“Biến hóa” trên văn bản Microsoft Word 2010 doc

“Biến hóa” trên văn bản Microsoft Word 2010

Microsoft Office 2010 là bộ ứng dụng văn phòng
mạnh mẽ và ẩn chứa nhiều tính năng bí mật. Dưới
đây là một vài thủ thuật để khai thác sức mạnh
của công cụ Microsoft Word 2010.

Lưu ý: Trong bài viết, khi đề cập đến giao diện mẫu
là đề cập đến cách trình bày và hiển thị của văn bản,
chứ không đề cập đến giao diện của Word.
1. Hướng dẫn chỉnh sửa giao diện văn bản mẫu
của Word
Can thiệp và chỉnh sửa giao diện mẫu của Word có
thể giúp bạn tùy biến và tùy trình bày trang văn bản
được hợp lý hơn. Thực hiện theo các bước dưới đây
để tiến hành sửa lại giao diện mặc định của Word:
- Giao diện mẫu chứa trong file Normal.dotm. Thông
thường, Microsoft Office sẽ lưu trữ đồng thời nhiêu
file mang tên Normal (ứng với các phiên bản). Để tìm
và can thiệp vào file Normal.dotm, đầu tiên, bạn phải
tắt đi tính năng ẩn phần mở rộng của file.
- Nếu đang sử dụng Vista/7, nhấn Start, gõ Folder
Options vào hộp thoại tìm kiếm. (Nếu sử dụng
Windows XP, Mở cửa sổ My Computer, chọn Tools -
> Folder Options).

- Tại cửa sổ Folder Options, chọn tab View, đánh dấu
bỏ tùy chọn “Hide extensions for know file type”,
click OK để xác nhận.
- Quay trở lại cửa sổ Word 2010, chọn File -> Open.
Tại hộp thoại Open, bạn chọn mục Templates ở menu

bên trái.
- Ở danh sách bên phải, kích đôi vào file
Normal.dotm để tiến hành chỉnh sửa file này. (tương
tự như chỉnh sửa trên 1 file văn bản).



Mọi sự thay đổi, thiết lập về cách thức trình bày, font
chữ… trên file Normal.dotm sẽ ảnh hưởng và trở
thành mặc định trên mọi file văn bản được soạn thảo
bởi Word trên máy tính.
2. Tạo header và đánh số trang mặc định:
Nếu bạn muốn mọi văn bản khởi tạo đều được đánh
số trang theo mặc định, mở file giao diện mẫu của
Word (Normal.dotm, như cách đã hướng dẫn ở trên),
đến tab Insert, chọn Page Number và chọn vị trí, định
dạng số trang muốn hiển thị. Cuối cùng, lưu lại thay
đổi và đóng file Normal.dotm.




Bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ được đánh
dấu trang như bạn đã thiết lập.

3. Mặc định đánh số trang từ trang văn bản thứ 2:

Thông thường, bạn sử dụng trang đầu tiên cho văn
bản để trình bày trang bìa, điều này có nghĩa rằng sẽ
phải đánh dấu số trang từ trang thứ 2 của văn bản.

Để thực hiện điều nãy, mở file Normal.dotm như đã
hướng dẫn, chọn tab Page Layout. Tại mục Page
Setup, kích vào More Arrow (nằm ở góc dưới bên
phải). Hộp thoại Page Setup sẽ được xuất hiện.




Khi hộp thoại này xuất hiện, chọn tab Layout, bên
dưới mục Headers và Footers, đánh dấu vào tùy chọn
Different First Page. Nhấn Ok để xác nhận.

Cuối cùng, lưu và đóng file Normal.dotm. Từ bây
giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ chừa lại trang
đầu tiên không đánh số trang để bạn trình bày nội
dung trang bìa.

4. Khôi phục giao diện mẫu mặc định của Word:

Trong trường hợp bạn đã tiến hành các chỉnh sửa như
đã hướng dẫn ở trên, nhưng rồi không muốn tiếp tục
sử dụng giao diện đó mà muốn Word quay trở lại
mẫu mặc định ban đầu, bạn có thể thực hiện theo các
bước sau:

- Đóng cửa sổ soạn thảo Word đang mở (nếu có).

- Với người dùng Windows Vista/7, kích Start, gõ
%appdata%MicrosoftTemplates vào khung tìm kiếm

và nhấn Enter.




- Cửa sổ thư mục chứa các giao diện của Word sẽ
được xuất hiện. Bây giờ, bạn chỉ việc xóa đi file
Normal.dotm (file giao diện mẫu có được sau khi bạn
chỉnh sửa). Sau đó, kích hoạt Word, file Normal.dotm
nguyên mẫu (như mặc định, chưa qua sự thay đổi
nào) sẽ được khởi tạo trở lại và các file văn bản sẽ lại
sử dụng mẫu giao diện mặc định này như trước đây.

Với người dùng Windows XP, bạn truy cập vào thư
mục chứa Templates của Word theo đường dẫn
C:Users<Tên sử
dụng>AppDataRoamingMicrosoftTemplates

5. Thay đổi font chữ mặc định của Word:

Font chữ mặc định của Word 2010 là Calibri, một
font chữ ít được sử dụng tại Việt Nam. Để thay đổi
trở lại font chữ mặc định vẫn thường sử dụng tại
nước ta (Times New Roman), bạn nhấn tổ hợp phím
Ctrl – Shift – F, hộp thoại Font sẽ được bật mở.




Chọn font chữ Times New Roman tại mục Font, sau

đó nhấn Save as Default, chọn “All documents based
on the Normal.dotm template” rồi nhấn OK để xác
nhận.

6. Thay đổi cách bố trí mặc định của trang văn
bản:

Bạn có thể thay đổi cách bố trí mặc định của văn bản
như căn lề, khoảng cách giữa các đoạn, các hàng…
bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt-O, rồi nhấn tiếp
phím P để mở hộp thoại Paragraph.



Tại hộp thoại Paragraph hiện ra, thay đổi cách bố trí
theo như ý muốn, sau đó nhấn nút Save as Default.

Tiếp theo, mở tab Page Layout, nhấn vào biểu tượng
mũi tên (nằm ở góc phải của Page Setup), để mở hộp
thoại Page Setup.




Tại hộp thoại này, bạn cũng tiến hành các thay đổi
cách bố trí trang văn bản theo ý muốn, rồi nhấn nút
Save as Default để lưu lại thành mặc định.

7. Đặt tính năng AutoFormat vào thanh công cụ:

Đôi khi, bạn nhận được 1 văn bản được trình bày một
cách lộn xộn, các hàng sắp xếp không ngay ngắn, các
đoạn không cách đều nhau… khiến cho văn bản trở
nên rất lộn xộn và khó đọc. AutoFormat là tính năng
cho phép bạn điều chỉnh để đưa văn bản về một định
dạng trình bày nhất định do bạn thiết lập. Tuy nhiên
tính năng này không được cung cấp sẵn trên menu
của Word.

Để đưa AutoFormat vào menu sẵn có cửa Word, thực
hiện theo các bước sau:

- Kích vào tab File, chọn Options. Tại hộp thoại
Word Options hiện ra, tìm đến mục Quick Access
Toolbar.

- Tại mục Choose Command from, bạn chọn
‘Commands not in the Ribbon’. Sau đó tìm đến mục
AutoFomat từ danh sách liệt kê bên dưới, nhấn vào
nút Add để đưa công cụ này vào thanh truy cập
nhanh của Word 2010.




- Bây giờ, mỗi khi gặp những file văn bản trình bày
lộn xộn, bạn chỉ việc nhấn vào nút AutoFormat trên
thanh truy cập nhanh để đưa chúng về định dạng mặc
định, có nội dung dễ đọc hơn.