hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại chi nhánh công ty đầu tư và XNK FOODINCO Đà Nẵng

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010
151
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG
ĐỐI VỚI MẶT HÀNG PHÂN BÓN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY
ĐẦU TƯ & XNK FOODINCO ĐÀ NẴNG
IMPROVING PURCHASING MANAGEMENT OF FERTILIZER
AT FOODINCO INVESTMENT & TRADING DANANG BRAND

SVTH: Trần Thị Thanh Hương
Lớp: 32K08, Khoa: Thương mại - Du lịch, Trường Đại học Kinh tế
GVHD: Th.S Văn Ngọc Đàn
Khoa: Thương mại - Du lịch, Trường Đại học Kinh tế

TÓM TẮT
Quản trị mua hàng có sự tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh
nghiệp nào dùng nhỏ hay lớn. Quản trị mua hàng cùng với sự liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp
tác động trực tiếp sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường. Hầu hết các doanh nghiệp
đã bắt đầu nhận thức được tầm quan trọng của quản trị mua hàng bởi chi phí mua hàng luôn
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Mục đích chính của bài nghiên cứu là nhằm đưa
ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp, từ đó năng cao
khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
ABSTRACT
Purchasing Management have a positive impact on the firm’s financial performance in
both small and large firms. Purchasing management and supplier involvement does affect the
success of any enterprise in the market. Most firm recognize the importance of strategic
purchasing, because they spend a large percentage of their sales on purchased inputs. Basing
on all results given in this paper, combining with market information, I put forward some concrete
solutions that need to be made to make purchasing management of fertilizers efficient and
effective, contributing to improve the competitive ability of this company in the market.
1. Đặt vấn đề
Kinh doanh thương mại là mua để bán (buôn bán). Đối với doanh nghiệp thương

mại chuyên kinh doanh mặt hàng phân bón và nông sản như Chi nhánh Tổng Đầu tư &
XNK Foodinco Đà Nẵng thì hàng hóa đầu vào đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy
nhiên, hoạt động mua hàng hiện vẫn chưa được thực sự quan tâm. Điều này ảnh hưởng lớn
đến hiệu quả họat động bán hàng cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính
vì vậy, việc nghiên cứu và áp dụng những giải pháp hoàn thiện trong khâu mua hàng là yêu
cầu cấp thiết cho sự tồn tại và phát triển của Chi nhánh trong thời gian đến.
2. Khái niệm về mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng được định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp
thương mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán
hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp thương mại khác) thỏa thuận điều
kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng
hóa hoặc trao đổi hàng – tiền.
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010
152
2.1. Phân tích thực trạng công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh
Foodinco Đà Nẵng
Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Foodinco tại Đà Nẵng
- Tên giao dịch: Chi nhánh Tổng công ty Đầu tư & XNK FOODINCO tại Đà Nẵng
- Trụ sở chính: 51 Yết Kiêu – Sơn Trà – Đà Nẵng.
- Lĩnh vực kinh doanh: Phân phối theo kiểu bán buôn các sản phẩm sau:
+ Lương thực, nông sản: gạo, lúa mỳ, sắn, thóc
+ Vật tư, phân bón: Phân Dap, Phân Kali, Phân lân, Phân NPK, Phân Urê.
- Thị trường chính: Các tỉnh khu vực Duyên hải miền Trung - Tây Nguyên.
Thực trạng công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh
Foodinco Đà Nẵng
Quy trình mua hàng hiện tại
Quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định tổng nhu cầu phân bón cần mua dựa
trên cơ sở thông tin thị trường, kế hoạch bán hàng, nhu cầu dự trữ của Chi nhánh. Sau đó,
nhân viên mua hàng lập kế hoạch chi tiết cho từng mặt hàng phân bón cụ thể (số lượng,
chủng loại, giá mua ước tính) và thiết lập nguồn tài trợ cho công tác mua hàng. Khi đã lựa

chọn những nhà cung cấp phù hợp, Chi nhánh sẽ triển khai kế hoạch mua hàng.
Đối với phương thức mua nội địa: Chi nhánh sẽ căn cứ vào danh sách các nhà sản
xuất phân bón đã lựa chọn, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng của nhà cung
cấp, tiến hành đặt hàng và ký kết hợp đồng.
Đối với việc mua hàng từ nguồn nhập khẩu: Chi nhánh tiến hành ủy thác nhập
khẩu thông qua Tổng công ty Đầu tư và XNK FOODINCO (hoặc mua lại từ các công ty
nhập khẩu trực tiếp). Nhân viên mua hàng chuyên trách sẽ đảm nhận việc theo dõi và đánh
giá khả năng đáp ứng của các nguồn hàng này. Sau khi hàng hóa về đến cảng, Chi nhánh tổ
chức vận chuyển và bảo quản hàng hóa tại kho hàng Thọ Quang.
Phân tích nội dung công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh
Foodinco Đà Nẵng
2.1.1. Xác định nhu cầu mua hàng
Dự đoán nhu cầu tiêu thụ phân bón
Để xác định số lượng và cơ cấu mặt hàng phân bón cần mua trong kỳ, Chi nhánh
tiến hành dự báo nhu cầu tiêu thụ phân bón kỳ tới thông qua việc lập kế hoạch bán ra.
Căn cứ để lập kế hoạch dựa trên 2 nguồn thông tin chính:
Nguồn thông tin bên ngoài:
Nhân tố chính mà Chi nhánh sử dụng để dự đoán nhu cầu tiêu thụ phân bón hàng
năm là nhu cầu nông sản trong năm và đặc điểm mùa vụ trong nông nghiệp. Thông thường,
Chi nhánh Foodinco tại Đà Nẵng thường xây dựng kế hoạch bán ra và tiến hành công tác
chuẩn bị mua trước thời điểm cung ứng là 3 tháng đối với nguồn hàng nhập khẩu và trước
1 tuần nếu mua trong nước để đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời
Nguồn thông tin nội bộ: Phân tích chỉ số thời vụ của hoạt động bán hàng.
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010
153
Bảng 1 : Phân tích tính thời vụ trong hoạt động bán hàng của Chi nhánh
Quý
Khối lượng hàng hóa tiêu thụ (kg)
Chỉ số mùa vụ
(%)

2007 2008 2009
I
13.205.509 6.633.576 6.071.450 133,26
II
9.177.415 4.583.978 3.830.456 90,47
III
5.521.837 2.916.449 787.200 47,45
IV
11.979.058 8.958.643 4.109.996 128,82
Tổng 39.883.819 23.092.646 14.799.102 400
(Nguồn: Phòng KD Chi nhánh)
Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh số bán ra của Chi nhánhquý I luôn cao sau đó
giảm dần trong quý II và quý III và tăng mạnh trong quý IV, hiện tượng này được liên tục
lặp đi lặp lại qua các năm. Có sự tăng giảm theo một quy luật này là do nhu cầu tiêu dùng
phân bón trong thời điểm quý I và quý IV luôn rất lớn. Do đó, trong 2 quý này tổng lượng
tiêu thụ bao giờ cũng cao nhất. Đây chính là thời gian mà người nông dân bón phân chăm
vụ Đông- xuân trong nông nghiệp.
2.1.2. Xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa
Hiện tại, Chi nhánh áp dụng mô hình kiểm kê thường xuyên để xác định số lượng
hàng dự trữ trong kho trước khi đi đến quyết định đặt hàng. Căn cứ vào giá mua tại từng thời
điểm hiện tại và dự đoán sự tăng giảm giá mua trong thời gian sắp đến mà quyết định mua
bao nhiêu và lượng dự trữ nhiều hay ít? Hoạt động này chủ yếu mang tính cảm tính và phụ
thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên mua hàng, không đảm bảo độ chính xác cao.
Do thiếu hụt trong nguồn vốn tài trợ cho hoạt động mua hàng, cũng như sự hạn chế
về khả năng kho bãi, nên hầu như hiện nay Chi nhánháp dụng biện pháp mua theo nhu cầu



2.1.3. Lựa chọn nhà cung cấp
Đối với mặt hàng phân bón, nhà cung cấp chủ yếu cho Chi nhánh là:

Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh phân bón trong nước: Hiện tại, Chi
nhánh duy trì 12 nhà cung cấp thường xuyên: trong đó, 50% là các doanh nghiệp trực tiếp
sản xuất phân bón trong nước, và 50% là các doanh nghiệp kinh doanh phân phối phân
bón.
Mua từ nguồn nhập khẩu: Đối với các loại phân DAP, phân SA và phân Kali, Chi
nhánhphải mua nhập khẩu toàn bộ. Từ 80-90% giá trị mua hàng nhập khẩu là từ họat động
nhập khẩu ủy thác thông Tổng công ty Đầu tư & XNK FOODINCO, còn lại mua lại từ các
doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp.
Các nguồn nhỏ lẻ khác: do các nhân viên mua hàng của Chi nhánh trực tiếp thu
mua từ những nguồn hàng trôi nổi trên thị trường, chiếm tỷ trọng dưới 5% tổng giá trị mua
hàng phân bón và biến động liên tục qua các năm.
Số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến
Lượng bán hàng dự kiến - Dự trữ đầu kỳ + Dự trữ cuối kỳ dự kiến
Lượng hàng
thích hợp một
lần mua
=
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010
154
Đánh giá công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón của Chi nhánh
Mặt tích cực Mặt tồn tại
- Chi nhánh đã xây dựng được quy trình và
cách thức tổ chức trong hoạt động mua hàng
khoa học và hợp lý.
- Các hình thức mua hàng của Chi
nhánhtương đối đa dạng. Trong đó hình thức
mua theo hợp đồng và đơn đặt hàng ký trước
chiếm tỷ trọng lớn nhất (trên 50% giá trị mua
vào), đảm bảo được tính ổn định của nguồn
cung, chất lượng.

- Khâu vận chuyển hàng hóa đã được Chi
nhánh chú trọng và thực hiện khá tốt.
- Công tác mua hàng còn mang tính bị động,
chỉ tiến hành mua khi kí kết được hợp đồng và
mua hàng qua đại lý, lượng hàng tồn kho rất ít
dễ xảy ra tình trạng cạn dự trữ.
- Việc dự báo nhu cầu và xác định lượng
hàng dự trữ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của
nhân viên kinh doanh, không có công cụ định
lượng cụ thể.
- Chi nhánh ít chú trọng đến công tác đánh
giá thường xuyên năng lực của các nhà cung
cấp.
3. Một số giải phát hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi
nhánh Tổng công ty Đầu tư và XNK Foodinco Đà Nẵng
Cơ sở hình thành giải pháp
Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Chi nhánh trong thời kỳ tới
Giải quyết các tồn đọng về vật tư, phân bón, sắn lát và các mặt hàng nông sản khác,
chỉ thực hiện mở rộng kinh doanh khi có cơ hội tốt và an toàn đồng vốn.
Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường bằng cách tiết kiệm chi phí hoạt động,
xác định mức giá bán cạnh tranh là yêu cầu cấp thiết cho sự phát triển.
Môi trường kinh doanh trong thời gian tới
Cơ hội Thách thức
- Ðối với nền kinh tế nước ta, năm 2010
có thể xem là năm phục hồi kinh tế, nhu cầu
tiêu dùng đã bắt đầu có bước tăng trưởng trở
lại.
- Việt Nam có trên 80% dân số hoạt động
trong lĩnh vực nông nghiệp. Trong điều kiện
sản lượng cần tăng lên trong khi diện tích đất

nông nghiệp lại khó có khả năng mở rộng,
người nông dân cần sự hỗ trợ của phân bón.
- Ngành kinh doanh và sản xuất phân bón
nội địa đã và đang nhận được nhiều quan tâm
và ưu đãi của Nhà nước.
- Do nằm ở Miền Trung - Tây Nguyên,
khu vực có đặc thù xuất phát điểm thấp.
Diện tích sản xuất nông nghiệp ít. Do đó,
nhu cầu về mặt hàng phân bón là thấp hơn
so với hai đầu đất nước.
- Ngày càng có nhiều doanh nghiệp
tham gia vào lĩnh vực kinh doanh phân bón
làm gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường,
đặc biệt là sự cạnh tranh về giá.
- Mặt hàng phân bón thuộc loại hàng
mang tính thời vụ, giá cả biến động liên tục.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại
Chi nhánh
Giải pháp nhằm tăng cường huy động vốn cho công tác mua hàng
Để tổ chức có hiệu quả công tác mua hàng, khó khăn đầu tiên mà Chi nhánh
Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010
155
Foodinco tại Đà Nẵng phải giải quyết là tình hình thiếu vốn nghiêm trọng và khả năng tự
chủ về mặt tài chính thấp. Điều này đòi hỏi Chi nhánh ngoài việc sử dụng các nguồn vốn
quen thuộc còn phải hướng tới những nguồn vốn khác có giá rẻ hơn.
Dự báo tốt nhu cầu vốn cho mỗi thời kỳ
Phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu sẽ là phương pháp dự báo phù hợp
nhất mà Chi nhánh có thể vận dụng. Nó là phương pháp dự báo tài chính ngắn hạn, đơn
giản dễ thực hiện, đảm bảo độ chính xác khá cao.
Tăng cường tích luỹ, phát triển nguồn vốn chủ sở hữu

Vì mục tiêu lâu dài, Chi nhánh nên cố gắng làm tăng lượng vốn chủ sở hữu bằng
cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tạo ra nhiều lợi nhuận hơn và trích từ lợi
nhuận với tỷ lệ lớn hoặc có thể xin vốn bổ sung từ Tổng công ty. Tăng vốn chủ sở hữu sẽ
vừa có vốn để kinh doanh đồng thời làm tăng sức mạnh tài chính của Chi nhánh.
Tích cực, kiên trì thực hiện vay vốn ngân hàng
Do là một doanh nghiệp nhỏ, Chi nhánh đôi khi gặp khó khăn trong công việc vay
vốn ngân hàng. Trước mắt, Chi nhánh chủ động tạo lập và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với
các ngân hàng, tạo uy tín trong thanh toán để từ đó tạo cơ sở cho các lần vay tiếp theo. Tuy
có khó khăn trong việc thế chấp bằng tài sản cố định nhưng Chi nhánh có thể thực hiện thế
chấp bằng sổ tiết kiệm. Với tư cách tiếp cận từng bước như thế về sau Chi nhánh có thể
tiến hành vay vốn ngân hàng một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn vốn này làm tăng hệ số nợ, làm tăng rủi ro tài chính
do bắt buộc phải trả lãi và hoàn trả nợ đúng hạn. Chính vì vậy, Chi nhánh nên cân nhắc sử
dụng nguồn vốn này một cách hợp lý, tránh quá phụ thuộc vào hình thức huy động vốn
này. Trước mỗi quý, Chi nhánh nên ước tính khả năng huy động vốn từ các nguồn tài trợ
khác có thể trước khi đi đến quyết định vay ngắn hạn tại ngân hàng.
Tăng cường huy động vốn từ các nguồn tài trợ khác
Là một doanh nghiệp nhỏ, ngoài nguồn vốn vay ngân hàng thì việc huy động các
nguồn tài trợ khác với lãi suất thấp giúp doanh nghiệp có thể phần nào giải quyết tình trạng
thiếu vốn, tiết kiệm chi phí tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tăng cường sử dụng vốn chiếm dụng của nhà cung cấp (Tín dụng thương mại)
Nguồn tài trợ này có thể giải quyết được một phần chi phí quản lý trong doanh
nghiệp trong một thời gian và chỉ phải bỏ ra ngay lập tức một số tiền ít hơn số tiền đáng lẽ
phải bỏ ra để có được hàng hóa cần cho việc tiến hành hoạt động kinh doanh. Như vậy,
doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ tiền mặt của mình cho mục đích khác.
Đẩy mạnh huy động vốn trong nội bộ doanh nghiệp
Một nguồn vốn khá lớn và rất rẻ lại ở ngay trong doanh nghiệp: nguồn vốn nhàn rỗi
từ nhân viên. Bên cạnh việc phát hành tín phiếu nội bộ, Chi nhánh nên đẩy mạnh huy động
thêm nguồn vốn nhàn rỗi nằm trong nhân viên Chi nhánh với một mức lãi suất hợp lý.
Quản lý tốt khoản phải thu, đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ

Chi nhánh phải tiếp tục phát huy hiệu quả chính sách thu nợ hiện tại để chắc chắn
rằng các khoản nợ phải được thu về ở mức cao nhất và trong thời hạn ngắn nhất.