiểm tra lỗi chính tả
Để kiểm tra lỗi chính tả trong một bản trình chiếu:
• Kích tab Review
• Kích nút Spelling
Để tạo một slide mới từ các bản trình diễn khác:
• Lựa chọn slide phía trước, nơi bạn muốn tạo slide mới
• Kích nút New Slide trên tab Home
• Kích Reuse Slides

• Kích Browse
• Chọn Browse File
• Định vị chiếu slide và kích vào slide để nhận slide đó
Themes
Các Themes là các mẫu thiết kế mà có thể được áp dụng cho toàn bộ bản trình chiếu. Để thêm một theme
vào bản trình chiếu:
• Kích tab Design
• Chọn một trong các Themes được hiển thị và kích vào nút Galleres
Để áp dụng màu mới cho theme:
• Kích vào mũi tên phía bên cạnh Colors
• Chọn một màu và kích Create New Theme Colors
Để thay đổi kiểu nền cho theme:
• Kích nút Background Styles trên tab Design
Bài 5: Định dạng văn bản trong PowerPoint
Thay đổi kiểu chữ và kích thước font
Để thay đổi kiểu chữ:
• Kích vào mũi tên bên cạnh tên font và chọn một font.
• Bạn có thể xem trước cách font mới được xuất hiện như thế nào bằng cách bôi đen văn bản, và di
chuyển trên kiểu chữ mới.
Để thay đổi kích thước font:
• Kích vào mũi tên bên cạnh kích thước font và chọn kích thước phù hợp, hoặc
• Kích vào nút increase (tăng) hay decrease (giảm)
Font Styles và các hiệu ứng
Font Styles được định sẵn định dạng các tùy chọn mà được sử dụng để làm nổi bật văn bản. Chúng gồm
có: kiểu chữ đậm, nghiêng và gạch chân. Để thêm những định dạng này vào văn bản:
• Bôi đen văn bản và kích Font Styles trên nhóm Font của tab Home, hoặc
• Bôi đen văn bản và khi đó thanh công cụ mini sẽ xuất hiện mờ và bạn chỉ cần di chuyển lên và chọn các
định dạng, hoặc kích phải để hiển thị các công cụ font.
Thay đổi màu sắc văn bản
Để thay đổi màu sắc văn bản:

• Bôi đen văn bản và kích nút Colors trên nhóm Font của vùng Ribbon, hoặc
• Bôi đen văn bản và kích phải, rồi chọn công cụ Colors.
• Lựa chọn màu bằng cách kích vào mũi tên phía bên cạnh nút Font Color.
WordArt
WordArt (chữ nghệ thuật) là các kiểu có thể được áp dụng cho văn bản để tạo một hiệu ứng trực quan. Để
áp dụng WordArt:
• Lựa chọn văn bản
• Kích tab Insert
• Kích nút WordArt
• Chọn WordArt
Để chỉnh sửa kiểu của WordArt
• Lựa chọn WordArt
• Kích tab Format cho các công cụ vẽ
• Kích nút WorkArt Fill, WordArt Outline hoặc nút Text Effects
Thay đổi sự chuẩn trực cho đoạn văn bản
Sự chuẩn trực của đoạn cho phép bạn thiết lập cách bạn muốn văn bản xuất hiện như thế nào. Để thay đổi
sự chuẩn trực
• Kích tab Home
• Chọn nút thích hợp để thay đổi sự chuẩn trực trên nhóm Paragraph
- Align Left: Văn bản được canh lề về phía bên trái
- Center: Văn bản được canh giữa hai lề
- Align Right: Văn bản được canh lề về phía bên phải
- Justify: Văn bản được canh đều cả hai phía trái và phải.
Thụt lề đoạn văn
Bạn có thể thực hiện các bước như sau để thụt lề cho đoạn văn bản:
• Kích nút Indent để điều chỉnh sự thụt lề
• Kích nút Indent lặp lại nhiều lần để tăng kích thước thụt lề.
Hướng văn bản
Để thay đổi hướng văn bản:
• Lựa chọn văn bản

• Kích nút Text Direction trên tab Home
• Kích sự lựa chọn.
Bài 6: Thêm nội dung trong PowerPoint
Chỉnh kích thước hộp văn bản
Để chỉnh kích thước hộp văn bản:
• Kích vào hộp văn bản
• Kích vào góc của hộp và kéo con trỏ tới kích thước mong muốn
Chèn danh sách thứ tự tự động cho văn bản
Danh sách các Bulleted thường có các bullet chấm tròn, danh sách các Numbered có các số và danh sách
các Outline là sự kết hợp giữa các số và các ký tự phụ thuộc vào cách tổ chức của danh sách.
Để thêm một danh sách thứ tự tự động vào văn bản đã có:
• Lựa chọn văn bản bạn muốn tạo một danh sách thứ tự tự động
• Kích nút Bulleted or Numbered Lists
Để tạo một danh sách thứ tự tự động mới:
• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo danh sách
• Kích nút Bulletde or Numbered Lists
• Và bắt đầu nhập nội dung
Danh sách thứ tự tự động lồng nhau
Một danh sách thứ tự tự động lồng nhau là danh sách có một số các cấp độ. Để tạo một danh sách lồng
nhau:
• Tạo danh sách theo các cách đã nói ở trên
• Kích nút Increase hoặc Decrease Indent
Định dạng danh sách thứ tự tự động
Định dạng hình ảnh bullet và numbering có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or
Numbering
• Lựa chọn toàn bộ danh sách để thay đổi tất cả các bullets hoặc số, hay đặt con trỏ vào một dòng trong
danh sách để thay đổi một bullet đơn.
• Kích vào mũi tên bên cạnh danh sách bulleted hoặc numbered và chọn một kiểu bullet hay numbering.
Chèn Video
Video clips có thể được thêm vào bản trình chiếu. Để thêm một video clip:

• Kích nút Movie trên tab Insert
• Chọn Movie from File hoặc Movie from Clip Organizer
Để chỉnh sửa các tùy chọn video:
• Kích vào biểu tượng movie
• Kích tab Format
Chèn Audio
Audio clips có thể được thêm vào bản trình chiếu như sau:
• Kích nút Audio trên tab Insert
• Chọn Sound from File, Sound from Clip Organizer, Play CD Audio Track hay Record Sound
Để chỉnh sửa các tùy chọn audio:
• Kích biểu tượng audio
• Kích tab Format.
Bài 7: Chèn hình ảnh và đồ họa trong slide
Chèn ảnh
Để chèn ảnh vào slide:
• Kích tab Insert
• Kích nút Picture
• Duyệt ảnh từ file của bạn
• Kích vào tên ảnh
• Kích Insert
• Để di chuyển ảnh, kích vào ảnh và kéo tới vị trí mong muốn
Chèn Clip Art
Để chèn Clip Art:
• Kích tab Insert
• Kích nút Clip Art
• Tìm kiếm các hình mẫu sử dụng hộp thoại Clip Art
• Kích chọn Clip Art
• Để di chuyển hình mẫu, kích vào nó và kéo tới vị trí mong muốn
Chỉnh sửa ảnh và hình mẫu