phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân.doc.DOC

Lời nói đầu
Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin bùng nổ và phát triển
mạnh mẽ trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam, Tin học đã trở thành
một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật
không thể thiếu ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng tin học trong việc quản
lý tại các doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào đều rất phổ biến và
cấp thiết.
Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay đã đem lại những
khả năng tuyệt vời trong việc quản lý, thu thập và xử lý những khối dữ
liệu khổng lồ với tốc độ nhanh và chính xác cao mà con người có khả
năng làm được. Để làm được điều này không chỉ cần đến các thiết bị phần
cứng mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu
cầu quản lý thực tế. Nhưng thật đáng tiếc các nhà doanh nghiệp của chúng
ta lại không thực hiện nó một cách đầy đủ và có hiệu quả hơn.Vấn đề ở
chỗ các nhà doanh nghiệp thường không hiểu một càch đẩy đủ về khả
năng cũng như những hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại.Cũng như
các lập trình viên và các chuyên viên của công nghệ thông tin tuy có trình
độ chuyên môn và hiểu biết sâu về nó. Nhưng họ lại hay mắc sai lầm
trong việc không tìm hiểu đươc hết về những yêu cầu và những ứng dụng
mà những nhà doanh nghiệp cần hỗ trợ.
Để có thể lấp đi khoảng cách giữa các doanh nghiệp, những người
cần giải pháp kinh doanh trên máy tính và những người có hiểu biết về
công nghệ thông tin thì một công tác thường phải được tiến hành khi phát
triển một hệ thống đó là phân tích và thiết kế hệ thống.
Có thể hiểu một cách khái quát về công việc phân tích và thiết kế
một hệ thống là việc tập trung vào việc tìm hiểu bản chất của hệ thống,
cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề
1
cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao. Dựa trên các kết quả phân
tích, công tác thiết kế sẽ đưa ra những quyết định về cài đặt hệ thống để
hệ thống có thể thỏa mãn những yêu cầu của giai đoạn phân tích đưa ra,

đồng thời thích ứng với những điều kiện ràng buộc trong thực tế. Những
kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề cho việc thi công một hệ thống
thông tin, chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ
thống chạy được, đáp ứng những nhu cầu được đề ra ban đầu.
Tài liệu này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho
công tác quản lý lương của một công ty tư nhân. Các khảo sát được tiến
hành dựa trên việc điều tra công tác quản lý lương được tiến hành tại công
ty trách nhiệm hữu hạn công nghệ và thương mại Hà Sơn, phòng 107, số
133 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội. Tại công ty này, công tác quản lý
lương từ trước tới nay được thực hiện bằng sổ sách là chính, ứng dụng tin
học chỉ dừng lại ở việc đánh văn bản, tính lương trên Excel, word… lưu
văn bản đơn thuần, những công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào người
thực hiện và việc tìm kiếm thông tin cần thiết còn gặp rẩt nhiều khó khăn,
không mang tính tự động hóa. Sự hạn chế này không phát huy hết tác
dụng của máy tính trong việc quản lý công ty. Tuy nhiên những nghiên
cứu ở đây có thể được áp dụng cho bất cứ một công ty nào khác sử dụng
hình thức quản lý lương trên Excel, word…
Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Chí Ngọc đã giúp đỡ em
trong công tác tìm hiểu tài liệu, chị Khúc Hoàng Tuyết Hương nhân viên
công ty đã giúp đỡ em trong việc tìm hiểu các nghiệp vụ về quản lý
lương.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn
và do những hiểu biết còn hạn chế về công tác nghiệp vụ quản lý lương
cũng như về công nghệ thông tin nên không tránh khỏi những sai lầm và
2
thiếu sót. Nên bài báo cáo còn sơ sài, rất mong nhận được sự góp ý của
thầy và các bạn.
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Mai Sơn là công ty kinh

doanh và lắp đặt máy tính.Được thành lập vào ngày 08 tháng 04 năm
1995.Với 10 năm kinh nghiệm cùng với sự cố gắng lỗ lực của toàn thể
cán bộ công nhân viên, công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình
trên thị trường và ngày càng nhiều doanh nghiệp biết đến các sản phẩm
của công ty.
Công ty có khoảng 40 cán bộ công nhân viên được phân bố hợp lý
phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đòi hỏi của nền kinh tế.
Đứng đầu là ban giám đốc : thực hiện các chính sách phát triển của
công ty, trực tiếp điều hành các phòng , ban chức năng. Cơ cấu tổ chức
của ban giám đốc bao gồm: Giám đốc – người chịu trách nhiệm cao nhất
của công ty. Sau giám đốc là 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm phát triển
kinh doanh của công ty và quản lý nguồn lực của công ty.
-Các phòng ban :
+ Phòng kế toán gồm kế toán trưởng ,kế toán bán hàng, kế toán các
phân xưởng và thủ quỹ
+Phòng tổ chức nhân sự gồm: trưởng phòng nhân sự, nhân viên văn
phòng
+ Quản đốc phân xưởng.
-Bộ phận kinh doanh gồm: trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng
và nhân viên khai thác tìm kiếm thị trường.
3
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY.


GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
QUẢN
ĐỐC
PX1
QUẢN

ĐỐC
PX2

PHÒNG
KẾ
TOÁN
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH
NHÂN
SỰ
PHÒNG
KINH
DOANH

II. Yêu cầu của hệ thống
Đối với mọi công ty dù lớn hay vừa và nhỏ thì việc quản lý lương
cũng có vai trò rất quan trọng .Nó ảnh hưởng tới năng suất lao động của
người công nhân viên. Đồng thời, nó cũng ảnh hưởng tới sự phát triển của
công ty đó. Hệ thống của các công ty luôn phải quản lý đúng nghiệp vụ,
chuyên môn và phải thật chính xác đầy đủ. Trong xu thế công nghệ thông
tin phát triển như hiệm nay, các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày
nhiều và phức tạp thì dòi hỏi một hệ thống phải đáp ứng được những yêu
cầu sau:
4
-Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để việc quản lý được chính
xác và có hệ thống.
- Đảm bảo cho việc an toàn dữ liệu là chính xác không để mất mát
thông tin.
- Mọi hoạt động về công tác quản lý lương phải rõ ràng và thật

chính xác.
- Phải hỗ trợ cho ban giám đốc công ty đưa ra các điều chỉnh kịp
thời.
III. Yêu cầu của hệ thống
- Xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất, chuẩn hóa.
- Tự động hóa phần lớn công tác chi trả lương.
- Cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động quản lý lương trên
mạng cho các đối tượng co nhu cầu.
- Hệ thống mới phai khắc phục được nhược điểm của hệ thông cũ.
- Có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ
liệu ngay khi cập nhật.
IV. Hình thức lương
Hình thức lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện
bằng tiền mà công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian và khối
lượng, chất lượng công việc của họ.Về bản chất, tiền lương chính là biểu
hiện bằng tiền của giá cá sức lao động.Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy
kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động. Kích thích và tạo
mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách
khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất laođộng.
Tuy theo mỗi công ty mà có các hình thức trả lương khác nhau.
Hiện nay có ba hình thức trả lương chủ yếu ở nước ta. Đó là:
5
- Hình tức trả lương theo sản phẩm
- Hình thức trả lương khoán
- Hình thức trả lương theo thời gian
Tại công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì việc
thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưới hình thức trả lương theo
thời gian. Cụ thể là trả lương theo ngày .
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là trả lương theo năng suất lao
động, dựa vào bảng chấm công. Quá trình này được tách ra làm 2 phần:

- Đi thực tế để chấm công
- Ghi vào bảng lương
Hệ thống bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng lương
V. Hiện trạng của hệ thống
1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Hệ thống quản lý lương có chưc năng thường xuyên thông báo cho
ban giám đốc về các công tác: tiền lương, chấm công,…Hệ thống này
được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý lương luôn có nhiệm vụ
quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, việc theo dõi và quản
lý lao động để chấm công và thanh toán lương cho công nhân viên chức là
nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, thì công tác thống kê, báo
cáo tình hình cho giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiểu trong việc
quản lý nhân sự.
2. Cơ cấu tổ chức
Công tác quản lý lương bao gồm các công đoạn sau:
6
2.1 Vào bảng chấm công và bảng lương
Công tác này chủ yếu thực hiện bằng tay thông qua các biểu mẫu
dược quy định bởi bộ tài chính,một phần được thực hiện bằng máy tính,sử
dụng cơ sở dữ liệu Access, Microsoft Word, Microsoft Excel.
2.2 Xem và kiểm tra dữ liệu
Công tác này được thự hiện thủ công, dựa vào việc xem và kiểm tra
các file lưu trên máy tính để khớp về dữ liệu lưu trữ.Công tác này nảy
sinh, do ở công tác thứ nhất, các dữ liệu được thực hiện bằng tay, dễ gây
nhầm lẫn, không đảm bảo được tính chính xác, nhất quán.
2.3 Kết xuất thông tin
Công tác này thực hiện thủ công bằng máy tính, sử dụng các

chương trình ứng dụng như Access, Microsoft Word, Microsoft Excel để
tạo các biểu mẫu, các báo cáo quản lý lương.
3. Nội dung trình tự tính lương
Như ở công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì trình
tự tính lương theo định kỳ hàng tháng. Hàng tháng, các tổ tự tính công, và
tính lương cho công nhân dựa vào số ngày công họ làm việc trong tháng.
Sau đó bảng tính công và bảng tính lương của các tổ được gửi về phòng
tài chính-kế toán. Lúc này cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra
bảng lương của các phòng ban và cập nhật vào sổ sách kế toán để lên báo
cáo theo quy định.
Tại văn phòng cán bộ tiền lương trực tiếp tính lương cho CBCNV
dựa theo bảng chấm công các cán bộ do các phòng ban gửi tới.
Trước đó, tại các phòng ban các cán bộ phụ trách theodõi các họat
động của cán bộ trong phòng dựa vào bảng theo dõi chấm công. Cuối mỗi
tháng, cán bộ chấm công thực hiện công việc tổng hợp chấm công. Sau
7
đó, bảng chấmcông sẽ đượcgửi tới phòng tài chính kế toán. Dựa vào bảng
tổng hợp trên cán bộ tiền lương tính lương cho nhân viên.
Lương của cán bộ trong công ty bao gồm 2 phần lương: lương cơ
bản và lương kinh doanh + phụ cấp tháng
Lương cơ bản là mức lương đã được ghi trong hợp đồng.
Lương kinh doanh được tính theo công của cán bộ thực hiện hàng
tháng. Lương kinh doanh ở công ty này là lương thời gian được tính theo
công thời gian
Phụ cấp tháng bao gồm: tiền ăn trưa + tiền xăng xe + tiền điện thoại
Cách tính lương như sau:
Thực lĩnh = lương cơ bản + lương thời gian + lương phụ cấp – các
khoản phải trừ.
Trong đó: Lương cơ bản tháng = (lương cơ bản 1 tháng) / (số ngày
thưc tế của 1 tháng) * số ngày công

Lương thời gian = công thời gian * lương cơ bản / 26
Khoản phải trừ:
Bảo hiểm xã hội : 5%
8
Sơ đồ làm bảng lương.

Hình 1: Sơ đồ làm bảng lương
9
Kế toán tổng hợp và
lập bảng tính và phân
bổ lương
So sánh đối
chiếu
Bảng chấm
công
Tổng hợp số
ngày công
Hàng ngày tổ
trưởng chấm
công
4. Phê phán hiện trạng
Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc quản lý lương chủ yếu
được thực hiện bằng thủ công hoặc tin học hóa một phần với các đặc điểm
chủ yếu sau:
-Hệ thống quản lý lương chủ yếu dựa trên các tài liệu được viết
bằng tay. Việc xử lý thủ công như vậy vừa tốn công lao động, dễ gây
nhầm lẫn, vừa không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời để cung
cấp thông tin khi cần thiết, hơn nữa luôn có nguy cơ tiềm ẩn việc thất lạc
hư hỏng các tài liệu.
-Một số dữ liệu được quản lý thông qua chương trình viết băng

Access để kết xuất dữ liệu thứ cấp. Các dữ liệu này được lưu trữ, không
được chuẩn hóa, nên cơ sở dữ liệu khó kết nối phải lưu trữ nhiều dữ liệu
trùng lặp, thiếu một số thông tin quan trọng.

5. Phạm vi của bài báo cáo
Trong bài báo cáo này chỉ nêu những ứng dụng tin học trong công
tác quản lý lương của công ty TNHH Công Nghệ và thương mại Mai Sơn
Công tác quản lý lương của công ty này bao gồm:
-Cập nhật thông tin về hồ sơ của cán bộ công nhân viên.
-Cập nhật thông tin về lương của công nhân viên.
-Đảm bảo dữ liệu không bị dư thừa.
-Tìm kiếm thong tin nhanh chóng ,chính xác.
-Tìm kiếm lương, hệ số lương của cán bộ công nhân viên.
-Báo cáo thống kê về lương của cán bộ công nhân viên.
CÁC MẪU BIỂU DÙNG TRONG HỆ THỐNG BAO GỒM:
- Mẫu bảng biểu chấm công tháng
Là quá trình theo dõi công việc trong tháng.
10
-Số thứ tự: cho biết số thứ tự của cán bộ công nhân viên
-Họ và tên: cho biết số người trong công ty được sắp xếp theo vần
a,b,c…
-Ngày: cho biết các ngày trong tháng từ 1…31 trong mỗi cột tương
ứng 1 ngày sẽ ghi ký hiệu chấm công.
-Tổng ngày công: là số công đượcquy ra lương theo lương thời gian
hoặc nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ tết…….
-Ghi chú: lý do nghỉ ….
-Mẫu biểu bảng lương
-Thưc hiện việc tính lương cho cán bộ công nhân viên theo danh
sách các tổ SX, các phòng ban.
Trong đó:

-Số thứ tự : cho biết số thứ tự của công nhân viên trong công ty bắt
đầu từ 1,2,3….
-Họ tên: cho biết số người trong công ty đước sắp xếp theo vần
a,b,c…
-Chức vụ: là chức danh của cán bộ công nhân viên trong công ty
-Lương chính: là lương cơ bản là lương ghi trong hợp đồng
-Lương ngày: là lương của cán bộ công nhân viên được tính theo
ngày.
-NC: ngày công của cán bộ công nhân viên
-Phụ cấp: là các khoản phụ cấp mà người đó được hưởng khi kiêm
nhiệm bao gồm:
Tiền xăng xe. Ví dụ:là 300 nghìn
Tiền ăn trưa: là 10 nghìn
Tiền điện thoại: là 200 nghìn
-Lương TG: là lương được tính theo thời gian làm việc của người
đó
11
Bắt đầu
Kết thúc
Sửa hồ sơ
-Được lĩnh: là số tiền người đó được lĩnh theo số ngày công làm
việc của mình.
-BHXH: là số tiền mà người đó phải nộp để trả thay lương theo quy
định của nhà nước.
-Còn được lĩnh: số tiền mà sau khi khấu trừ các khoản theo quy
định mà người đó được nhận .
CHƯƠNG II PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
I. Tổng quát
Hệ thống thực hiện các chức năng nghiệp vụ lập bảng lương của
công ty theo phương pháp trực tiếp bằng máy tính phải đảm bảo được tính

chính xác, an toànvà bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, có thể trên một
máy mạng máy tính nội bộ hay diện rộng.
Hệ thống có tính chất sử dụng nên cần nên cần có một cơ sở dữ liệu
hệ thống khoa học có khả năng lưu trữ và truy xuất những thông tin có
tính pháp lý. Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ tính
lương đã được quy định.
Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có những điều
chỉnh về lương và lập các báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về
tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác mà ta gọi là “Ban
giám đốc”.
Xây dựng cơ sở dữ liệu trong hệ thống phải đặc trưng cho việc
quản lý lương trên mạng của một công ty có thể gồm nhiều chi nhánh ở
các địa điểm khác.
12
Bắt đầu
Kết thúc
Sửa hồ sơ
Bắt đầu
Kết thúc
Sửa hồ sơ
Trên thực tế, công tác quản lý lương chỉ là một bộ phận của công
tác quản lý kinh tế của công ty, vì thế hệ thống cần phải được thiết kế trên
cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống khác
II. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Hình 2: Biểu đồ phân cấp chức năng
III. Đặc tả chức năng
1.1 Thêm :
Chức năng này tiến hành thêm dữ liệu khi có nhân viên mới vào công ty
được lưu trữ trong hệ thống
Đầu vào: yêu cầu thêm dữ liệu

Quyền truy cập
Thân


13
HTTT QLTL
Thêm Sửa
Xóa
Cập nhật công
và tính lương
Cập nhật hệ
số lương
Cập nhật
khác
Báo cáo
lương
Báo cáo
nhân sự
Quản lý hồ sơ
Quản lý tiền lương Báo cáo
Bắt đầu
Kết thúc
xóa hồ sơ
Bắt đầu
Quyền truy
cập hợp lệ
Kết thúc
Đ
S
Sửa hồ sơ

Bắt đầu
Kết thúc
Sửa hồ sơ
Hình3: Đặc tả chức năng thêm hồ sơ vào hệ thống
1.2 Sửa :
Chức năng này tiến hành điều chỉnh, sửa đổi, chỉnh lý hồ sơ mỗi khi có sự
thay đổi
1.2.1 Đầu vào: yêu cầu dữ liệu
1.2.2 Quyền truy cập
Thân

Hình4 : Đặc tả chức năng sửa hồ sơ trong hệ thống
1.3 Xóa :
14
Bắt đầu
Kết thúc
xóa hồ sơ
Quyền
truy cập
hợp lệ
Kết thúc
Bắt đầu
Quyền truy
cập hợp lệ
Kết thúc
Đ
S
Sửa hồ sơ
Chức năng này tiến hành xóa hồ sơ khi có nhiệm vụ thuyên chuyển công
tác sang công ty khác hoặc thôi việc ….Đồng thời nó được lưu lại một file

khác để lấy thông tin cần thiết
Đầu vào : yêu cầu xóa dữ liệu
1.2.3 Quyền truy cập
Thân

Hình5 : Đặc tả chức năng xóa hồ sơ trong hệ thống
2.1 Cập nhật công và tính lương
Chức năng này tiến hành cập nhật công và tính lương cho cán bộ
công nhân viên trong công ty
Đầu vào : yêu cầu cập nhật
Quyền truy cập
Thân
15
Bắt đầu
Quyền truy
cập hợp lệ
Kết thúc
Đ
S
xóa hồ sơ
Quyền
truy cập
hợp lệ
Kết thúc
Kết thúc

Hình6: Đặc tả chức năng cập nhật công và tính lương
2.2 Cập nhật hệ số lương
Chức năng này tiến hành cập nhật thông tin về hệ số lương cho cán bộ
công nhân viên trong công ty khi có sự điều chỉnh hoặc sửa đổi

Đầu vào : yêu cầu cập nhật
Quyền truy cập
Thân
16
Bắt đầu
Quyền
truy cập
hợp lệ
Kết thúc
Cập nhật công
tính lương
Đ
S
Kết thúc
Kết thúc