Quy trình chuẩn bị thực hiện và quản lý dự án Công nghệ thông tin về Điện lực - 8 pdf

78

tổng kết về module ứng dụng, giúp đảm bảo kết quả thực hiện theo đúng yêu cầu đặt
ra, cũng như có các trao đổi chuyên môn trên các module đó được thực hiện
Cuộc họp làm việc của nhóm làm việc
Được thực hiện sau kết thỳc mỗi buổi làm việc nhằm tổng kết kết quả làm việc,
các trao đổi chuyên mụn, các thắc mắc, tồn đọng các khuyến nghị để tăng cường chất
lượng và hiệu quả các buổi làm việc sau.
Việc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện dự án sẽ cú các biên bản làm việc
từng ngày, biên bản nghiệm thu từng phần việc.
Việc đánh giá tổng kết kết quả của mỗi phần công việc có ý nghĩa quan trọng
trong việc áp dụng các công cụ trên vào thực tế, đưa ra định hướng phát triển công tác
tư vấn. Chính vì vậy sau mỗi bước thực hiện phía người sử dụng cuối có trách nhiệm
báo cáo tổng kết cụng việc đưa ra các kết quả thực hiện, các kiến nghị áp dụng và
phương hướng phát triển tiếp theo.
2.3. Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại
EVN.IT.
2.3.1. Những kết quả đã đạt được.
Nhìn chung, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong thời
gian qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra,
đảm bảo được chất lượng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án.
(Chi tiết cụ thể đã được phân tích ở phần trên.)
2.3.2. Một số hạn chế .
2.3.2.1. Về chất lượng nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

79

Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu bản Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần
mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng

công ty“ do EVN.IT lập, tác giả có một số ý kiến như sau:
2.3.2.1.1. Về mục tiêu dự án:
- Chưa xác định rõ phương hướng phát triển năng lực tư vấn của TCT trong thời
gian tới (như xác định khả năng của tư vấn sẽ đảm đương được công tác thiết kế nhiệt
điện ở mức nào, vào thời điểm nào ), qua đánh giá hiện trạng của tư vấn (cả về con
người và trang bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm và tiến độ mua nhằm đáp
ứng phương hướng phát triển dự kiến, đồng thời đây cũng là cơ sở xác định hiệu quả
của dự án, cũng như là cam kết về trách nhiệm của đơn vị đưa ra nhu cầu mua sắm;
- Chưa xác định việc mua sắm này sẽ đáp ứng ngay cho công trình nào trong
thời gian tới. Có cần thuê tư vấn nước ngoài nữa không?
2.3.2.1.2. Về quy mô dự án:
- Chưa mô tả rõ sản phẩm mua sẽ giúp cho tư vấn đảm đương được việc thiết kế
nhà máy điện từ giai đoạn nào đến giai đoạn nào.
2.3.2.1.3. Về yêu cầu nội dung phần mềm:
- Không nên viết trên cơ sở mô tả chức năng phần mềm có sẵn, nên
- trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT,
thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công ) từ đó xác định các bài toán cần tính toán, các bản
vẽ cần lập, các liệt kê cần bóc tách, các tài liệu cần hoàn thành cho từng giai đoạn ;
trên cơ sở quy trình thiết kế tương đối chi tiết, xác định các công đoạn cần tự động
hoá trong thiết kế của dự án này. Đây mới chính là cơ sở để xác định sự đáp ứng của
phần mềm với yêu cầu của dự án.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

80

- Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin là yêu cầu bắt buộc cần mô tả.
2.3.2.1.4. Về kinh phí dự án:
- Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu được đào tạo ngay trên sản phẩm được lắp đặt
của Viện Năng lượng, sẽ có tác dụng: Kiểm tra ngay sản phẩm mua sắm; tiết kiệm
tiền thuê phòng và trang bị trong đào tạo.

2.3.2.1.5. Về phân tích hiệu quả đầu tư.
- Trong BCNCKT chủ yếu chỉ nêu tác dụng của sản phẩm, chưa khẳng định
hiệu quả tài chính hay kinh tế của dự án. Cụ thể như : Không xây dựng được dòng
tiền của dự án do đó không thể tính toán được các chỉ tiêu hiệu quả tài chính hay hiệu
quả kinh tế (NPV, IRR, thời gian hoàn vốn của dự án ) dự án mang lại. Do đó thiếu
tính thuyết phục cần có của một BCNCKT.
2.3.2.2. Về công tác lập dự toán.
Do đây là một dự án được đấu thầu theo hình thức chỉ định thầu (qua phân tích, so
sánh được trình bày trong BCNCKT về các giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy
nhiệt điện hiện có trên thị trường thế giới, đã đi đến kết luận là nên sử dụng bộ giải
pháp PDS của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ
hoạ) cho nên việc lập dự toán cho dự án cũng có những nét riêng biệt so với các dự
án được đấu thầu theo hình thức cạnh tranh khác. Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân
tác giả thì công tác lập dự toán cho dự án chỉ căn cứ vào bản chào giá của Công ty
TNHH Công nghệ Đồ hoạ mà không có sự phân tích kỹ về giá của sản phẩm tương tự
trên thị trường là một hạn chế. Sự thiếu sót này có thể dẫn tới việc lập dự toán không
chính xác, lãng phí vốn đầu tư.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

81

Bên cạnh việc lựa chọn được một sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ
thuật đề ra thì việc chỉ định thầu đã dẫn tới một bất lợi cho chủ đầu tư (ở đây là EVN)
đó là thường phải chấp nhận giá do nhà thầu chào, mà ít có sự lựa chọn và đồng thời
việc thương thảo giảm giá cũng sẽ gặp khó khăn.
2.3.2.3. Về mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án:
Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả thì Việc xây dựng bộ máy thực hiện dự án
như được nêu là quá cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có sự tham gia của
Phó Tổng giám đốc vào Ban chỉ đạo dự án.
Theo tác giả thì chỉ nên coi đây là chủ trương trang bị tự động hoá trong công tác

tư vấn do yêu cầu của chính đơn vị tư vấn, cụ thể Viện Năng lượng có nhu cầu mở
rộng lĩnh vực hoạt động tư vấn nhưng còn thiếu vốn nên TCT xem xét và chấp nhận
cung cấp vốn cho đơn vị mua sắm. Và vì đây là sản phẩm phần mềm trang bị cho
Viện Năng lượng nên đề nghị chỉ sử dụng bộ máy của Viện Năng lượng để mua sắm,
như vậy sẽ tăng cường tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lượng, sau này nếu sản
phẩm không phát huy hiệu quả sẽ hoàn toàn do Viện Năng lượng chịu hoàn toàn trách
nhiệm. (Viện Năng lượng tự đặt nhu cầu, tự quyết nội dung phần mềm, tự thương
thảo mua sắm và tổ chức đào tạo và dự kiến sử dụng trong tương lai).
Viện Năng lượng sẽ xây dựng tổ công tác thực hiện việc mua sắm, tổ chức xây
dựng bộ phận tiếp nhận, tham gia đào tạo và sử dụng sản phẩm sau này hoàn toàn
theo biên chế của Viện Năng lượng.
Các Ban chức năng của TCT chỉ tham gia như vai trò thông thường về việc thẩm
định theo phân cấp.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

82

EVN.IT sẽ có ý kiến về sự phù hợp với chính sách trang bị công nghệ tin học của
EVN.
Chương 3: Phương hướng và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình
chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng
công ty Điện lực Việt Nam.
3.1. Phương hướng hoàn thiện công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư
tại EVN.IT.
Các dự án công nghệ thông tin do EVN.IT thực hiện và quản lý thuộc nhiều nguồn
vốn khác nhau, như: Vốn đầu tư phát triển của EVN, vốn của Ngân hàng Thế giới
(WB), vốn của Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), vốn của Tổ chức hợp
tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) Do vậy, việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự
án sử dụng các nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định của các tổ chức tài trợ
vốn. Từ khi thành lập cho tới nay, EVN.IT đang thực hiện và quản lý các dự án đầu

tư theo đúng các quy định của các tổ chức tài trợ vốn cho các dự án đó. Do trình độ
và thời gian có hạn cho nên tác giả xin không đề cập tới các dự án sử dụng nguồn vốn
nước ngoài, mà chỉ xin được đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn trong nước (mà cụ
thể ở đây là nguồn vốn đầu tư phát triển của TCT).
Các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN được thực hiện và quản lý theo
các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. (Ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư
và xây dựng ban hành kèm theo các nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP
và số 07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/1999/NĐ-
CP và số 66/2003/NĐ-CP ). Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

83

án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN vẫn phải bám sát vào những hướng dẫn
quy định trong các văn bản pháp luật như đã kể trên.
Về phía Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Cần có sự phân cấp triệt để cho các đơn
vị thành viên được trực tiếp chủ động thực hiện đầu tư. Như vậy sẽ đảm bảo cho dự
án hoàn thành đạt chất lượng, đúng tiến độ và tăng cường tính chịu trách nhiệm cho
các đơn vị đó.
Về phía EVN.IT:
- Phải xây dựng được một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư
trong đó có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo và
đặc biệt là gắn chặt với các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Bên cạnh việc có được một quy trình phối hợp thực hiện tốt, hiệu quả cao thì
EVN.IT cần chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi, nhiệt tình trong công
việc. Do đặc thù của công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới cho nên đội ngũ cán bộ
công nhân viên của EVN.IT còn rất trẻ và thiếu kinh nghiệm. Do đó việc triển khai
các dự án công nghệ thông tin lớn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian tới. Vì
vậy, EVN.IT cần có chính sách thu hút, đào tạo và bồi dưỡng nhân tài. Đó cũng là
một bước chuẩn bị tích cực để trong thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành một đơn

vị hạch toán độc lập, có khả năng tự chủ về tài chính, từng bước phát triển trở thành
một đơn vị mạnh trong ngành công nghệ thông tin nước nhà.
3.2. Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý các
dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
3.2.1. Xét trên góc độ quản lý vĩ mô.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

84

- Về phía Nhà nước: Cần hoàn thiện hệ thống chính sách, văn bản pháp luật về
quản lý hoạt động đầu tư và xây dựng, hoạt động đấu thầu. Việc sớm hoàn thiện các
chính sách, các quy định này sẽ tạo điều kiện cho các chủ thể trong nền kinh tế thực
hiện công việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý
theo hướng gọn nhẹ; đồng thời có sự phân công, phân cấp triệt để hơn nữa đối với các
dự án tương đối đặc thù cho các đơn vị thành viên. Việc này sẽ giúp cho các dự án
được thực hiện với chất lượng cao hơn, hoàn thành đúng tiến độ hơn và tăng tính chịu
trách nhiệm hơn đối với các đơn vị được phân cấp.
3.2.2. Xét trên góc độ quản lý vi mô.
3.2.2.1. Xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án gắn chặt hơn
nữa với quy định của Nhà nước.
Để có thể khắc phục những hạn chế về việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ
giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý
dự án như đã phân tích khi áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT;
đồng thời để có thể đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng trong công tác chuẩn
bị, thực hiện và quản lý dự án, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả kinh doanh, luôn
đảm bảo chấp hành đầy đủ và nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật ( ví dụ như:
Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, Quy chế đấu thầu ), tác giả mạnh dạn đưa ra
“Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư
và xây dựng”. Tuy nhiên, để đưa ra một Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự

án đầu tư trong đó bao trùm toàn bộ các nội dung công việc theo quy định của Quy
chế Quản lý đầu tư và xây dựng, tác giả xin đặt ra giả định:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

85

- Trung tâm Công nghệ thông tin được Tổng công ty giao làm Chủ đầu tư dự án.
- Hình thức quản lý dự án: Tự thực hiện.
Khi các giả định này thay đổi, căn cứ vào từng trường hợp mà sẽ giảm bớt một số
nội dung công việc trong quy trình.
Dưới đây là sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực hiện và quản lý dự án theo Quy
chế Quản lý đầu tư và xây dựng.
3.2.2.1.1. Lập đề án xin chủ trương.
Để ban giám đốc có thể đề xuất và được Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực
hiện một dự án nào đó cho Trung tâm thì trong một số trường hợp Trung tâm cần lập
đề án xin chủ trương của Tổng Công ty. Đề án này có thể xây dựng dựa trên hướng
dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và được phân công thực hiện như sau:
Phòng Quản lý dự án.
- Đầu mối lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 1, 2, 6, 7 như quy định
tại điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý Đầu tư và
xây dựng.
- Soạn thảo các văn bản trình duyệt xin chủ trương.
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc/ và Hệ thống Mạng, Tổ vận hành)
- Tham gia lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 3, 4, 5 như quy định tại
điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và Xây
dựng.
3.2.2.1.2. Lập dự án đầu tư.
Phòng Quản lý dự án.

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

86

- Cung cấp thụng tin về văn bản quy phạm pháp luật, về cơ chế chính sách đầu
tư và xây dựng.
- Tổ chức lập dự án đầu tư.
Trong trường hợp tư vấn lập dự án đầu tư :
Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn.
Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định tư vấn.
Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết với tư vấn.
Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự ỏn đầu tư về cỏc
nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-
CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu
khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của
Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24,
Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng
(nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng
tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
- Thực hiện các thủ tục về đầu tư: Soạn thảo các văn bản trình duyệt dự án đầu
tư, Gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến cấp có thẩm quyền phờ duyệt.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc phân công thực hiện dự án theo đúng
vai trũ đươc phờ duyệt trong Quyết định đầu tư.
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc / và HTM, TVH).
- Tham gia lập dự án đầu tư.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

87

Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :
Soạn thảo nội dung kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu tư vấn.
Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội
dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh
Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc
4, 5 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu
tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định
52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo
nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư).
- Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư (nếu cú).
3.2.2.1.3. Thực hiện việc khảo sát, thiết kế, phân tích và lập tổng dự toán.
Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH)
- Tiến hành các công việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn tại các Quy trình
liên quan.
- Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công.
- Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán.
Phòng Quản lý dự án
- Lập dự toán.
- Thực hiện các thủ tục trình duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán.
- Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

88

- Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho từng giai đoạn để làm căn cứ tạm
ứng vốn.
3.2.2.1.4. Mua sắm thiết bị và công nghệ.

Phòng Quản lý dự án.
- Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà
cung cấp.
- Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định nhà cung
cấp.
- Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng
đó ký kết với nhà cung cấp.
Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH).
- Xác định nhu cầu thiết bị, cụng nghệ cần mua sắm.
- Soạn thảo nội dung yêu cầu về đặc tính kỹ thuật của thiết bị, công nghệ cần
mua sắm trong hồ sơ mời thầu.
- Giám sát và quản lý qui trình thi công xây lắp; nghiệm thu thiết bị, công nghệ.
Phòng Tài chính kế toán
- Tạm ứng và thanh toán vốn.
3.2.2.1.5. Quyết toán vốn đầu tư.
Phòng Tài chính kế toán.
- Quản lý sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư
và đưa dự ỏn vào khai thác sử dụng.
- Thực hiện đầy đủ các nội dung quy định về quản lý tài chính.
- Lập quyết toán.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -