Cách sử dụng MS OneNote pptx

MS OneNote: Bạn đã thử chưa?
Bạn thường sử dụng những ứng dụng nào trong bộ MS Office, có lẽ đa số câu trả
lời nhận được sẽ là Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Vâng, đó là điều hoàn
toàn dễ hiểu bởi nó chính là công cụ làm việc trên máy tính của rất nhiều người
trong chúng ta. Những ứng dụng còn lại thì tần suất sử dụng thấp hơn, thậm chí có
cái chẳng bao giờ cần dùng tới. Trở lại với tiêu đề bài viết, bạn sẽ thắc mắc
OneNote là gì, liệu nó có thể giúp ích thế nào cho công việc của chúng ta? Bạn sẽ
được giải đáp phần nào với những câu trả lời dưới đây.
Ở đây mình muốn giới thiệu với các bạn ứng dụng MS OneNote trong bộ Office
2007. Thoạt nhìn thì bạn sẽ có cảm giác OneNote có nhiều điểm khá giống với
Word nhưng thực chất nó khác rất nhiều.
Nếu đã đi làm thì bạn sẽ không xa lạ gì với những tủ tài liệu, những kẹp hồ sơ để
lưu trữ và quản lý tài liệu… Mình muốn sử dụng một hình ảnh tượng trưng để giới
thiệu về OneNote như thế này.
Trong OneNote khi bạn tạo ra một Notebook thì giống như bạn có một chiếc tủ tài
liệu có nhiều ngăn, mỗi ngăn đó tương ứng với một section (bạn đặt tên cho từng
section này để quản lý), trong mỗi ngăn lại chứa rất nhiều tài liệu được sắp xếp có
trình tự tương ứng với các trang (pages) trong section. Chúng ta có thể tạo ra nhiều
Notebook cho các mục đích khác nhau, trong mỗi Notebook lại có thể tạo rất nhiều
section, và mỗi section có thể chứa bao nhiêu trang tùy thích.
Bây giờ thì bạn đã có hình dung bước đầu về OneNote, nhưng bạn sẽ có rất nhiều
bất ngờ khi khám phá nó. OneNote sẽ giống như một trợ thủ đắc lực trong việc sắp
xếp, tổ chức công việc của bạn một cách khoa học, hiệu quả, lưu trữ các ý tưởng
chợt đến, chắp nối các thông tin rời rạc,… hơn thế nữa nó còn giúp ích rất nhiều
trong quá trình làm việc theo nhóm, giúp nâng cao chất lượng công việc và tiết
kiệm thời gian.
Điều đầu tiên dễ nhận thấy là tốc độ khởi động của OneNote rất nhanh. Giao diện
của nó cũng khá đơn giản.
Vào File, New, Notebook để tạo mới một Notebook. Trong hộp thoại hiện ra bạn
đặt tên cho Notebook và chọn template phù hợp (những template này đã được tạo
sẵn một số section) hoặc có thể chọn blank để tạo theo ý bạn, chọn màu sắc nếu

muốn.
Theo mặc định thì khổ giấy được để Auto, nếu muốn in tài liệu thì bạn có thể thiết
lập khổ giấy trong phần File, Page setup.
Bây giờ chúng ta sẽ làm việc với một section.
OneNote sẽ tự động lưu trữ các thông tin bạn đưa vào cửa sổ soạn thảo nên bạn sẽ
không tìm thấy nút Save ở đâu cả.
Tính năng của một tờ giấy nháp.
Ta thấy cửa sổ soạn thảo của OneNote cũng tương tự như Word. Nhưng điểm khác
biệt ở chỗ bạn có thể đưa chuột vào bất cứ điểm nào trong khung soạn thảo để đưa
thông tin vào đó. Chúng ta có thể kéo thả các thông tin đó tới bất kỳ vị trí nào bằng
cách đưa trỏ chuột qua nó, giữ chuột và kéo. Giữ phím Shift, kéo thả để gộp 2
khung thông tin lại với nhau.
Đây là tính năng rất hay bởi đôi khi thông tin chúng ta có là những mảnh rời rạc,
chưa thể sắp xếp ngay thành một chuỗi logic bởi vậy OneNote giống như một tờ
giấy nháp, bạn cứ ghi chép chúng lại rồi sẽ sắp xếp, phân loại hay loại bỏ sau (sử
dụng trong các cuộc họp, buổi thảo luận).
Các công cụ hỗ trợ soạn thảo: Có thể sử dụng shortcut trên thanh công cụ hoặc
xem trong Menu View (ở đây mình chỉ nhắc tới những công cụ đặc biệt).
• Tags Toolbar: Khi đưa một thông tin nào đó vào OneNote bạn ngay lập tức
có thể sử dụng tính năng Tag để tạo dấu hiệu ghi chú. Tính năng này giúp bạn dễ
dàng phân loại, xử lý thông tin sau này.
• Pen Tool: Các loại bút với nhiều kích cỡ ngòi và loại mực khác nhau, tuy
nhiên mình nghĩ cái này chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi sử dụng Tablet PC.
• Outlook Toolbar: Đây là một tính năng cũng rất thú vị, ngay trong
OneNote bạn có thể sử dụng tính năng nhắc việc trong MS Outlook giúp bạn
không bỏ quên những việc cần làm. Mình sẽ giới thiệu các tính năng làm việc với
Outlook trong một bài khác.
• Audio and Video toolbar: Bạn có thể ghi âm hay ghi hình những sự kiện
cần thiết để đưa vào Notebook, tuy nhiên nó chỉ thực sự hiệu quả khi Micro và
Webcam có chất lượng tốt.

• Clip: là một công cụ chụp màn hình, giúp bạn có thể nhanh chóng chèn hình
ảnh từ một tài liệu khác vào Note.
• Lasso Select: Giúp bạn lựa chọn một khối văn bản (là một nhóm các hình vẽ
hay ký tự viết tay - khi sử dụng tablet PC) và di chuyển chúng tới vị trí khác.
• Calculator: Nó có thể thay thế một chiếc máy tính đơn giản (biết cộng, trừ,
nhân, chia, tính căn bậc 2, hàm lượng giác…). Cú pháp rất đơn giản, bạn viết công
thức tính sau đó thêm dấu "=" ở cuối và nhấn Spacebar.
Ví dụ: 123*45=5,535 Sin(90)=1 Sqrt(1024)=32 2^16=65,536
• Kẻ bảng: Giống như Word bạn có thể insert một table với số hàng và cột
cho trước. Tuy nhiên trong Note tính năng này linh hoạt hơn. Bạn có thể nhấn Tab
và Enter để tạo bảng rất đơn giản.
Ví dụ: Bạn viết từ "STT" rồi nhấn Tab, lập tức một ô mới xuất hiện để bạn nhập
giá trị khác, khi nào kết thúc thì nhấn Enter để tạo dòng mới. Với việc ghi chép tốc
ký thì đây cũng là tính năng rất hay.
• Đính kèm file vào trong Note: Vào Insert, File để đính kèm một file.
Quản lý Notebook
OneNote rất linh hoạt trong việc quản lý các Notebook.
• Tính năng kéo thả: Bạn có thể thay đổi trật tự của các Section, các Pages,
di chuyển nó từ section này sang section khác, từ Notebook này sang Notebook
khác bằng cách giữ chuột trái rồi kéo và thả.
• Unfield Notes: Trong lúc vội vàng bạn có thể ghi note vào một tài liệu trắng
thay vì phải tìm đúng Notebook, tất cả nó sẽ được lưu trữ trong Unfield Notes và
bạn có thể sắp xếp lại chúng khi có thời gian.
• Đặt mật khẩu cho Section: Với những thông tin mà bạn muốn bảo mật thì
nên đặt password. Vào File, Password Protect this Section… Lưu ý rằng người
khác không thể xem khi không có password nhưng họ có thể xóa Section mà
không bị yêu cầu password.
• Tìm kiếm: Với chức năng này bạn có thể tìm kiếm thông tin trong các
Notebook một cách nhanh chóng. Với tính năng Text recognition in pictures bạn
còn có thể tìm thấy thông tin trong các hình ảnh có trong Notes.

Lưu ý: Những section đã được đặt mật khẩu thì sẽ không xuất hiện trong kết quả
tìm kiếm.
Còn khá nhiều tính năng khác mà OneNote có thể mang lại cho bạn:
• Multiple computer support: Làm việc với OneNote trên nhiều máy tính
khác nhau, các Note sẽ được đồng bộ khi có kết nối internet.
• OneNote Mobile: Sử dụng OneNote trên các thiết bị di động và có thể đồng
bộ với máy tính. Bạn có thể đưa vào các hình ảnh, video, audio có chất lượng tốt…
• OneNote basics in Tablet PC: nếu bạn có một chiếc máy tính bảng thì thay
vì phải gõ phím, bạn có thể dùng bút để viết vào Note. Tuy nhiên ở phiên bản này
nó mới hỗ trợ các tính năng cơ bản.
Vậy là mình đã giới thiệu những nét chính về ứng dụng OneNote trong bộ Office
2007. Nếu bạn nào chưa từng dùng tới OneNote thì hãy thử trải nghiệm tính tiện
dụng của nó. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin trong phần OneNote Guide nhé.
Hy vọng OneNote có thể trở thành "add-on pack for your brain" :).
Cách sử dụng OneNote và sử dụng để lập kế hoạch cho công việc
Giới thiệu: OneNote là một thành viên của bộ MS Office. Khá hữu ích cho lên kế
hoạch, sắp xếp, và thực hiện công việc.
Bộ Ms Project Manager cũng là một phần mềm để quản lý, tuy nhiên nó rất chuyên
môn chuyên dụng cho quản lý dự án, mang tính chuyên nghiệp cao nên cũng hơi
bất tiện cho công việc hàng ngày, kế hoạch của tháng, năm. Nếu bạn sử dụng
Project Manager, đương nhiên nó có nhiều khác biệt.
1. Giao diện làm việc:
Hình 1: Giao diện
Giới thiệu cách thức làm việc: NoteBook quản lý theo từng “quyển vở”, mỗi
quyển vở sẽ chứa những nội dung do chúng ta quy định, ví dụ chia ra: Hoạt động
xã hội, Hoạt động tại trường, Hay Câu lạc bộ, công ty… Tùy chúng ta quyết định.
Các ví dụ trong bài chỉ mang giá trị tham khảo để các bạn dễ dàng hình dung mình
sẽ dùng onenote để làm gì.
Các section là những sân chơi riêng, hay khu vực được bạn phân chia để dễ quản
lý. Mỗi section gồm nhiều trang (page), mỗi trang sẽ chứa nội dung bạn muốn lưu

trữ.
Ví dụ:
Section1: tên: Kế hoạch tháng 8
Section2: Theo dõi thực hiện
Section3: Diary….
Trong section 1 có các page: Tuần 1, tuần 2, tuần 3, tuần 4…
Tạo một notebook mới:
Hình 2: Tạo mới một notebook
Đặt tên:
Hình 3: Đặt tên cho notebook, lựa chọn kiểu notebook
Next, Các bạn sử dụng cho một máy tính nên chỉ cần chọn:
Hình 4: Phạm vi sử dụng cho notebook
Next, chọn thư mục để lưu dữ liệu lại.
Hình 5: Chọn thư mực lưu trữ.
Kết quả:
Hình 6: Trạng thái ban đầu của notebook
Như chúng ta thấy, bây giờ, notebook là một quyển vở mới tinh, chưa hề có giọt
mực nào ^^. Bây giờ, cuộc đời mình, mình sẽ dùng chính tay mình viết lên những
trang vở thật sạch đẹp, gọn gàng, ngăn nắp các bạn nhé.
Tạo mới một section:
Hình 7: Tạo mới section
Một section bây giờ chỉ gồm một page có tên : untitle page. Bạn soạn thảo nội
dung cho nó, tự động nó sẽ có tên, tuổi đàng hoàng.
Hình 8: Màn hình sau khi đã soạn thảo nội dung.
Tạo mới một trang:
Hình 9: Tạo mới một trang.
New page: Tạo trang mới bình thường.
Subpage: Tạo trang con mới.

Như vậy, cơ bản chúng ta đã biết được những kiến thức cơ sở nhất để sử dụng

onenote.
Bây giờ, chúng ta cùng nghiên cứu cách làm đẹp, và tham khảo cấu trúc của
Onenote đã support sẵn, cho những quyển vở mà mỗi đầu tháng chúng ta sẽ ngồi
trước máy ngắm ngía nó, mỗi cuối tuần sẽ ngâm cứu nó, xem đã thực hiện được
bao nhiêu %,:
1. Thử cấu trúc:
Tại hình 3, ta chọn “student semester Notebook”
Hình 10: sử dụng template.
Khi đó, chúng ta sẽ có một kiểu mẫu như sau:
Hình 11: Ví dụ một template
Màu sắc và cấu trúc dễ nhìn đấy chứ nhỉ? ^^
Để tạo một trang mới, đẹp hơn, có hình ảnh background:
Hình 12: Tạo trang mới theo kiểu có sẵn (template)
Chọn more Template… để có nhiều lựa chọn. Các lựa chọn này nằm trong bảng
templates
Hình 13:Ví dụ trang template
Tha hồ đẹp. ^^
Vấn đề Font.
Chúng ta sẽ lựa chọn font mặc định tại Tools->options, -> Editing, chọn font và cở
chữ -> Ok.
Tắt check spelling: Vào Tools- Spelling- Spelling options
Hình 14: Thiết lập spelling
Hình 15: Lựa chọn có check Spelling hay ko?
Có thể dùng highlight, font chữ đậm để làm nổi bậc những công việc đang thực
hiện…, hoặc thêm tag cho nó thêm màu sắc ^^.