Những tính năng mới của Microsoft Office 2007

Mục lục

1. Các tính năng nổi bật chung của Office 2007 1
1.1. Đáng kể nhất phải nói đến chính là giao diện đồ họa mới. 1
1.2. Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng ½. 4
1.3. Lưu trữ tài liệu thành file PDF hoặc XPS. 7
1.4. Office 2007 tương thích ngược với cái phiên bản trước. 8
1.5. Office 2007 tích hợp với các chương trình như Office SharePoint, Exchange… 8
1.6. Chức năng bảo mật thông tin trong Office 2007 9
1.7. Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh. 10
2. Các tính năng nổi bật trong Office WORD 2007 12
2.1. Chức năng đồ họa với SmartArt 12
2.2. Building blocks 13
3. Các tính năng nổi bật trong Office Excel 2007 14
3.1. Đồ thị 14
3.2. Excel tables 14
3.3. Chức năng Conditional Format trong Excel 2007 15
3.4. Khả năng tìm kiếm thông tin trong bộ Office 15
4. Tính năng nổi bật trong Office POWERPOINT 2007 16


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 1
Những tính năng mới của Microsoft Office 2007

1. Các tính năng nổi bật chung của Office 2007

1.1. Đáng kể nhất phải nói đến chính là giao diện đồ họa mới của bộ sản phẩm Office 2007, toàn
bộ hệ thống menu cũ được thay thế bằng khái niệm Ribbon, Office Button, các menu thông
minh chỉ xuất hiện khi cần thiết. Điều này giúp bạn thao tác cực kỳ nhanh chóng thay vì phải
lặn lội vào nhiều cấp menu như trước đây.
 Microsoft Office Button - Nhắp nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự
như trình đơn File của các phiên bản Word cũ, bao gồm New, Open, Save, Print,






TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 2

 3 thành phẩn chính của một thanh Ribbon là Tab, Group, Command như hình
dưới.







 Dialog Box Launcher: Biểu tượng xuất hiện ở góc dưới phải của một số nhóm, nhắp

nút này sẽ mở hộp thoại tương ứng với các tính năng trong nhóm. Chẳng hạn nhóm
Font có nút Font Dialog Box Launcher, nhắp nút này vào sẽ mở hộp thoại Font.

 Thẻ ngữ cảnh (contextual tab): Tương tự như thẻ bình thường. Điểm khác biệt là
thẻ ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi một đối tượng nào đó được chọn trong tài liệu. Chẳng
hạn, bạn vừa chèn vào một hình và muốn chèn thêm chữ hoặc thay đổi kích thước
của ảnh. Bạn làm theo các bước:
Bước 1. Chọn hình
Bước 2. Thẻ Picture Tools xuất hiện. Bạn hãy chọn thẻ này.
Tab: Có tổng cộng là 7 tab căn bản xuất hiện
phía trên cùng của thanh Ribbon. Mỗi tab thể
hiện một nhóm mục tiêu khác
Nhóm (group): Mỗi Tab sẽ có một số Group có các tính
năng có liên quan với nhau.
Lệnh (Command): có thể là một nút lệnh, môt
hộp thoại để nhập thông tin hoặc một menu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 3
Bước 3. Những nhóm và lệnh liên quan đến hình ảnh sẽ xuất hiện; ví dụ
như nhóm Picture Styles

 Một số lệnh định dạng hữu ích cũng sẽ tự động xuất hiện khi bạn cần. Ví dụ bạn đang
muốn định dạng nhanh một đoạn văn bản nhưng bạn lại đang trong thẻ Page Layout.
Bạn có thể nhấn nhóm thẻ Home. Tuy nhiên có cách nhanh chóng hơn như sau:
Bước 1. Kéo chuột chọn vùng văn bản và chỉ chuột vào vùng chọn

Bước 2. Một Mini toolbar xuất hiện ở dạng mờ, nếu bạn chỉ chuột đến
Mini toolbar này, nó sẽ được kích hoạt và bạn có thể chọn các lệnh định
dạng.


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 4
 Quick Access Toolbar: Thanh công cụ giúp truy xuất nhanh đến các tính năng
thường dùng như Save, Undo, Redo,… Bạn có thể thêm các lệnh thường dùng vào
thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải chuột vào lệnh mong muốn
trên thanh Ribbon rồi nhấn chọn lệnh Add to Quick Access Toolbar. Tương tự, bạn
cũng có thể bỏ một lệnh khỏi thanh Quick Access Toolbar bằng cách nhấn nút phải
chuột vào nút lệnh đó rồi nhấn chọn lệnh Remove from Quick Access Toolbar

 Bạn có thể tạm thời dấu thanh Ribbon để có thêm không gian làm việc bằng cách
nhấn đúp chuột vào tên một Tab, để cho nó xuất hiện trở lại bạn làm hành động
tương tự.
 Bạn có thể nhấn nút ALT để cho xuất hiện các hướng dẫn phím tắt trên thanh
Ribbon. Sau đó chỉ việc dùng đúng ký tự hiển thị để thao tác nhanh các lệnh mà
không cần dùng đến con chuột.


1.2. Định dạng file theo chuẩn Open XML cho phép lưu trữ tập tin với dung lượng chỉ bằng ½ với
kiểu định dạng Office cũ nhưng lại mang nhiều thuộc tính hơn, khả năng bảo mật tốt hơn, khả
năng phục hồi khi bị sự cố cao hơn và khả năng tích hợp với các ứng dụng của các hãng thứ ba

theo định dạng XML dễ dàng và thuận tiện.

 Định dạng tài liệu mới của Office 2007 dựa theo chuẩn Open XML và được ứng
dụng trên 3 sản phẩm là Word, Excel và PowerPoint 2007

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 5


 Chuẩn định dạng Open XML cho phép giảm kích thước của tập tin và đơn giản hóa
việc xử lý các sự cố, dễ dàng bảo vệ các thông tin nhạy cảm trong tài liệu của bạn



 Định dạng Open XML cũng có 2 dạng là: Macro-free và Macro-enabled trong tất cả
các loại tài liệu Word, Excel, và PowerPoint.
 Hình thức định dạng mặc định: Nhằm giúp máy tính của bạn tránh các tài liệu chứa
mã độc, Microsoft cung cấp kiểu định dạng không có macro dành cho tất cả các tài
liệu Word (.docx), Excel (.xlsx), và PowerPoint (.pptx)
 Để thay đổi định dạng mặc định này cho một tài liệu mới bạn phải làm như
sau:
o Trong chương trình Word, Excel, hoặc PowerPoint, chọn nút
Microsoft Office Button rồi chọn tiếp -> Program -> Options,
nằm ở dưới đáy của thanh menu.
o Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ Save.

Chọn loại định dạng tài liệu mà bạn mong muốn từ danh sách thả Save files in this format.
 Hình 1 tìm chức năng thay đổi theme cho tài liệu từ thẻ Page Layout trong
các ứng dụng Word hoặc Excel, hoặc trong thẻ Design đối với chương trình
PowerPoint. Tập tin Theme (.thmx) và Tập tin theme effects (.eftx) là 2 dạng
tập tin mới của Office 2007.
 Hình 2 Excel 2007 bổ sung thêm kiểu định dạng mới .crtx để lưu trữ các kiểu
đồ thị mẫu một cách nhanh chóng và dễ dàng sử dụng lại. Dùng chức năng
Save As Template từ thẻ Chart Tools Design.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 6


 Một khi bạn đã lưu trữ một biểu mẫu vào thư thư mục Quick Styles, thì tên của biểu
mẫu đó sẽ xuất hiện trong danh sách Style Set như hình minh họa. Bạn có thể truy
cập danh sách này từ thẻ Home tab, trong nhóm Styles.



 Để nâng cấp một tài liệu từ kiểu định dạng cũ sang kiểu định dạng mới Office Open
XML Formats, bạn hãy dùng chức năng Convert trong nút lệnh Microsoft Office.
(chức năng này tương tự trong Word, Excel và PowerPoint.)


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007

Trang 7
1.3. Với Office 2007, bạn có thể bảo vệ định dạng tài liệu bằng cách lưu trữ tài liệu thành file PDF
hoặc XPS một cách đơn giản mà không cần phải cài đặt thêm chương trình của hãng thứ ba.




TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 8
1.4. Office 2007 không chỉ hỗ trợ các tài liệu từ các phiên bản Office trước đây (cho đến phiên bản
2000) mà còn hỗ trợ cả các tài liệu được soạn thảo bởi OpenOffice. Ngược lại, các chương
trình Office ở các phiên bản trước cũng có thể đọc tài liệu phiên bản 2007 khi cài đặt tiện ích
tương thích ngược.


FileFormatConverters.exe do Microsoft cung cấp, hỗ trợ việc chuyển định dạng file word,
excel, powerpoint soạn thảo từ Office 2007 có thể mở và xem được trên Office 2003.

1.5. Sức mạnh của Office 2007 còn được thể hiện khi nó tích hợp một cách ăn ý đến hoàn hảo với
các chương trình trong hệ thống như Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007, Form
Server và Office InfoPath, Project & Visio, PerformancePoint Server v.v…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 9
1.6. Chức năng bảo mật thông tin trong Office 2007 cũng được cải tiến đáng kể, với Office 2007,
bạn không chỉ đơn giản ngăn người xem truy cập hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản mà còn có
thể hạn chế họ chỉnh sửa một vùng thông tin nào đó trong tài liệu cùng nhiều chức năng bảo vệ
khác như chữ ký điện tử, mark as final






Đặt password cho 1
sheet (excel)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 10

1.7. Các chức năng định dạng tài liệu, công cụ xử lý hình ảnh, đồ thị, smartart được cải tiến đáng
kể giúp cho người dùng thao tác nhanh và tạo ra các văn bản với hiệu ứng cực kỳ chuyên
nghiệp mà không cần phải có các kỹ năng về đồ họa.
 Document themes
 Themes là những tập hợp về màu sắc, font chữ và hiệu ứng đồ họa mà bạn có thể
áp dụng cho toàn bọ tài liệu của mình với chỉ một cú click chuột. Một khi bạn đã
áp dụng một theme, các kiểu định dạng đã được lưu trữ trên chính tài liệu đó và nó
vẫn có hiệu lực khi bạn thêm bớt chỉnh sửa nội dung của tài liệu.
 Bạn có thể dùng khoảng 20 theme có sẵn hoặc có thể chỉnh sửa và tạo các theme
riêng cho chính mình. Bạn cũng có thể áp dụng một theme từ tài liệu khác vào tài
liệu hiện hành hoặc chia sẻ theme trong nhóm làm việc hoặc trong cả tổ chức. Các
theme được tạo sẽ được sử dụng xuyên suốt các ứng dụng Word, Excel, và
PowerPoint do đó bạn sẽ đỡ hao tốn rất nhiều công sức.
 Bạn có thể tìm các themes trên thẻ Page Layout trong Word và Excel, và trên thẻ
Design trong PowerPoint. Khi dùng trong PowerPoint, themes có thể cung cấp các
định dạng cho slide master và các chức năng slide background.


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 11


 Quick Styles
 Style là tập hợp các thuộc tính định dạng được đặt dưới một tên. Bạn chỉ việc chọn
tên của style để áp dụng các thuộc tính định dạng cho các đối tượng được chọn.

Trong phiên bản 2007, khái niệm style được gọi là Quick Style mở rộng sang các
đối tượng văn bản, bảng biểu và đồ họa và thống nhất trong cả 3 ứng dụng Word,
Excel, PowerPoint.
Ví dụ, bạn có thể chọ Picture Style như trong hình minh họa để áp dụng các kiểu
đường viền, đổ bóng, quay 3-D và các hiệu ứng khác cho những hình ảnh đang
được chọn. Bạn sẽ tìm thấy các Quick Styles trong các thẻ ngữ cảnh (chỉ xuất hiện
khi bạn chọn các đối tượng như bảng biểu, hình ảnh…)



 Quick Styles sẽ phối hợp ăn ý với themes. Các nội dung được định dạng bởi Quick
Styles sd4 được tự động thay đổi khi bạn áp dụng một kiểu theme mới.





TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 12
 Live preview
Một trong những cải tiến đáng kể của Office 2007 là khả năng xem trước các
định dạng trước khi bạn quyết định chọn. Chỉ việc đưa con chuột lướt qua các
kiểu định dạng như kiểu font chữ, màu sắc, styles… bạn sẽ thấy đoạn văn bản
được thay đổi theo một cách nhanh chóng. Bạn chỉ nhấn chọn khi đã hài lòng với
kiểu định dạng mới.

2. Các tính năng nổi bật trong Office WORD 2007
2.1. Chức năng đồ họa với SmartArt
Chức năng SmartArt thay thế cho các công cụ tạo biểu đồ và sơ đồ làm việc trong các
phiên bản cũ. Nhưng nó không đơn giản chỉ là một bản nâng cấp, SmartArt đưa ra một
khái niệm về việc tạo ra các hình ảnh và biểu đồ công việc một cách hoàn toàn mới lạ.
Hãy tìm hiểu một vài ví dụ như sau:


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 13
2.2. Building blocks
Chức năng building blocks là một cuộc cách mạng lớn trong định dạng, nó cho phép bạn
tạo ra ngay các khối văn bản hoàn chỉnh như trang bìa, chân trang, đầu trang, mục lục …
chỉ với một cú click chuột duy nhất, không có gì phải suy nghĩ, không phải mất nhiều
thời gian.
Ví dụ, để tạo một trang bìa cho tài liệu, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu trang bìa có sẵn
trong thư viện sau đó lưu lại theo cách riêng của bạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 14
3. Các tính năng nổi bật trong Office Excel 2007
3.1. Đồ thị
Chức năng tạo biểu đồ trong Excel bây giở đã được cải tiến lại để ăn khớp với chức năng xứ lý
đồ họa mới. Điều này có nghĩa là bạn có thể định dạng các biểu đồ như định dạng các hình
bình thường giúp làm cho đồ thị đẹp hơn, rõ ràng hơn.
Tìm Chart Styles và Chart Layouts (2 loại Quick Styles) trên thẻ Design dưới Chart Tools.
Hoặc dùng thẻ Format trong Chart Tools để định dạng các thành phần của biểu đồ như một
hình ảnh bình thường. Xem qua vài ví dụ như sau.



3.2. Excel tables
Với chức năng Table Styles bạn có thể biến bất cứ vùng dữ liệu nào trên bảng tính thành
bảng với các kiểu định dạng có sẵn, tự động tính toán theo hàng, theo cột, tự động lọc
thông tin, sắp xếp, phân tích thông tin…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 15
Để định dạng một bảng, chọn vùng dữ liệu trên bảng tính, chọn nút lệnh Home 
Format as Table (trong nhóm Styles) hoặc Insert  Tables (trong nhóm Table).

3.3. Với chức năng Conditional Format trong Excel 2007, bạn sẽ quy định biểu diễn thông tin
trong các bảng tính rất nhanh chóng với sự hỗ trợ về màu sắc, biểu tượng, đổ bóng để thấy
được các xu hướng của dữ liệu một cách trực quan và sinh động



3.4. Khả năng tìm kiếm thông tin trong bộ Office cũng được cải tiến đáng kể, bạn có thể tìm nhanh
các thông tin trên nhiều trường thông tin với sự kết hợp các chức năng hightlight từ khóa cần
tìm, lọc thông tin, di chuyển con trỏ đến vị trí từ cần tìm…


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Microsoft Office 2007




Trang 16

4. Tính năng nổi bật trong Office POWERPOINT 2007: Custom layouts

Người dùng PowerPoint giờ đây có thể tạo ra những định dạng riêng cho từng trang trên bài
trình bày của mình. Khi bạn mở trang slide master, bạn sẽ thấy nó có chứa sẵn nhiều kiểu định
dạng. bạn có thể tạo nhiều định dạng khác nhau trong cùng một bài trình bày