Quản lý thư viện.doc.DOC

Lời giới thiệu
*****
Cách mạng tin học đã và đang làm xoay chuyển và xâm nhập mạnh mẽ vào
mọi lĩnh vực khác nhau trong đời sống nh: kinh tế, văn hoá và xã hội từ những
năm cuối của thế kỷ 20.
Thực tế trong mọi thời đại, thông tin luôn tồn tại và đợc sử dụng thờng
xuyên trong hoạt động kinh tế xã hội. Có nhiều loại thông tin: từ các thông tin
thông thờng nh những thông tin thờng nhật diễn ra hàng ngày đến những thông tin
mang tính đặc biệt nh thông tin về một sự kiện nào đó... Song dù là loại thông tin
nào đi chăng nữa thì tất cả chúng đều cần thiết cho một xã hội phát triển, nó không
thể thiếu đợc trong quá trình sống và hoạt động của con ngời. Khi xã hội ngày
càng phát triển thì thông tin cũng ngày càng trở nên cần thiết, nó có vai trò quan
trọng là cơ sở cho các hoạt động.
Trong công cuộc đổi mới không ngừng của khoa học kỹ thuật, nhiều lĩnh
vực đã và đang phát triển vuợt bậc, đặc biệt là lĩnh vực phát triển thông tin, mà
thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính. Ngay từ lúc khai sinh máy tính đã là
công cụ, phơng tiện trợ giúp đắc lực nhất của con ngời trong mọi lĩnh vực. Vì thế
máy tính không thể thiếu đợc trong cuộc sống con ngời cũng nh trong công việc
kinh doanh.
Trớc đây khi cha có mặt của máy tính (Máy tính cha ra đời) đứng trớc thực
tế con ngời phải làm cả bằng tay và mọi thông tin đợc lu trữ hoàn toàn trên sổ sách
vì thế mức độ chính xác và tính bảo mật cha cao, con ngời phải vất vả trong công
việc quản lý. Chính vì thế máy tính đã ra đời và việc quản lý bằng máy tính đã trở
nên cần thiết đối với nhu cầu thực tế.
Ngày nay,với công nghệ, kỹ thuật mới, hiện đại đang phát triển từng ngày,
từng giờ và đợc áp dụng rộng rãi vào tất cả các hoạt động của con ngời. Vì vậy
việc ứng dụng các phần mềm trong quản lý đã trở nên quen thuộc với các doanh
1
nghiệp, công ty, trờng học và th viện Để giúp đỡ ng ời sử dụng dễ dàng quản lý
và tìm kiếm các thông tin cần thiết về độc giả và để ngời sử dụng (tức là độc giả)
dễ dàng tìm kiếm các thông tin về các loại sách báo có chủ đề khác nhau nh khoa

học kỹ thuật, văn học, tạp chí, tin học Trong th viện. Và để đáp ứng nhu cầu trên
tôi đã đi đến việc nghiên cứu và thiết kế đề tài Quản lý th viện sử dụng ngôn
ngữ Visual Basic để viết chơng trình này.
Đây là lần đầu tiên mà tôi thực hiện một công việc có tính chất nghiên cứu
trong một lĩnh vực tuy không phải là mới nhng với một thời gian ngắn và sự hạn
chế về kiến thức, mặc dù tôi đã cố gắng hết sức với sự nỗ lực của bản thân trong
việc áp dụng những kiến thức đã học ở trờng, kết hợp với các tài liệu tham khảo
và những kiến thức từ thực tế cùng với sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo:Nguyễn
Đức D, tôi đã hoàn thành đề tài ở mức cố gắng nhất. Tuy nhiên báo cáo này không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi kính mong nhận đợc sự chỉ giáo, bổ sung,
sửa chữa, giúp đỡ nhiệt tình, những đóng góp và sự cảm thông sâu sắc của các
thầy cô giáo cũng nh bạn bè để báo cáo này đợc hoàn thiện hơn khi áp dụng trong
thực tiễn.
Tôi mong rằng với đề tài mà tôi nghiên cứu sẽ phần nào đáp ứng đợc thực tế
hiện nay của xã hội chúng ta.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn.
Thị Linh Phơng
2
Phần I
Giới thiệu về Visual Basic và hệ quản trị cơ sở
dữ liệu
1.1. Giới thiệu khái quát về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Việc lựa chọn ngôn ngữ phù hợp đóng vai trò quan trọng đối với việc thành
công của chơng trình. Các tiêu chí dẫn đến sự lựa chọn ngôn ngữ lập trình cũng
dựa trên những yếu tố khác nhau nh mức độ thuận tiện sử dụng, thời gian sự mềm
dẻo linh hoạt, khả năng tơng thích, khả năng phát triển Những u điểm cơ bản và
đặc trng của hệ cơ sở dữ liệu Visual Basic:
-Hiệu quả cao, mềm dẻo và phù hợp với khả năng lập trình.
-Tiện ích đợc hỗ trợ, để đạt kết quả cao nhất.
-Là một hệ thống lập trình hớng sự kiện,thuận tiện trong việc nâng cao khả

năng lập trình và đáp ứng hầu hết các nhu cầu về viết các bài tập lớn.
1.1.1. Khái niệm cơ bản về dữ liệu và hệ cơ sở dữ liêu:
Để dễ dàng cho việc giải thích các khái niệm, trớc hết xem xét hệ thống bán
vé máy bay bằng máy tính.Dữ liệu lu trữ trong máy tính bao gồm thông tin về
hành khách, chuyến bay, đờng bay.v.v Mọi thông tin về mối quan hệ này đ ợc
biểu diễn trên máy thông qua việc đặt chỗ của hành khách.Vậy làm thế nào để
biểu diễn đợc dữ liệu đó và để đảm bảo cho hành khách đi đúng chuyến??
Dữ liệu nêu trên đợc lu trong máy theo một quy định nào đó, đợc gọi là cơ
sở dữ liệu ( CSDL Database).
Phần chơng trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu này gọi là hệ quản trị cơ
sở dữ liệu ( Database Management System ). Theo nghĩa này, HQT CSDL có
nhiệm vụ rất quan trọng nh là một bộ diễn dịch ( Interpreter) với ngôn ngữ bậc
cao nhằm giúp ngời sử dụngcó thể dùng đợc hệ thống mà ít nhiều không cần quan
tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn trong máy.
Việc tổ chức thông tin một cách hợp lý theo một nguyên tắc nào đó để dễ
dàng quản lý chính là t tởng của việc tạo ra các mô hình cơ sở dữ liệu.
3
Hiện có nhiều loại mô hình cơ sở dữ liệu đang đợc sử dụng nh : mô hình
quan hệ, mô hình mạng (Client/server), mô hình phân cấp, mô hình phân tán
Mỗi mô hình có một u điểm riêng song phổ biến hơn cả là mô hình quan hệ,vì mô
hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao, dễ dàng sử dụng, tối thiểu đợc
việc trùng lặp, d thừa dữ liệu, xác định và giải quyết đợc sự nhập nhằng trong dữ
liệu.
1.1.2. Kiến trúc một cơ sở dữ liệu:
CSDL mức vật lý:CSDL vật lý là các tệp dữ liệu theo một cấu trúc nào đó
đợc lu trên các thiết bị nhớ thứ cấp(nh đĩa từ,băng từ ).
CSDL mức khái niệm : CSDL mức khái niệm là một sự biểu diễn trừu t-
ợng của CSDL vật lý (còn có thể nói tơng đơng : CSDL mức vật lý là sự cài đặt cụ
thể của CSDL mức khái niệm).
Khung nhìn: Các khung nhìn (View) là cách nhìn,là quan niệm của từng

ngời sử dụng đối với CSDL mức khía niệm.Sự khác nhau giữa khung nhìn và mức
khái niệm thực chất là không lớn.
Ví dụ: Trong một CSDL về Quản lý tài chính trong một cơ quan.
Các kế toán viên sẽ có một mức nhìn các dữ liệu chỉ trong phạm vi phần
việc của họ, họ đợc phép cập nhật, thay đổi dữ liệu thuộc phần công việc mà họ đ-
ợc giao. Kế toán trởng thì có một mức nhìn tổng quát, họ đợc phép biết mọi dữ
liệu của toàn bộ các thàng viên trong hệ thống
1.1.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ:
a. Định nghĩa CSDL Quan hệ:
Khái niệm toán học của mô hình là quan hệ hiểu theo nghĩa lý thuyết tập
hợp: là tập con của tích Đề_các của các miền ( miền là một tập các giá trị).
Quan hệ là một tập con của tích Đề_các của một hoặc nhiều miền. Nh vậy,
mỗi quan hệ có thể là vô hạn.Ơ đây luôn luôn giả thiết rằng, quan hệ là một tập
hữu hạn.
VD: Tích Đề_các
Với : n=2, D1={0,1},D2={a,b,c}
Thì : D1*D2={(0,a),(0,b),(0,c),(1,a),(1,b),(1,c)}
4
Ta có thể hiểu đơn giản là mô hình quan hệ đợc xây dựng trên cơ sở các
bảng dữ liệu hai chiều gồm các cột, các hàng có quan hệ với nhau thông qua các
trờng khoá ( nói cách khác là nếu các bảng đó có một cột hoặc một trờng chung
nhau ). Các bảng dữ liệu đợc xây dựng thông qua quá trình chuẩn hoá.
b. Khoá:
Một khoá chính ( Primary ) là một giá trị dùng để phân biệt bản ghi này với
các bản ghi khác. Giá trị của khoá chính trong mỗi bản ghi là duy nhất trong cả
bảng.
Ngoài các khoá chính ra còn có khoá ngoài
(Foreign key ). Khoá ngoài là giá trị dùng để liên kết giữa các bảng và thiết
lập mối quan hệ giữa các bản ghi trong các bảng khác nhau
Ví dụ : Trong một CSDL quản lý về các cá nhân trong một cơ quan, ngời ta

thờng dùng một mã gọi là mã nhân viên ( MNV) làm khoá chính, thông tin cần
quản lý về các nhân viên bao gồm các thông tin về : Sơ yếu, quá trình học tập, l-
ơng
Lúc này cần chia dữ liệu thành các bảng khác nhau theo các chủ đề thông
tin cần quản lý, ở các bảng này đều có một trờng là MNV và sẽ có các dạng quan
hệ nh sau:

MNV
001
Họ tên Lê An Hoà


1. Lơng

MNV
001
Lơng CB 1440000

Ngoại ngữ

001
5
MNV
Tên ngoại ngữ Anh
Một nhân viên chỉ có một mã duy nhất
Một nhân viên chỉ có một lơng
Một nhân viên có thẻ có nhiều ngoại ngữ
Vì thế khi ta thực hiện các phép thay đổi hoặc xáo một bản ghi ứng với một
mã nhân viên, nhờ các Quan hệ mà các bản ghi ở các bản khác ứng với mã nhân
viên đó đợc cập nhật hay xoá bỏ ( tránh tình trạng bị dị thờng hoặc d thừa dữ liệu).

c. Các phép tính trên CSDL dạng quan hệ:
Phép chèn (INSERT):
Mục đích của phép chèn là thêm một bộ phận vào một quan hệ nhất định.
Kết quả của phép tính này có thể gây ra một số sai sót với những lý do sau:
Bộ mới đợc thêm vào là không phù hợp với lợc đồ quan hệ cho trớc.
Một số giá trị của một số thuộc tính nằm miên giá trị của thuộc tính đó.
Giá trị khoá của bộ mới có thể là giá trị đã có trong quan hệ đang lu trữ.
Do vậy, tuỳ từng hệ cụ thể sẽ có những cách khắc phục riêng.
Phép loại bỏ (DEL):
Là phép xoá một bộ ra khỏi một quan hệ cho trớc.
Phép thay đổi (CHANGE):
Trong thực tế, không phải lúc nào cũng chỉ dùng phép chèn hoặc loại bỏ đi
một bộ mà nhiều khi chỉ cần sửa đổi một số giá trị nào đó tại một số thuộc tính,
lúc đó cần thiết phải sử dụng phép thay đổi.
Phép thay đổi là phép tính rất thuận lợi, hay dùng.ta cũng có thể không
dùng phép thay đổi mà dùng tổ hợp của phép loại bỏ và phép chèn thêm một bộ
mới.Do vậy, những sai sót của phép thay đổi cũng có thể xảy ra tơng tự nh phép
chèn và phép loại bỏ.
1.1.4. Lý thuyết thiết kế CSDL dạng quan hệ:
Làm thế nào để thiết kế một CSDL cho tốt?
Khảo sát ví dụ quan hệ cung cấp (S):S(Tên, địa chỉ, mặt hàng, giá cả). Xem
xét các vấn đè nảy sinh nh sau:
6
D thừa dữ liệu: Dễ dàng thấy rằng mỗi khi xuất hiện tên nhà cung cấp thì
địa chỉ của ông ta lặp lại trong quan hệ.
Không nhất quán: Là hệ quả của việc d thừa dữ liệu.Ví dụ khi sửa đổi địa
chỉ của nhà cung cấp ở một bộ nào đó còn các bộ khác vẫn giữ nguyên.Khi đó xảy
ra trong nhà cung cấp lại không có địa chỉ duy nhất.
Dị thờng khi thêm bộ: Một nhà cung cấp chẳng cung cấp một mặt hàng
nào cả, khi đó không thể đa địa chỉ, tên nhà cung cấp làm một bản ghi (Bộ) vào

quan hệ.
Dị thờng khi xoá bộ không thể xoá tất cả các mặt hàng đợc cung cấp bởi
một nhà cung cấp,vì mặt hàng đó có thể đợc nhiều ngời cùng cung ứng.
Do vậy, quan hệ S nêu trên có thể đợc phân chia thành những quan hệ khác
nhau nhằm tránh tất cả những điều đã nêu nhằm đạt đợc một lợc đồ CSDL (Tập
hợp các lợc đồ quan hệ) sao cho tốt hơn
Khái niệm về phụ thuộc hàm (trong một quan hệ) là một quan niệm có tầm
quan trọng hết sức lớn với việc thiết kế mô hình dữ liệu, ở đây sẽ trình bày khái
niệm một cách hình thức:
Phụ thuộc hàm: Với mọi giá trị của khoá tại mọi thời điểm đuợc xét chỉ có
một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng.
Do việc cập nhật dữ liệu (Qua phép tính chèn, loại bỏ và thay đổi) gây nên
những dị thờng cho nên các quan hệ cần thiết phải đợc biến đổi thành các dạng
phù hợp. Quá trình đó đợc xem là quá trình chuẩn hoá.Quan hệ đợc chuẩn hoá là
quan hệ trong đó mỗi miền của thuộc tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố tức là
không phân nhỏ đợc nữa và do đó mỗi giá trị trong quan hệ cũng là nguyên tố.
a. Dạng chuẩn thứ nhất (1NF):
Một lợc đồ quan hệ R đợc gọi là ở dạng chuẩn 1 (1NF) nếu và chỉ nếu toàn
bộ các miền có mặt trong R đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố.
Quy tắc 1NF nhằm loại bỏ nhóm lặp, nghĩa là bảng 1NF không đợc chứa
các thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần đối với cùng một kiểu thực thể.
b. Dạng chuẩn thứ hai (2NF):
7
Định nghĩa: Lợc đồ quan hệ R ở dạng chuẩn thứ hai nếu nó ở dạng chuẩn
thứ nhất và nếu mỗi thuộc tính không khoá của R là phụ thuộc hàm đầy đủ vào
khoá chính.
VD: Cho CSDL gồm hai quan hệ THI và SINHVIEN
THI MONTHI GIAOVIEN
3 A
4 B

5 C
SINHVIEN MONTHI MSSV TEN TUOI DIACHI DIEM
3 11 LAN 20 X 8
3 12 HA 21 Y 6
4 11 LAN 20 X 7
4 12 HA 21 Y 6
5 11 LAN 20 X 7
5 13 HA 22 Z 2
Trong quan hệ trên MONTHI là khoá của quan hệ THI và MONTHI, MSSV
(Mã số sinh viên) là khoá của quan hệ SINHVIEN.
Trong quá trình cập nhật và lu trữ dữ liệu xuất hiện những vấn đề sau:
ở quan hệ SINHVIEN, việc lu trữ thông tin một sinh viên ví dụ nh LAN
phảI lặp lại ba lần địa chỉ, ba lần tuổi. Rõ ràng là quá d thừa.
Quá trình cập nhật dữ liệu gây nên những cản trở trong việc thay đổi (phải
thay đổi nhiều lần cho một ngời tốn kém thời gian), chèn (nếu muốn chèn thêm
một sinh viên vào quan hệ thì không đợc vì không rõ sinh viên đó đã thi cha),loại
bỏ dữ liệu (VD:Muốn huỷ bỏ môn thi thứ năm mà danh sách sinh viên vẫn phảI
giữ nguyên là không đợc).
Để khắc phục những bất lợi trên, quan hệ sinh viên có thể tách thành hai
quan hệ: SINHVIEN (MSSV,TEN, TUOI, DIACHI) và quan hệ THIXONG
(MONTHI, MSSV, DIEM).
Nh vậy, CSDL lúc này chia thành 3 quan hệ đã ở dạng chuẩn thứ 2.
c. Dạng chuẩn thứ 3 (3NF):
8
Định nghĩa: Lợc đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn thứ 3 (3NF) nếu nó là 2NF
và mỗi thuộc tính không khoá của R là không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khoá
chính.
9
Kết luận
Trong phần I , ta đã biết sơ qua thế nào là Visual Basic, hệ quản trị cơ sở dữ

liệucủa Visual Basic.
Ta có thể biết sơ qua về cách phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu trong
Visual Basic.
Ta biết thế nào là bảng dữ liệu và cách tạo bảng nh thế nào, để tạo form
chính form phụ.
Từ đó ta có thể tạo đợc form để hiển thị tất cả các thông tin để ngời quản lý
có thể bao quát và xem dễ dàng hơn.
10
Hệ thống quản lý thư viện
Phần II
Khảo sát và phân tích hệ thống.
2.1 Mục đích của hệ thống
Hệ thống quản lý th viện là hệ thống lu trữ dữ liệu các thông tin về sách. Nó
có thể cập nhật, bổ sung, thay đổi các thông tin này. Trong thực tế, nhiều độc giả
muốn học tập, tìm hiểu, nghiên cứu thì họ cần phải biết trong th viên có các tài
liệu trong lĩnh vực họ đang cần không. Để muợn đợc sách thì cần những thủ tục
gì Đó là vấn đề mà bài toán Quản lý th viện cần phải giải quyết.
Từ thực tế công tác nghiệp vụ của th viện tiến hành phân tích và tin học hoá
những vấn đề có thể tin học hoá.Trên cơ sở đó, xây dựng ứng dụng hỗ trợ cho
công tác Quản lý th viện. Xây dựng cơ sở dữ liệu để lu trữ thông tin về quá trình
quản lý sách và hiệu quả. Ưng dụng này có thể làm đợc trên mạng cục bộ, Internet
và có thể kết hợp với cơ sở dữ liệu của các th viện khác.
2.2 Phân tích chức năng
Để phân tích hệ thống ta cần phải xác định rõ yêu cầu của bài toán.Liệt kê
tất cả các thông tin đầu vào, đầu ra của hệ thống và quyết định viết tắt cho thông
tin cần quản lý.
Lấy ra một thông tin đầu vào bất kỳ, liệt kê tất cả các thông tin phụ thuộc
vào thông tin đầu vào đó.
Lấy tiếp thông tin vừa liệt kê và thực hiện các bớc tơng tự.
Trong thực tế,bản thiết kế cơ sở đủ tốt là một công cụ quan trọng nhất trong

việc tạo ra một cơ sở dữ liệu có hiệu quả.Thiết kế cơ sở dữ liệu phải linh hoạt, hợp
logic và có phơng pháp.Để đơc nh vậy ta cần xác định chính xác thông tin cần
quản lý và mục đích của việc xử lý thông tin này.
11
Hệ thống quản lý thư viện
2.2.1 Các chức năng nhiệm vụ:
Trong phần quản lý này chúng ta tiếp cận một bài toán quản lý th viện theo
phơng hớng chức năng tức là đi từ chức năng tổng quát sau đó đi tới chức năng
nhỏ hơn.
Khi ta thực hiện các chức năng này,hệ thống phải có một cơ chế kiểm soát
chặt chẽ đảm bảo an toàn và bảo mật cho cơ sở dữ liệu (CSDL).
Hệ thống quản lý th viện có thể đợc thể hiện theo biểu đồ phân cấp chức
năng sau:
Chức năng tổng quát
Mức 1

Mức 2
Hình 1:Sơ đồ phân cấp của hệ thống Quản lý th viện
2.2.2 Chức năng tổng quát.
Chơng trình đợc sử dụng để thao tác và lu trữ thông tin về th viện.Các chức
năng của chơng trình là hệ thống: Quản lý sách, quản lý độc giả và an toàn.
Chức năng quản lý sách thực hiện các công việc nh: Nhập sách, tìm kiếm,
kiểm kê và báo cáo.
Chức năng quản lý độc giả thực hiện các công việc nh: Làm thẻ cho độc
giả, quản lý tình hình muợn,trả sách và ý kiến của độc giả.
12
Hệ thống quản lý thư viện
Quản lý sách
Quản lý độc giả An toàn
Nhâp

Sách
Tìm
kiếm
Kiểm
kê
Báo
cáo
Làm
thẻ
Mượn
trả
ý kiến
độc giả