Tài liệu VBA for the 2007 Microsoft Office System ppt

Contents at a Glance
I Getting Started with VBA
1 Creating and Running Recorded Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Writing Your Own Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3 Understanding Program Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4 Building VBA Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5 Working with Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
6 Controlling Your VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
II Putting VBA to Work
7 Programming Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
8 Programming Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
9 Programming PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
10 Programming Access Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
11 Programming Outlook Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
III Getting the Most Out of VBA
12 Creating Custom VBA Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
13 Customizing the Office 2007 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
14 VBA Tips and Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
15 Trapping Program Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
16 Debugging VBA Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
IV Appendixes
A VBA Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
B VBA Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Index
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
371
Paul McFedries
800 E. 96th Street

Indianapolis, Indiana 46240
VBA
for the
2007 Microsoft
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usiness
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VBA for the 2007 Microsoft
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Office System
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McFedries, Paul.
VBA for the 2007 Microsoft Office system / Paul McFedries.
p. cm.
ISBN 0-7897-3667-5
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Computer programs. 4. Integrated software. I. Title.
HF5548.4.M525M395 2007
005.5—dc22
2007004121
Printed in the United States of America
First Printing: April 2007
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Contents
Introduction
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
xvii
What Is a Macro?
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xviii
What Does VBA Have to Do with Macros?
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xix
What You Should Know Before Reading This Book
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xix
What’s in the Book
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xx
This Book’s Special Features
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xx
I
GETTING STARTED WITH VBA
1 Creating and Running Recorded Macros
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3
Recording a VBA Macro
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5
Recording a Word Macro
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5
Recording an Excel Macro
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7
Running a Recorded Macro
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8
Using the Macro Name List
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8
Assigning Shortcut Keys to Recorded Word Macros
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9

Assigning Shortcut Keys to Recorded Excel Macros
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10
Creating a Quick Access Toolbar Button for a Recorded Macro
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11
From Here
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2 Writing Your Own Macros
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15
Activating the Ribbon’s Developer Tab
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16
Displaying the Visual Basic Editor
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16
Touring the Visual Basic Editor
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17
Creating a New Module
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17
Opening an Existing Module
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18
Understanding VBA Procedures
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19

Creating a Command Macro
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19
Writing a Command Macro
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20
Running a Command Macro
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21
Entering VBA Statements
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22
Creating a User-Defined Function
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23
Understanding User-Defined Functions
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24
Writing a User-Defined Function
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Using a Function
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26
Taking Advantage of IntelliSense
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27
List Properties/Methods
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27

List Constants
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Parameter Info
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29
Complete Word
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30
Shutting Down the Visual Basic Editor
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30
From Here
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30
3 Understanding Program Variables
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33
Declaring Variables
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33
Avoiding Variable Errors
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35
Variable Data Types
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Changing the Default Data Type
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39

Creating User-Defined Data Types
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39
Using Array Variables
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40
Dynamic Arrays
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41
Multidimensional Arrays
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44
Working with Constants
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44
Using Built-In Constants
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
Creating User-Defined Constants
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45
Storing User Input in a Variable
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45
Getting Input Using
MsgBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45
Getting Input Using
InputBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50

From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
51
4 Building VBA Expressions
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53
Understanding Expressions
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53
Working with VBA Operators
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54
Arithmetic Operators
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55
The Concatenation Operator
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56
Comparison Operators
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
56
Logical Operators
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
57
Understanding Operator Precedence
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57
The Order of Precedence
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Controlling the Order of Precedence
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
58
Working with Numeric Expressions
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60
VBA’s Math Functions
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60
VBA’s Financial Functions
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62
Working with String Expressions
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63
Working with Logical Expressions
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66
The
And
Operator
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67
The
Or
Operator
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
The
Xor

Operator
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
The
Not
Operator
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
Working with Date Expressions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
68
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
70
VBA for the 2007 Microsoft Office System
iv
5 Working with Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
What Is an Object?
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
The Object Hierarchy
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
Working with Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
Setting the Value of a Property
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75
Returning the Value of a Property
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
Working with Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
Handling Object Events
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
Working with Object Collections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78
Assigning an Object to a Variable
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
The
Is
Operator
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
Working with Multiple Properties or Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
80
Example: The
Application
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
Displaying a Message in the Status Bar

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
82
Changing the Title Bar Caption
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
82
Working with the Application Window
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
82
Accessing an Application’s Built-In Dialog Boxes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
83
Checking Spelling
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
87
Example: The
Window
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88
Specifying a
Window
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88
Opening a New Window
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88
Activating a Window
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
88

From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
89
6 Controlling Your VBA Code
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91
Code That Makes Decisions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91
Using
If...Then
to Make True/False Decisions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
92
Using
If...Then...Else
to Handle a False Result
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
93
Making Multiple Decisions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
94
Using the
And
and
Or
Operators
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Using Multiple

If...Then...Else
Statements
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Using the
Select Case
Statement
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
97
Functions That Make Decisions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
101
The
IIf
Function
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
101
The
Choose
Function
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
102
The
Switch
Function
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
103
Code That Loops
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
104

Using
Do...Loop
Structures
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
105
Using
For...Next
Loops
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
106
Using
For Each...Next
Loops
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
109
v
Contents
Using
Exit
For or
Exit Do
to Exit a Loop
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
110
Indenting for Readability
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
111
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
111

II
PUTTING VBA TO WORK
7 Programming Word
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
115
Working with Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
115
Specifying a
Document
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
115
Opening a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
116
The
RecentFiles
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
116
Creating a New Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
118
Saving a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
118
Closing a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
121

Closing All Open Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
121
Example: Making Document Backups
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
122
Working with Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
124
Working with the
Range
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
The
Range
Method
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
The
Range
Property
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
Reading and Changing Range Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
126
Formatting Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
126

Inserting Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
127
Deleting Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
128
Using the
Selection
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
129
Checking the
Selection
Type
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
129
Moving the Insertion Point
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
130
Extending the Selection
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
131
Collapsing the Selection
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
132
Using the
Words
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
132

Working with the
Sentences
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
Displaying Sentence Word Counts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
134
Programming the
Paragraph
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
136
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
138
8 Programming Excel
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
Excel’s Application Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
Accessing Worksheet Functions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
139
Recalculating Workbooks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
140
Converting a String into an Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

140
Pausing a Running Macro
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
Some Event-Like Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
VBA for the 2007 Microsoft Office System
vi
Manipulating
Workbook
Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
146
Specifying a
Workbook
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
146
Opening a Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
146
Creating a New Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
147
Specifying the Number of Sheets in a New Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
147
Saving Every Open Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

148
Closing a Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Dealing with
Worksheet
Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Specifying a
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Creating a New Worksheet
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Properties of the
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Methods of the
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
152
Working with
Range
Objects

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
153
Returning a
Range
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
153
Selecting a Cell or Range
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
158
Defining a Range Name
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
162
Inserting Data into a Range
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
162
Returning Data About a Range
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
163
Resizing a Range
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
163
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
164
9 Programming PowerPoint
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
165
PowerPoint’s
Presentation

Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
165
Specifying a
Presentation
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
165
Opening a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Creating a New Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Presentation
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Presentation
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
167
The Juggling Application
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
168
Working with PowerPoint Slide Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
170
Specifying a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

170
Creating a New Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
171
Inserting Slides from a File
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
172
Slide
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
172
The Juggling Application: Creating the Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
173
Slide
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
174
Dealing with
Shape
Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
174
Specifying a Shape
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
174
Adding Shapes to a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
175
Some

Shape
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
178
The Juggling Application: Creating the Title Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
180
Some
Shape
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
181
The Juggling Application: Creating the Instructions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
183
vii
Contents
Operating a Slide Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
186
Slide Show Transitions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
186
Slide Show Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
Running the Slide Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
From Here

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
188
10 Programming Access Databases
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
189
Getting Ready: Two Steps Before You Begin
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
190
Step One: Create a Reference
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
190
Step Two: Create a Data Source
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
191
Working with Database Records: Opening a Recordset
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
192
Opening a Recordset Using a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
193
Opening a Recordset: the Full
Open
Method Syntax
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
194
Opening a Recordset Using a
SELECT
String
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
196

Working with a Recordset
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Getting at the Recordset Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Navigating Records
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
199
Finding a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
202
Editing a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
203
Adding a New Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
205
Deleting a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
207
Retrieving Data into Excel
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208
Retrieving an Individual Field Value
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208
Retrieving One or More Entire Rows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208

Retrieving an Entire Recordset
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
210
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
212
11 Programming Outlook Email
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
213
Getting Started
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
213
Working with Outlook Folders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
214
Referencing Default Folders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
214
Using the
Folders
Property
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
214
Prompting the User for a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
216
Some
MAPIFolder
Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

217
Handling Incoming and Outgoing Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
217
Incoming: Handling the
ItemAdd
Event
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
218
Outgoing: Handling the
ItemSend
Event
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
219
Working with Email Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
220
MailItem
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
220
MailItem
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
221
Example: Creating Advanced Rules for Incoming Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
223
Example: Canning Spam
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

224
Sending a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
225
Creating a New Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
225
Creating a Reply or Forward
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
225
VBA for the 2007 Microsoft Office System
viii
Specifying the Message Recipients
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
226
Sending the Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
226
Example: Supplementing a Reminder with an Email Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
227
Working with Attachments
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
229
Example: Removing Attachments from a Forwarded Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
229
Attaching a File to a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
230

Programming Outlook from Other Applications
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
231
Setting Up a Reference to Outlook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
231
Getting the
NameSpace
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
232
Logging On to an Outlook Session
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
232
Logging Off an Outlook Session
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
233
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
234
III
GETTING THE MOST OUT OF VBA
12 Creating Custom VBA Dialog Boxes
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237
Adding a Form to Your Project
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238
Changing the Form’s Design-Time Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

239
The Appearance Category
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239
The Behavior Category
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239
The Font Category
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240
The Misc Category
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240
The Picture Category
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241
The Position Category
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241
The Scrolling Category
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241
Working with Controls
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242
Inserting Controls on a Form
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242
Selecting Controls
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243
Sizing Controls
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244
Moving Controls
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244
Copying Controls
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244
Deleting Controls
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245
Grouping Controls
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245
Setting Control Properties
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246
Common Control Properties
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246
Setting the Tab Order
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247
Handling Form Events
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248
Types of Form Controls
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248
Command Buttons
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249
Labels
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249
Text Boxes
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249
Frames
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250
Option Buttons
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250
ix
Contents
Check Boxes
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251
Toggle Buttons
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251
List Boxes
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251
Scrollbars
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253

Spin Buttons
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253
Tab Strips and MultiPage Controls
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254
Using a Form in a Procedure
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258
Displaying the Form
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258
Unloading the Form
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258
Processing the Form Results
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259
From Here
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262
13 Customizing the Office 2007 Ribbon
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263
Understanding Ribbon Extensibility
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263
Extending the Ribbon: An Example
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265

Step 1: Create a Macro-Enabled Office Document or Template
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265
Step 2: Create a Text File and Add the Custom XML Markup
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267
Step 3: Copy the Custom XML Markup File to the Document Package
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268
Step 4: Rename and Open the Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
269
More Complexity Means More Power
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270
Hiding the Built-In Ribbon
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270
Creating Custom Tabs
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271
Creating a New Tab
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271
Customizing an Existing Tab
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272
Creating Custom Groups
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273

Creating a New Group
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274
Customizing an Existing Group
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274
Creating Custom Controls
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275
Common Control Attributes
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276
Creating a Button
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277
Creating a Menu
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278
Creating a Split Button
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280
Creating a Check Box
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281
Creating a Toggle Button
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282
Creating a Drop-Down List
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284

Creating a Gallery
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285
Creating a Combo Box
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288
Creating a Dialog Launcher
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289
Working with Ribbon Commands at Runtime
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289
From Here
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297
14 VBA Tips and Techniques
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299
Working with Modules
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299
Renaming a Module
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299
Exporting a Module
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300
VBA for the 2007 Microsoft Office System
x
Importing a Module

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300
Removing a Module
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301
Configuring Macro Security Settings
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301
Setting Up a Trusted Location
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301
Setting the Macro Security Level
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302
Digitally Signing a VBA Project
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304
Saving Application Settings in the Registry
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305
Storing Settings in the Registry
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306
Reading Settings from the Registry
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306
Deleting Settings from the Registry
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307
Tracking File Usage

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307
Reading All the Section Settings
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309
Accessing the File System Through VBA
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309
Returning File and Folder Information
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310
Manipulating Files and Folders
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314
Tips for Faster Procedures
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319
Turn Off Screen Updating
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319
Hide Your Documents
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319
Don’t Select Data Unless You Have To
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319
In Excel, Don’t Recalculate Until You Have To
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319
Optimize Your Loops

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320
From Here
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15 Trapping Program Errors
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A Basic Error-Trapping Strategy
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324
Setting the Trap
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324
Coding the Error Handler
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Resuming Program Execution
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327
Disabling the Trap
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330
Working with the
Err
Object
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330
Err
Object Properties

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330
Err
Object Methods
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332
Trappable VBA Errors
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333
From Here
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336
16 Debugging VBA Procedures
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337
A Basic Strategy for Debugging
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338
Syntax Errors
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338
Compile Errors
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338
Runtime Errors
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338
Logic Errors
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339

Pausing a Procedure
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339
Entering Break Mode
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340
Exiting Break Mode
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342
xi
Contents
Stepping Through a Procedure
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342
Stepping into a Procedure
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343
Stepping Over a Procedure
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343
Stepping Out of a Procedure
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343
Stepping to the Cursor
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343
Monitoring Procedure Values
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344
Using the Locals Window

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344
Adding a Watch Expression
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344
Editing a Watch Expression
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346
Deleting a Watch Expression
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346
Displaying Data Values Quickly
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347
Using the Immediate Window
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348
Printing Data in the Immediate Window
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348
Executing Statements in the Immediate Window
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350
Debugging Tips
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350
Indent Your Code for Readability
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350
Turn on Syntax Checking

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351
Require Variable Declarations
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351
Break Down Complex Procedures
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351
Enter VBA Keywords in Lowercase
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351
Comment Out Problem Statements
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351
Break Up Long Statements
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351
Use Excel’s Range Names Whenever Possible
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352
Take Advantage of User-Defined Constants
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352
From Here
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352
IV
APPENDIXES
A VBA Statements
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355
B VBA Functions
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361
Index
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371
VBA for the 2007 Microsoft Office System
xii
About the Author
Paul McFedries is well-known as a teacher of Office, Windows, and programming, partic-
ularly VBA. He is the president of Logophilia Limited, a technical writing company. Paul
started programming when he was a teenager in the mid-1970s and has worked with every-
thing from mainframes to desktops to bar code scanners. He has programmed in many dif-
ferent languages, including Fortran, assembly language, C++, Java, JavaScript, Visual Basic,
and VBScript. He has been writing programs for PCs for more than 25 years, and has been
developing VBA applications since Microsoft first added VBA to the Office suite in 1994.
Now primarily a writer, Paul has written more than 50 books that have sold more than
three million copies worldwide. These books include Access 2007 Forms, Reports, and Queries
(Que, 2007), Formulas and Functions with Excel 2007 (Que, 2007), Tricks of the Office 2007
Gurus (Que, 2007), and Windows Vista Unleashed (Sams, 2006).
Dedication
To Karen and Gypsy.
Acknowledgments
Robert Pirsig, in Zen and the Art of Motorcycle Maintenance, wrote that “a person who sees
Quality and feels it as he works, is a person who cares.” If this book is a quality product
(and I immodestly think that it is), it’s because the people at Que editorial cared enough to
make it so.
So a round of hearty thanks is in order for all the good people who worked on this project.
You’ll find them all listed near the front of the book, but I’d like to extend special kudos to

the folks I worked with directly: Acquisitions Editor Loretta Yates, Development Editor
Todd Brakke, Production Editor Betsy Harris, Copy Editor Margo Catts, and Tech Editor
Greg Perry.
We Want to Hear from You!
As the reader of this book, you are our most important critic and commentator. We value
your opinion and want to know what we’re doing right, what we could do better, what areas
you’d like to see us publish in, and any other words of wisdom you’re willing to pass our
way.
As an associate publisher for Que Publishing, I welcome your comments. You can email or
write me directly to let me know what you did or didn’t like about this book—as well as
what we can do to make our books better.
Please note that I cannot help you with technical problems related to the topic of this book. We do
have a User Services group, however, where I will forward specific technical questions related to the
book.
When you write, please be sure to include this book’s title and author as well as your name,
email address, and phone number. I will carefully review your comments and share them
with the author and editors who worked on the book.
Email:
Mail: Greg Wiegand
Associate Publisher
Que Publishing
800 East 96th Street
Indianapolis, IN 46240 USA
Reader Services
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This page intentionally left blank
IN THIS INTRODUCTION
Introduction
What Is a Macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii

What Does VBA Have to Do with Macros? . . .xix
What You Should Know Before Reading
This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
What’s in the Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xx
This Book’s Special Features . . . . . . . . . . . . . . .xx
Visual Basic for Applications is a mouthful to say
(which is why I’ll use the standard short form—
VBA—from now on), but it also seems like it would
be a real handful to learn. After all, this is a pro-
gramming language we’re talking about, right?
True, but VBA was designed to be easy to learn and
straightforward to apply. I’ve learned a couple of
dozen programming languages over the past 30
years or so, and I can tell you that VBA is, hands
down, the easiest language I’ve ever worked with.
Okay, but isn’t this stuff just for power users and the
staff of the Information Technology department?
Yes, VBA is a useful tool for hardcore users and
those who need to design major projects. But VBA
can be immensely useful for every user. As a writer,
I use Word constantly, and over the years I’ve
developed dozens of small macros, functions, and
forms that streamline or automate repetitive chores.
Most of these routines consist of only a few lines of
code, and each one saves me only about 30 seconds
to a minute, depending on the task. But I use these
routines 50 or 100 times a day, so I end up saving
myself anywhere from 30 to 90 minutes a day!
That’s pretty remarkable, but the proof is in the
pudding: I can now write far more pages in a day

than I used to. (Don’t tell my editor!)
Whether your concern is ease-of-use or personal
productivity, there’s little doubt VBA can make
working with the Office applications a better expe-
rience. So now all you have to do is learn how to
use it, and that’s where this book comes in. My goal
in writing this book was to give you an introduction
to the VBA language, and to give you plenty of
examples for putting the language to good use.
Even if you’ve never even programmed your VCR,
this book will teach you VBA programming from
the ground up. The first six chapters, in particular,
give you all the know-how you’ll need to be a com-
petent and productive programmer.
INTRODUCTION
What Is a Macro?
It doesn’t matter in which Office program you’re working—it could be Word, it could be
Excel, it could be PowerPoint. A few times a day you probably find yourself performing
some chore that either you’ve done dozens of times in the past, or that you have to repeat a
number of times in a row. It could be typing and formatting a section of text, running a
series of menu commands, or editing a document in a particular way. If you’re like most
people, when faced with these repetitive chores, you probably find yourself wishing there
was some way to ease the drudgery and reduce the time taken by this mindless but neces-
sary work.
Sure, most of the Office applications have a Repeat button on the Quick Access Toolbar
that lets you repeat your most recent action. That’s handy, but it repeats only a single
action. If you need to repeat two or more actions, this solution doesn’t work.
What’s a person to do about this? Well, what if I told you that it was possible to automate
just about any routine and repetitive task? What if I told you that it was possible to take this
automated task and run it immediately simply by selecting a command or even by just

pressing a key or clicking a button?
It sounds too good to be true, I know, but that’s just what Visual Basic for Applications
(VBA) can do for you. You use VBA to create something called a macro, which is really just
a series of tasks that you want a program to perform. So a macro is not unlike a recipe,
which is a set of instructions that tells you what tasks to perform to cook or bake some-
thing. A macro, too, is a set of instructions, but in this case it tells a program (such as Word
or Excel) what tasks to perform to accomplish some goal.
The big difference, however, is that a macro combines all these instructions into a single
script that you can invoke with a keystroke or just a few mouse clicks. In this sense, then, a
macro isn’t so much like a recipe for, say, how to bake bread, but is more akin to a bread
machine, which, after it has been loaded with ingredients, bakes a loaf with the push of a
button.
This list of instructions is composed mostly of macro statements. Some of these statements
perform specific macro-related tasks, but most correspond to the underlying application’s
commands and dialog box options. For example, in any application, you can close the cur-
rent (active) window by selecting the Office menu’s Close command. In a VBA macro, the
following statement does the same thing:
ActiveWindow.Close
Introduction
xviii
xix
What You Should Know Before Reading This Book
What Does VBA Have to Do with Macros?
VBA is a programming language designed specifically for creating application macros. That
sounds intimidating, I’m sure, but VBA’s biggest advantage is that it’s just plain easier to use
than most programming languages. If you don’t want to do any programming, VBA enables
you to record macros and attach them to buttons either inside a document or on the Quick
Access Toolbar (as you’ll see in Chapter 1). You also can create your own dialog boxes by
“drawing” the appropriate controls onto a document. Other visual tools enable you to cus-
tomize the Ribbon as well, so you have everything you need to create simple scripts without

writing a line of code.
Of course, if you want to truly unleash VBA’s capabilities, you’ll need to augment your
interface with programming code. That sounds pretty fancy, but the VBA language is con-
structed in such a way that it’s fairly easy to get started and to figure things out as you go
along. More than any other programming language, VBA enables you to do productive
things without climbing a huge learning curve.
What You Should Know Before Reading This Book
First and foremost, this book does not assume that you’ve programmed before. VBA begin-
ners are welcome here and will find the text to their liking.
I’ve tried to keep the chapters focused on the topic at hand and unburdened with long-
winded theoretical discussions. For the most part, each chapter gets right down to brass
tacks without much fuss and bother. To keep the chapters uncluttered, I’ve made a few
assumptions about what you know and don’t know:
■
I assume you have knowledge of rudimentary computer concepts such as files and
folders.
■
I assume you’re familiar with Windows and that you know how to launch applications
and work with tools such as menus, dialog boxes, and the Help system.
■
I assume you can operate peripherals attached to your computer, such as the keyboard,
mouse, printer, and modem.
■
This book’s examples use the Office 2007 applications, although most of them also
work with Office 2000, Office XP, and Office 2003. Therefore, I assume you’ve used
these Office programs for a while and are comfortable working with these programs.
What’s in the Book
This book isn’t meant to be read from cover to cover, although you’re certainly free to do
just that if the mood strikes you. Instead, most of the chapters are set up as self-contained
units that you can dip into at will to extract whatever nuggets of information you need.

However, if you’re a beginning VBA programmer, I recommend working through Chapters
1 to 6 to ensure that you have a thorough grounding in the fundamentals of the VBA editor
and the VBA language.
The book is divided into four main parts. To give you the big picture before diving in,
here’s a summary of what you’ll find in each part:
Part 1, “Getting Started with VBA”—The half dozen chapters in Part 1 give you a
thorough grounding in VBA. You start off easy by learning how to create and run
recorded macros, which doesn’t require any programming (Chapter 1). In Chapters 2
though 6, you learn the basics of the VBA language, which you’ll use in earnest
throughout the rest of the book.
Part 2, “Putting VBA to Work”—The five chapters in Part 2 enable you to put
your VBA programming knowledge to good and practical use by showing you how to
program the five main Office applications: Word (Chapter 7), Excel (Chapter 8),
PowerPoint (Chapter 9), Access (Chapter 10), and Outlook (Chapter 11).
Part 3, “Getting the Most Out of VBA”—The five chapters in Part 3 augment
your VBA toolkit with lots of useful techniques. You learn how to interact with users
(Chapter 12), how to create custom dialog boxes (Chapter 13), how to create custom
Ribbon tabs and buttons (Chapter 14), how to debug your VBA code (Chapter 15),
and how to use VBA to control other applications (Chapter 16).
Appendixes—The book finishes with two appendixes that you can use as a reference.
Appendix A lists all the VBA statements, and Appendix B lists all the VBA functions.
This Book’s Special Features
VBA for the 2007 Microsoft Office System is designed to give you the information you need
without making you wade through ponderous explanations and interminable technical back-
ground. To make your life easier, this book includes various features and conventions that
help you get the most out of the book and VBA itself.
■
Things you type: Whenever I suggest that you type something, what you type appears
in a bold font.
■

Commands: I use the following style for Ribbon commands: View, Macros. This
means that you click the Ribbon’s View tab, and then click the Macros button.
■
Dialog box controls: Dialog box controls have underlined accelerator keys: Close.
Introduction
xx
xxi
This Book’s Special Features
■
Visual Basic keywords: Keywords reserved in the VBA language appear in
monospace
type.
■
Code-continuation character (➥): When a statement is too long to fit on one line of
this book, I break it at a convenient place, and add the code-continuation character at
the beginning of the next line.
This book also uses the following boxes to draw your attention to important (or merely
interesting) information.
➔
These cross-reference elements point you to related material elsewhere in the book.
The Note box presents asides that give you more information about the topic under discussion.
These tidbits provide extra insights that give you a better understanding of the task at hand.
NOTE
The Tip box tells you about VBA methods that are easier,faster, or more efficient than the standard
methods.
TIP
The all-important Caution box tells you about potential accidents waiting to happen.There are
always ways to mess things up when you’re working with computers.These boxes help you avoid at
least some of the pitfalls.
CAUTION

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IN THIS PART
I
Getting Started with VBA
1 Creating and Running Recorded Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
2 Writing Your Own Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
3 Understanding Program Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
4 Building VBA Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
5 Working with Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
6 Controlling Your VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
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