101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 5) pptx

101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 5)

KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI: ĐỂ BIẾT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH
CỦA ĐỐI TÁC

"Biết người nhanh nhạy qua câu trả lời.
"Biết người khôn ngoan qua cách đưa câu hỏi"

NAGUIB MAHFOUZ
101 cách đàm phán trong kinh doanh (phần 1)
Để tạo được kết quả thắng-thắng, bạn cần phải biết mong muốn,
yêu cầu và mục đích của đối tác. Giống như một điệp viên. Hãy
nghiên cứu bất kỳ thông tin nào giúp bạn hiểu rõ hơn về động
lực và ý định thực sự của đối tác. Trong quá trình đặt câu hỏi,
bạn phải luôn chú ý không chỉ lời nói của đối tác mà còn cả
hành động, phản ứng, phong thái và cử chỉ điệu bộ của họ nữa vì
chúng bộc lộ phần nào suy nghĩ của đối tác.

Cách hỏi khéo léo có thể đem lại cho bạn một lượng thông tin
lớn cần thiết để bạn sử dụng chiến thuật trong đàm phán. Tuy
nhiên, ngoại trừ trong trường luật, kỹ năng này lại không mấy
khi được dạy. Hãy nhớ rằng chỉ khi nắm rõ và chính xác thông
tin mới có thể đảm bảo có được kết quả đàm phán thắng-thắng.

Trong đàm phán, đưa ra một câu hỏi hay là một vấn đề thách
thức. Chúng ta hãy bàn đến vụ một luật sư mới vào nghề bào
chữa cho một người đàn ông bị buộc tội cắn đứt tai một người
đàn ông khác trong cuộc cãi lộn. Người luật sư hỏi một trong
những nhân chứng có chứng kiến tận mắt lúc người đàn ông cắn
tai người kia không. Nhân chứng trả lời là không. Đến đây,
người luật sư nên dừng lại. Nhưng thay vì thế, anh ta lại hỏi

nhân chứng làm thế nào biết được bị cáo có mặt trong đám cãi
lộn. Nhân chứng trả lời "Bởi vì tôi thấy anh ta nhổ ra mẩu tai
của người đó". Đây là một câu hỏi sai, không đúng lúc.

Các hướng dẫn trong mục này sẽ giúp bạn quyết định nên hỏi
câu hỏi nào, diễn đạt như thế nào và khi nào thì hỏi họ.

HAI LOẠI CÂU HỎI

Có hai loại câu hỏi: câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng, và câu
hỏi mở rộng hay câu hỏi mở.
Câu hỏi giới hạn, hay câu hỏi đóng

Câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng thường dùng để biết được
một thông tin cụ thể nào đó, và câu trả lời chỉ đơn giản là "có"
hoặc "không". Nhưng mục đích giới hạn câu trả lời chỉ là "có"
hoặc "không" không phải là lý do duy nhất khi đưa ra câu hỏi
này mà chứa đựng một số mục đích hữu dụng khác.

Thứ nhất, loại câu hỏi này được sử dụng để hướng cuộc nói
chuyện vào thẳng mục đích hoặc đạt được thoả thuận rõ ràng. Ví
dụ, "Nếu chúng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu về giá và các
điều khoản của các bạn, vậy phía bên bạn có mua hàng của
chúng tôi hôm nay không?" Hoặc " Anh có thể làm việc vào
ngày thứ bảy hoặc chủ nhật không?" Hoặc " Anh sẽ gửi cho tôi
bản báo giá được sửa lại vào thứ hai chứ?".

Lý do thứ hai là để phá tan sự ngại ngùng và thúc đẩy cuộc nói
chuyện. Ví dụ, khi bạn đến cơ quan của ai đó, bạn có thể nói "
Hôm nay là một ngày đẹp trời, phải không?".

Cuối cùng, câu hỏi đóng rất hữu ích khi bạn cố đạt được sự nhân
nhượng từ phía đối tác. Ví dụ, bạn có thể hỏi "Nếu tôi đồng ý
miễn phí hỗ trợ kỹ thuật, bên anh có chịu trả đầy đủ giá $1400
cho một chiếc máy tính không?".

Mục đích của câu hỏi loại này không nhiều nhưng lại đạt được
nhiều thông tin khi bắt đầu đàm phán, khẳng định quan điểm
hoặc để đối tác chịu nhân nhượng.
Câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở

Nói chung, câu hỏi mở thu được nhiều thông tin cần thiết hơn
câu hỏi đóng. Câu hỏi này thường bắt đầu bằng từ để hỏi như
Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Như thế nào và Tại sao. Những câu
hỏi này chứa nhiều thông tin hơn bởi vì nó không dẫn đối tác
vào một hướng nhất định. Chúng cũng hữu hiệu hơn trong việc
nắm bắt được mục tiêu, nhu cầu mong muốn và điều kiện của
đối tác. Cuối cùng, nó hữu ích khi bạn muốn biết phong cách
ứng xứ của đối tác. Chỉ trả lời là "có" hoặc "không" thì suy nghĩ
và quan điểm của đối phương không bộc lộ rõ. Xu hướng của
câu hỏi mở là mở một cánh cửa để bước vào suy nghĩ của người
khác.

Dưới đây là một số câu hỏi mở: "Bạn nghĩ thế nào về việc
chuyển nhà trước lễ giáng sinh?""Anh có vẻ không hài lòng với
đề nghị của tôi. Vậy vấn đề lớn nhất ở đây là gì?" "Tại sao anh
nghĩ giá của loại hàng này phải cao?" Sản phẩm này phải kèm
theo hình thức bảo hành nào?" "Khi người ta trả lại hàng, họ sẽ
kèm theo những lời than phiền về vấn đề gì?".
TẠI SAO HỎI NHỮNG CÂU HỎI NÀY

Đó là khi bạn muốn đặt nhiều câu hỏi trong khi đàm phán. Mười
hai mục đích dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tại sao.

Thu thập thông tin

Thu thập thông tin là lý do rõ nhất khi đặt các câu hỏi. Bạn phải
lấp chỗ trống khi thiếu thông tin. Khi không có được tất cả các
câu trả lời hoặc khi bạn không dám chắc bạn có phải trả lời
không, hãy đặt câu hỏi. Đừng vội chấp nhận bất cứ điều gì khi
đàm phán.

Một số nhà đàm phán cho rằng không nên hỏi điều mà chưa biết
chắc câu trả lời. Chúng tôi không tán thành điều này. Chúng ta
thường hỏi vì chúng ta không biết câu trả lời. Tuy nhiên, có lúc
bạn không nên hỏi: Nếu giá tiền tệ thật sự cao và câu trả lời có
thể gây bất lợi cho bạn, thì đừng hỏi vì có thể bạn chưa chuẩn bị
kỹ để đón nhận câu trả lời. Ví dụ khi Christopher Darden và
Marcia Clark, người khởi tố trong phiên toà xét xử vụ
O.J.Simpson giết người, đã yêu cầu O.J.Simpson thử đeo găng
tay da tìm thấy sau nhà anh ta, toàn bộ phiên toà đều thấy không
vừa. Rõ ràng là bên khởi tố không nên đưa ra yêu cầu đó.

Một ví dụ khác, nếu bạn định bán ô tô để mua chiếc mới, và bạn
thấy bên mua đưa ra giá không xứng với giá trị của chiếc ô tô,
bạn cũng không cần phải hỏi "Kelley Blue Book nói gì về giá trị
của chiếc xe này?" dù chưa tự khảo sát gia. (Trường hợp này
nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hỏi đúng thông tin trước khi
tiến hành đàm phán. Khi bạn đến nơi bán xe, người bán sẽ luôn
đưa ra những thông tin có lợi cho anh ta mà thôi).

Làm rõ và kiểm tra lại thông tin

Khi đối tác đưa ra thông tin, bạn nên làm rõ và kiểm tra lại
thông tin đó. Các câu hỏi xác minh lại tập trung vào câu trả lời
ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao hoặc thế nào. Những câu hỏi
như "Trước đây các anh vận chuyển như thế nào?" hoặc "Bên
anh sẽ miễn phí công vận chuyển chứ?" sẽ giúp bạn phát hiện
được những vấn đề có thể gây bất lợi cho mình.

Kiểm tra độ hiểu và mức độ quan tâm của đối tác

Đối tác của bạn quan tâm như thế nào đến kết quả đàm phán?
Bạn có thể muốn biết mức độ hợp tác trong một vấn đề xác
định, ví dụ, bằng cách hỏi anh ta chấp nhận mức thấp hơn so với
yêu cầu của anh ta không. Hoặc bạn có thể muốn kiến thức của
đối tác trong vấn đề này như thế nào. Ví dụ, nếu bạn là người
môi giới thế chấp tài sản và muốn biết độ hiểu biết của đối tác,
bạn có thể hỏi "Trong văn tự thế chấp, chúng ta cần kèm thêm
một điều khoản phụ nữa. Anh nghĩ thế nào?" Câu hỏi này cho
biết kiến thức trong lĩnh vực thế chấp và mức độ hợp tác của
khách hàng trong một vấn đề mới.

Xác định phong cách ứng xử

Đối tác là người như thế nào? Người đó từ đâu đến? Người đó
có nhiều kinh nghiệm đàm phán chưa? Đó là một người trung
thực? Quả quyết? Chu đáo? Những câu hỏi nhằm nắm bắt được
những thông tin này sẽ ảnh hưởng đến cuộc đàm phán của bạn.
Ví dụ, bạn có thể hỏi đối tác "Tôi có một tài liệu dày 40 trang có

thể hỗ trợ cho mối quan hệ của chúng ta. Anh có muốn xem toàn
bộ không hoặc là xem qua hai trang tóm tắt?" Mỗi người có một
cách hỏi riêng. Phần giải thích chi tiết phong cách ứng xử trong
đàm phán được chỉ rõ trong phần 9.

Tạo sự hoà nhập

Bất cứ khi nào bạn hỏi để người kia nói, bạn sẽ có được hai
thuận lợi: Thứ nhất, đối tác sẽ thấy quý mến bạn hơn. Thứ hai,
bạn có thể biết nhiều về đối tác hơn là đối tác biết về bạn. Điều
này rất cần thiết trong trường hợp anh ta không hiểu hoặc không
đồng ý với vấn đề bạn đang nói, khi anh ta nói, bạn sẽ suy nghĩ
lại điều mình vừa nói. Đồng thời bạn có thể biết thêm được về
mục đích của đối tác.

Một trong những người bạn thấy khó đàm phán là người ngồi
đó, nhìn chằm chằm vào bạn khi bạn nói, chỉ trả lời "có" hoặc
"không". Với những người này, bạn có thể thay đổi tình thế
bằng cách nói ít đi và đặt ra nhiều câu hỏi mở hơn. Ví dụ, bạn có
thể nói "Anh không nói rõ tại sao anh lại thích loại phần mềm
máy tính đặc biệt này. Vậy tại sao anh nghĩ nó phù hợp với anh
và công việc của anh?" Đặc điểm nào quan trọng nhất đối với
anh?" Hoặc"Anh định sử dụng phần mềm này như thế nào sau
khi lắp đặt?".

Cung cấp thông tin

Bạn cần cung cấp thông tin cho đối tác để họ có thể hiểu hơn
yêu cầu và mục đích của bạn. Ví dụ, bạn có thể hỏi: "Anh có
biết rằng Kelley Blue Book đánh giá giá trị chiếc xe của anh chỉ

được $8100 không?" Loại câu hỏi này được sử dụng để xem đối
tác có biết thông tin này không khi đó là thông tin chính xác.

Khiến đối tác phải suy nghĩ

Những câu hỏi ý kiến người khác là nguồn cung cấp thông tin
rất quý giá. Hỏi ý kiến của người khác cũng là cách cho người
đó biết bạn quan tâm đến họ và những gì họ đang đề cập. Ví dụ,
khi đàm phán mức lương với một người xin việc có tài năng,
bạn có thể hỏi "Khi bạn tìm một công ty lớn để làm việc, động
lực chính của bạn là gì?" Đối tác càng nói nhiều, bạn càng có
thêm nhiều thông tin cho quá trình đàm phán của mình.

Hướng sự tập trung vào chủ đề

Một số người đi đàm phán có lúc cảm thấy khó đề cập vào vấn
đề. Có thể do họ không muốn đề cập đến những chủ đề tế nhị.
Các câu hỏi chính xác có thể giúp cuộc nói chuyện tiếp diễn và
tiến tới mục tiêu chính.

Những người bán hàng phải học cách nhìn thấy nguyện vọng
của cá nhân và sử dụng thông tin đó vào lời chào hàng của
mình. Hỏi đến phương diện cá nhân cũng tốt nhưng bạn nên
thay đổi câu hỏi để nhận được câu trả lời đúng với mục đích của
cuộc trao đổi. Điều này yêu cầu bạn phải hướng sự tập trung của
mình quay lại chủ đề chính. Ví dụ, "Chúng ta có thể quay lại vấn
đề mức lương và thưởng được không? Ông có thể tăng mức
lương khởi điểm lên $5000 và tôi chấp nhận mức thưởng hiện
tại?"

Tiến đến thoả thuận

Các câu hỏi có thể giúp bạn biết đựơc nguyện vọng thật sự hoặc
sự sẵn sàng đi đến thoả thuận của đối tác. Giả sử một người
đang muốn bán nhà với giá $250.000. Bởi vì phải dọn dẹp và
sửa đổi mái nhà nên bạn hỏi người đó có bán với giá $240.000
không. Giá trị của câu hỏi này ở chỗ câu trả lời sẽ cho bạn biết
mục đích của bạn với của người bán có khác xa nhau không.
Tăng cơ hội ý kiến của bạn được chấp nhận

Người ta chỉ thích ý kiến của bạn khi thấy những ý kiến đó hữu
dụng. Nói cách khác, để tự đối tác nói với bạn những gì cần làm
hơn là tự bạn nói cần phải làm điều gì. Ví dụ, gần đây một
khách hàng của chúng tôi gọi điện đến, nói rằng nhiều người
quản lý trong công ty cô đang phải đương đầu với những công
nhân hay gây rối. Chúng tôi hỏi "Cô có nghĩ là một khoá đào tạo
nhằm cải tạo hành vi công nhân có giúp ích được gì cho những
người quản lý không?" Chúng tôi biết chắc là có nhưng vẫn đặt
ra câu hỏi đó để cô ấy có cơ hội bày tỏ sự đồng tình.

Giảm căng thẳng

Nhiều cuộc đàm phán trở lên căng thẳng. Khi có điều gì sai xảy
ra, đặt câu hỏi để biết thêm các thông tin về quan điểm của đối
tác rất hữu hiệu . Những thông tin biết thêm có thể định hướng
lại cuộc đàm phán. Ví dụ, nếu bạn đang gặp bất đồng khi thảo
luận về việc kiểm tra sức khỏe định kỳ ở công ty, bạn có thể đặt
ra câu hỏi "Bất cứ lúc nào chúng ta đề cập đến việc kiểm tra sức
khoẻ định kỳ cho công nhân thì lại có bất đồng. Mọi người có
thể nêu một lý do được không?"

Một dạng câu hỏi khác làm giảm căng thẳng là pha một chút hài
ước vào cuộc nói chuyện. Gần đây một người bạn đang cố đàm
phán để được nghỉ thêm hai ngày trong mỗi kỳ nghỉ hàng năm.
Khi ông chủ trả lời thẳng thừng là "không", không khí trong
phòng trở lên căng thẳng. Nhưng cô đã đáp lại đúng lúc "ồ,điều
đó có nghĩa tôi sẽ phải huỷ bỏ chuyến du lịch Châu âu sao?"
cùng với một nụ cười, điều đó làm cả hai đều thấy đỡ căng
thẳng hơn.
Tạo sự cố gắng tích cực hoặc sự hoà hợp

Một câu nói tạo sự tích cực đơn giản là "Tôi rất đề cao anh". Đôi
khi bạn đã biết câu trả lời nhưng vẫn hỏi. Thể hiện sự quan tâm
đến người đối diện là việc nên làm. Giả sử đối tác của bạn nhận
được ba cú điện thoại phàn nàn của khách hàng và hai công
nhân vào làm gián đoạn cuộc thảo luận. Bạn có thể hỏi "Anh có
một ngày thật bận rộn?" hoặc " Với những gián đoạn đó, anh
đang có việc cần làm, đúng không?".

BÍ QUYẾT ĐỂ ĐƯA RA ĐƯỢC CÂU HỎI HỢP LÝ

Cách bạn hỏi cũng quan trọng như nội dung của câu hỏi. Để thu
được lượng thông tin nhiều nhất về yêu cầu cầu và mục đích của
đối tác, bạn phải sắp xếp câu hỏi thật phù hợp. Các bí quyết
dưới đây có thể giúp bạn nắm được những thông tin cần thiết.
1.Có mục đích và kế hoạch đặt câu hỏi. Trong khi đàm phán,
trong đầu bạn phải có sẵn mục tiêu và hệ thống các câu hỏi cần
đưa ra, khi đó bạn mới có thể đạt được mục đích. Nếu bạn đã
từng chứng kiến một cuộc thẩm vấn, bạn sẽ biết rằng luật sư là
người luôn phải có mục tiêu và chuẩn bị sẵn các câu hỏi trong

đầu. Luật sư sẽ đi lại trong phòng xử án với một tập các câu hỏi
theo một chuỗi có liên quan đến nhau nhằm đảm bảo câu trả lời
của nhân chứng giúp ích được cho vụ kiện.

Vậy loại thông tin nào sẽ giúp bạn có được quyết định đúng
nhất? Bạn phải làm gì để có được những thông tin đó? Có nên
hỏi trực tiếp không? Có nên giấu câu hỏi không? Một cách hữu
hiệu khi muốn khẳng định quan điểm hoặc buộc bên đối tác
nhân nhượng là hỏi câu hỏi trực tiếp hoặc câu hỏi đóng, có thế
mới nắm được nhiều thông tin. Ví dụ, khi làm việc với bên mua,
câu hỏi trực tiếp "Anh có định mua sản phẩm này trong thời
điểm tài chính hiện nay không?" sẽ được câu trả lời là "có" hoặc
"không" để bạn có thể dự đoán được việc mua bán. Một câu hỏi
gián tiếp như "Còn ai khác quyết định việc mua bán này
không?" sẽ cho biết những người quyết định trong công ty là ai.

Định trước các câu hỏi khiến bạn chủ động hơn và đối tác buộc
phải phản ứng lại. Qua phản ứng của đối tác, bạn có thể điều
khiển được cuộc đàm phán và ở thế mạnh hơn trong việc đạt
được mục đích.
2.Biết rõ đối phương. Bạn càng biết nhiều về đối phương, bạn
càng dễ chuẩn bị các câu hỏi. Ví dụ, một số người muốn thiết
lập quan hệ trước khi tiến hành nhiệm vụ của mình. Bình
thường, một người như thế thưòng bắt đầu cuộc nói chuyện
bằng việc hỏi thăm bạn và con cái, có khi nói về thời tiết hoặc
kết quả trận bóng chày tối qua. Còn những người chỉ quan tâm
đến công việc lại muốn đi ngay vào vẩn đề. Nếu bạn là người
quan tâm đến công việc, còn đối tác lại quan tâm nhiều đến thiết
lập quan hệ, bạn sẽ gây cho họ cảm giác khiếm nhã nếu bước
ngay vào công việc mà không tạo sự thân thiện. Ngược lại, khi

bạn là người của quan hệ còn đối tác là người của công việc,
những nỗ lực tạo cuộc nói chuyện nhỏ lại bị coi là phí thời gian.
Vì thế, biết được phong cách của đối tác có thể dẫn đến kết quả
thắng-thắng.

Động cơ của đối tác là gì? Yêu cầu và đánh giá của bên đó?
Phong cách ứng xử xã hội của người đó như thế nào? Thái độ
của người đó về thời gian ra sao? Những thông tin đó có thể
giúp bạn đưa ra được những câu hỏi xác đáng và trúng đích hơn.

3.Đặt câu hỏi từ khái quát đến cụ thể. Trong chuỗi các câu hỏi,
nên bắt đầu bằng những câu hỏi khái quát. Sau đó, khi đã có câu
trả lời, bạn hãy chắt lọc thành những câu hỏi cho một thông tin
cần thiết. Ví dụ, "Anh có thường xuyên bảo dưỡng chiếc xe
không?" "có" "Anh làm những gì?" "Tôi thay dầu và lốp" "Anh
thay dầu vào lúc nào?" "3000 dặm một lần" "Anh hay dùng loại
dầu nào?" . . .

4.Chọn thời điểm đúng lúc. Đôi khi chúng ta đặt ra một câu hỏi
sai không đúng lúc. Bạn cần phải nhạy với yêu cầu và cảm giác
của đối tác. Nếu đối tác cảm thấy trong câu hỏi của bạn có sự
công kích, sẽ xảy ra hai trường hợp sau: (1) Bạn không thu được
thông tin dù sau đó bạn có đặt ra câu hỏi vào thời điểm thích
hợp; (2) Đối tác sẽ lưỡng lự cho lần đàm phán lần sau. Hỏi việc
ăn kiêng của chồng như nào rồi trong khi chồng đang ăn tráng
miệng là câu hỏi không đúng lúc.
Thiết lập câu hỏi đúng mục đích
Tình huống
Bạn đang phỏng vấn xin làm đại diện bán hàng trong một công
ty sản xuất phần mềm cho luật gia. Bạn có hai yêu cầu là: Giờ

làm việc phải linh động và hai ngày một tuần làm việc từ xa.
Bạn có thể hỏi các câu hỏi dưới đây để đạt được mục tiêu của
mình.
Nắm bắt thông tin:"Những kinh nghiệm mà công ty cần ở một
người đại diện bán hàng là gì?" (Bạn không cần phải hỏi "Vị trí
này có cần đến những kiến thức về luật không?" nếu bạn không
có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.)
Làm rõ và xác minh thông tin: Làm rõ: Khi nào thì tôi có thể bắt
đầu?" Xác minh: " Đây có phải là công việc cả ngày không?"
Kiểm tra mức độ hiểu và quan tâm: "Điều gì là quan trọng đối
với công ty - việc người bán hàng có mặt ở công ty 40 giờ một
tuần, hay việc người đó làm tăng doanh thu bán hàng?"
Xác định phong cách hành vi: "Công ty có muốn tôi chào hàng
thử không? Hay công ty có muốn biết tôi đã giúp công ty trước
đây tăng bao nhiêu doanh thu không?"
Tạo sự hợp tác: "Bên công ty muốn tăng doanh thu trong lĩnh
vực nào?"
Cung cấp thông tin: "Trước đây tôi làm việc cả ngày ở công sở
và với công việc hiện tại của tôi, tôi điều khiển công việc từ nhà
hai ngày một tuần."
Tạo cơ hội suy nghĩ cho người đối diện:"Theo ông thì điều gì là
quan trọng nhất đối với một người bán hàng?"
Hướng sự tập trung vào chủ đề: "Ông có thể nói thêm về thời
gian linh động được không? Những người bán hàng trong công
ty có phải ở công sở từ 5 giờ sáng đến 5 giờ chiều không?"
Đi đến thoả thuận: "Nếu tôi có thể giúp công ty tăng doanh thu,
bên công ty có chấp nhận thời gian làm việc đó không?"
Để ý kiến của bạn được chấp nhận: (nếu bạn muốn giờ làm được
bắt đầu sớm và bạn đang sống ởWest Coast): "Ông có nghĩ rẳng
việc đầu tiên vào buổi sáng là gọi cho các khách hàng lớn ở East

Coast không?"
Giảm căng thẳng: "Bất cứ khi nào tôi để cập đến giờ làm việc thì
ông lại có vẻ không thoải mái. Ông có thể giải thích một chút
không?"
Tạo cố gắng tích cực hoặc sự hoà hợp: "Chắc là công ty cũng
không hài lòng khi chất lượng hàng hoá của mình tốt hơn các
loại khác trên thị trường nhưng doanh thu lại không cao chứ?"

5. Tổng hợp lại các câu trả lời. Điểm này giống với điểm thứ ba.
Khi đã nắm thêm được thông tin, bạn có thể đặt các câu hỏi cụ
thể hơn. Người nào sử dụng kỹ thuật này luôn chú ý lắng nghe
để hiểu rõ các thông tin. Càng nắm được nhiều thông tin, càng
dễ quyết định. Trong các bộ phim truyền hình của Columbo,
Peter Falk là bậc thầy trong kỹ thuật này. Anh nói "Chỉ thêm
một câu hỏi nữa thôi. Nếu anh không đóng cảnh giết người thì
làm thế nào mà anh biết được vũ khí là một con dao?"
6. Xin phép được hỏi. Đây là hành động lịch sự nên làm. Nó rất
có hiệu quả vì không mấy ai từ chối và cho biết cuộc đàm phán
đang tiến tới sự thoả thuận. Khi đối tác đồng ý, nghĩa là sẵn sàng
trả lời. Bậc thầy trong kỹ thuật này là một đại uý hải quân người
Columbo. Nếu có nghi ngờ gì, ông sẽ hỏi một cách rất lịch sự
"Tôi có thể hỏi thêm một câu hỏi nữa không?"
7.Sau khi hỏi, hãy dừng lại và lắng nghe. Những người đi đàm
phán chưa có kinh nghiệm thường thấy sợ sự im lặng. Im lặng là
là khoảng trống mà họ nghĩ phải lấp đầy. Trên thực tế, một số
nhà đàm phán chỉ trả lời câu hỏi của đối tác khiđối tác thực sự
im lặng. Sau khi đưa câu hỏi, bạn nên giữ im lặng và để cho đối
tác có nhiều thời gian suy nghĩ cách trả lời.

8. Ghi tóm tắt. Nếu bạn có nhiều câu hỏi, bạn nên ghi tóm tắt lại.

Không cần phải ghi lại từng từ nhưng cũng đủ để bạn có thể tiến
hành các cuộc đàm phán lần sau và nắm được vấn đề của đối
tác. Việc ghi tóm tắt lại thể hiện sự quan tâm đến suy nghĩ của
đối tác, giúp ích cho việc kiểm tra và nhớ lại được các thông tin
trong quá trình đàm phán.

Một người đàm phán thành công là người biết được ý muốn, yêu
cầu và động cơ của đối phương và nắm vững chủ đề đàm phán.
Cách dễ nhất và nhanh nhất để nắm được các thông tin cần thiết
là đưa ra các câu hỏi khéo léo. Khi thực tế, bạn sẽ thấy cần phải
đưa ra được các câu hỏi chính xác và nắm được nhiều thông tin
cần thiết hơn.