Thực trạng ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực tại các tổ chức tại việt nam hiện nay

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị nguồn nhân lực là thiết kế các chính sách và thực hiện các lĩnh
vực hoạt động nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho tổ
chức, bao gồm các lĩnh vực như hoạch định nguồn nhân lực, phân tích và thiết
kế công việc, chiêu mộ và lựa chọn, đánh giá thành tích, đào tạo và phát triển,
thù lao, sức khoẻ và an toàn nhân viên, và tương quan lao động, ”.
Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất", ngày nay vấn đề
quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây dựng và phát
triển các tổ chức. Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phần quản lý
nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc
này.
Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối lượng dữ liệu
lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là lưu giữa làm chủ và khai thác được kho dữ
liệu này, thực sự lấy từ chúng thông tin và tri thức.
Sự xuất hiện của Tin học đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát
triển của khoa học và công nghệ. Chính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành,
các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mô khác nhau vai trò ứng dụng của Tin học là
vô cùng quan trọng và tất yếu.
Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so
với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài
toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính
sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao
động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới.
Để hệ thống quản lý thông tin nhân sự thật sự là giải pháp tự động hoá
quản lý nhân sự, giúp khối cơ quan tổ chức không những chỉ quản lý thông tin
cá nhân đơn thuần của nhân viên, mà còn quản lý được các quá trình tuyển dụng
và đào tạo; xây dựng quy trình quản lý, tính lương, xét chế độ khen thưởng, kỷ
luật một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất thì cần phải có một hệ thống được
thiết kế dựa trên một kiến trúc hiện đại theo định hướng mở, có khả năng tùy
biến cao và không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về cơ cấu tổ chức của cơ

quan hành chính.
I. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
TẠI CÁC TỔ CHỨC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY
Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác diễn ra trong suốt quá
trình hình thành và phát triển tổ chức. Đây là một trong những công tác quan
trọng nhất, thường xuyên nhất trong đời sống hoạt động của một đơn vị. Bởi
tính chất lâu dài và thường xuyên đó, dữ liệu được sản sinh ra trong quá trình
này là rất lớn, trải rộng trên nhiều mặt hoạt động của tổ chức. Các dữ liệu bao
gồm: sơ yếu lý lịch nhân sự, hệ thống nghạch lương, bậc lương, các tài liệu
về tuyển dụng, kỷ luật, các quyết định khen thưởng,
1. Các vấn đề thường gặp trong quản lý thông tin trong QTNL
a. Rác dữ liệu
Hiện nay, nhiều dữ liệu của các tổ chức vẫn được lưu trữ dưới
dạng giấy tờ hoặc các tệp văn bản lưu rải rác trong máy tính. Do đặc
tính thụ động của dữ liệu và tính chất lưu trữ như trên mà rất nhiều dữ
liệu hầu như không được tìm đến. Qua thời gian, chúng tạo thành rác
dữ liệu dẫn đến mâu thuẫn vừa thiếu vừa dư tha dữ liệu trong đơn vị.
b. Thừa dữ liệu, thiếu thông tin
Dữ liệu không liên kết với nhau để tạo ra thông tin và tri thức.
c. Tìm kiếm thông tin
Do tính chất lưu trữ thông tin như trên thì chúng ta khó có thể
thực hiện khai thác chúng. Cán bộ tổ chức phải mất nhiều thời gian
trong việc tra tìm từ nhiều nguồn lưu khác nhau, thậm chí với một số
thông tin cơ bản.
d. Tổng hợp thông tin
Trước khi ra quyết định nhân sự, cán bộ tổ chức cần phải thực
hiện tổng hợp thông tin về số lượng nhân sự; tay nghề; ngạch, bậc
lương,… Công tác tổng hợp gặp phải những vấn đề sau:
- Tổng hợp mất nhiều thời gian
- Tổng hợp không toàn diện, không chính xác do đó làm ảnh hưởng

trực tiếp đến hiệu quả của quyết định.
Vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân lực hiện đại nói riêng và hoạt động
sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung không thể thiếu hệ thống
thông tin. Tuy nhiên, theo khảo sát của ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia
về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp cho thấy hiện các
doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đầu tư 0.05-0.08% doanh thu cho việc áp dụng
công nghệ tin học trong khi đó con số trung bình ở Mỹ là 1.5%. Chính sách đầu
tư cho phát triển ứng dụng tin học của doanh nghiệp cũng còn nhiều bất cập. Đa
số các doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các
ứng dụng, đo đó chi phí đầu tư đã thấp, hiệu quả còn thấp hơn. Cuộc khảo sát
cũng cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng
dụng tin học nào trong quản trị nhân lực, 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư
mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và
khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có bước đầu nhận thức về tầm quan trọng
của công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực nhưng số lượng các doanh
nghiệp có thể khai thác sâu được những ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực
mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi.
2. Các hệ thống thông tin thường dùng trong quản trị nhân lực
 Hệ thống Đánh giá Nhân sự
Hỗ trợ các tổ chức đánh giá mức độ phù hợp với công việc và tính cách
của nhân viên cũng như dự đoán các xu hướng hành vi để chọn đúng người và
giúp họ phát triển hết tiềm năng của bản thân.
 Hệ Thống Đánh giá 360 độ - Hệ thống đánh giá & phát triển kỹ
năng lãnh đạo
Hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo tìm hiểu sâu hơn về các điểm mạnh
cũng như điểm cần hoàn thiện của bản thân trong kỹ năng lãnh đạo thông qua
những phản hồi ẩn danh và bảo mật từ những người làm việc chung với họ, bao
gồm cấp trên, đồng cấp và cấp dưới trực tiếp.
 Hệ thống theo dõi và tìm kiếm hồ sơ ứng viên trực tuyến
Được sử dụng để đăng thông báo tuyển dụng trên trang Web của các công

ty hoặc trên các trang web tìm việc làm. Hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm hồ sơ
ứng viên, theo dõi thông báo tuyển dụng, tự động xếp hạng hồ sơ, thiết kế các
câu hỏi tuyển dụng và theo dõi các câu trả lời.
 Hệ thống quản lý việc thay đổi nhân sự
Hỗ trợ việc quản lý quá trình thêm/hạn chế/xóa bỏ thông tin và quyền truy
cập khi có nhân viên mới, khi một nhân viên trong công ty thay đổi chức danh
hoặc khi một nhân viên ngưng làm việc ở công ty.
 Hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự
Một hệ thống lưu trữ các thông tin như lý lịch nhân viên, quá trình tuyển
dụng, đào tạo và phát triển, khả năng và kỹ năng của nhân viên, kế hoạch lương
bổng và các hoạt động nhân sự khác.
 Hệ thống quản lý thời gian làm việc
Hỗ trợ việc quản lý chuyên cần (đi trể, về sớm, nghỉ phép,v.v.) và xây
dựng hệ thống quản lý chuyên cần trực tuyến
 Hệ thống quản lý lương và phúc lợi
Quản lý tất cả các dữ liệu về lương và phúc lợi .
 Hệ thống quản lý năng suất
Hỗ trợ quá trình đánh giá năng suất công việc của nhân viên.
 Hệ thống quản lý kỹ năng, chứng chỉ và quá trình đào tạo
Quản lý việc đào tạo nhân sự hỗ trợ việc xác định những kỹ năng cần
hoàn thiện của nhân viên và hoạch định các nhu cầu đào tạo.
 Hệ thống quản lý môi trường làm việc, sức khỏe và an toàn công
sở
Một hệ thống chủ động phát hiện, kiểm soát và quản lý các vấn đề về sức
khỏe và an toàn công sở
 Hệ thống dành cho nhân viên và người quản lý
Một hệ thống cho phép các nhân viên và quản lý yêu cầu và thực hiện các
thao tác về nhân sự như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu và chấp nhận làm
thêm giờ, v.v.
Theo một khảo sát của của Profiles International Việt Nam, với câu

hỏi: “Công ty của bạn đã đầu tư hoặc lập ngân sách sẽ đầu tư trong 12
tháng tới cho hệ thống/công nghệ nào dưới đây?”, kết quả nhận được như
sau:
3. Các phần mềm quản trị nhân sự thường được sử dụng hiện nay.
a. Phần mềm F-HRM
F-HRM là giải pháp tổng thể về quản lý Nhân sự - tiền lương giúp doanh
nghiệp vừa và lớn giải quyết toàn diện những vướng mắc, khó khăn trên một
cách triệt để với hệ thống đầy đủ các chức năng quản lý xuyên suốt quá trình từ
lúc ký hợp đồng lao động cho đến lúc nhân viên nghỉ hưu. Ngoài ra, hai hệ
thống chức năng quan trọng tạo bước đột phá so với các phần mềm khác:
• Hệ thống chức năng ra các quyết định liên quan như: Quyết định điều
chuyển, nâng lương, thôi việc, nghỉ hưu… tạo cho việc ra các quyêt định
và lưu trữ thông tin liên quan một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính
xác.
• Bộ công cụ định nghĩa tiền lương hoàn toàn động giống như trong
Microsoft Excel giúp doanh nghiệp chỉ định nghĩa một lần hệ thống công
thức lương để tính lương. Ngoài ra, nếu quy chế lương thay đổi về sau,
doanh nghiêp chỉ cần tự điều chỉnh lại các công thức lương sao cho phù
hợp.
Hệ thống phần mềm được thiết kế và phát triển triên nền Web-
based, rất thuận tiện cho việc triển khai, đặc biệt là với các doanh nghiệp có các
chi nhánh phân tán về mặt địa lý. Ngoài ra, với những tính năng nổi trội như
trên, chúng tôi tin chắc rằng, F-HRM là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết
kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho nhân viên bộ phận quản lý nhân sự - tiền
lương. Đồng thời, đây cũng là tiền đề để các doanh nghiệp nhận thấy những lợi
ích khi ứng dụng Công nghệ Thông tin và dần dần đưa các phần mềm ứng dụng
khác vào trong công tác điều hành – quản lý.
b. “Phần mềm quản lý nhân sự (CNS.HRM)”
Các tính năng chủ yếu của chương trình(CNS.HRM):
- Mô hình tổ chức :

Phần mềm QLNS được xây dựng theo mô hình tổ chức của các doanh
nghiệp : bao gồm tổ chức các đơn vị thành viên, các phòng ban, các tổ… Từ đó
đưa ra các báo cáo về nhân sự của từng đơn vị thành viên, từng phòng…đáp ứng
yêu cầu quản lý nhân sự của nhà quản lý.
- Quản lý nhân viên :
Quản lý CBCNV dựa trên các yếu tố: Lý lịch các nhân, trình độ học vấn,
các mối quan hệ cá nhân, sức khoẻ bản thân…Từ các thông tin này, phần mềm
tự động đưa ra hợp đồng lao động cho CBCNV trong doanh nghiệp.
Quản lý các vấn đề liên quan đến CBCNV như BHXH, BHYT, BHLĐ.
- Thông tin tuyển dụng :
Quản lý thông tin tuyển dụng như: Lý lịch ứng viên, kinh nghiệm công
tác, kết quả phỏng vấn, tình trạng sức khoẻ…
- Quá trình công tác
Quản lý quá trình công tác, đào tạo nâng cao, khen thưởng kỷ luật, quá
trìng lên lương…Từ đây nhà quản lý có thể đưa ra các đánh giá về nhân viên
phục vụ kịp thời cho việc khen thưởng, lên lương cũng như đưa ra chính sách
học tập nâng cao trình độ chuyên môn nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc
của doanh nghiệp…
- Giao diện nhập liệu
Giao diện nhập liệu dễ dàng, thân thiện, hệ thống phím chức năng thống
nhất trong toàn chương trình. Thông tin đơn giản, dễ hiểu, có thể cập nhật bất kỳ
thời điểm nào.
Có chế độ Backup dữ liệu, khoá dữ liệu theo thời gian, phân quyền theo
chức năng của người sử dụng.
- Kết xuất dữ liệu:
Báo cáo được thiết kế bằng công cụ mới nhất, có thể kết xuất ra nhiều
dạng file khác nhau, kết xuất báo cáo cực nhanh, tức thị tại mọi thời điểm mà
nhân viên muốn.
Có thể kết xuất nhiều báo cáo theo nhiều tiêu thức theo yêu cầu của
nhà quản lý. Hệ thống báo cáo từ chi thiết đến tổng hợp, đối chiếu chéo giữa các

báo cáo. Đảm bảo thông tin nhanh, chính xác.
- Khả năng tự động báo cáo
Phần mềm có khả năng tự động gửi EMAIL hoặc SMS thông báo các hoạt
động tới nhân sự, báo cáo cho lãnh đạo và người quản lý mà không phải mở
phần mềm để thao tác.
• Thông báo sinh nhật,
• Thông báo đến hạn tăng lương
• Báo hạn nộp bảo hiểm xã hội
• Báo ngày phép, nghỉ phép
• Báo hết hạn kỷ luật
• Báo danh sách nhân sự đến tuổi nghỉ hưu
• Báo nhân sự nghỉ không lương
• Báo cáo theo yêu cầu đặc thù khác
c. Phần mềm Lac Viet HCS
Lac Viet HCS (Human Capital Services) là một trong số ít giải pháp tích
hợp toàn diện các tính năng liên quan đến việc quản trị nguồn nhân lực. Phần
mềm này giúp bộ phận quản trị nguồn lực thiết lập từ điển chỉ tiêu công việc,
đánh giá năng lực, phẩm chất, hành vi, kỹ năng nhân viên Thông qua cổng
thông tin nhân sự, hệ thống sẽ tạo ra kênh truyền thông giữa nhân viên và DN,
khảo sát được mức độ hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc cũng như
toàn cảnh vấn đề giữ nhân lực cho nhà quản lý. Ông Nguyễn Duy Ân, Trưởng
Phòng Hành chính Công ty Proconco, cho biết sau gần 6 năm sử dụng phần
mềm HCS, công ty có nhiều thuận lợi cho công tác quản lý tiền lương, nhân sự,
các báo cáo liên quan. Phần mềm này đã tạo những hiệu quả to lớn cho DN
trong công tác quản trị nhân sự cũng như quản lý thông tin nhân viên.
Phần mềm GSC.HRM
Phần mềm quản lý nhân sự GSC.HRM là một hệ thống tích hợp giữa nhân
sự tiền lương, bảo hiểm,… đặc biệt để cung cấp cho các nhà quản lý một công
cụ đơn giản trong cách sử dụng, hiệu quả trong quản lý, nhanh chóng và chính
xác trong việc tính lương. Hệ thống cung cấp thông tin đầy đủ, đa dạng, các tính

năng bảo mật an toàn và mang lại hiệu quả cao nhất.
d. Phần mềm DevSoft.HRM
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự DevSoft.HRM hỗ trợ quản lý thông tin cho các
đơn vị sản xuất, các doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu về quản lý nhân sự. Hệ
thống kết nối máy chấm công hoặc sử dụng bảng chấm công theo mô hình mỗi
doanh nghiệp.
e. Hệ Thống Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Chấm Công Tính Lương
VnResource HRM Pro
Phần mềm quản lý Nhân Sự VnResource HRM Pro cung cấp một giải
pháp quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng quản trị nhân sự,
chấm công, tính lương tương thích với những quy định mới nhất trong luật lao
động Việt Nam. Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp được hỗ trợ các tính năng
phục vụ cho quá trình ra quyết định hiệu quả: quản trị nguồn lực, phân tích tăng
ca, phân tích chi phí lao động…
Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự - VnResource HRM Pro tập trung
vào thị trường cấp cao, nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất
cho những công ty quy mô lớn, chuyên nghiệp tại Việt Nam.
f. Misa.hrm.net 2012
Cuối năm 2011, Công ty Misa vừa công bố phần mềm Misa HRM.NET
2012, đánh dấu lần đầu tiên một phần mềm quản trị nguồn nhân lực được ứng
dụng công nghệ điện toán đám mây tại Việt Nam. Người sử dụng không cần đầu
tư cho máy chủ, cài đặt, bảo trì phần mềm và có thể truy cập từ xa trên bất cứ hệ
thống nào có Internet.
Thuật ngữ "cloud computing" ra đời giữa năm 2007 không phải để nói về
một trào lưu mới, mà để khái quát lại các hướng đi của cơ sở hạ tầng thông tin
vốn đã và đang diễn ra từ mấy năm qua. Quan niệm này có thể được diễn giải
một cách đơn giản: các nguồn điện toán khổng lồ như phần mềm, dịch vụ sẽ
nằm tại các máy chủ ảo (đám mây) trên Internet thay vì trong máy tính gia đình
và văn phòng (trên mặt đất) để mọi người kết nối và sử dụng mỗi khi họ cần.
Với các dịch vụ sẵn có trên Internet, doanh nghiệp không phải mua và duy trì

hàng trăm, thậm chí hàng nghìn máy tính cũng như phần mềm. Họ chỉ cần tập
trung sản xuất bởi đã có người khác lo cơ sở hạ tầng và công nghệ thay họ.
Google, theo lẽ tự nhiên, nằm trong số những hãng ủng hộ điện toán máy chủ ảo
tích cực nhất bởi hoạt động kinh doanh của họ dựa trên việc phân phối các cloud
(virtual server). Đa số người dùng Internet đã tiếp cận những dịch vụ đám mây
phổ thông như e-mail, album ảnh và bản đồ số… “Điện toán đám mây được thế
giới dự kiến là một “cơn sóng thần công nghệ” và hiện tại đang là một chủ đề
được nhắc đến nhiều nhất tại Việt Nam trong các sự kiện công nghệ.
Việt Nam đang dần tiếp cận dịch vụ đám mây thông qua các dự án của một
số doanh nghiệp nước ngoài như Microsoft, Intel … Công nghệ này được coi là
giải pháp cho những vấn đề mà nhiều công ty đang gặp phải như thiếu năng lực
CNTT, chi phí đầu tư hạn chế… Theo ông Nguyễn Huy Cương, CEO của Tinh
Vân Consulting, hiện nay nhiều công ty đang hoang phí tài nguyên như không
khai thác hết công suất của hệ thống máy chủ, đầu tư quá nhiều về mặt con
người. Trong khi đó, về lý thuyết, cloud computing sẽ cho phép doanh nghiệp
không cần tập trung quá nhiều cho cơ sở hạ tầng hoặc nâng cấp ứng dụng,
không đòi hỏi nguồn nhân lực lớn và có thể dễ dàng thay đổi quy mô khi cần.
Trong xu thế đó, quản trị nhân lực là một trong những lĩnh vực được đánh
giá là rất khó “mây hóa” tuy nhiên điều đó đã sớm trở thành hiện thực.
Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET 2012 được thiết kế
với mục tiêu giúp tự động hóa từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, quản lý
tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá đến công tác chấm công,
thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và lập báo cáo. MISA HRM.NET 2012 đáp
ứng nhiều loại hình như: Doanh nghiệp tư nhân, TNHH, Công ty cổ phần và Tập
đoàn kinh tế có quy mô từ nhỏ đến lớn. Là sản phẩm 100% chạy trên nền tảng
web và dữ liệu được quản lý tập trung tại một nơi, nên các đơn vị có thể quản lý
hiệu quả nguồn tài nguyên quý giá nhất - đó là con người. Đặc biệt, người dùng
có thể sử dụng các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng… để quản lý
danh bạ, theo dõi ngày sinh nhật, gửi mail hoặc SMS chúc mừng, nộp đơn xin
nghỉ phép, xem phiếu lương, duyệt phép, xem hồ sơ nhân viên và các biểu đồ

phân tích nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
 Không cần cài đặt, bảo trì
o Là phần mềm 100% trên nền tảng web, không phải cài đặt, bảo trì, nâng
cấp hay đầu tư cơ sở hạ tầng, thuê nhân viên IT…
o Có thể sử dụng dịch vụ ngay sau khi ký hợp đồng.
 Hiệu quả đầu tư cao
o Sản phẩm được cung cấp theo hình thức thuê bao hàng năm, đơn vị dùng
năm nào trả tiền năm đó.
o Khi phần mềm có thêm tính năng mới, đơn vị được tự động cập nhật ngay
mà không phải trả thêm bất cứ khoản chi phí nào. Giúp đơn vị tiết kiệm
được chi phí, đồng thời tăng được năng suất làm việc cho bộ phận quản trị
nguồn nhân lực.
 Truy cập hệ thống để tác nghiệp mọi lúc mọi nơi bằng các thiết bị
di động sử dụng hệ điều hành iOS, Android, Window Mobile
o Cho phép tra cứu thông tin về ngày sinh, số điện thoại, email từ hệ
thống HRM Mobile phục vụ cho việc gọi điện, nhắn tin, gửi email chúc
mừng.
o Nhân viên có thể cập nhật thông tin cá nhân, nộp đơn xin nghỉ
 Kết nối miễn phí với sàn giao dịch việc làm
o Đơn vị được đăng tin tuyển dụng miễn phí trên website tuyển dụng và tìm
kiếm việc làm của MISA - Website được sinh viên hàng trăm trường Đại
học, Cao đẳng biết đến và đăng ký hồ sơ.
o Tại website tuyển dụng, ứng viên có thể tự nhập hồ sơ ứng tuyển vào các
vị trí của đơn vị. Hồ sơ này sau đó sẽ được tự động cập nhật vào MISA
HRM.NET, giúp giảm thiểu rất nhiều thời gian và công sức cho nhân sự
tuyển dụng của đơn vị.
 Tự động hóa các thủ tục để làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm
o Hỗ trợ lập Tờ khai thuế TNCN hàng tháng và bảng quyết toán thuế
TNCN cuối năm theo đúng mẫu biểu của Nhà nước.
o Quản lý quá trình đóng các khoản BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên

từ khi đăng ký tham gia cho đến khi nghỉ việc.
o Tự động lập báo cáo thu, báo cáo thanh toán chế độ bảo hiểm cho người
lao động hàng tháng, quý, năm theo đúng mẫu biểu của Nhà nước.
 Đào tạo, phát triển năng lực nhân viên theo hồ sơ năng lực
o Hỗ trợ việc xây dựng hồ sơ năng lực của toàn đơn vị, trong đó chỉ rõ với
từng vị trí công việc ở từng bộ phận khác nhau thì cần phải có những kỹ
năng gì, ở cấp độ nào.
o Tự động so sánh kỹ năng hiện có của nhân viên với kỹ năng yêu cầu đối
với vị trí công việc mà nhân viên đảm nhiệm.
o Cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan về năng lực của cả đơn vị
trong quá khứ, hiện tại để có những chính sách phù hợp phát triển trong
tương lai.
 Hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản lý
o MISA HRM.NET cung cấp hàng loạt các biểu đồ phân tích, thống kê như
thống kê biến động nhân sự theo nguyên nhân, phân tích biến động nhân
sự theo vị trí công việc… giúp cho nhà quản lý có thể ra quyết định, ban
hành chính sách kịp thời, hiệu quả.
 Hệ thống hỗ trợ rộng khắp và đa dạng
Hỗ trợ khách hàng trực tiếp tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Hồ
Chí Minh, Cần Thơ hoặc qua Email, Website, điện thoại miễn phí cùng hàng
ngàn cộng tác viên, đại lý trên khắp 63 tỉnh thành trong cả nước.
II. ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ
NHÂN LỰC TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY
1. Đánh giá và nguyên nhân của thực trạng ứng dụng tin học trong quản
trị nhân lực tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Trên thế giới cũng như Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một
ngành công nghiệp mũi nhọn có khả năng thay đổi bộ mặt của nền kinh tế. Việc
áp dụng vi tính hoá trong việc quản lí tại các cơ quan, xí nghiệp ở nước ta đang
rất phổ biến và cấp thiết. Ngày càng nhiều cơ quan ứng dụng các phần mềm
quản lý thông tin về nhân sự, tiền lương thưởng của nhân,… vào hoạt động nhân

sự của mình. Công nghệ cho phép các nhân viên trong một công ty có thể liên
lạc và làm việc với nhau dễ dàng hơn, vượt qua những ranh giới truyền thống
trong nội bộ doanh nghiệp và trên thế giới.
Các phần mềm nhân sự ở nước ta hiện nay khá đa dạng, ngày càng được n
được nâng cấp , cải tiến để có thể phục vụ tốt hơn nhu cầu, tiết kiệm thời gian và
chi phí cho tổ chức. Những phần mềm đó cung cấp cho nhà quản lí những thông
tin kịp thời, chính xác các thông tin về người lao động và tình hình tổ chức nhân
lực trong doanh nghiệp làm cơ sở cho việc ra quyết định nhân sự kịp thời, chính
xác và hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng sử dụng các nguồn lực trong tổ chức
đặc biệt là nguồn lực con người.
Thực tế khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn Việt Nam đã bước đầu
chú trọng đến vai trò của việc ứng dụng tin học trong công tác quản trị nhân lực
còn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do chưa thực sự thấy được lợi ích to lớn của
ứng dụng tin học , chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn
chiến lược nên chưa có sự quan tâm cần thiết. Vấn đề khác có liên quan đến
doanh nghiệp là cán bộ sử dụng thiếu kiến thức, kĩ năng khai thác và quản lý
ứng dụng tin học, khả năng tài chính và hạ tầng kỹ thuật cho phát triển công
nghệ thông tin còn hạn chế và chưa có đủ phương tiện đào tạo người lao động
trong công ty.
2. Kiến nghị trong việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản trị nhân lực
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, các doanh nghiệp
cần tự nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các thành tựu công nghệ
tin học vào hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, có sự đầu tư
thích hợp cho việc phát triển cơ sở hạ tầng kĩ thuật, bồi dưỡng trình độ khai thác
và quản lý cho cán bộ quản lý nhân lực song song với việc đầu tư và nâng cấp
các ứng dụng tin học vào doanh nghiệp.
Có nhiều phương pháp đào tạo trình độ cho cán bộ quản lý nhân lực có
thể áp dụng tùy đặc điểm và điều kiện của từng doanh nghiệp như: cử người đến
học tập trực tiếp tại doanh nghiệp cung cấp phần mềm, thuê những người có
kinh nghiệm sử dụng về dạy tại công ty, cung cấp các khóa học ngắn hạn cho

nhân viên tại các trung tâm đào tạo tin học,… Cần tạo ra được sự phù hợp, thống
nhất giữa trình độ công nghệ thông tin và trình độ của người sử dụng thì doanh
nghiệp mới có thể hoạt động hiệu quả và tiết kiệm .
3. Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực
Nhìn chung, việc ứng dụng tin học giúp cho việc Tổ chức công việc nhân
sự khoa học, rõ ràng, đầy đủ; phân công, phân quyền, tổ chức tốt hơn; lưu trữ an
toàn và đồng nhất; môi trưởng quản lý và tương tác công việc chuyên nghiệp,
mở rộng phạm vi tương tác tổ chức quản lý nhân sự; tiết kiệm tài nguyên, thời
gian, chi phí: Thông tin được lưu chuyển đơn giản, nhanh, và phổ biến rộng,
không tiêu tốn nhiều giấy, tin nhắn, ổ cứng lưu trữ, phân tích và truy xuất
thông tin nhanh và khoa học.
a. Đối với các hoạt động QTNL
 Hoạt động kế hoạch hóa NNL:
- Tin học giúp ích lớn trong việc sắp xếp thông tin, xử lý thông tin trong
việc phân tích năng suất lao động, xác định thông tin về nhu cầu nguồn
nhân lực.
- Nhờ có các công cụ của công nghệ thông tin, mà các nhà quản lý có thể
tìm hiểu các thông tin về thị trường lao động, về cung nhân lực. Từ đó
cân đối và có biện pháp phù hợp.
 Trong hoạt động phân tích và thiết kế công việc:
- Nhờ sự phát triển như vũ bão của tin học mà ngày nay các nhà quản lý có
thể thiết kế các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người
thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc với tốc độ nhanh hơn, lưu
trữ và tìm kiếm một cách dễ dàng và có thể chuyển tới các phòng ban
nhanh chóng hơn, thậm chí chỉ bằng một động tác nhỏ đó là click.
 Thù lao lao động:
- Cán bộ tiền lương không còn phải kẻ các bảng dài dằng dặc rất nhiều
dòng hay cột để chấm công hay dùng máy tính bỏ túi để tính lương cho
nhân viên, họ có thể sử dụng công cụ hữu hiệu là chiếc vi tính tiện ích
thao tác lên đó và nhanh chóng có kết quả, giảm chi phí thời gian và giấy

tờ cho công việc trên, đồng thời, họ cũng có thể dễ dàng đối chiếu và sửa
chữa khi cần thiết.
 Hoạt động lưu trữ hồ sơ nhân sự:
- Như chúng ta đã biết, lưu trữ hồ sơ là hoạt động không thể thiếu ở tất cả
các tổ chức và doanh nghiệp. Khi chưa có sự trợ giúp từ tin học máy tính
việc lưu trữ là vô cùng tốn kém và mất nhiều thời gian, đồng thời việc
tìm kiếm chúng là rất khó khăn, thậm chí chúng còn bị thất lạc, hư hỏng.
Ngày nay, chúng ta thực hiện các công việc trên một cách đơn giản và
hiệu quả hơn nhiều.
Ngoài ra, trong các hoạt động đánh giá, đào tạo, trong quan hệ lao động,
tin học cũng đóng một vai trò không kém phần quan trọng.
Khi các thông tin được tạo ra liên tục thì việc thừa hưởng kết quả công
việc của khâu này với các khâu khác được phần mềm tổ chức tốt, giúp người
thực thi nhanh hơn, chính xác hơn, và việc quản lý được đồng nhất, tổng hợp dễ
dàng và nhanh chóng.
Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng, và
cũng nâng cao kết nối cũng như trách nhiệm công việc của các khâu làm việc
khác nhau: như tính lương thừa hưởng kết quả từ chấm công, thừa hưởng kết
quả từ việc ký hợp đồng lao động, , hay chấm công thừa hưởng dữ liệu từ đăng
ký ca, tăng ca, từ kết quả máy chấm công, quản lý nghỉ phép, quản lý lỗi, Rất
nhiều sự liên kết trong hệ thống tạo ra 1 quy trình liên tục, không lặp lại, đảm
bảo tính đầy đủ, khoa học, cũng như tức thời để giảm tải tối đa cho phòng nhân
sự.
Mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ đặt trọng tâm khác nhau về mức độ quản lý
nhân sự, và phần mềm quản lý nhân sự cũng cấu hình có trọng tâm theo mỗi loại
hình doanh nghiệp để đáp ứng tốt công việc quản lý đặt ra. Nếu sản xuất thì ca,
công, lương, bảo hiểm, là trọng tâm. Nếu làm dịch vụ cao cấp và nhân sự cần
chất xám cao thì quan tâm nhiều tới tuyển dụng, đào tạo, đền bù sau đào tạo,
hoạch định phát triển con người, Và ứng dụng phần mềm cũng phải xem xét
tính hợp lý để quan tâm đúng mức tới lợi ích và phát huy tối đa tác dụng của sự

đầu tư.
Nhìn thấy điểm yếu, các nguy cơ của hệ thống nhân sự: Chênh lệch giới,
độ tuổi lớn, trình độ kỹ năng yếu, Các biểu hiện này không khó để kiểm xoát,
quan trọng là có tổ chức thông tin để có thể đọc thấy ngay và thường xuyên hay
không.
Sử dụng và phát huy tối đa khả năng của hệ thống nhân sự: khen thưởng
và đưa vào hoạch định phát triển nhân sự nào, theo dõi và đánh giá được phương
pháp hoạch định, quy hoạch mở rộng mô hình, tính toán định biên nhân sự, chi
phí cho phát triển mô hình cũng như phát triển cá nhân nhân viên,
b. Đối với hệ thống quản lý
Nếu chúng ta hình dung việc tổ chức nhân sự là một quy trình tổng thể,
đồng nhất, thì các khâu quản lý công việc nhân sự sẽ phát huy tốt vai trò và tạo
ra sự liên tục để nâng cao hiệu quả quản lý. Và một công cụ hiệu quả để phục vụ
cho quá trình này chính là một hệ thống phần mềm đáp ứng tốt công việc quản
lý quy định đang hướng tới.
Hệ thống thông tin nhân sự được tổ chức khoa học, đầy đủ, tạo ra môi
trường lưu trữ tốt, môi trường làm việc để nhân viên cập nhật tương tác thông
tin, các chuyên viên nhân sự có sự thừa hưởng thông tin từ các khâu, các quá
trình thông tin nhân sự phát sinh được tập hợp liên tục như quá trình hưởng
lương, thưởng, phạt, đánh giá Các quản lý có thể khai thác thông tin tốt mọi
lúc mọi nơi.