Hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kĩ thuật, công nghệ
thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống. Công nghệ
thông tin không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình
nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường
vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn giúp cho việc quản lý khác của các đơn vị
hành chính sự nghiệp khác. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kinh tế và quản lý
hiện đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc
toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế.
Trong các trường đại học và cao đẳng hiện nay, việc ứng dụng các hệ thống thông
tin trong quản lý luận văn, chuyên đề dần trở nên phổ biến. Việc xây dựng hệ thống thông
tin quản lý luận văn, chuyên đề giúp cho các giảng viên và bộ môn quản lý các luận văn,
chuyên đề tốt nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu được những sai
sót trong việc thất lạc hoặc mất bài, nhầm điểm…
Để hiểu rõ hơn về hoạt động đó, nhóm chúng em sẽ nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống
quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương Mại.
Phân tích hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp
1
- Lập danh sách giảng viên hướng dẫn luận văn: Các bộ môn gửi thông tin các giảng
viên đủ tiêu chuẩn hướng dẫn luận văn cho khoa hệ thống thông tin Kinh tế để lên danh sách.
- Nhập thông tin sinh viên làm luận văn: Các khoa gửi danh sách sinh viên làm luận
văn đến khoa hệ thống thông tin kinh tế để khoa nhập thông tin vào hệ thống. Các thông
tin bao gồm:
+ Họ và tên
+ Ngày sinh
+ Giới tính
+ Địa chỉ
+ Lớp
+ Khoa
+ Mã sinh viên
+ Số điện thoại

Mỗi sinh viên tương ứng với một số thứ tự nhất định.
- Nhập danh mục tên đề tài luận văn chuyên đề: Dựa vào danh sách sinh viên và đề
tài tương ứng mà nhập vào hệ thống. Các đề tài được phân theo từng chủ đề hay lĩnh vực
(hệ thống thông tin, kinh tế lượng, tin học văn phòng,…)
- Phân chia danh sách sinh viên làm luận văn cho các bộ môn: với mỗi đề tài luận
văn sẽ tương ứng với một bộ môn. Hệ thống sẽ chuyển danh sách sinh viên làm luận văn
cho bộ môn.
- Bộ môn cử giáo viên hướng dẫn và lập danh sách hướng dẫn luận văn về khoa
- Khoa tập hợp và gửi lên trường danh sách hướng dẫn luận văn để nhà trường duyệt.
- Sau khi có quyết định chính thức của nhà trường về các đề tài luận văn phân cho
sinh viên, trợ lý khoa cập nhật danh sách hướng dẫn luận văn vào hệ thống.
- Khi sinh viên nộp luận văn cho bộ môn, bộ môn cập nhật những sinh viên được
bảo vệ và lập hội đồng chấm luận văn. Tại khoa, dựa vào lịch của nhà trường, trợ lý khoa
cập nhật danh sách luận văn được bảo vệ vào hệ thống, đồng thời lập lịch bảo vệ gửi các
bộ môn.
2
- Sau khi bảo vệ xong, bộ môn lập bảng điểm tổng kết cho từng đề tài gửi về khoa.
Trợ lý khoa cập nhật vào hệ thống và chuyển điểm cho sinh viên.
- Các luận văn, chuyên đề có chất lượng sẽ được lưu trữ và bảo quản ở kho luận văn,
chuyên đề ở thư viện trường.
1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ
thống. Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung
của sơ đồ. BPC có cấu trúc hình cây, nó cho biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ
ra là phải làm như thế nào.
Hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp, gồm nhiều thành phần, nhiều chức
năng, nhiều cấp hệ nên cần phải phân cấp biểu đồ chức năng của hệ thống thông tin theo
cấu trúc hình cây.
Quy tắc xây dựng BPC:
* Đầu vào:

Các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xác lập dự án.
* Phương pháp:
Phân nhóm các chức năng có liên quan, đánh số thứ tự và theo nhóm
* Đầu ra:
Biểu đồ BPC (mức logic)
- Xác định mức nào là mức thấp nhất
- Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ
nhỏ do cá nhân đảm nhiệm
- BPC có thể trình bày trong nhiều trang
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp:
3
Quản lý luận văn,
chuyên đề tốt nghiệp
1. Lập danh sách
hướng dẫn luận văn
1.1. Lập danh sách
giảng viên hướng dẫn
1.2. Nhập thông tin
sinh viên làm LV
1.3. Phân chia danh
sách SV làm LV
1.4. Lập danh sách
hướng dẫn LV
2. Chấm và tổng kết
điểm luận văn
2.1. Lập danh sách
SV được bảo vệ
2.2. Lập hội đồng
chấm luận văn
2.3. Cập nhật danh

sách LV được bảo vệ
2.4. Lập bảng điểm
tổng kết và chuyển
điểm cho SV
3. Lưu trữ luận
văn, chuyên đề
2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính
của các phân tích viên hệ thống: phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
Xây dựng BLD thường rất phức tạp, được phân thành 3 mức:
- Biểu đồ ngữ cảnh (khung cảnh)
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Biểu đồ ngữ cảnh là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. Cả hệ thống như một
chức năng duy nhất, các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến
hệ thống được xác định.
Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp:
4
Hệ thống
quản lý
luận văn,
chuyên đề
tốt nghiệp
Sinh viên
SV được
bảo vệ
Đ
i
ể
m

L
V
C
Đ
Luận văn
Bộ môn
Danh sách giảng
viên hướng dẫn LV
Danh sách SV làm LV
Danh sách hướng dẫn
LV, bảng điểm tổng kết
Nhà trường
Khoa
T
h
ô
n
g

t
i
n

S
V
,

đ
ề

t
à
i

L
V
C
Đ
Danh
sách
LV
được
bảo vệ
D
a
n
h

s
á
c
h

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n

L
V
D
a
n
h

s
á
c
h

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n

L
V
Lịch bảo vệ LV
Bảo vệ

Thư viện
Luận văn, chuyên đề
chất lượng
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức
năng phân rã tương ứng mức 2 của BPC.
Nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết
Hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp sử dụng những kho dữ liệu sau:
5
- Danh sách giảng viên hướng dẫn
- Thông tin sinh viên làm luận văn
- Đề tài luận văn chuyên đề
- Danh sách hướng dẫn luận văn
- Danh sách luận văn được bảo vệ
- Lịch bảo vệ luận văn
- Hội đồng chấm luận văn
- Bảng điểm tổng kết
- Luận văn, chuyên đề chất lượng
6
7
LV, CĐ chất lượng
3. Lưu trữ LV,
chuyên đề
Thư viện
2. Chấm và
tổng kết điểm LV

Bộ môn
Sinh viên
Danh sách giảng
viên hướng dẫn
Danh sách giảng
viên hướng dẫn
Danh sách LV
được bảo vệ
Hội đồng chấm LV
Lịch bảo vệ LV
Bảng điểm tổng kết
1. Lập danh
sách hướng dẫn
LV
Khoa Nhà trường
T
h
ô
n
g

t
i
n

S
V
,

đ

ề

t
à
i

L
V
C
Đ
Thông tin SV
Đề tài LV
Danh sách
hướng dẫn LV
D
a
n
h

s
á
c
h

L
V

đ
ư
ợ

c

b
ả
o

v
ệ
D
a
n
h

s
á
c
h

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n

L
V

D
a
n
h

s
á
c
h

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n

L
V
Đ
i
ể
m

L
V
C

Đ
Luận văn, chuyên đề
4. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh. Các thành phần của
biểu đồ được phát triển như sau:
- Chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn
- Luồng dữ liệu:
+ Vào/ra mức trên thì được lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)
+ Thêm luồng nội bộ
- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ
- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm
được tác nhân ngoài nào.
Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề
tốt nghiệp được mô tả như sau:
8
4.1. Lập danh sách hướng dẫn luận văn
9
1.2. Nhập thông tin
sinh viên làm LV
1.4. Lập danh sách
hướng dẫn LV
1.3. Phân chia danh
sách SV làm LV
1.1. Lập danh sách
giảng viên hướng dẫn
Bộ môn
Danh sách giảng
viên hướng dẫn
Khoa
Thông tin sinh viên

Đề tài LV
Nhà trường
Danh sách hướng dẫn LV
D
a
n
h

s
á
c
h

g
i
ả
n
g

v
i
ê
n

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n
T
h
ô
n
g

t
i
n

S
V
T
h
ô
n
g

t
i
n

đ
ề

t
à

i

L
V
C
Đ
Danh sách hướng dẫn LV
D
a
n
h

s
á
c
h

h
ư
ớ
n
g

d
ẫ
n

L
V
4.2. Chấm và tổng kết điểm luận văn

10
2.4. Lập bảng điểm tổng
kết và chuyển điểm cho SV
2.3. Cập nhật danh
sách SV được bảo vệ
Lịch bảo vệ LV
Bảng điểm tổng kết
Sinh viên
Điểm LVCĐ
LV, CĐ chất lượng
2.2. Lập hội đồng
chấm luận văn
2.1. Lập danh sách
SV được bảo vệ
Khoa
Danh sách LV được bảo vệ
D
a
n
h

s
á
c
h

L
V

đ

ư
ợ
c

b
ả
o

v
ệ
Bộ môn
L
ậ
p

h
ộ
i

đ
ồ
n
g
4.3. Lưu trữ luận văn, chuyên đề
Các luận văn, chuyên đề chất lượng, đạt điểm cao (từ 8,5 trở lên) sẽ được các giảng
viên thuộc các bộ môn chuyên ngành chọn lọc và chuyển danh sách cho khoa Hệ thống
thông tin Kinh tế để nhập vào hệ thống quản lý luận văn, chuyên đề tốt nghiệp những luận
văn, chuyên đề được lưu trữ trong Thư viện Đại học Thương Mại. Các luận văn, chuyên
đề này sẽ được lưu trữ để các sinh viên khóa dưới tham khảo và nghiên cứu, phục vụ cho
việc học tập và làm luận văn, chuyên đề những năm sau.

11
Lưu trữ luận văn,
chuyên đề
LV, CĐ chất lượng
Thư viện
Luận văn, chuyên đề
KẾT LUẬN
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiện nay không chỉ là việc lập trình đơn thuần
mà nó đòi hỏi một cách có hệ thống các giai đoạn khảo sát, phân tích thiết kế. Việc xây
dựng hệ thống quản lý phải đáp ứng tất cả các vấn đề đặt ra từ khâu đặt vấn đề, giải quyết
bài toán, thiết kế bài toán cho đến việc hoàn thiện một hệ thống quản lý dễ sửa chữa và
cập nhật dễ dàng. Cùng với việc phát triển thêm các hoạt động, chức năng cho hệ thống
thì các nhà lập trình và quản lý hệ thống cần có những sáng kiến và tích hợp các tính năng
mới cho hệ thống để giúp cho người sử dụng dễ dàng hơn, đem lại hiệu quả cao hơn.
Trên đây là bài thảo luận của nhóm chúng em về đề tài hệ thống quản lý luận văn,
chuyên đề tốt nghiệp tại trường Đại học Thương Mại. Do còn hạn chế về kiến thức, bài
thảo luận của nhóm vẫn còn những sai sót, chúng em rất mong được thầy đóng góp ý kiến
để bài làm của nhóm được tốt hơn.
12
PHỤ LỤC
• Các mẫu kho dữ liệu được sử dụng
- Phiếu thông tin sinh viên:
13
- Danh sách giảng viên hướng dẫn
- Danh sách phân công giảng viên hướng dẫn
14
15
- Danh sách đề tài luận văn, chuyên đề tốt nghiệp:
16