Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Trịnh Thị Như Quỳnh
CQ 47/41.01
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2
Chuyên ngành : Tin học tài chính kế toán
Mã số : 404

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS.HÀ VĂN SANG

HÀ NỘI – 2013
LỜI CAM ĐOAN
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết quả nêu trong
đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập.
Tác giả
Trịnh Thị Như Quỳnh
Trịnh Thị Như Quỳnh 2 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được rất nhiều kiến
thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm
nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ
của các thầy cô trường Học viện Tài chính. Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của
các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin
kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có
được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc

tới thầy giáo HÀ VĂN SANG, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt
nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp. Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnh
đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 đã tạo điều
kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty.
Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2013
Sinh viên
Trịnh Thị Như Quỳnh
Trịnh Thị Như Quỳnh 3 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
MỤC LỤC
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ
CNTT Công nghệ thông tin
HTTT Hệ thống thông tin
PPKKTX Phương pháp kê khai thường xuyên
TK Tài khoản
PXK Phiếu xuất kho
VCNB Vận chuyển nội bộ
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
GTGT Giá trị gia tăng
CK Chiết khấu
CKTM Chiết khấu thương mại
TTĐB Tiêu thụ đặc biệt
CPBH Chi phí bán hàng
CPQLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp
PNK Phiếu Nhập kho
DT Doanh thu
TTĐB Tiêu thụ đặc biệt
DN Doanh nghiệp
Trịnh Thị Như Quỳnh 4 CQ47/41.01

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Trịnh Thị Như Quỳnh 5 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC HÌNH
Trịnh Thị Như Quỳnh 6 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trong
cuộc sống của chúng ta. Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của
công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản
lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan
trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin
quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là
quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn
tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa
hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng
nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai
trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng.
Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Hùng Chung Nghĩa 2, được tìm
hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụng
công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em quyết định lựa chọn đề tài “
Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng
Chung Nghĩa 2” .
Với đặc thù kinh doanh của công ty là thương mại thì hoạt động mua bán
hàng hóa là hoạt động chính và quạn trọng nhất mang lại doanh thu và lợi nhuận
cho công ty.
Hiện nay, tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa đang sử dụng
phần mềm Microsoft Excel để hạch toán. Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống
thông tin kế toán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt

vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: là hoạt động quản lý bán hàng tại công ty
TNHH Hùng Chung Nghĩa 2.
Trịnh Thị Như Quỳnh 7 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- Mục tiêu của đề tài:
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong
quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải
đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ
nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế
độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
+ Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế.
+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầu
của nghiệp vụ bán hàng.
+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa và công nợ.
+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo.
- Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài:
Đề tài đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như nghiên cứu lý
thuyết, thực nghiệm, điều tra, phỏng vấn, tư duy logic, phương pháp phân tích hệ
thống, phân tích thống kê, so sánh và các phương pháp tin học hoá.
- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: Microsoft Visual Studio C# 2008.
- Nội dung của đề tài: ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo tập
trung chủ yếu vào 3 chương:
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ
KẾ TOÁN BÁN HÀNG.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2.

Trịnh Thị Như Quỳnh 8 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin
Các khái niệm:
Thông tin: là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự
có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thông tin được coi như là một sản phẩm
hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu.
+ Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy
móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý,
gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử có mối quan hệ
với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Vd: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thông tin…
+ Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm
và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái
tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các
mục tiêu của tổ chức.
1.1.1. Các yêu cầu đối với HTTT
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó
cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
1.1.1.1. Độ tin cậy:
Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức
những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ
chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
Trịnh Thị Như Quỳnh 9 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
1.1.1.2. Tính đầy đủ:
Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý

sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đáp
ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức.
1.1.1.3. Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin
không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa
nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến
hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các
quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
1.1.1.4. Tính kịp thời:
Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng
nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết.
1.1.1.5. Tính được bảo vệ:
Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai
cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những
người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có
thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
1.1.2. Quá trình phát triển một hệ thống thông tin
1.1.2.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án.
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống thông
tin. Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệ
thống mới. Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:
- Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào?
- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?
Trịnh Thị Như Quỳnh 10 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ
sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại,
lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án.
- Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng.
- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ.

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Xác định các nhược điểm của hệ thống.
Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng
- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.
- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến.
Nội dung của việc khảo sát hiện trạng
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác nhau.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức,
đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên.
- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phối
đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thông kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống.
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các
nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
- Lập tài liệu khảo sát.
Lập dự án
- Xác định mục tiêu dự án
- Lợi ích nghiệp vụ.
- Lợi ích người tiêu dùng.
- Lợi ích kinh tế.
Trịnh Thị Như Quỳnh 11 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Đưa ra giải pháp sơ bộ
- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống.
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
1.1.2.2. Phân tích

 Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
- Xác định yêu cầu của hệ thống.
- Xây dựng mô hình diễn tả yêu cầu của HTTT cần phát triển.
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế
thích hợp.
 Phân tích hệ thống về chức năng bao gồm :
- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
- Biểu đồ phân cấp chức năng
- Biểu đồ luồng dữ liệu
- Ma trận thực thể chức năng
- Tài liệu đặc tả chức năng
a. Sơ đồ ngữ cảnh.
Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:
 Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.
 Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.
Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức hay
một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từ hệ thống.
 Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ nơi
nguồn sang nơi đích).
b. Biểu đồ phân cấp chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Trịnh Thị Như Quỳnh 12 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ
thông tin.
CHỨC NĂNG CHA
Chức năng con

Chức năng con
Chức năng con
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một
chức năng con.
Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:
 Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
 Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức
năng cha.
c. Ma trận thực thể chức năng.
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
 R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
 U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.
 C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.
1.1.2.3. Mô hình hóa quá trình xử lý.
Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình
thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Mô hình
Trịnh Thị Như Quỳnh 13 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn đồ thị các chức
năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ
phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.
Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và
tác nhân.
Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một
vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí. Một kho dữ
liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau.

Tiến trình(Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác
động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối.
Tác nhân(actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có
thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống
khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi
dữ liệu). Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của
dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.
Phát triển luồng dữ liệu mức 0
Đầu vào:
 Sơ đồ ngữ cảnh
 Biểu đồ phân rã chức năng
 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
 Ma trận thực thể chức năng
 Mô tả chi tiết chức năng lá
Quy trình: Xuất phát từ sơ đồ ngữ cảnh
-Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình con tương
ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng.
-Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồ mới
và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp.
Trịnh Thị Như Quỳnh 14 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
-Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ.
Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể
chức năng) và giữa các tiến trình (dựa vào các Mô tả chi tiết chức năng lá).
1.1.2.4. Thiết kế logic và thiết kế vật lý.
Các công cụ ở đây bao gồm: Mô hình dữ liệu quan hệ E-R, mô hình luồng
dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các
hướng dẫn thiết kế cụ thể.
a. Thiết kế logic.
 Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến
cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng
như nó tồn tại.
Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực
thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,
thuộc tính lặp, thuộc tính định danh.
Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể
là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể.
Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sở
hữu).
Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương tác
hay sở hữu.
 Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.
Gồm 4 bước:
Bước 1 : Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Bước 2 : Xác định thực thể, thuộc tính:
Bước 3 : Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Bước 4 : Vẽ biểu đồ mô hình.
Trịnh Thị Như Quỳnh 15 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộc
tính của quan hệ (attributes)
Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc
tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi).
Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc
tính thuộc vào một miền xác định.
Các loại thuộc tính:
Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác
nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau.

Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều
hơn 1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhất
dòng. Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là khóa
quan hệ.
Các chuẩn cơ bản:
Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận
biết được các cấu trúc đó.
Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc
tính phụ thuộc vào một phần khóa.
Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính
phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
Chuẩn hóa:
Chuẩn hóa là 1 quá trình để chuyển 1 quan hệ thành những quan hệ đơn giản
hơn và có thể có chuẩn cao hơn.
Tiến trình chuẩn hóa như sau:
Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ
QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó.
QH2:Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa nhưng không chứa thuộc
tính lặp
Trịnh Thị Như Quỳnh 16 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành 2 quan hệ: có thuộc tính
phụ thuộc vào một phần khóa. Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính phụ thuộc
vào một phần khóa để được hai quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xác
định.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa.
Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào
khóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
Thiết kế mô hình quan hệ.
Đầu vào: Mô hình E_R
Mô hình E_R
Biểu diễn thực thể ->quan hệ
Biểu diễn mối quan hệ>quan hệ
Vẽ biểu đồ mô hình quan hệ
Chuẩn hóa 3NF
Kết quả Chuẩn 3NF
Mô hình
Vẽ biểu đồ:
Trịnh Thị Như Quỳnh 17 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quan
hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạch
chân)
Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính của
quan hệ kia.
Xác định bản số:
TÊN QUAN HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại
TÊN QUAN HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại

b. Thiết kế vật lý.
 Xác định luồng hệ thống:
Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu.

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện.
Trịnh Thị Như Quỳnh 18 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
 Thiết kế các Giao diện nhập liệu.
Đầu vào: Mô hình E-R
Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện.
 Thiết kế các Giao diện xử lý.
Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác
định một giao diện xử lý.
 Tích hợp các Giao diện.
Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng
lặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện
cuối cùng.
 Thiết kế kiến trúc.
Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở. kiến trúc của hệ
thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồ
tiếp theo.
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG.
1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản
và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh
tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra
các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong
doanh nghiệp.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn
lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh
doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang
hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán
hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng

quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải
Trịnh Thị Như Quỳnh 19 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động
của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá
trị. Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng.
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng.
1.2.2.1. Doanh thu bán hàng.
* Khái niệm :
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC
ngày 31/12/2001 định nghĩa doanh thu như sau:
Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ
kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Cũng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
1. Doanh thu đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu thành
phẩm, hàng hóa cho người mua.
2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu sản
phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
4. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch bán hàng.
5. Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Tuy nhiên tùy thuộc vào cách tính thuế hàng hóa tiêu thụ mà chỉ tiêu doanh thu bán
hàng có sự khác biệt:
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tiền bán hàng thu
được tính theo giá chưa có thuế GTGT.
Trịnh Thị Như Quỳnh 20 CQ47/41.01

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- Ngược lại với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp cũng như các đối
tượng không chịu thuế GTGT (đối tượng chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc
biệt), trong chỉ tiêu doanh thu bán hàng còn có cả thuế phải nộp về hàng tiêu thụ
(tổng giá thanh toán). Tổng doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản giảm giá
hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập
khẩu được gọi là doanh thu thuần.
Doanh thu bán hàng thuần= Doanh thu bán hàng- Doanh thu hàng bán bị trả
lại - Giảm giá hàng bán- Thuế XNK, thuế TTĐB.
1.2.2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Chiết khấu thương mại.
- Giảm giá hàng bán.
- Doanh thu hàng đã bán bị trả lại.
- Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu.
* Chiết khấu thương mại
- Nội dung: Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã
giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã mua sản phẩm hàng hoá, dịch
vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp
đồng.
- Tài khoản sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại
* Hàng bán bị trả lại:
- Nội dung: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa DN đã xác định
tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạm các điều
kiện đã cam kế trong hợp đồng như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại.
- Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại
* Giảm giá hàng bán:
Trịnh Thị Như Quỳnh 21 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- Nội dung: Là khoản giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do

hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng
- Tài khoản sử dụng: TK 532- Giảm giá hàng bán
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TK sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 512 – Doanh thu nội bộ.
- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Và các tài khoản liên quan khác.
Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 521 – Chiết khấu thương mại.
- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại.
- TK 532 – Giảm giá hàng bán.
- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu.
- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toán sử
dụng các tài khoản kế toán sau:
- TK 641 – Chi phí bán hàng.
- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:
- TK 6411 – Chi phí nhân viên
- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì
- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6415 – Chi phí bảo hành
- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
Trịnh Thị Như Quỳnh 22 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

- TK 642 có 8 TK cấp 2:
- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
- TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí
- TK 6426 – Chi phí dự phòng
- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác.
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng.
Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL).
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy
nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…).
- Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…
1.2.5. Các hình thức kế toán.
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
Trịnh Thị Như Quỳnh 23 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
1.2.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế

toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo
từng nghiệp vụ phát sinh. Các sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình 1.1. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
Trịnh Thị Như Quỳnh 24 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
1.2.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh
tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ
Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Hình 1.2. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái
Trịnh Thị Như Quỳnh 25 CQ47/41.01