Khám phá thanh công cụ MS Word ppt

Khám phá thanh công cụ MS Word

Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi
trường Microsoft Word nhằm mục đích tăng tính
hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công
việc của bạn.

Các thanh công cụ của Microsoft Word có
những phím chức năng giúp tăng tốc quá trình
xử lý văn bản hàng ngày bạn vẫn thực thi lên rất
nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tùy biến những
thanh công cụ đó để khiến chúng càng trở nên
thiết thực và hữu dụng hơn nữa. Lấy ví dụ như
việc bạn thường xuyên sử dụng một “biểu
tượng” (symbol) nhất định thì bạn có thể tạo ra
một nút bấm trên thanh công cụ để chèn biểu
tượng này một cách hoàn toàn tự động. Bạn
cũng có thể bổ sung thêm các đối tượng menu
vào menu tắt hay thậm trí tạo ra một menu riêng
cho MS Word. Nào chúng ta hay điểm lại xem
chúng ta có thể làm được những gì để khiến
cho các thanh công cụ của MS Word trở nên
hữu ích hơn nữa.

Để tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ giúp
chèn một biểu tượng vào văn bản một cách
hoàn toàn tự động và dễ dàng hơn bạn hãy vào
Tools | Customize. Trong cửa sổ Customize bạn
hãy chuyển sang mục Commands rồi tìm đến
lựa chọn All Commands trong danh sách liệt kê
Categories bên phía tay trái. Trong cửa sổ liệt

kê All Commands bên trái bạn hãy tìm đến lện
Symbol. Hãy nhắp chuột trái vào lệnh Symbol
rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào mà bạn
muốn nút bấm Symbol nằm ở đó. Khi hộp thoại
Symbol hiện ra bạn hãy lựa chọn một biểu
tượng muốn chèn. Nhắp OK.


Sau khi bạn tạo ra phím bấm theo cách trên thì nút
bấm sẽ mang tên của biểu tượng đó. Để làm cho nút
bấm trở nên thân thiện hơn bạn hãy một lần nữa mở
hộp thoại Customize rồi nhắp chuột phải vào nút bấm
bạn vừa tạo ra đó. Giờ đây bạn hãy xem trong menu
ngữ cảnh chuột phải bạn có thể đổi tên hay đổi cả
biểu tượng cho phím bấm đó.

Tương tự sử dụng cách trên bạn có thể bổ sung thêm
một nút bấm trên thanh công cụ cho phép bạn chèn
một bức ảnh vào trong văn bản hoàn toàn tự động.
Bạn hãy tìm đến lệnh InsertPicture trong danh sách
All commands rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ
nào thuận tiện với bạn nhất. Sau đó bạn hãy nhắp
chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó và lựa chọn
một bức ảnh liên kết với phím bấm đó bằng cách
chọn Assign Hyperlink | Insert Picture. Hãy nhớ là
bạn phải để hộp thoại Customize vẫn mở trong khi
nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ
không có tác dụng đâu.

Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên

thanh công cụ của bạn từ bất cứ bức ảnh nào có kích
cỡ 16 x 16-pixel. Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vào
trong clipboard của hệ điều hành và dán nó thay thế
cho nút bấm trên thanh công cụ bằng cách nhắp chuột
phải vào nút bấm muốn thay đổi và chọn Paste
Button Image. Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp
thoại Customize trước khi nhắp chuột phải vào nút
bấm thanh công cụ nhé.

Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng
dụng khác của bộ Microsoft Office bạn hãy mở ứng
dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại
Customize trong MS Word, nhắp chuột phải vào nút
bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy Button Image.
Bạn chuyển sang ứng dụng muốn chuyển nút bấm
qua và mở hộp thoại Customize bằng cách tương tự
như trong MS Word rồi dùng lệnh Paste Button
Image như bình thường.

Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh
trong Word có chức năng tương tự như lệnh Symbol
kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded,
Lowered, Raised, FontSize, and FileOpenFile… cũng
chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản như trên.
Bằng cách này chúng tôi bảo đảm công việc xử lý các
văn bản của bạn sẽ được tăng tốc lên rất nhiều.

Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ
sung thêm các lệnh vào menu tắt (Shortcut Menus).
Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại

Customize chuyển sang mục Toolbar. Trong danh
sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánh dấu
lựa chọn Shortcut Menus. Khi thanh công cụ này xuất
hiện bạn hãy lựa chọn Text, Table, hay Draw tùy
thuộc theo sở thích của bạn. Với menu mới còn đang
mở bạn hãy chuyển sang mục Commands trong hộp
thoại Customize rồi kéo và thả các lệnh cần thiết vào
menu tắt này.

Một cách khác để tùy biến Word là bổ sung một
trong số những menu được xây dựng sẵn trong ứng
dụng như menu Work chẳng hạn. Các thanh công cụ
được xây dựng sẵn trong Word cũng nằm trong hộp
thoại Tool | Customize. Bạn hãy chọn Built-in menu
trong danh sách Categories bên tay trái của cửa sổ rồi
kéo và thả menu Work trong danh sách Commands
bên tay trái để thả vào bất kỳ một thanh công cụ nào
hay thanh menu hệ thống của Word.


Thanh menu Work có chứa các đường dẫn đến các
tệp tin cho phép bạn mở các tệp tin một cách nhanh
chóng – một chức năng rất tiện dụng cho nếu như bạn
phải làm việc với rất nhiều văn bản khác nhau. Để
vận hành chức năng này bạn hãy mở hộp thoại
Customize và mở một tệp tin mà bạn muốn bổ sung
vào menu Word. Với tệp tin bạn văn bản đang mở
bạn hãy lựa chọn menu Word | Add To Work Menu,
giờ đây đường dẫn của tệp tin đó đã được lưu trong
menu Work và bạn hoàn toàn có thể mở nó một cách

rất nhanh chóng.

Để loại bỏ đường dẫn của một tệp tin nào đó trong
thanh menu Work bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl +
Alt + _ (phím gạch dưới) lúc này con trỏ đã chuyển
thành một dấu trừ lớn. Bạn hãy nhắp chuột vào menu
Work rồi nhắp chuột lên tệp tin mà bạn muốn xóa
khỏi danh sách. Chú ý không những tệp tin bị xóa
khỏi thanh menu Work mà cả trên ổ cứng của bạn do
vậy bạn hãy thật sự thận trọng mỗi khi xóa một tệp
tin nào đó. Để tránh tình trạng bạn thường xuyên phải
xóa tệp tin nào đó khỏi danh sách và mất luôn tệp tin
đó thì bạn hãy tạo một bản back-up của tệp tin đó ở
một thư mục khác rồi hãy tiến hành xóa nó khỏi danh
sách của Work menu bởi vì bạn không được Word
cảnh báo mỗi khi xóa một tệp tin nào đó trên Work
menu.

Bạn đã có đầy đủ mọi thứ giúp cho công việc của bạn
trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái
ban đầu thì sao? Bạn hãy mở hộp thoại Customize ra
rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes. Mọi thứ lại về
trạng thái ban đầu.